1. República Bolivariana de Venezuela
Ministerio para la Educación Universitaria
Universidad Fermín Toro
Maestría en Gerencia Empresarial
Descripción de los procesos de la
Gerencia General en el I.U. Politécnico
“Santiago Mariño”
Msc. José Marrufo.
Sistemas de Información y Decisión Gerencial
Octubre 2013
Ing. Roberto Butaric Torres.
Grupo 12B

2. Instituto Universitario Politécnico
“Santiago Mariño”
Descripción general de la empresa:
El Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño”, Sede Barcelona, es una institución de educación
superior de carácter privado sin fines de lucro, que cumple las funciones de docencia, investigación y
extensión, dirigidas a formar arquitectos e ingenieros capaces de incorporarse al proceso de desarrollo del país.
Esta organización forma parte de una red de institutos y colegios de educación superior denominada Complejo
Educativo “Antonio José de Sucre”. Posee una comunidad de intereses espirituales que reúne a profesores
estudiantes y personal administrativo en la tarea de buscar la verdad y afianzar los valores trascendentes del
hombre.
Misión:
Formar profesionales de elevada calidad que respondan a las necesidades del país y a los
cambios que éste demande; fomentar la investigación, así como promover actividades que propicien la
correspondiente integración e interrelación de la institución y la comunidad a objeto de elevar el nivel
cultural, afianzar valores, favorecer el bienestar, para así contribuir al enriquecimiento de la calidad de
vida.
Visión:
Se constituye en una institución de educación superior signada por la excelencia, que contribuya
al desarrollo cultural, científico, humanístico y tecnológico del país y a la consolidación de los valores
fundamentales de la sociedad enmarcados en el contexto nacional, latinoamericano y mundial.

3. Instituto Universitario Politécnico
“Santiago Mariño”
Toma de decisiones para los procesos
internos de compra y suministros:
La Dirección, Subdirección y División Administrativa del Instituto Universitario Politécnico
“Santiago Mariño”, Sede Barcelona, conforman el núcleo de decisiones para las compras y
suministros, dotaciones tecnológica y de planta física, entre otros requerimientos indispensables para
el normal desempeño de las actividades productivas de esta Institución.
Para entender mejor estos procesos, se pueden subdividir de la siguiente manera:
Planta Física
Proveedor internos:
Este proceso pasa a ser ejecutado de manera directa y supervisado a través de un
formato de «asignación de tareas»
Proveedor externo:
Parte con el informe de «supervisión de obra contratada», para el cual se requiere
de 3 presupuestos, evaluación y autorización de la Dirección Nacional.
Tecnología
Parte con la revisión técnica de las necesidades, que posteriormente se evalúa si es
necesario la adquisición externa de empresa o recurso. De ser así, se requiere la
evaluación y autorización de la Dirección Nacional; en caso contrario, se procede a la
ejecución

4. Proveedor
Interno
Formato asignación
de tareas
Proveedor
Externo
Formato supervisión
de obra contratada
Planta
física
Solicitar 3
presupuestos
SI
¿Requiere
recursos?
Evaluar
presupuestos
Núcleo de
decisión
Tiempo
Diagrama de toma
de decisiones para compras
y suministros
Tecnología
Revisión
técnica
Calidad
Ejecutar
Evaluar
resultados
Precio
NO

5. Instituto Universitario Politécnico
“Santiago Mariño”
Problemática en el área funcional:
La situación actual expresa un problema funcional, debido a que
se carece de un Sistema de Información Gerencial (SIG) que de
soporte a estos procesos ayudando a la toma de decisiones. A
continuación, se mencionan algunos de estos inconvenientes:
 Todos los informes y formatos son llevados en físico.
 Errores en la elaboración de los informes.
 Retraso en la presentación de los avances y estado de
los procesos.
 Aumento en el tiempo para la toma de decisiones.
 Falta de información para la tomas de decisiones.
 Retraso en los procesos administrativos ligados a
éstos.
 Cada vez aumenta más la necesidad de espacios físicos
donde almacenar los informes.
 Elevados tiempos para la búsqueda de información
relacionada a estos procesos.

6. Instituto Universitario Politécnico
“Santiago Mariño”
Aspectos necesarios para aplicar un SIG:
Dada la situación actual y todo lo anteriormente expuesto, surge la necesidad de implementar un
SIG, que brinde mejoras y agilice los procesos inmersos en la toma de decisiones para la
dotación, compras y suministros del Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño”, Sede
Barcelona, para lo cual se debe considerar los siguientes aspectos:
1.
Definición del SIG, requerido:
 Hardware y software integrados que permitan la
tecnología necesaria para definir los procesos de
manera lógica, reduciendo a su mínima expresión los
procesos físicos que involucran a la toma de
decisiones en esta área.
 Los procedimientos actualmente establecidos son
fácilmente adaptables a un SIG, por lo que no se
requiere muchos cambios en este aspecto.
 Base de datos requerida para almacenar todos los
datos e información necesaria para la toma de
decisiones, así como también aporte para la consulta
de procesos y resultados de tareas pasadas o fechas
anteriores.

7. Instituto Universitario Politécnico
“Santiago Mariño”
Aspectos necesarios para aplicar un SIG:
2.
Usuarios del SIG:
Los usuarios para este sistema serán todos aquellos involucrados en el proceso para las compras y
suministros, dotaciones tecnológica y de planta física, entre otros requerimientos indispensables para
el normal desempeño de las actividades productivas de esta Institución. Entre ellos:
 Director.
 Subdirector.
 Administrador
 Jefe de Servicio General