Organización de Eventos

1. Primeras definiciones académicas de lo que es un evento.
Donal Getz: “Un evento especial reconoce un momento único en el
tiempo con ceremonia y ritual para satisfacer unas necesidades
concretas”.
J.J. Goldblatt: “Es una oportunidad para el ocio, una experiencia
social o cultural, fuera de las opciones habituales y más allá de la
experiencia de cada día”.
( Propone trabajar sobre el proceso de organización del evento más
que sobre el producto final para comprender mejor su sentido)
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Eventos: una estrategia de comunicación
Definiciones eventos

2. Shone y Parry: “Un fenómeno que surge de las ocasiones no
rutinarias en las que se produce esparcimiento, a partir de unos
objetivos culturales, personales u organizacionales, y que está
desvinculado de las actividades o de la vida cotidiana, cuyo
propósito es iluminar, celebrar, animar o desafiar la experiencia de
un grupo de personas”.
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Eventos: una estrategia de comunicación
Definiciones eventos

3. “La organización de eventos es el proceso por el cual un
evento es planificado, preparado y producido. Como cualquier
otra forma de organización abarca la evaluación, definición,
adquisición, asignación, dirección, control y análisis del
tiempo, presupuesto, personal, productos, servicios y otros
recursos para conseguir los objetivos. El trabajo del
organizador de eventos es supervisar y resolver cualquier
aspecto de un evento, incluida la investigación, planificación,
organización, implementación, control y evaluación del diseño
de un evento, actividades y producción”. EMBOK (Events
Management Body of Knowledge)
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Eventos: una estrategia de comunicación
Definiciones eventos

4. Un evento es una ACTIVIDAD DE COMUNICACIÓN.
Se da a partir del diseño e implantación de una estructura de recursos
humanos, materiales y simbólicos, cuya evolución dinámica ( evolución
en el tiempo de la estructura) tiene como cometido producir un conjunto
de efectos comunicacionales deseados, sobre unos públicos
predefinidos.
“........un evento corporativo siempre es un hecho comunicacional en el
cual alguien dice algo a un grupo de personas reunidas, utilizando para
ello un conjunto de recursos que lo ayudan a decirlo más fuerte.”
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Eventos: una estrategia de comunicación
El evento como actividad de comunicación

5.
Es entonces una actividad que involucra personas y un conjunto de
recursos, es una instancia colectiva que ocurre en un lugar dado en un
momento dado y mediante la cual una entidad, cliente o dueño, le
comunica a un público predeterminado, un cierto mensaje emitido en
forma de vivencia o experiencia multisensorial y directa.
En el evento, emisor y receptor se “sumergen” en el
mensaje, aumentando los ordenes de contacto entre el
emisor, el mensaje y el público.
Los niveles ( visual, auditivo, gustativo, recreativo, informativo, etc) de
emisión del mensaje se diversifican y en su interacción producen
sinergia. Esto último potencia el nivel de impacto del mensaje que se
ha vuelto una vivencia ( cono de Dale).
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6. La recepción, procesamiento y registro interno de la experiencia, por
parte de los públicos involucra mecanismos racionales, afectivos y
emocionales. Estos mecanismos, que asignan atributos y valoraciones,
actuaran como plataformas cognitivas desde donde los públicos
construyen su perspectiva en relación al mensaje corporativo. Se
genera así un nuevo status de IC desde donde los públicos asignan
identidad y diferencia, referencia y como síntesis una actitud de mayor
o menor preferencia.
Del alineamiento de este resultado con los objetivos estratégicos del
cliente dependerá el mayor o menor acierto de nuestra acción
profesional.
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Eventos: una estrategia de comunicación

7. Pero, ¿qué lo caracteriza frente a otras actividades de
comunicación?
Lo experiencial.
Lo vivencial.
El receptor se encuentra “inmerso” en el mensaje
Se produce lo que algunos han definido como “shock perceptivo”:
sorprende, emociona, involucra y por eso PERSUADE
En tal sentido el evento puede ser considerado una forma de la
RETORICA. Actúa como una metáfora de lo que que queremos
decir.
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8. Seminario-Taller
Eventos: una estrategia de comunicación
Decimos entonces que, en el repertorio de acciones de
comunicación, hay una que se distingue: EL EVENTO, que tiene la
particularidad y la importancia de “sumergir” al receptor en el
mensaje, envuelve a los “públicos objetivos”, les permite vivenciarlo.
Esto aumenta la eficacia de la comunicación en el sentido de imagen
actitud (IA)
Ese es el vínculo que se pretende modificar y que requiere ser
diseñado, planificado, organizado y ejecutado desde una perspectiva
de administración profesional.

9. ¿Por qué es importante experimentar, vivenciar, una acción de
comunicación?
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Cono de Dale

10. “Los eventos, que eran poco más que la fiesta con los clientes cuando
se lanzaba un nuevo producto se han convertido en una herramienta
de marketing seria, estratégica en muchos casos, y que forma parte de
cualquier plan de marketing serio.”
Erick Mottard
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11. Esa profesión, la del organizador de eventos, articula información
sobre necesidades y necesidades de comunicación, con objetivos que
son principalmente de comunicación e imagen.
Operará desde la identidad del que demanda o posee una necesidad,
a través de la implantación de la acción de comunicación (evento),
generando un nuevo estatus de apreciación y valoración de los
públicos objetivo.
La implantación de la acción de comunicación comienza con el
registro de necesidades de comunicación de la parte demandante o
potencial demandante, pasando a una etapa de elaboración de
modelo el que será implantado hasta su consecución y
administración de resultados.
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12.
Un modelo es una representación de la realidad generada con
un objetivo específico. Este tiene que ver con la satisfacción
de una necesidad.
Desde la perspectiva profesional, la construcción de un
modelo representa la anticipación conceptual de un
dispositivo cuya acción, de ser ejecutada según el modelo,
producirá un efecto deseado sobre unos públicos objetivo,
según un presupuesto dado de recursos (brief).
De aquí en más comenzaremos a analizar cuáles son los
pasos que nos permitirán construir ese modelo.
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13.
El diseño del modelo comienza con la obtención de la información
necesaria y suficiente, en relación a las necesidades de la
demanda (real o potencial).
Esta información deberá ser procesada de forma tal que permita
prefigurar objetivos/satisfactores así como el diseño de los
dispositivos que una vez aplicados generarán el emergente:
objetivo/s cumplido/s.
Es el momento de las estrategias así como de la definición de la
tríada N-O-T.
Acordamos con el demandante: porque ocurre tal cosa,
necesitamos que ocurra esta otra, para lo cual diseñamos, con un
presupuesto dado, una tarea (quién, qué, cómo, con qué) para
que se cumplan esos objetivos
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14.
Para la implantación de esta estructura y para que a su vez la
misma funcione en el sentido predefinido de cumplimiento de
objetivos, satisfacción de los públicos, trabajamos en tres etapas.
1) Lo previo al evento
2) El evento
3) El pos evento
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15. Preproducción Producción Pos Prod
Planificación Organización Mando Evento Control
Investigación –
Brief.
Acuerdos básicos:
público objetivo,
necesidades y
prioridades,
definición de
objetivos,
Presupuesto
asignado.
Plan estratégico
Conceptualización
Programa o
esquema
maestro
Plan operativo:
• Implantación
• Comunicación
• MKT y Comerc.
Actividades-
Subactividades-
Necesidades:
•materiales
•RRHH
•Servicios
Presupuestos
Aplicación del
plan operativo
Herramientas:
Act-presup
Gantt
Checklist
Timing
Guión
Programa del
evento
Sobre
capacidad
instalada, con
los públicos
convocados
Ejecución del
programa del
evento
Balance,
cierres y
administración
de resultados
y
repercusiones
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