El documento define los eventos especiales como acontecimientos planificados en diversas áreas como la economía, cultura o ciencia. Explica que son importantes para satisfacer necesidades humanas como el entretenimiento o la capacitación. También describe los pasos en la planificación, coordinación, ejecución y evaluación de eventos especiales, así como los requisitos para su éxito como el cumplimiento de lo acordado y el personal adecuadamente presentado.

1. Elaborado por: MSc. Fernando Campos R
Cátedra de Turismo Sostenible
Técnicas de Servicio de Alimentos y Bebidas

2. • Se entiende por Eventos Especiales el conjunto de acontecimientos
susceptibles de ser planificados y ejecutados que se producen en
distintas áreas del quehacer económico, social, cultural o científico.
• Por tanto, eventos especiales es un término genérico que agrupa
eventos que pudieran tener naturalezas distintas: Política, Científica,
Religiosa, Ceremonial, Educativa, Económica, Tecnológica,
Recreacional, otras.
• Indistintamente del campo del conocimiento que trate y de la
actividad social, cultural o económica que los genere se entenderá
como Eventos especiales a ese conjunto de propuestas que harán
posible el logro de los objetivos trazados a fin de satisfacer las
crecientes e ilimitadas necesidades humanas.

3. • Son importantes porque ayudan a solventar las necesidades
elementales de esparcimiento, capacitación, mercadeo,
lanzamiento, actualización, información, entre otros, lográndolo
de una manera objetiva, creativa y eficaz.

4. • En muchas ocasiones el mismo Gerente de AyB se le asigna la
responsabilidad del proceso de eventos especiales y tendrá
entre sus competencias: la comercialización y prestación de los
servicios de organización de eventos de acuerdo con las
políticas y objetivos de la empresa.
• El proceso de eventos especiales debe tener bien definidos los
estándares de calidad de servicio al cliente, el uso de las salas,
la capacidad máxima de plazas que esta en capacidad de
atender y el apoyo logístico que se puede ofrecer.

5. • Planificación y organización del evento: Se establecen los
requerimientos, al igual que las condiciones del servicio, las cuales
generalmente se establecen en un contrato.
• Coordinación del evento: Se tramita ante las áreas de producción
involucradas en todo los aspectos detallados en el contrato.
• Ejecución y dirección : Consiste en cumplir con todo lo planificado y
coordinado Conocido como el momento de la verdad.
• Evaluación: Momento en que le cliente valora el servicio prestado.

6. • Limpieza del lugar: El sitio siempre debe ser limpiado antes de su utilización
o mas veces o con mas detalle si se requiere.
• Personal adecuadamente presentable: no importa si el personal del evento
es contratado ocasionalmente o es fijo de la empresa , para el cliente es
parte del servicio que contrato. Por lo tanto de estar uniformado, con la
mejor presentación personal e identificado con su nombre por medio de un
gafete en un lugar visible.
• Cumplimiento de lo contratado: todo lo requerido por el cliente debe
quedar documentado en un contrato , detalles como número de plazas o
cubiertos, menús, alimentos, bebidas, horarios entre otros , deben quedar
claramente definidos pues todo suma o resta a la estructura de costos para
la empresa. Es recomendable que el contrato sea simplificado en un
formulario y comunicado a todos los involucrados del evento.

7. Banquetes
• Aparte de la coordinación que se requiere con alimentos y
bebidas , también se requiere una efectiva coordinación con
otras áreas de trabajo tales como recepción, teléfonos
seguridad, botones. Los procedimientos para el servicio de
banquetes incluyen en el servicio:
• Montaje de las Mesas
• Colocación de sillas y cubertería
• Ventilación de la sala
• Colocación de los alimentos o su servicio.

8. Exposiciones y Exhibiciones
• El éxito del servicio está en el
contrato y su cumplimiento
• Para el contratante el evento es
único aunque en la empresa de
alojamiento existan varios a la
vez
• Es recomendable que durante
la celebración haya una
persona del establecimiento de
alojamiento que atienda los
representantes para cualquier
servicio adicional
Reuniones de Empresas
• Los niveles de coordinación son
los mismo que los banquetes
exposiciones y exhibiciones a
mayor diferencia se presenta
en cuanto a que las reuniones
generalmente demandan mayor
soporte técnico en cuanto a
audiovisuales, cómputo y
servicios de seguridad

9. • Eventos especiales:
Como eventos especiales se deben considerar las bodas, los
cumpleaños, las fiestas empresariales, los bailes y las
graduaciones, por ejemplo:
• Los niveles de coordinación son los mismos, la diferencia radica en que
estos eventos generalmente requieren apoyo en la confección de
invitaciones, paneles, carteles informativos, uso de los servicios de
teléfonos, botones, así como de alimentos y bebidas.
• La finalidad es que los asistentes puedan identificar fácilmente la sala
del evento y desde luego disfrutar del evento

10. • Definición de eventos especiales e importancia, recuperado de:
http://es.scribd.com/doc/6801082/OrganizaciOn-de-Eventos-
y-Protocolo
• Descripción del servicio, componentes, áreas de competencia, y
momentos, recuperado de : Arce Porras Euclides, Técnicas de
Servicios para Alojamientos Turísticos, SJ, CR, EUNED,2010.