La Oficina de Control Interno fue creada mediante resolución en 1998 para asesorar a la Defensoría del Pueblo y asegurar la eficiencia, eficacia y transparencia en sus funciones. La Oficina tiene como objetivo principal asesorar a la alta dirección para evaluar el cumplimiento de los planes y metas de la entidad y realizar recomendaciones para mejorar el sistema de control interno.

1. OFICINA DE CONTROL INTERNO
Ricardo Arturo Arias Beltrán
Jefe Oficina de Control Interno

2. CREACIÓN DE LA OFICINA
Mediante la Resolución 472 del 14
de mayo de 1998 se creó la Oficina
de Control Interno adscrita al
Despacho del Señor Defensor del
Pueblo, sus funciones están
definidas en la Ley 87 de 1993.

3. 1/11/2012

4. 1/11/2012

5. SSEETTRRAAPP YY SSOOII RRAAUUSSUU
UBICACIÓN DE LA OCI EN EL MAPA DE PROCESOS
PROCESOS ESTRATÉGICOS
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN
PROCESOS MISIONALES
MAGISTRATURA MORAL
PROCESOS DE SOPORTE
TECNOLOGÍAS
DE LA
INFORMACIÓN
PROMOCIÓN
Y DIVULGACIÓN
GESTIÓN
FINANCIERA
GESTIÓN
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
GESTIÓN
CONTRACTUAL
GESTIÓN
JURÍDICA
GESTIÓN DEL
TALENTO
HUMANO
PREVENCIÓN
Y PROTECCIÓN
ATENCIÓN Y
TRÁMITE
INVESTIGACIÓN
Y ANÁLISIS
PROCESOS DE MONITOREO Y EVALUACIÓN
CONTROL DISCIPLINARIO
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO INTERNO
MEJORA CONTINUA
Planear Hacer Verificar Actuar

6. IMPORTANCIA DEL CONTROL
INTERNO?
Es el eslabón final en la cadena funcional
de la administración, debe verificar las
actividades para asegurar que van
conforme a lo planeado y cuando hay
desviaciones, tomar las medidas
necesarias para corregirlas.

7. SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Es aquel que descansa básicamente en
una planeación y organización de
actividades y funciones, requiriendo para
su correcta operación de personal
eficiente, dirigido y coordinado en forma
adecuada.

8. CUAL ES EL BENEFICIO DEL S.C.I ?
 Sirve como parámetro para medir planes y
programas (lograr los objetivos y metas
establecidos).
 Promover el desarrollo organizacional
 Lograr mayor eficiencia, eficacia y transparencia
en las operaciones (Seguridad razonable a los
Estados Financieros).
 Asegurar el cumplimiento del marco normativo
(normograma)
 Establece pautas de responsabilidad y autorización
 Permite una coordinación estructural armónica

9.  Es un instrumento para la toma de decisiones.
 Salvaguarda los activos de la entidad (relación de
bienes que se adquieren, se dan de baja, etc.)
 Protege contra los errores humanos y fraudes,
reduce los riesgos de corrupción
 Contar con información confiable y oportuna.
 Permite una retroalimentación constante
 Facilita la delegación de autoridad
 Fomentar la práctica de valores

10.  Vence la resistencia a delegar
 Incentiva el autocontrol
 Promueve la rendición de cuentas de los
funcionarios por la misión y objetivos
encargados y el uso de los bienes y
recursos asignados.

11. MISIÓN DE LA OCI
Asesorar y apoyar a todos los procesos que
conforman la Defensoría del Pueblo con el
propósito de asegurar la eficiencia, eficacia,
calidad y transparencia en las actuaciones y
funciones de la Entidad en cumplimiento de los
objetivos y metas institucionales, bajo los
principios del autocontrol, autorregulación y la
autogestión en el marco de la constitución y las
leyes.

12. VISIÓN
Ser reconocidos al interior de la
Defensoría del Pueblo como la oficina
pionera en asesoría y acompañamiento
para el fortalecimiento del Sistema de
Control Interno.

13. OBJETIVO GENERAL
Asesorar a la Alta Dirección en la evaluación de
los planes establecidos en toda su extensión al
interior de la Defensoría del Pueblo para el
cumplimiento de las metas u objetivos
previstos, con las recomendaciones y
sugerencias que contribuyan a su mejoramiento
y optimización del Sistema de Control Interno.

14. FUNDAMENTOS
F
UNDA
ME
NT
OS
AUTOCONTROL
AUTORREGULACIÓN
AUTOGESTIÓN
Capacidad de cada servidor
público para controlar su
trabajo detectar desviaciones
y efectuar correctivos.
Aplicar de manera participativa
los métodos y procedimientos
establecidos en la normatividad
que permitan el desarrollo e
implementación del Sistema de
Control Interno.
Capacidad para interpretar,
coordinar y aplicar la función
administrativa que le ha sido
asignada.

15. LO QUE NO PUEDE HACER LA OFICINA
Participar en los procedimientos
administrativos de la Defensoría del
Pueblo a través de autorizaciones o
refrendaciones.

16. ROLES DE LA OFICINA DE
CONTROL INTERNO

17.  Acompañamiento y asesoría
 Valoración del riesgo
 Relación con entes externos
 Evaluación y Seguimiento
 Promoción del autocontrol

18. 1. ROL DE ACOMPAÑAMIENTO Y
ASESORIA
“Asesorar es más que aconsejar”
 Suministrar la información solicitada
(Dependencias).
 Ofrecer la solución a un problema dado.
 Dirigir el diagnóstico que puede redefinir el
problema.
 Suministrar recomendaciones.

19.  Ayudar a la aplicación práctica de las medidas.
 Obtener el consenso y el compromiso.
 Facilitar el aprendizaje en la organización.
 Mejorar la efectividad de la Defensoría del
Pueblo

20. 2. ROL DE VALORACION DEL RIESGO
“más vale prevenir que lamentar”
Riesgo: “todo evento que pueda entorpecer el
normal desarrollo de las funciones de la entidad
y afectar el logro de sus objetivos”
Si la vulnerabilidad o la amenaza se juntan, se
convierten en un riesgo.

21. ROL DE LA OCI
El artículo 4º Decreto 1537/01 “Política de
Administración del Riesgo”
 La Alta Dirección designó a través de la
Resolución 605 el representante de la Alta
Dirección y al equipo MECI.
 La responsabilidad en la evaluación de la
administración del riesgo recae en todos y el
fortalecimiento de la política sobre la Alta
Dirección.
La OCI debe recomendar y motivar las
decisiones gerenciales sobre riesgo.

22. • Si somos cuidadosos con nuestro trabajo y si
estamos conscientes de nuestras debilidades y
vulnerabilidades frente a las amenazas
existentes, podemos tomar medidas para
asegurarnos de que no se materialicen, es decir
los riesgos pueden reducirse o manejarse.

23. QUE ES LA PREVENCIÓN:
Es la aplicación de medidas para evitar que un
evento no deseado se convierta en un desastre.
Ejemplo:
Realizar seguimiento a los Derechos de Petición
que ingresen a la Entidad, haciendo un
seguimiento del vencimiento de sus términos.

24. QUE ES LA MITIGACION:
Es el resultado de la implementación de medidas que
permitan reducir la probabilidad de ocurrencia o
materialización de las amenazas.
Ejemplos:
 Entrega de Información exógena a la DIAN de manera
confiable y oportuna.
 Estableciendo procedimientos adecuados
 Estableciendo Roles y Responsabilidades
 Capacitación y fortalecimiento de competencias
 Verificación de puntos de control sobre procedimientos.

25. QUE ES UN MAPA DE RIESGOS?
Es una herramienta que permite la identificación
detallada de todos los riesgos que afectan a cada
uno de los procesos.
QUIEN LO ELABORA?
Se construye con el aporte de la información de los
funcionarios en cada uno de sus puestos de trabajo,
pues son los más conocedores de sus actividades

26. PARA QUE NOS SIRVE?
• Implementar planes y programas de prevención
• Permitir una identificación, análisis y
seguimiento periódico de los riesgos mediante
la implementación de sistemas de control de
gestión de prevención participativos.

27. Velar porque al interior de la
Defensoría del Pueblo se
implementen las políticas de
administración del riesgo.

28. 3. ROL DE RELACIONES CON ENTES
EXTERNOS
Como la oficina de Control Interno es un
ente dinamizador del sistema del Control
Interno, debe ser quién facilite los
requerimientos de los organismos de
Control Externo.

29. Velar porque la información
suministrada por la Defensoría del
Pueblo a los Entes externos se
realice en las fechas definidas.

30. 4. EVALUACION Y SEGUIMIENTO
El rol evaluador y de
seguimiento, Independiente y
objetivo, encomendado a las
Oficina de Control Interno
Es el que define más claramente la naturaleza
de su papel dentro de la Defensoria del Pueblo
y es el que señala con mayor precisión la
diferencia con las demás áreas de la entidad.

31. La Oficina de Control Interno
Es la encargada de la evaluación independiente
del Sistema de Control Interno y de proponer las
recomendaciones y sugerencias que contribuyan
a su mejoramiento y optimización

32. La Evaluación Independiente, se
ejecuta a través de dos elementos:
• Evaluación del Sistema de Control Interno
• Auditoría Interna
Producto de estos dos elementos, surge:
El seguimiento a la evaluación y auditoría

33. CLASES DE AUDITORÍA
•Auditorías de regularidad, que incluyen las
financieras o de cuentas y las auditorías de
cumplimiento o legalidad.
•Auditorías operativas, en las que se incluyen
auditorías de economía y eficiencia, auditorías de
programas (o de eficacia) y auditorías de sistemas y
procedimientos.

34. 5. AUTOCONTROL
Es la capacidad que ostenta cada servidor
público para controlar su trabajo, detectar
desviaciones y efectuar correctivos para el
adecuado cumplimiento de los resultados
que se esperan en el ejercicio de su
función.

35. “En la lectura de la
vida de los grandes
hombres, descubrí que
la primera victoria que
ganaron fue sobre sí
mismos... La
autodisciplina en todos
ellos era lo primero”
Harry S. Truman

36. BENEFICIOS
 Ser exitosos en nuestro trabajo y en colocar
nuestro sello personal en la labor
 En hacer las cosas bien y no tener que repetirlas.
 En saber el resultado que se espera obtener de
nuestra labor.

37.  Pensar en el tiempo que se va a destinar a
cada actividad.
 En plantearnos los objetivos a corto y mediano
plazo.
 En implementar los correctivos a posibles
errores que se lleguen a presentar

38. EJEMPLO DEL RESULTADO DEL
AUTOCONTROL

40. GGRRAACCIIAASS PPOORR SSUU AATTEENNCCIIÓÓNN