El presente documento pretende mostrar un listado de puntos importantes a tener en cuenta al momento de organizar una rueda de prensa. No se trata de un documento teórico sobre la organización de ruedas de prensa, más bien puede funcionar como una pequeña guía práctica.

1. GUÍA PRÁCTICA PARA
REALIZAR UNA RUEDA DE
PRENSA EXITOSA
Lic. Arturo Zevallos

2. ÍNDICE
Introducción
Función del portavoz corporativo
Consejos para el portavoz corporativo
Puntos a tener en cuenta sobre la información
Organización antes del evento
Organización durante el evento
Durante el turno de preguntas
Después de la rueda de prensa
Elementos de una invitación
Sobre el día y hora
Esquema de una sala de prensa
En el caso de las entrevistas personales
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3. La rueda de prensa viene a ser una convocatoria organizada por
una entidad o una personalidad dirigida a periodistas y
comunicadores con el fin de mostrarles una información
relevante y puedan reproducirlos en diarios, revistas, programas
de televisión, emisiones radiales o sitios de Internet.
El presente documento pretende mostrar un listado de puntos
importantes a tener en cuenta al momento de organizar una rueda
de prensa.
No se trata de un documento teórico sobre la organización de
ruedas de prensa, más bien puede funcionar como una pequeña
guía práctica.
INTRODUCCIÓN
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4. El portavoz es la persona que hablará y representará a la
compañía u organización ante los medios de comunicación, por
lo que su formación y preparación deberá ser imprescindible.
Se debe recordar que no todo buen orador es un buen portavoz.
Ser portavoz requiere de formación, debe conocer como trabajan
los medios, sus rutinas informativas, el tipo de preguntas que
pueden hacerle, etc.
FUNCIÓN DEL PROTAVOZ CORPORATIVO
 Hay que saber exactamente que se quiere comunicar
 Confirmación asistencia medios de comunicación y
comunicación al portavoz de la compañía
 Posicionamiento de los líderes de opinión sobre el tema.
 Conocimiento de la imagen que los medios de comunicación
y público en general tienen de nosotros.
 Previo a la presentación ante los medios, hay que trabajar y
resumir por escrito todos los argumentos.
 Convocar a medios de comunicación especializados y
confirmar presencia.
CONSEJOS PARA EL PORTAVOZ CORPORATIVO
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5.  Utilizar un vocabulario sencillo, claro, natural, conciso y
coherente, sin tecnicismos y siglas poco conocidas.
 Entonación correcta.
 Crear una frase "que quede" en las mentes de los
periodistas (Ya que posiblemente sea el titular)
 Estructurar cronológicamente el mensaje.
 Resumirlo todo en una breve conclusión final.
 Limitarse a 3 o 4 ideas.
 Estar preparado para aclarar y repetir.
 Estar preparado para preguntas incómodas (se deberán
preparar y analizar previamente)
 No usar argumentos propios de Marketing o ventas.
 Recorda que siempre al responder a un periodista es
responder a un gran público.
 Hay que saber exactamente que se quiere comunicar
 Confirmación asistencia medios de comunicación y
comunicación al portavoz de la compañía
 Posicionamiento de los líderes de opinión sobre el tema.
 Conocimiento de la imagen que los medios de
comunicación y público en general tienen de nosotros.
 Previo a la presentación ante los medios, hay que trabajar
y resumir por escrito todos los argumentos.
 Previo a la presentación ante los medios, hay que trabajar
y resumir por escrito todos los argumentos.
 Convocar a medios de comunicación especializados y
confirmar presencia.
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6.  Utilizar un vocabulario sencillo, claro, natural, conciso y
coherente, sin tecnicismos y siglas poco conocidas.
 Entonación correcta.
 Crear una frase "que quede" en las mentes de los
periodistas (Ya que posiblemente sea el titular)
 Estructurar cronológicamente el mensaje.
 Resumirlo todo en una breve conclusión final.
 Limitarse a 3 o 4 ideas.
 Estar preparado para aclarar y repetir.
 Estar preparado para preguntas incómodas (se deberán
preparar y analizar previamente)
 No usar argumentos propios de Marketing o ventas.
 Recuerda que siempre al responder a un periodista es
responder a un gran público.
 Acontecimientos relevantes ocurridos con anterioridad (vinculados
con la presentación).
 Documentación publicada sobre el tema.
 Qué y Quién puede aportar datos adicionales sobre el tema.
 Adjuntar documentación complementaria siempre que sea
necesaria.
 Detrás del lugar donde estén los representantes de la compañía y
en la parte más visible del frontal de su mesa deberá situarse los
logotipos corporativos para las fotos y tomas televisivas.
PUNTOS A TENER EN CUENTA SOBRE LA
INFORMACIÓN
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7.  En la sala deberá existir información corporativa de carácter
general (memoria anual, folletos, material audiovisual, etc)
 Tener dispuestas y ordenadas alfabéticamente las
acreditaciones de prensa. Si no hay acreditaciones,
recomiendo pasar lista a los medios asistentes (nombre,
medio, teléfono y email de contacto).
 El dossier de la conferencia y el resto de la documentación
deberá ser entregado antes de la misma.
 Es conveniente que la mesa de los oradores posea una tarima.
 Cada orador deberá tener delante suyo un identificador de
sobremesa con su nombre bien visible donde vaya únicamente
el nombre.
 Contar con un resumen del tema (listado de
preguntas/respuestas sobre la temática).
 Nota de prensa (1/3 páginas máximo resaltando los aspectos
fundamentales de la presentación, los hechos noticiables.
 Tener a la mano documentación complementaria como
artículos, fotografías, gráficos, presentación en powerpoint, etc.
 El local debe ser de fácil acceso para los periodistas.
 Contar con personal colaborador (auxiliares de relaciones
públicas, fotógrafos, técnicos de sala, etc).
 Ensayar el material de la presentación (ordenadores,
proyectores, aire acondicionado, iluminación, etc).
ORGANIZACIÓN ANTES DEL EVENTO
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8.  El personal de protocolo (jefe de RRPP y anfitrionas) recibirán a
los invitados.
 A los que no conozca, se autopresentará y entregará su tarjeta.
 Las anfitrionas irán atendiendo y entregarán el dossier o carpeta
de prensa con toda la documentación.
 En ocasiones el evento comenzará con unas palabras del director
de RR.PP. de la empresa, dando las gracias a los asistentes y
presentando a los ponentes.
 El acto culminará cuando termine el turno de preguntas.
 La duración máxima recomendable es de 30-40 minutos (incluido
preguntas)
 En la mesa de ponentes se debe poner como máximo a 3
personas, no más de 3 personas en una rueda de prensa.
 No deberemos esperar disculpas de un periodista que acepta
nuestra invitación y no acude después (es bastante frecuente).
 Contar con un fotógrafo propio para recurrir a él en el caso de que
los periodistas necesiten sacar instantáneas de la conferencia
 Asegúrate de que exista suficiente material para poder escribir
(carpetas, papeles, bolígrafos, etc).
 El profesional de las RR.PP. no deberá estar en el estrado con
los directivos de la empresa (su trabajo se realiza desde la
sombra, no debe ser protagonista).
 Cuando se marchen los periodistas, inspecciona la sala para
asegurarte que no ha quedado ningún documento confidencial
LA ORGANIZACIÓN DURANTE EL EVENTO
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9.  Si un periodista plantea una pregunta “tonta”, no le hagas pasar
por “payaso” (los demás asistentes sacarán sus propias
conclusiones. Hay que ser siempre cortés).
 No permitas que una sola persona formule todas las preguntas.
 Da la oportunidad a los periodistas para que puedan más tarde
hacer preguntas en privado si es necesario.
 Las entrevistas para la radio y la televisión se deberán realizar
antes o después de la conferencia de prensa, en función de la
disponibilidad de los medios y los conferenciantes. Personalmente
recomiendo hacerlas después.
DURANTE EL TURNO DE PREGUNTAS
DESPUES DEL RUEDA DE PRENSA
 Realizar un seguimiento de resultados (Press cliippings,
grabaciones, videos, internet). Las grabaciones en vídeo e
intervenciones en la radio pueden pasarse en formato CD o
digitalmente.
 Hay que realizar una valoración de cada aparición. Por regla
general se hace una valoración de cada aparición, con un
equivalente a su valor publicitario. Es decir, si hemos
aparecido ¼ de página en un periódico, el valor de la noticia
seria el coste que nos hubiera costado ese ¼ de página si lo
hubiésemos tenido que pagar., yo recomiendo un valor 1 a 1,
si el tratamiento es el adecuado.
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10.  Puedes pedir que te llamen para confirmar su asistencia
(adjuntar nombre y número de teléfono de la persona de
contacto para cualquier información), pero lo más probable
es que tengas muy pocas confirmaciones. Es seguimiento de
asistencia lo suele hacer el departamento de comunicación
encargado de la organización de la rueda de prensa.
 Dar suficientes detalles para que los responsables del medio
puedan apreciar si vale la pena asistir, pero no dar tantos
datos.
 Avisar por lo menos con 1 o 2 semanas de antelación a los
periodistas
 No olvidar poner: Día, Mes, Año, hora de comienzo y si es
posible también la hora de finalización de la rueda de prensa
 Añadir claramente donde y cuando tendrá lugar el evento,
ELEMENTOS DE UNA INVITACIÓN
 Ojo no debe coincidir con otros actos importantes en la misma
ciudad. En las grandes ciudades cada día hay varias ruedas de
prensa sobre varias temáticas. Los periodistas no pueden estar
en todas las ruedas de prensa, con lo que sólo irán
aaquellas que consideren de mayor relevancia o interés
mediático.
 Preferible realizar las ruedas de prensa los días entre los
martes y jueves de la semana.
 El horario habitual debe ser preferentemente en las
mañanas, entre la 10.30 y las 12.00h. No recomiendo más allá
del mediodía ya que puede dificultar la tarea periodística.
SOBRE EL DÍA Y LA HORA
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11. ESQUEMA DE UNA SALA DE PRENSA
Este esquema tipo aula es el más recomendable para una
rueda de prensa ya que la atención es direccional y genera
protagonismo a los ponentes.
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12.  La entrevista personal sigue un procedimientos muy parecido a
las sesiones informativas, con la única diferencia que se hace
para un solo Medio de Comunicación.
 Los periodistas acuden a este sistema para obtener
información en exclusiva, información en profundidad sobre
uno o varios temas de actualidad.
 Las entrevistas deben prepararse minuciosamente.
Deberemos elaborar un buen dossier al portavoz de la
empresa, con los posibles temas a abordar, e incluso con una
proposición de posibles respuestas (sobretodo cuando haya
temas conflictivos a tratar).
 Cuando el periodista solicite la entrevista con un miembro de
nuestra empresa es recomendable que se le pida una resumen
de los temas en los que basará su encuentro. Ahora bien, bajo
NINGÚN CONCEPTO será correcto exigirle que nos
suministre las preguntas.
 Se deberá ser breve y claro en las respuestas. (Los periodistas
suelen resumir en unas líneas una idea expuesta durante largo
tiempo). Tener muchísima cautela en la utilización del off the
record. Nunca se debe hablar en exceso ante magnetófonos o
micrófonos aparentemente desconectados.
EN EL CASO DE LAS ENTREVISTAS PERSONALES
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13. ARTURO ZEVALLOS
Soy Comunicador Social con 20 años de experiencia en Periodismo y
Comunicación Corporativa. Actualmente soy Consultor en Comunicación
Corporativa y Gestión de Crisis Mediática, fui Gerente General de ACCOM
Consultores, Director Corporativo de LMV Comunicaciones y Director de
Comunicaciones de la Asociación de Ayuda a Niños con Escoliosis y otras
Enfermedades de Columna – EscoAyuda.
He colaborado con entidades pública y privadas entre ellas: TV Perú,
América Televisión, Ministerio de la Mujer y Poblaciones Vulnerables –
MIMP, Instituto Nacional de Bienestar Familiar – INABIF, Wagner
Producciones, Instituto Nacional de Estadística e Informática – INEI,
Asociación Gráfica Unión de Imprentas – AGUDI, Viceversa Consulting y
Ministerio de Salud por mencionar algunas. Así mismo fui colaborador
periodístico de las revistas internacionales: The Incas Golden Book, Vip
Empresarial, Peruvian News y Kuska Internacional.
Desde hace 10 años soy Formador en Crecimiento Personal y Gestión de
Talento Humano, entre mis clientes más destacados se encuentran: la
Embajada de España, Clínica Caminos del Inca, Caja Municipal de
Arequipa, Arellano Marketing, Universidad Peruana de los Andes, Instituto
Gastronómico D´Gallia, TBL The Bottom Line, DHL Express, Hospital de
Emergencias de Villa El Salvador – HEVES, Hospital María Auxiliadora,
Liceo Naval Almirante Guisse, Fuerza Aérea del Perú, entre otros no
menos importantes.
Soy miembro de la Asociación de Directores de Comunicación - Dircom,
miembro de la Asociación Peruana de Comunicación Interna - APECI y
miembro de la Asociación de Profesionales del Sector Salud - APASS.
puedes contactarte conmigo al correo:
arturozevallos.consultoria@gmail.com o al celular: 993 987 574.
Conectate conmigo.
www.linkedin.com/in/arturozevallos
@arturo_zevallos