Estudio de diez casos BPM de diez sectores diferentes y diez fabricantes distintos

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Estudio de diez casos BPM de diez sectores diferentes y diez fabricantes distintos
Fundamentos de Transformación
Digital y Business Process
Management
Trabajo: Estudio de diez casos BPM de diez sectores diferentes y diez
fabricantes distintos
Elaborado por: Josefa Calvo Cabarcos
Fecha de Elaboración: 16/04/2019
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Tabla resumen
CASO (Empresa) Sector Fabricante Beneficio
Fundación
ArcelorMittal
Organización sin
ánimo de lucro
Aura Portal Mejora de la comunicación
interna y externa (65%)
California Resources
Corporation
Energía ProcessMaker Optimización de la gestión de
inventario y reducción de costes
tanto de la empresa como de los
proveedores en más de un 20%.
Enterprise Rent-A-
Car
Transportes Appian Reducción del time-to-market de
nueva línea de negocio a sólo 8
semanas
Geometry Servicios
profesionales
Bizagi Reducción del 60% en errores al
automatizar el sistema manual
CFDT Sector público BonitaSoft Monitorización del recorrido de
un miembro de una a otra unión,
ya que a lo largo de la vida laboral
una persona puede cambiar de
región o sector de actividad
Zalando Comercio
Electrónico
Camunda Escalabilidad del negocio
CISCO Manufactura y Alta
Tecnología
Pega Crecimiento en nuevos
mercados, ya que responde a
preferencias de consumidor,
legislación y políticas locales
WellCare Health
Plans
Seguros Papyrus
Softwre
Mayores ingresos, con un
crecimiento del 2% anual.
Banco Sabadell Servicios financieros TIBCO
BusinessWork
s™
Eficiencia incrementada
The Davis Applied
Technology College
(DATC)
Educación BP Logix Reducción de tiempo de respuesta
en las gestiones
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Caso 1: Gestión de proyectos culturales de la Fundación ArcelorMittal
con Aura Portal
Empresa
Fundación ArcelorMittal
Solución BMP utilizada
AuraPortal
Sector y país Organización sin ánimo de lucro, global
URL del caso http://bit.ly/2UvluoU
Reto que se buscaba antes de la implementación
Durante un período desde 2004 hasta 2007, la Fundación invirtió aproximadamente 30
millones de dólares en iniciativas culturales (patrocinios, eventos, becas, etc.). Los sistemas
utilizados anteriormente no estaban integrados y requerían el uso de papel, combinado con
la labor manual. El proceso de registrar proyectos se realizaba por agentes culturales en
formularios impresos y luego se introducía en una base de datos. Toda la monitorización de
proyectos culturales se hacía manualmente, buscando información en distintos sistemas y
recursos.
Proceso implementado
Se desarrollo un sistema de gestión cultural, llamado “Ctrl-Cultura”, compuesto por la
plataforma BPMS de AuraPortal y el Sistema RSA, una solución empresarial de Core Synesis.
Este sistema combinado permitió que la fundación diseñara y automatizara más de 17.000
procesos que controlan todos los programas de gestión cultural, lo cual resolvió muchos
problemas: Patrocinio a través de incentivos de impuestos, desarrollo de eventos artísticos
que estimulan el soporte de nuevos valores, desarrollo de programas en las diferentes áreas
culturales, además de expresión de muchas de sus políticas culturales y sus estrategias
mediante el Motor de Reglas de Negocio ofrecido por el sistema.
Resultados obtenidos
 Reducción del tiempo de evaluación de propuestas (65%)
 Transformación Digital de las propuestas de proyectos (70%)
 Mejora de la comunicación interna y externa (65%)
 Mejora de la capacidad de análisis (55%)
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Caso 2: Rediseño del proceso de asignación de piezas de repuesto en
pozos para empresa del sector energético
Empresa
California Resources Corporation
ProcessMaker
Sector y país Energía, EEUU
URL del caso http://bit.ly/2VSirZh
El proyecto de la empresa de energía California Resources Corporation, consistía en el
rediseño de procesos de asignación de piezas de repuesto a pozos
Utilizando ProcessMaker se construyó un proceso para integrar una búsqueda de piezas que
atraviesan más de una docena de sistemas de registro que acceden a los inventarios de
piezas de proveedores internos y externos. Esta automatización permitió la implementación
de la metodología "Buscar antes de comprar!". El proyecto también proporcionó una forma
de capturar metadatos sobre cada parte y vincularlo a un pozo.
 Mejorar el subproceso de localización de una pieza
 Mejora de la satisfacción del departamento de adquisiciones
 Mejora del registro del inventario disponible y de los proveedores locales con la
agregación de los números de pieza y metadatos
 Optimización de la gestión de inventario y reducción de costes tanto de la empresa
como de los proveedores en más de un 20%.
 Otro extra derivado de este proyecto fue la identificación de inventarios obsoletos
con la consiguiente liberación de espacio en el almacén
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Caso 3: Puesta en marcha de la nueva línea de negocio “Enterprise
Rideshare” en Enterprise Rent-A-Car
Empresa
Enterprise Rent-A-Car
Appian Cloud
Sector y país Alquiler y reventa de autos de pasajeros, EEUU
URL del caso http://bit.ly/2VaciKP
El objetivo era poner en el mercado un nuevo servicio de vehículos compartidos de empresa,
asegurando la máxima eficiencia operativa y los niveles más altos de atención al cliente en su
nueva línea de negocio “Enterprise Rideshare” con el objetivo de facilitar a los usuarios una
manera mejor y más inteligente de ir a trabajar
Adoptaron la solución de Appian Cloud para la implementación de todos los procesos de su
nueva línea de negocio “Enterprise Rideshare” (solicitudes de cliente, atención al cliente,
incidencias,….) porque combina lo mejor de la gestión de procesos de negocio, la
colaboración empresarial, el acceso móvil y el despliegue de la cloud
Se consiguió lanzar el nuevo servicio “Enterprise Rideshare” en solo 8 semanas. Appian
gestiona prácticamente todos los aspectos de negocio de Rideshare, ofreciendo un único
sistema para gestionar el programa en más de 25 mercados diferentes.
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Caso 4: Geometry disminuye errores en un 60% en 60 días con la
solución colaborativa de Bizagi
Empresa
Geometry
Bizagi BPM Suite, Bizagi Modeler
Sector y país Servicios Profesionales, Rusia
URL del caso http://bit.ly/2V5RvIu
El objetivo de Geometry era eliminar silos de datos y métodos manuales que distraían al
personal técnico y de ventas y evitaban que realizaran las tareas que agregan valor.
El proceso de "Solicitud de cotización" se eligió como proyecto piloto. Usando Bizagi BPM
Suite, Geometry podría lograr resultados rápidamente al representar los diagramas de
proceso y convertirlos en aplicaciones en ejecución sin tener que programar una cantidad
significativa de código. Bizagi Modeler facilitó la definición de las funciones y
responsabilidades de los equipos técnicos y de ventas que se integraron claramente en el
flujo de trabajo. Luego se eligió el proceso “Pedido a Contrato”. Este segundo proceso se
basa en los datos precisos obtenidos durante el primero, lo que significa que los contratos se
concluyen en los términos establecidos en la oferta y se negocian y concluyen mucho más
rápidamente. Una vez completado, todos los documentos de la "Oferta" se crean
automáticamente, luego se guardan y almacenan de manera organizada para que todo el
personal los vea.
 Disminución del tiempo de respuesta a solicitudes de clientes en un 30%
 Mejor aprovechamiento del tiempo de los expertos. La cantidad de llamadas
redundantes a clientes disminuyó en un 20%
 El tiempo de ocio entre el departamento de ventas y el técnico: disminuyó en un 30%
 Disminución del tiempo del ciclo de entrega de cotizaciones en un 40%
 Reducción del 60% en errores al automatizar el sistema manual
 Proyectos piloto desarrollado en 60 días (12 semanas)
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Caso 5:Optimización de la gestión de afiliados de la CFDT
Empresa
CFDT (Confederación Francesa Democrática del Trabajo)
BonitaSoft
Sector y país Sector público (Sindicato)
URL del caso http://bit.ly/2vahdg7
La CFDT decidió cambiar su sistema de información para la gestión de afiliados para estar en
consonancia con los objetivos de la organización: convertir al afiliado en el núcleo de su
acción y ofrecer ayuda a múltiples uniones sindicales interrelacionadas.
Es preciso poder realizar una monitorización en tiempo real de muchas acciones simultáneas
de sus miembros. Además cada componente de la CFDT necesitaba una visión actual,
detallada y precisa de su afiliados
Bonita BPM ha ofrecido la solución de gestión del proceso de afiliación a la CFDT a través de
Internet. Para suscribirse al sindicato, un empleado debe hacerlo directamente a la
estructura central, que transfiere la afiliación a la unión correspondiente en función de su
región y sector de actividad. El proceso implementado garantiza la eficacia del proceso,
desde la conexión inicial hasta que se transfiere a la organización apropiada, y que reciben
buena información por parte de sus organizaciones profesionales regionales.
 Mejor visibilidad de los miembros y de sus características.
 Monitorización del recorrido de un miembro de una a otra unión, ya que a lo largo de
la vida laboral una persona puede cambiar de región o sector de actividad.
 Automatización del proceso de transferencia dentro de la CFDT
 Información en tiempo real de los cambios demográficos de los afiliados lo que
permite al sindicado adaptar su actividad a la realidad cotidiana de sus afiliados
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Caso 6: Ejecución de todos los pedidos online a nivel mundial de
Zalando con Camunda
Empresa
Zalando
Camunda
Sector y país Comercio electrónico, Alemania
URL del caso http://bit.ly/2v8QnVT
http://bit.ly/2ZkZsbO
Los principales retos de la gestión de los pedidos online de una empresa con los volúmenes
de pedidos que tiene Zalando son el manejo de un gran volumen de pedidos (más de 16
millones de clientes activos), así como la escalabilidad de la plataforma, el rendimiento y la
alta disponibilidad de la solución
Con la plataforma BPM de Camunda se ha implementado toda la gestión de pedidos online,
incluyendo la creación de datos contables, la verificación de cupones, la comunicación con
proveedores de servicios de pago, la retención de artículos en los centros logísticos, el envío
de confirmaciones de pedidos, la verificación de fraudes y la comunicación con el sistema
ERP. La lógica de este proceso es extremadamente compleja y abarca muchos casos
especiales, que dependen, por ejemplo, de la ubicación del cliente, el método de pago o la
dirección de envío.
 Alineación de negocio y TI (el 100% del proceso definido es ejecutado según lo
establecido)
 Mejora continua del proceso y por tanto del negocio al tener disponibilidad en
tiempo real de estado de los procesos
 Procesamiento síncrono de todas las compras realizadas en la tienda
 Escalabilidad del negocio
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Caso 7: Cisco aumenta la velocidad de resolución en un 70 % con
PEGA
Empresa
Cisco
Pega
Sector y país Fabricación y Alta Tecnología, EEUU
URL del caso https://pe.ga/2Ve71BQ
En una economía global, CISCO, necesitaba transformar los sistemas heredados en un solo
servicio de gran escala que fuera fácil de modificar y actualizar. Las diferentes áreas del
mundo consumen de manera diferente, interaccionan de manera diferente y funcionan de
acuerdo con legislaciones y políticas diferentes. En este contexto, no existe una solución
única que se adapte a todos.
En una arquitectura orientada a servicios, Cisco recurrió a Pega para desarrollar reglas
comerciales y gestión de procesos comerciales a partir de la propia infraestructura de TI de
Cisco. Hasta la fecha, se han desarrollado con éxito dos programas con Pega:
 Repositorio central donde se gestionan todos los procesos y reglas (habilitación TI)
 Cadena de suministros de servicio global: Se adapta rápidamente a los cambios en la
estrategia comercial que surgen de las necesidades nuevas y cambiantes de los
clientes y del negocio
 Crecimiento en nuevos mercados, ya que responde a preferencias de consumidor,
legislación y políticas locales
 Una integración (y personalización) impecables de procesos y aplicaciones, sin
importar dónde o cómo se encuentre usted (velocidad)
 Una mayor autosuficiencia para los usuarios comerciales con reglas alojadas en el
repositorio central (experiencia)
 Una mejor experiencia de usuario y, como derivado, una mayor productividad.
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Caso 8: Plataforma de colaboración basada en ACM de Papyrus para
la gestión de campañas de WellCare Health Plans
Empresa
WellCare Health Plans
Papyrus ACM (Papyrus Software)
Sector y país Seguros, EEUU
URL del caso http://bit.ly/2IrLOhU
http://bit.ly/2ZhjLXD
El Equipo de Servicios Creativos de la compañía proporciona todos los materiales de
marketing y regulados para uso externo e interno, lo que se suma a un repertorio de más de
60 tipos de medios en 30 idiomas diferentes. El trabajo del Equipo de Servicios Creativos se
basaba en un 90 por ciento en papel. Este sistema consumía mucho tiempo y era ineficiente.
El objetivo principal era mejorar el flujo de trabajo y que este fuese flexible, puesto que
dicho flujo dependía de los distintos casos que podrían darse.
Un Sistema de Gestión de Contenido Empresarial (ECMS) basado en el marco de Papyrus
Adaptive Case Management (ACM) brinda a WellCare una plataforma de administración de
casos unificada en la que el Equipo de Servicios Creativos puede manejar el flujo de trabajo y
el contenido digitalmente, preservando el tiempo de trabajo y los recursos materiales.
 Ahorro de 75% costos (impresión, papel, almacenamiento)
 Reducción del tiempo empleado en un 20%,
 Mayores ingresos, con un crecimiento del 2% anual.
 Mejoras de calidad. La calidad mejorada con controles de calidad explícitos en el
proceso a lo largo del ciclo de vida del proyecto reduce el riesgo de materiales tardíos
o inexactos y multas reglamentarias relacionadas.
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Caso 9: Banco Sabadell construye la nueva experiencia del cliente y
ahorra tiempo y costo de desarrollo con TIBCO
Empresa
Banco Sabadell
TIBCO BusinessWorks™, TIBCO
ActiveMatrix® BPM
Sector y país Servicios financieros, España
URL del caso http://bit.ly/2PkfPRC
El objetivo de Banco Sabadell es mejorar la experiencia de cliente ofreciendo servicios más
personalizados y reducir el time-to-market de comercialización para cumplir con los nuevos
requisitos de todo el sistema.
La vista de datos de clientes incorpora productos y servicios, pero el objetivo es completar
esta vista con detalles históricos y en tiempo real de todas las actividades de los clientes de
cada canal y tener decisiones en tiempo real. Se pretende de detectar cada una de las
interacciones que el cliente tiene a través de cada canal, mediante la detección de
eventos, correlacionar esos eventos con información contextual relevante y luego brindar
la mejor respuesta posible al cliente en el momento justo. Esto podría ser activando
procesos BPM automáticos o interactuando con sistemas de monitoreo de campañas, por
ejemplo, o simplemente activando una alerta en un panel de control empresarial.
Los productos de TIBCO utilizados son: TIBCO BusinessWorks™, TIBCO ActiveMatrix® BPM y
TIBCO® Messaging
 Disponer de una arquitectura tecnológica preparada para las necesidades del futuro
(disponibilidad de una base comercial digital, experiencia de usuario omnicanal y
centrada en el cliente)
 Servicios reutilizables y mayor productividad de TI
 Eficiencia incrementada
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Caso 10: DATC establece una visión para la innovación y el éxito con
PB logix
Empresa
The Davis Applied Technology College (DATC)
BP Logix Process Director
Sector y país Educación, EEUU
URL del caso http://bit.ly/2Dh785p
Como organización, The Davis Applied Technology College (DATC) tiene, como objetivo,
continuar mejorando, ya sea hablando sobre la entrega de programas a los estudiantes o
servicios para apoyar al personal. El reto era mejorar los procedimientos con la
automatización. En el caso de solicitudes de licencia y de reembolso de conflictos de
intereses, DATC buscaba ser innovador y eliminar ese departamento.
Todo el proceso de almacenamiento y flujo de trabajo se proponía sobre la base de
“construye a medida que avanzas ”, DATC está utilizando Process Director en todos sus
departamentos administrativos. Dentro de Recursos Humanos, lo han utilizado para crear
procesos para gestionar las divulgaciones de conflictos de intereses, las solicitudes de
centros de acondicionamiento físico, las solicitudes de permisos, los avisos de acción del
personal, los formularios W4 y otras acciones críticas centradas en los empleados.
 Reducción de tiempo en las gestiones y posibilidad de monitorizar los procesos de
negocio y el flujo de trabajo de forma sencilla
 Rapidez en la implantación de nuevos flujos de trabajo y formularios (30 días)
 Crecimiento de los procesos de manera exponencial
 Mejoras en los flujos de trabajo (simplificación y ahorro de tiempo)
 Manejo eficiente de aprobaciones
 Visibilidad en todos los aspectos de los procesos.
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Bibliografía
Los casos de éxito han sido extraídos de las páginas de los fabricantes de la solución:
 Caso de éxito ArcelorMittal (s.f). Ubicación:http://bit.ly/2UvluoU. AuraPotal
 California Resources Corporation Wins 2018 WfMC Business Transformation Award! (s.f).
Ubicación:http://bit.ly/2VSirZh. ProcessMaker
 Enterprise Rent-A-Car (s.f). Ubicación:http://bit.ly/2VaciKP. Appian
 Geometry disminuye errores en un 60% en 60 días con la solución colaborativa de Bizagi (s.f).
Ubicación:http://bit.ly/2V5RvIu. Bizagi
 Optimización de la gestión de afiliados de la CFDT (s.f). Ubicación:http://bit.ly/2vahdg7.
BonitaSoft
 Success Story Camunda BPM at Zalando (s.f). Ubicación:http://bit.ly/2v8QnVT. Camunda
 Camunda BPM at Zalando SE (s.f). Ubicación:http://bit.ly/2ZkZsbO. Camunda
 Cisco aumenta la velocidad de resolución en un 70 % (s.f).
Ubicación:https://pe.ga/2Ve71BQ.Pega
 Case Study: WellCare Health Plans (s.f). Ubicación:http://bit.ly/2IrLOhU. Papyrus Software
 Transforming Case Management from Physical to Digital (s.f).
Ubicación:http://bit.ly/2ZhjLXD. Papyrus Software
 Banco Sabadell Invests in Digital Banking (s.f). Ubicación:http://bit.ly/2PkfPRC. Tibco
 DATC ESTABLISHES A VISION FOR INNOVATION AND SUCCESS (s.f).
Ubicación:http://bit.ly/2Dh785p. BP Logix
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