Este documento presenta un plan de comunicaciones para un proyecto de desarrollo de un sistema móvil de gestión de pedidos. Incluye formatos para reuniones y correos electrónicos, guías para documentación y control de versiones, y una matriz de comunicaciones que identifica la información, formato, responsables, receptores, metodología y frecuencia de comunicación para las distintas fases del proyecto.

1. Proyecto:
Desarrollo de sistema móvil
para la empresa King Monster
de
gestión
PLAN DE COMUNICACIONES
de
pedidos

2. NOMBRE DEL PROYECTO:
Desarrollo de Sistema
empresa King Monster.
Móvil
de
Gestión
de
Pedidos
(SMGP)
para
la
NOMBRE DEL DOCUMENTO: Plan de comunicaciones
CONTROL DE VERSIONES
CLAVE
PCOM-DSMGP03
HECHA POR
José Antonio Lobato
Farías
APROBADA POR
Víctor Alfonso Mondragón
Chávez
FECHA
17-Mayo-12
PROPÓSITO:
Este documento nos permitirá determinar las necesidades de comunicación
del Proyecto de Desarrollo de sistema móvil de gestión de pedidos para
la empresa King Monster con todos los interesados del proyecto a lo
largo del mismo.
Contenido
Procedimiento para actualizar el plan de gestión de comunicaciones .......................... 3
Formato de reuniones ........................................................................................................................................ 3
Formato de correos electrónicos .............................................................................................................. 3
Guías para documentación del proyecto................................................................................................ 4
Codificación de los documentos ............................................................................................................ 4
Almacenamiento de los documentos........................................................................................................ 4
Control de versiones ........................................................................................................................................ 5
Matriz de comunicaciones del proyecto SMGP .................................................................................... 8

3. Procedimiento para actualizar el plan de gestión de
comunicaciones.
El Plan de Gestión de las
actualizado cada vez que:
Comunicaciones
deberá
ser
revisado
y/o
1. Hay una solicitud de cambio aprobada que impacte el Plan de
Proyecto.
2. Hay una acción correctiva que impacte los requerimientos o
necesidades de información de los stakeholders.
3. Hay personas que ingresan o salen del proyecto.
4. Hay cambios en las asignaciones de personas a roles del proyecto.
La actualización
siguientes pasos:
1.
2.
3.
4.
del
Plan
de
Comunicaciones
deberá
seguir
los
Identificación y clasificación de stakeholders.
Elaboración de la Matriz de Comunicaciones del Proyecto.
Actualización del Plan de Gestión de las Comunicaciones.
Aprobación del Plan de Gestión de las Comunicaciones.
Formato de reuniones
Las reuniones deberán seguir las siguientes pautas:
1. Debe fijarse la agenda con anterioridad.
2.
Debe coordinarse e informarse fecha, hora, y lugar con los
participantes.
3. Se debe emitir un Acta de Reunión (ver formato adjunto), la cual
se debe repartir a los participantes (previa revisión por parte de
ellos).
Formato de correos electrónicos
Los correos electrónicos entre el Equipo de Proyecto
deberán ser:
1.
Los enviados por el líder del proyecto
integrantes del equipo de trabajo.
con
y el Cliente
copia
para
los

4. 2.
3.
Los enviados por el cliente tienen que ser reenviados al resto de
los integrantes del equipo.
Los correos internos entre miembros del Equipo de Proyecto,
deberán ser copiados en la carpeta común en dropbox que contiene
las
actualizaciones
de
los
documentos,
para
que
todos
esténpermanentemente informados de lo que sucede en el proyecto.
Guías para documentación del proyecto
Codificación de los documentos
La codificación de los documentos del proyecto será la siguiente:
AAAA_BBB_CCC.DDD
Donde: AAAA = Código del Proyecto= SMGP
BBB = Abreviatura del Tipo de Documento= PGP, PCOM, WBS, etc.
CCC = Versión del Documento= v1, v2, etc.
DDD = Formato del Archivo docx, xslx, pdf, etc.
Almacenamiento de los documentos
1. Durante la ejecución del proyecto cada miembro del equipo tendrá
acceso a una carpeta que se encuentra alojada bajo el sistema de
almacenamiento en la nube Dropbox con la estructura de los grupos
de procesos establecidos en el PMBOK.
2. El Líder de proyecto deberá consolidar las versiones finales de la
documentación generada durante la ejecución del proyecto, en un
archivo final del proyecto, el cual será una carpeta con la
Dropbox con la estructura de los grupos de procesos establecidos
en el PMBOK, donde se almacenarán en el lugar correspondiente los
documentos finales del proyecto.

5. Control de versiones
Todos los documentos de Gestión de Proyectos están sujetos al control
de versiones, el cual se hace insertando una cabecera estándar con el
siguiente diseño:
CONTROL DE VERSIONES
CLAVE
HECHA POR
APROBADA POR
FECHA
Cada vez que se emite una versión del documento se llena una fila en la
cabecera, anotando la versión, quien emitió el documento, por quien fue
aprobado
y
la
fecha
en
la
cual
se
realizo
el
documento.

6. Proyecto:
Desarrollo de sistema móvil
para la empresa King Monster
de
gestión
de
pedidos
MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL
PROYECTO

7. NOMBRE DEL PROYECTO:
Desarrollo de Sistema
empresa King Monster.
Móvil
de
Gestión
de
Pedidos
(SMGP)
para
la
NOMBRE DEL DOCUMENTO: Matriz de comunicaciones del proyecto
CONTROL DE VERSIONES
CLAVE
MCOM-DSMGP03
HECHA POR
Vara portillo
Lizbeth
APROBADA POR
Mondragón Chávez Víctor
Alfonso
FECHA
17-Mayo-12
PROPÓSITO:
Este documento nos permitirá determinar las necesidades de comunicación
del Proyecto de Desarrollo de sistema móvil de gestión de pedidos para
la empresa King Monster con todos los interesados del proyecto a lo
largo del mismo.

8. Matriz de comunicaciones del proyecto SMGP
Información
Iniciaci
ón del
proyecto
Iniciaci
ón del
proyecto
Estado
del
Proyecto
Avances
del
proyecto
Contenido
Formato
Nivel de
detalle
Responsa
ble
comunica
ción
Grupo
receptor
Metodolo
gía
Frecuen
cia
Datos y
comunicación
sobre
la iniciación
del proyecto
Planificación
detallada del
Proyecto:
Alcance,
Tiempo,
Costo,
Calidad,
RRHH,
Comunicacione
s, Riesgos, y
Adquisiciones
Estado
Actual,
Progreso,
Problemas y
pendientes
Project
Charter
Alto
José
Lobato
Farías
Sponsor
Document Una
o
sola
digital
vez
(docx)
Plan de
gestión
de
proyecto
s
Alto
José
Lobato
Farías
Sponsor
Document Una
o
sola
digital
vez
(docx)
Reunión
Alto
José
Lobato
Farías
Sponsor
Reunión
con el
Sponsor
Estado del
proyecto
Minutas,
ajustes,
notifica
ciones,
comunica
ción
interna.
alto
José
Lobato
Farías
Sponsor
Inspecci De 2 a
ones
3 días
Quince
nal