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OFICINA DE CONTROL INTERNO 
Ricardo Arturo Arias Beltrán 
Jefe Oficina de Control Interno
CREACIÓN DE LA OFICINA 
Mediante la Resolución 472 del 14 
de mayo de 1998 se creó la Oficina 
de Control Interno adscrita al 
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Estados Financieros). 
 Asegurar el cumplimiento del marco normativo 
(normograma) 
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 Permite una coordinación estructural armónica
 Es un instrumento para la toma de decisiones. 
 Salvaguarda los activos de la entidad (relación de 
bienes que se adquieren, se dan de baja, etc.) 
 Protege contra los errores humanos y fraudes, 
reduce los riesgos de corrupción 
 Contar con información confiable y oportuna. 
 Permite una retroalimentación constante 
 Facilita la delegación de autoridad 
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 Incentiva el autocontrol 
 Promueve la rendición de cuentas de los 
funcionarios por la misión y objetivos 
encargados y el uso de los bienes y 
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MISIÓN DE LA OCI 
Asesorar y apoyar a todos los procesos que 
conforman la Defensoría del Pueblo con el 
propósito de asegurar la eficiencia, eficacia, 
calidad y transparencia en las actuaciones y 
funciones de la Entidad en cumplimiento de los 
objetivos y metas institucionales, bajo los 
principios del autocontrol, autorregulación y la 
autogestión en el marco de la constitución y las 
leyes.
VISIÓN 
Ser reconocidos al interior de la 
Defensoría del Pueblo como la oficina 
pionera en asesoría y acompañamiento 
para el fortalecimiento del Sistema de 
Control Interno.
OBJETIVO GENERAL 
Asesorar a la Alta Dirección en la evaluación de 
los planes establecidos en toda su extensión al 
interior de la Defensoría del Pueblo para el 
cumplimiento de las metas u objetivos 
previstos, con las recomendaciones y 
sugerencias que contribuyan a su mejoramiento 
y optimización del Sistema de Control Interno.
FUNDAMENTOS 
F 
UNDA 
ME 
NT 
OS 
AUTOCONTROL 
AUTORREGULACIÓN 
AUTOGESTIÓN 
Capacidad de cada servidor 
público para controlar su 
trabajo detectar desviaciones 
y efectuar correctivos. 
Aplicar de manera participativa 
los métodos y procedimientos 
establecidos en la normatividad 
que permitan el desarrollo e 
implementación del Sistema de 
Control Interno. 
Capacidad para interpretar, 
coordinar y aplicar la función 
administrativa que le ha sido 
asignada.
LO QUE NO PUEDE HACER LA OFICINA 
Participar en los procedimientos 
administrativos de la Defensoría del 
Pueblo a través de autorizaciones o 
refrendaciones.
ROLES DE LA OFICINA DE 
CONTROL INTERNO
 Acompañamiento y asesoría 
 Valoración del riesgo 
 Relación con entes externos 
 Evaluación y Seguimiento 
 Promoción del autocontrol
1. ROL DE ACOMPAÑAMIENTO Y 
ASESORIA 
“Asesorar es más que aconsejar” 
 Suministrar la información solicitada 
(Dependencias). 
 Ofrecer la solución a un problema dado. 
 Dirigir el diagnóstico que puede redefinir el 
problema. 
 Suministrar recomendaciones.
 Ayudar a la aplicación práctica de las medidas. 
 Obtener el consenso y el compromiso. 
 Facilitar el aprendizaje en la organización. 
 Mejorar la efectividad de la Defensoría del 
Pueblo
2. ROL DE VALORACION DEL RIESGO 
“más vale prevenir que lamentar” 
Riesgo: “todo evento que pueda entorpecer el 
normal desarrollo de las funciones de la entidad 
y afectar el logro de sus objetivos” 
Si la vulnerabilidad o la amenaza se juntan, se 
convierten en un riesgo.
ROL DE LA OCI 
El artículo 4º Decreto 1537/01 “Política de 
Administración del Riesgo” 
 La Alta Dirección designó a través de la 
Resolución 605 el representante de la Alta 
Dirección y al equipo MECI. 
 La responsabilidad en la evaluación de la 
administración del riesgo recae en todos y el 
fortalecimiento de la política sobre la Alta 
Dirección. 
La OCI debe recomendar y motivar las 
decisiones gerenciales sobre riesgo.
• Si somos cuidadosos con nuestro trabajo y si 
estamos conscientes de nuestras debilidades y 
vulnerabilidades frente a las amenazas 
existentes, podemos tomar medidas para 
asegurarnos de que no se materialicen, es decir 
los riesgos pueden reducirse o manejarse.
QUE ES LA PREVENCIÓN: 
Es la aplicación de medidas para evitar que un 
evento no deseado se convierta en un desastre. 
Ejemplo: 
Realizar seguimiento a los Derechos de Petición 
que ingresen a la Entidad, haciendo un 
seguimiento del vencimiento de sus términos.
QUE ES LA MITIGACION: 
Es el resultado de la implementación de medidas que 
permitan reducir la probabilidad de ocurrencia o 
materialización de las amenazas. 
Ejemplos: 
 Entrega de Información exógena a la DIAN de manera 
confiable y oportuna. 
 Estableciendo procedimientos adecuados 
 Estableciendo Roles y Responsabilidades 
 Capacitación y fortalecimiento de competencias 
 Verificación de puntos de control sobre procedimientos.
QUE ES UN MAPA DE RIESGOS? 
Es una herramienta que permite la identificación 
detallada de todos los riesgos que afectan a cada 
uno de los procesos. 
QUIEN LO ELABORA? 
Se construye con el aporte de la información de los 
funcionarios en cada uno de sus puestos de trabajo, 
pues son los más conocedores de sus actividades
PARA QUE NOS SIRVE? 
• Implementar planes y programas de prevención 
• Permitir una identificación, análisis y 
seguimiento periódico de los riesgos mediante 
la implementación de sistemas de control de 
gestión de prevención participativos.
Velar porque al interior de la 
Defensoría del Pueblo se 
implementen las políticas de 
administración del riesgo.
3. ROL DE RELACIONES CON ENTES 
EXTERNOS 
Como la oficina de Control Interno es un 
ente dinamizador del sistema del Control 
Interno, debe ser quién facilite los 
requerimientos de los organismos de 
Control Externo.
Velar porque la información 
suministrada por la Defensoría del 
Pueblo a los Entes externos se 
realice en las fechas definidas.
4. EVALUACION Y SEGUIMIENTO 
El rol evaluador y de 
seguimiento, Independiente y 
objetivo, encomendado a las 
Oficina de Control Interno 
Es el que define más claramente la naturaleza 
de su papel dentro de la Defensoria del Pueblo 
y es el que señala con mayor precisión la 
diferencia con las demás áreas de la entidad.
La Oficina de Control Interno 
Es la encargada de la evaluación independiente 
del Sistema de Control Interno y de proponer las 
recomendaciones y sugerencias que contribuyan 
a su mejoramiento y optimización
La Evaluación Independiente, se 
ejecuta a través de dos elementos: 
• Evaluación del Sistema de Control Interno 
• Auditoría Interna 
Producto de estos dos elementos, surge: 
El seguimiento a la evaluación y auditoría
CLASES DE AUDITORÍA 
•Auditorías de regularidad, que incluyen las 
financieras o de cuentas y las auditorías de 
cumplimiento o legalidad. 
•Auditorías operativas, en las que se incluyen 
auditorías de economía y eficiencia, auditorías de 
programas (o de eficacia) y auditorías de sistemas y 
procedimientos.
5. AUTOCONTROL 
Es la capacidad que ostenta cada servidor 
público para controlar su trabajo, detectar 
desviaciones y efectuar correctivos para el 
adecuado cumplimiento de los resultados 
que se esperan en el ejercicio de su 
función.
“En la lectura de la 
vida de los grandes 
hombres, descubrí que 
la primera victoria que 
ganaron fue sobre sí 
mismos... La 
autodisciplina en todos 
ellos era lo primero” 
Harry S. Truman
BENEFICIOS 
 Ser exitosos en nuestro trabajo y en colocar 
nuestro sello personal en la labor 
 En hacer las cosas bien y no tener que repetirlas. 
 En saber el resultado que se espera obtener de 
nuestra labor.
 Pensar en el tiempo que se va a destinar a 
cada actividad. 
 En plantearnos los objetivos a corto y mediano 
plazo. 
 En implementar los correctivos a posibles 
errores que se lleguen a presentar
EJEMPLO DEL RESULTADO DEL 
AUTOCONTROL
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Control interno

  • 1. OFICINA DE CONTROL INTERNO Ricardo Arturo Arias Beltrán Jefe Oficina de Control Interno
  • 2. CREACIÓN DE LA OFICINA Mediante la Resolución 472 del 14 de mayo de 1998 se creó la Oficina de Control Interno adscrita al Despacho del Señor Defensor del Pueblo, sus funciones están definidas en la Ley 87 de 1993.
  • 5. SSEETTRRAAPP YY SSOOII RRAAUUSSUU UBICACIÓN DE LA OCI EN EL MAPA DE PROCESOS PROCESOS ESTRATÉGICOS DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN PROCESOS MISIONALES MAGISTRATURA MORAL PROCESOS DE SOPORTE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN PROMOCIÓN Y DIVULGACIÓN GESTIÓN FINANCIERA GESTIÓN SERVICIOS ADMINISTRATIVOS GESTIÓN CONTRACTUAL GESTIÓN JURÍDICA GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO PREVENCIÓN Y PROTECCIÓN ATENCIÓN Y TRÁMITE INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS PROCESOS DE MONITOREO Y EVALUACIÓN CONTROL DISCIPLINARIO EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO INTERNO MEJORA CONTINUA Planear Hacer Verificar Actuar
  • 6. IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO? Es el eslabón final en la cadena funcional de la administración, debe verificar las actividades para asegurar que van conforme a lo planeado y cuando hay desviaciones, tomar las medidas necesarias para corregirlas.
  • 7. SISTEMA DE CONTROL INTERNO Es aquel que descansa básicamente en una planeación y organización de actividades y funciones, requiriendo para su correcta operación de personal eficiente, dirigido y coordinado en forma adecuada.
  • 8. CUAL ES EL BENEFICIO DEL S.C.I ?  Sirve como parámetro para medir planes y programas (lograr los objetivos y metas establecidos).  Promover el desarrollo organizacional  Lograr mayor eficiencia, eficacia y transparencia en las operaciones (Seguridad razonable a los Estados Financieros).  Asegurar el cumplimiento del marco normativo (normograma)  Establece pautas de responsabilidad y autorización  Permite una coordinación estructural armónica
  • 9.  Es un instrumento para la toma de decisiones.  Salvaguarda los activos de la entidad (relación de bienes que se adquieren, se dan de baja, etc.)  Protege contra los errores humanos y fraudes, reduce los riesgos de corrupción  Contar con información confiable y oportuna.  Permite una retroalimentación constante  Facilita la delegación de autoridad  Fomentar la práctica de valores
  • 10.  Vence la resistencia a delegar  Incentiva el autocontrol  Promueve la rendición de cuentas de los funcionarios por la misión y objetivos encargados y el uso de los bienes y recursos asignados.
  • 11. MISIÓN DE LA OCI Asesorar y apoyar a todos los procesos que conforman la Defensoría del Pueblo con el propósito de asegurar la eficiencia, eficacia, calidad y transparencia en las actuaciones y funciones de la Entidad en cumplimiento de los objetivos y metas institucionales, bajo los principios del autocontrol, autorregulación y la autogestión en el marco de la constitución y las leyes.
  • 12. VISIÓN Ser reconocidos al interior de la Defensoría del Pueblo como la oficina pionera en asesoría y acompañamiento para el fortalecimiento del Sistema de Control Interno.
  • 13. OBJETIVO GENERAL Asesorar a la Alta Dirección en la evaluación de los planes establecidos en toda su extensión al interior de la Defensoría del Pueblo para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos, con las recomendaciones y sugerencias que contribuyan a su mejoramiento y optimización del Sistema de Control Interno.
  • 14. FUNDAMENTOS F UNDA ME NT OS AUTOCONTROL AUTORREGULACIÓN AUTOGESTIÓN Capacidad de cada servidor público para controlar su trabajo detectar desviaciones y efectuar correctivos. Aplicar de manera participativa los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno. Capacidad para interpretar, coordinar y aplicar la función administrativa que le ha sido asignada.
  • 15. LO QUE NO PUEDE HACER LA OFICINA Participar en los procedimientos administrativos de la Defensoría del Pueblo a través de autorizaciones o refrendaciones.
  • 16. ROLES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
  • 17.  Acompañamiento y asesoría  Valoración del riesgo  Relación con entes externos  Evaluación y Seguimiento  Promoción del autocontrol
  • 18. 1. ROL DE ACOMPAÑAMIENTO Y ASESORIA “Asesorar es más que aconsejar”  Suministrar la información solicitada (Dependencias).  Ofrecer la solución a un problema dado.  Dirigir el diagnóstico que puede redefinir el problema.  Suministrar recomendaciones.
  • 19.  Ayudar a la aplicación práctica de las medidas.  Obtener el consenso y el compromiso.  Facilitar el aprendizaje en la organización.  Mejorar la efectividad de la Defensoría del Pueblo
  • 20. 2. ROL DE VALORACION DEL RIESGO “más vale prevenir que lamentar” Riesgo: “todo evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y afectar el logro de sus objetivos” Si la vulnerabilidad o la amenaza se juntan, se convierten en un riesgo.
  • 21. ROL DE LA OCI El artículo 4º Decreto 1537/01 “Política de Administración del Riesgo”  La Alta Dirección designó a través de la Resolución 605 el representante de la Alta Dirección y al equipo MECI.  La responsabilidad en la evaluación de la administración del riesgo recae en todos y el fortalecimiento de la política sobre la Alta Dirección. La OCI debe recomendar y motivar las decisiones gerenciales sobre riesgo.
  • 22. • Si somos cuidadosos con nuestro trabajo y si estamos conscientes de nuestras debilidades y vulnerabilidades frente a las amenazas existentes, podemos tomar medidas para asegurarnos de que no se materialicen, es decir los riesgos pueden reducirse o manejarse.
  • 23. QUE ES LA PREVENCIÓN: Es la aplicación de medidas para evitar que un evento no deseado se convierta en un desastre. Ejemplo: Realizar seguimiento a los Derechos de Petición que ingresen a la Entidad, haciendo un seguimiento del vencimiento de sus términos.
  • 24. QUE ES LA MITIGACION: Es el resultado de la implementación de medidas que permitan reducir la probabilidad de ocurrencia o materialización de las amenazas. Ejemplos:  Entrega de Información exógena a la DIAN de manera confiable y oportuna.  Estableciendo procedimientos adecuados  Estableciendo Roles y Responsabilidades  Capacitación y fortalecimiento de competencias  Verificación de puntos de control sobre procedimientos.
  • 25. QUE ES UN MAPA DE RIESGOS? Es una herramienta que permite la identificación detallada de todos los riesgos que afectan a cada uno de los procesos. QUIEN LO ELABORA? Se construye con el aporte de la información de los funcionarios en cada uno de sus puestos de trabajo, pues son los más conocedores de sus actividades
  • 26. PARA QUE NOS SIRVE? • Implementar planes y programas de prevención • Permitir una identificación, análisis y seguimiento periódico de los riesgos mediante la implementación de sistemas de control de gestión de prevención participativos.
  • 27. Velar porque al interior de la Defensoría del Pueblo se implementen las políticas de administración del riesgo.
  • 28. 3. ROL DE RELACIONES CON ENTES EXTERNOS Como la oficina de Control Interno es un ente dinamizador del sistema del Control Interno, debe ser quién facilite los requerimientos de los organismos de Control Externo.
  • 29. Velar porque la información suministrada por la Defensoría del Pueblo a los Entes externos se realice en las fechas definidas.
  • 30. 4. EVALUACION Y SEGUIMIENTO El rol evaluador y de seguimiento, Independiente y objetivo, encomendado a las Oficina de Control Interno Es el que define más claramente la naturaleza de su papel dentro de la Defensoria del Pueblo y es el que señala con mayor precisión la diferencia con las demás áreas de la entidad.
  • 31. La Oficina de Control Interno Es la encargada de la evaluación independiente del Sistema de Control Interno y de proponer las recomendaciones y sugerencias que contribuyan a su mejoramiento y optimización
  • 32. La Evaluación Independiente, se ejecuta a través de dos elementos: • Evaluación del Sistema de Control Interno • Auditoría Interna Producto de estos dos elementos, surge: El seguimiento a la evaluación y auditoría
  • 33. CLASES DE AUDITORÍA •Auditorías de regularidad, que incluyen las financieras o de cuentas y las auditorías de cumplimiento o legalidad. •Auditorías operativas, en las que se incluyen auditorías de economía y eficiencia, auditorías de programas (o de eficacia) y auditorías de sistemas y procedimientos.
  • 34. 5. AUTOCONTROL Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función.
  • 35. “En la lectura de la vida de los grandes hombres, descubrí que la primera victoria que ganaron fue sobre sí mismos... La autodisciplina en todos ellos era lo primero” Harry S. Truman
  • 36. BENEFICIOS  Ser exitosos en nuestro trabajo y en colocar nuestro sello personal en la labor  En hacer las cosas bien y no tener que repetirlas.  En saber el resultado que se espera obtener de nuestra labor.
  • 37.  Pensar en el tiempo que se va a destinar a cada actividad.  En plantearnos los objetivos a corto y mediano plazo.  En implementar los correctivos a posibles errores que se lleguen a presentar
  • 38. EJEMPLO DEL RESULTADO DEL AUTOCONTROL
  • 39.
  • 40. GGRRAACCIIAASS PPOORR SSUU AATTEENNCCIIÓÓNN

Notas del editor

  1. Organigrama: representación gráfica de la estructura que refleja los niveles de autoridad
  2. Mapa de procesos: presenta una visión general del Sistema Organizacional