La reunión de inicio o "kick-off" es la primera reunión del proyecto y es crucial para establecer la confianza y las expectativas. Se debe preparar un documento ordenado con la visión, alcance, calendario e hitos del proyecto, así como los riesgos. También se presenta al equipo con sus roles y contactos. Después de la reunión, se elabora una minuta detallada y se verifica que todos la reciban y revisen para cumplir con los compromisos adquiridos.

1. PROGRAMA DE EDUCACION GRATUITA ON-LINE CÓMO HACER PROYECTOS DESDE CERO. GESTIÓN Y FORMULACIÓN Semana 2. La reunión de “kick-off” Tomado de slideshare.net, María Jesús Salido Rojo. Adaptado por: Donald Solano.

2. El inicio de un proyecto no debería ser doloroso! … ni tampoco el final.

3. La reunión de kick off. La “patadita” de inicio. Es la reunión más importante, es la primera vez que nos reunimos para hacer de una idea un proyecto, pasarlo a la realidad. Es la primera vez que nos unimos juntamos con personas extrañas que van a confiar su tiempo, proyectos y dinero en nosotros, y usualmente es un desconocido.

4. Es por lo que esta primera reunión debe contar con ciertas condiciones básicas: Un clima de confianza Estar armados hasta los dientes. No sabemos que nos van a preguntar. Se deben gestionar las expectativas del cliente y gestionar los posibles riesgos Hay que estar listos para el “debate”, no se puede comprometer por “miedo”. La resistencia al cambio es siempre consigna en estas reuniones. Echar mano de las técnicas de comunicación asertiva, dar protagonismo a los interlocutores del cliente. Hay que hacerse sentir, el profesional en administración de proyectos es usted, o por lo menos es a usted a quien echarán toda la responsabilidad de el fracaso o triunfo del proyecto.

5. Antes de la reunión Es muy importante hacer una minuta de la reunión, recopilar toda la información presentada, conocer a todos los involucrados en el proyectos, no importa si a usted “no le toca” esa parte, tenga la certeza de que en el camino por lo menos “se lo topará”. Si no ha participado en el proceso comercial, debe conversar con quien lo hizo. Hay que adaptarse a ese “cliente” también, conocer cuáles son las expectativas, sacar toda la información útil que necesitaría eventualmente.

6. Antes de la reunión Convocar el equipo de trabajo: alinear expectativas, delegar funciones, etc. Convocar estas reuniones con tiempo y con seguridad de a quienes debe invitar, conociendo perfectamente sus roles (puesto, tomadores de decisiones, etc). Planear estrategia antes de ir a la reunión, riesgos internos y externos, tratar de llevar soluciones a los riesgos identificados.

7. ¿Cómo prepararse? Es importante ser, pero más aún parecer ser.

8. ¿Cómo prepararse? Hay que ser muy ejecutivo. Presente sus documento de manera ordenada y ejecutivamente con toda la información requerida. No caiga en el “olvidé el documento en el escritorio”, esto solo indica que dejó todo para último momento. No olvide sus tarjetas de presentación.

9. ¿Cómo prepararse? Trabaje lo máximo posible con la contraparte del proyecto. De parte del cliente, sabe usted quién está administrando el proyecto? Prepara el entorno. Asegúrate que el lugar donde harás la reunión está perfectamente acondicionado. Prueba todos los equipos antes de iniciar la reunión y asegúrese de tener todo listo.

10. Durante la Reunión Su visión del proyecto El alcance que cree tener el proyecto El calendario, principales entregables e hitos Riesgos (inminentes y posibles) todo desde una perspectiva positiva Presente a su equipo: Roles Responsabilidades Horarios de atención Coordenadas (e-mail, teléfono móvil, fijo, etc) Debemos hacer un “check-in list” de los temas a tratar, y entre esos incluya los siguientes:

11. Después del la reunión Inmediatamente después de la reunión hacer la minuta. Usualmente se pierden los detalles importantes cuando se deja para el otro día. Anotar en la minuta: hora de la reunión, participantes, decisiones tomadas, etc, además indicar fecha y hora de la próxima reunión.

12. Después del la reunión Enviar a los participantes de su empresa la minuta primero, no sea que omita alguna información importante. No tardar más de dos días en enviar la minuta a su cliente. Verificar la recepción y revisión de la minuta Ser riguroso en los compromisos adquiridos Hacer agendas.