Este documento presenta normas sobre deudores y cuentas por cobrar. Explica que los deudores representan derechos de cobro y que las cuentas por cobrar deben registrarse por separado. También cubre temas como la evaluación de la recuperabilidad de los deudores, métodos para contabilizar cuentas incobrables como la provisión para deudas malas, y normas legales relacionadas con la presentación de cuentas por cobrar.

1. CONTABILIDAD II INSTRUCTOR: Hernando Volverás Quintero
NORMAS SOBRE DEUDORES
Los deudores representan derechos a reclamar en efectivo u otros bienes y servicios,
como consecuencia de préstamos y otras operaciones a crédito.
Las cuentas por cobrar a clientes, empleados, vinculados económicos, propietarios,
directores, las relativas a impuestos, las originadas en transacciones efectuadas fuera del
curso ordinario del negocio y otros conceptos importantes, se deben registrar por
separado.
Al menos al cierre del periodo debe evaluarse técnicamente la recuperabilidad y
reconocer las contingencias de pérdida de su valor.
Teniendo en cuenta la naturaleza de la partida y la actividad del ente económico, normas
especiales pueden autorizar o exigir que estos activos se reconozcan o valúen a su valor
presente.
Entre las cuentas deudoras que generalmente se utilizan encontramos
1305 Clientes
1310 Cuentas Corrientes Comerciales
1320 Cuentas por Cobrar a Vinculados
1325 Cuentas por Cobrar a Socios y Accionistas
1330 Anticipo y Avances
1345 Ingresos por Cobrar
1355 Anticipo de Impuestos y Contribuciones
1365 Cuentas por Cobrar a Trabajadores
1399 Provisiones clientes
CLIENTES
En las transacciones originadas por una venta, pueden presentarse las dos siguientes
situaciones:
Cancelación en el momento de la transacción o pago en efectivo
Cancelación posterior o pago futuro por parte comprador.
El compromiso de ingreso futuro o ventas a crédito crean una obligación por parte del
deudor a favor de la empresa. Esta obligación puede ser respaldada por una factura, lo
que origina un derecho de cobrar.
CONTROL INTERNO
El control interno de cartera, cuentas por cobrar y documentos por cobrar es similar. Debe
tenerse en cuenta al menos los siguientes aspectos:
Asignar personas diferentes para la revisión de los pedidos a crédito y la facturación de
los mismos.
Aprobar los créditos por parte de la persona autorizada, teniendo en cuenta las políticas
de crédito establecidas, las características éticas y económicas del candidato al crédito,
etc.
Comprobar que si los despachos que van a efectuarse tienen aprobado el respectivo
crédito.
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Verificar en la facturación, cantidad precio, descuentos otorgados en relación con el
crédito autorizado.
Constituir una unidad de cobranzas separada del proceso de concesión de créditos.
Informar a los clientes periódicamente y por escrito, sobre los saldos autorizados de la
cartera.
CUENTAS INCOBRABLES
Normalmente los negocios que otorgan crédito esperan que el deudor cumpla
oportunamente los compromisos de pago. Para ello el departamento de crédito ha
realizado un exhaustivo estudio sobre la capacidad de pago, uso del crédito en el
mercado, solvencia económica y moral. Esto con el fin de eliminar posibilidades de
pérdidas de cartera.
A pesar de todo lo anterior algunas de las cuentas son irrecuperables, por factores tales
como muerte del deudor, insolvencia, quiebra o declaración expresa de no pago. El riesgo
de pérdida es asumida en parte por la empresa y parte se traslada como una deducción a
los costos y gastos en el estado de resultado, con el fin de disminuir el efecto tributario
sobre la renta.
METODOS PARA CONTABILIZAR LAS CUENTAS INCOBRABLES
Las ventas a crédito normalmente producen cuentas que por una u otra razón no pueden
recuperarse. El fisco reconoce esta pérdida al permitir el aumento de los gastos
operacionales en el estado de resultado, por el valor de las cuentas que a consideración
del estatuto no sean recuperables. La cartera pérdida se clasifica en el estado de
resultado como un gasto administración o de venta si la pérdida está correlacionada con
la incapacidad de cobro administrativo o con la colocación de créditos fáciles por parte del
departamento de ventas:
Existen dos métodos para contabilizar las cuentas incobrables:
 Anulación directa
 Provisión para deudas malas
Anulación Directa: El procedimiento consiste en acreditar la cuenta por cobrar por el
valor de la cuenta incobrable y debitar la cuenta de gastos deudas malas por idéntica
cantidad.
Aunque este método es más sencillo y de fácil manejo , no ofrece información para la
toma de decisiones por cuanto al invertir la cuenta por cobrar clientes, se elimina la
porción de la cuenta por cobrar que se pierde, sin que quede rastro contable para
determinar el monto de las cuentas malas en un periodo determinado.
Provisión para deudas malas: Consiste en estimar la porción de cartera que se perderá
en un periodo dado, mediante un análisis de vencimiento en el momento de cierre de
libros, teniendo en cuenta las regulaciones de reconocimiento por pérdidas de cuentas por
parte del estado.
El diagnostico supone que las cuentas por cobrar más antiguas presentan mayor riesgos
de pérdida y por ello la dirección asigna un mayor porcentaje de probabilidad de pérdida.
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Posteriormente con base en el calculo anterior procede a realizar el asiento de ajuste
utilizando la contra cuenta del activo, denomina provisión para deudas malas.
Aunque en este método el cálculo y aplicación del asiento de ajuste es mas complejo,
tiene la ventaja de eliminar el inconveniente que presenta el método de anulación directa
ya que existe una cuenta que expresamente informa sobre el crecimiento de las deudas
perdidas entre dos periodos consecutivos.
Cobro de cuentas incobrables
Algunas cuentas que se han cancelado por considerarse como incobrables pueden ser
pagadas posteriormente por el deudor, de manera total o parcial. Como las cuentas
incobrables se han descargado de cartera, no aparece en la información del Balance
General puesto que su valor se ha dado de baja como cuenta mala. Para reincorporar el
pago debe hacerse el siguiente asiento:
Caja General $30.000
Ingresos por recuperación de deudas malas $30.000
Normas Legales
Las siguientes son algunas de las normas legales para las cuentas por cobrar.
Presentar la cartera en el Balance General por su valor de recuperación, o sea que no se
incluya los intereses o cualquier otro concepto.
Deducir de las respectivas cuentas:
 Provisiones por deudas malas, devoluciones, descuentos condicionales
Llevar por separado cuentas y documentos por cobrar de:
 Clientes
 Empleados
 Vinculados económicos
 Socios y accionistas
Revelar las restricciones existentes que limiten la disponibilidad
Las cuentas por cobrar a largo plazo deben mostrarse por separado de los activos
corrientes, indicando en nota a los estados financieros los valores recuperables.
BIBLIOGRAFIA
www.buenastareas.com
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