Este documento proporciona orientaciones sobre la comunicación de eventos. Explica que la comunicación tiene como objetivos básicos informar, asesorar, persuadir e inducir la participación. Además, detalla los elementos clave que debe contener un plan de comunicación como los antecedentes, público objetivo, acciones y calendario. Por último, ofrece consejos sobre cómo redactar notas de prensa y realizar el seguimiento del evento a través de clippings.

1. COMUNICACIÓN DE
EVENTOS
Escuela Universitaria de Turismo de Murcia, marzo 2013

3. COMUNICACIÓN ES LA
BÚSQUEDA DE TODOS
LOS MEDIOS DE
PERSUASIÓN QUE
TENEMOS A NUESTRO
ALCANCE.
(ARISTÓTELES)

5. OBJETIVOS BÁSICOS DE
LA COMUNICACIÓN:
Informar sobre la existencia del evento.
Asesorar sobre el evento y sus características.
Persuadir para que el evento resulte seleccionado.
Inducir a la participación en él.

6. FUNCIONALIDAD DE LA
COMUNICACIÓN:
Introducir el evento en el mercado mediante la difusión
de datos o ideas que justifiquen su organización,
dirigidos a los grupos específicos.
Proporcionar un canal de comunicación entre la
organización y el público objetivo.
Generar prestigio entre los destinatarios.
Crear imagen de marca.
Contrarrestar detalles negativos o actividad de la
competencia.

7. NECESITAMOS
UN PLAN

8. CONTENIDO DEL PLAN
DE COMUNICACIÓN
Antecedentes
Promotor/Organizador
Análisis DAFO
(Identificación)
Plazo
Recursos disponibles
Público objetivo
Acciones de
comunicación
Calendario de acciones
Ejecución
Evaluación

9. MEDIOS PARA UN PLAN
DE COMUNICACIÓN
Dossier informativo
Datos, cifras que avalen
el evento
Detalles sobre su
desarrollo (invitados,
novedades, sede...)
Notas de prensa
Convocatorias a ruedas
de prensa
Listado general de
medios
Listado de medios
específicos del sector
Listado de periodistas e
influenciadores
Listado de gabinetes de
de prensa institucionales
Clipping

10. LA MEJOR MANERA DE
LLEGAR A LA SOCIEDAD
‘SOBREINFORMADA’
ACTUAL ES A TRAVÉS DEL
MENSAJE
‘SOBRESIMPLIFICADO’.
(ARISTÓTELES)

11. ALGUNAS
PREGUNTAS
INTERESANTES

12. PREGUNTAS CLAVE
¿Qué queremos
comunicar?
¿Cómo será el mensaje?
¿Quién va a recibirlo?
¿Qué imagen deseamos
transmitir?
¿Qué reacciones
queremos provocar?
¿Sabemos cómo vamos a
desarrollar el sistema
integral de
comunicaciones?
¿Cómo vamos a
controlar el proceso de
publicaciones?
¿Vamos a realizar
análisis de resultados?

13. ¿CUÁNDO CONVOCAR
RUEDA DE PRENSA?
En general, para la presentación de un evento.
Cuando contemos con un personaje destacado que
presentar a la sociedad a través de los medios.
Cuando consideremos que los periodistas van a estar
interesados en plantear sus preguntas.
Cuando lo que vayamos a contar sea más extenso que un
texto de 500 palabras.
Para reforzar una de las actividades programadas.

14. ¿CÓMO CONVOCAR
RUEDA DE PRENSA?
Al menos con 24 horas de antelación y si es posible con
48.
A través de un texto breve que recoja algún contenido
persuasivo para el periodista/medio.
Incluir desde el principio la persona de contacto y las
vías para contactar.
Reforzar la convocatoria con llamadas a los principales
medios.
Hacer llegar a todos nuestros contactos la convocatoria.

15. PREPARATIVOS PARA
UNA RUEDA DE PRENSA
Si es de presentación, dossier y elementos de
comunicación disponibles.
Si es sobre otro tema, un adelanto de la nota que se va a
emitir posteriormente.
Tarjeta con datos sobre la persona de contacto y,
preferiblemente, el protagonista de la rueda de prensa.
Papel y bolígrafos, agua, pilas, en pequeña cantidad pero
suficientes para que los asistentes se sientan atendidos.

16. TRAS LA RUEDA DE
PRENSA
Enviar lo más rápidamente posible la nota informativa
para los medios que no han podido asistir.
Acompañar audio, foto o vídeo, a ser posible todo. (ftp o
Dropbox)
Negociar entrevista con los medios que no hayan podido
asistir.
Realizar el seguimiento oportuno y reforzar con
influenciadores.

17. ¿CÓMO REDACTAR UNA
NOTA DE PRENSA?

18. TENGO SEIS HONESTOS SIRVIENTES
(ME ENSEÑARON TODO LO QUE SÉ)
SUS NOMBRES SON QUÉ
Y POR QUÉ Y CUÁNDO
Y CÓMO Y DÓNDE Y QUIÉN
(RUDYARD KIPLING,
JUST SO STORIES, 1902)

19. ¿CÓMO REDACTAR UNA
NOTA DE PRENSA?
Realizar un borrador con la respuesta a las cinco ‘w’ y
una ‘h’: Who?, What?, Where?, When?, Why? & How?
Pensar en una persona sencilla de entre nuestros
conocidos a la que deseamos que llegue el mensaje.
Meditar el titular y el subtitulo, ellos serán el gancho
para los periodistas.
Resaltar los elementos diferenciadores de nuestra oferta.

20. CONTENIDO DE UNA
NOTA DE PRENSA
Encabezado con logo evento
Fecha
Titular (2 líneas)
Subtítulo (2 líneas)
Cuerpo de la nota (500 palabras)
Datos destacados en negrita
Contacto y cuentas RR SS

21. D UR ANTE EL DESAR R OLLO
DEL EVENTO

22. C L I P P I N G

23. ALERTAS DE
GOOGLE
Gratuitas
Inmediatas
Sociales

24. ¿HASTA CUÁNDO
‘CLIPEAR’?
En medios convencionales, hasta un mes después de
finalizar el evento.
Si se ha utilizado Social Media para comunicar, el evento
debe seguirse hasta un año después.
Elaborar informes semanales de clipping en prensa
convencional.
Elaborar informes mensuales de clipping social.