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89535-10540365 El inventario es un activo circulante necesario que permite al proceso de producción- venta operar con un mínimo de alteraciones. Al igual que las cuentas por cobrar el inventario representa una inversión significativa para la mayoría de las empresas. Para el fabricante promedio, representa alrededor del 42% de los activos circulantes y aproximadamente el 18% de los activos totales. Normalmente, el gerente de finanzas actúa como un “vigilante” y un asesor en asuntos concernientes al inventario; no tiene un control directo sobre el inventario, pero sí proporciona asesoría en el proceso de alimentación del inventario. El costo aproximado para mantener sus inventarios es altísimo, por eso el mantener niveles excesivos de inventarios puede arruinar a la compañía, ya que tienen que reducir los precios y absorber las pérdidas, y si faltan puede reducir las ventas, ahora mantienen los niveles de inventarios de acuerdo a los pronósticos de ventas. Los inventarios se clasifican como: Materia prima Producción en proceso Artículos terminados. La adecuada administración de inventarios requiere de una estrecha coordinación entre los departamentos de ventas, mercadotecnia, compras, producción y finanzas. La administración de inventarios se centra en 4 aspectos básicos: Número de unidades que deberán producirse en un momento dado. En qué momento debe producirse el inventario. Que artículos del inventario merecen atención especial. Podemos protegernos de los cambios en los costos de los artículos en inventario. TIPOS DE INVENTARIO Los tres tipos básicos de inventario son el de materias primas, el de producción en proceso y el de productos terminados. El inventario de materias primas: está integrado por artículos que adquiere la empresa para usarlos en la manufactura de un producto terminado. El inventario de producción en proceso: está conformado por todos los artículos que se encuentran en producción en ese momento. El inventario de productos terminados: consiste en artículos producidos pero que aún no se han vencido. LA RELACIÓN ENTRE EL INVENTARIO Y LAS CUENTAS POR COBRAR El nivel y la administración del inventario y de las cuentas por cobrar se relacionan estrechamente, por ejemplo. En el caso de las empresas de manufactura, cuando se vende un artículo, se desplazan del inventario a las cuentas por cobrar y finalmente al efectivo. La relación entre inventarios y cuentas por cobrar depende de las decisiones que se toman en todas las áreas de la empresa (finanzas, mercadotecnia, manufactura y compras). El Gerente de Finanzas necesita tomar en cuenta la interacción entre el inventario y las cuentas por cobrar al diseñar estrategias y tomar decisiones con el proceso de producción-ventas. La efectividad con que se administren sus cuentas por cobrar es muy importante para su rentabilidad y para su riesgo. El objetivo básico de la administración de crédito consiste en aumentar las ventas rentables y aumentar así el valor de la empresa al extender crédito a los clientes dignos.El administrador de crédito estará en condiciones de desempeñar un papel importante dentro de la organización tan solo cuando pueda obtener y analizar información financiera acerca de sus clientes y de sus industrias. El proceso de Administración de Créditos se inicia al momento del registro del crédito otorgado (generalmente es al momento de la firma de la escritura) y termina al momento del pago de la última cuota del crédito otorgado (también considera la administración de las actividades de cobranza prejudicial, judicial y regularización de los dividendos morosos). La administración de las cuentas por cobrar inicia con la decisión de si debe o no otorgar crédito, si las cuales no se controlan adecuadamente podrían alcanzar niveles excesivos, disminuyendo los flujos de efectivo y las malas cuentas se cancelarán afectando las utilidades sobre ventas. Por esto es necesario establecer un buen sistema de control. Las cuentas por cobrar dependen del nivel de ventas a crédito y del periodo de cobranza, los incrementos en las cuentas por cobrar deben ser financiados de alguna manera y el monto total de las cuentas por cobrar no tienen que ser financiadas en su totalidad y no representa una salida de flujo de efectivo. Conclusión. Siendo las cuentas por cobrar uno de los activos circulantes dominantes mantenidos por las empresas, el control que se ejerce sobre ellas debe ser muy preciso. Una de las funciones primordiales de toda empresa es la del Ciclo de Ingresos ya que es la que ayuda a llegar a los objetivos de toda empresa es decir generar utilidades por ello deben de contar con un adecuado control interno en su función y en todas las áreas de producción, administración y finanzas. Uno de los principales problemas en el adecuado manejo de las finanzas de un negocio, es sin duda asegurar el retorno de la inversión, uno de los canales por los que se dan más perdidas es por el exceso de cuentas incobrables o de lenta recuperación pues los costos derivados de estas impactan de manera directa en las utilidades de la empresa. Pero el crédito es el motor de las ventas, por lo que no podemos dejar de promoverlo y otorgarlo, es decir, la solución para reducir el número de cuentas incobrables o incrementar la recuperación de las cuentas no está en limitar o reducir los créditos, sino en otorgarlos sobre bases sólidas y bien planificadas. Los principales factores que deben tomarse en cuenta, para decidir si se otorga o no crédito, son nombrados como las cinco \"
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del crédito y son los siguientes: CARÁCTER Probabilidad de que los clientes traten de honrar sus obligaciones, implica una promesa de pago, donde el factor moral es el más importante. La evaluación del carácter o solvencia moral de un cliente debe hacerse a partir de elementos contundentes, medibles y verificables tales como: Pedir Referencias Comerciales a otros proveedores con quienes tenga crédito. Obtener un Reporte de Buró de crédito Verificar demandas judiciales Obtener Referencias Bancarias (Por medio de una carta o pedirlas directamente al banco). CAPACIDAD La habilidad del cliente para pagar sus cuentas, se mide por sus records anteriores de los clientes, por sus métodos de negocio, por la observación física de su planta y almacenes. Para su evaluación se toma en cuenta la antigüedad, el crecimiento de la empresa, sus canales de distribución, actividades, operaciones, zona de influencia, número de empleados, sucursales, etc. CAPITAL Es la condición financiera de cada empresa, a través del análisis de sus estados financieros y de sus razones de riesgo COLATERAL Son los activos que los clientes pueden ofrecer como garantía para obtener el crédito. CONDICIONES Son las tendencias económicas y desarrollos de ciertas regiones que pudieran afectar a los clientes para satisfacer sus obligaciones. La antigüedad es una técnica que indica la proporción del saldo de las cuentas por cobrar que ha estado pendiente durante un periodo de tiempo específico. Esta técnica requiere que las cuentas por cobrar de la empresa se dividan en grupos basados en el momento de su origen. Esta división se realiza en periodos de un mes, retrocediendo tres o cuatro meses. Es una Análisis de los débitos que integran cada uno de los saldos a cargo de clientes, tomando como base la fecha de la factura o la fecha de vencimiento. Esta forma de análisis se usa como auxiliar en la determinación de saldos vencidos y de dudosa recuperación. El envejecimiento de la cuenta por cobrar a sus clientes se identifica problemas, y también le permite gestionar sus políticas de crédito basadas en estándares de la industria. Si sus cuentas por cobrar son anormalmente largas, usted sabe que debe trabajar más en la recogida de los artículos que ya se han vendido. Si por el contrario, sus cuentas por cobrar son anormalmente cortos, es posible que pueda aumentar las ventas, aliviando sus políticas de crédito. El envejecimiento del informe de cuentas por cobrar es generalmente generado por la clasificación facturas de venta no remunerado en el mayor auxiliar, por primera vez por los clientes y luego por la fecha de las facturas de venta. Si una empresa vende mercancía (o presta servicios) y permite a los clientes a pagar 30 días más tarde, este informe se indicará la cantidad de sus cuentas por cobrar se ha vencido. Asimismo, se informa en qué medida el pasado por las cuentas. Nota: Además el envejecimiento de las cuentas por cobrar también se puede utilizar para calcular el saldo del crédito necesario en la provisión de una empresa para cuentas incobrables. NORMAS DE VENTAS Si una empresa extendiera crédito sobre las ventas solo a sus clientes fuertes, tendría pocas pérdidas por cuentas malas y pocos gastos por operar un departamento de crédito; al hacer esto probablemente estaría perdiendo ventas, y las utilidades que se abandonaron sobre estas ventas podrían ser mucho mayores a los costos implícitos en la extensión del crédito necesarias para hacer ventas a clientes más débiles. La determinación de las normas óptimas de crédito implica igualar los costos increméntales asociados con una política activa de crédito con las utilidades increméntales provenientes del aumento en ventas. Los costos increméntales incluyen costos de producción y de ventas, así como aquellos costos asociados con la calidad de las cuentas marginales, o costos de crédito. Estos costos de crédito incluyen. Pérdidas por incumplimiento de pago o por cuentas malas. Costos elevados de investigación y cobranzas. Mayores costos asociados con el capital invertido en las cuentas por cobrar provenientes de ventas a clientes con menor dignidad de crédito, quienes pagan sus cuentas más lentamente, y quienes consecuentemente hacen que el periodo promedio de cobranza se vea agrandado. TÉRMINOS DE VENTAS Los términos de venta se indican en las facturas (pago anticipado, crédito 30 días, contra entrega, etc.) Si la situación financiera del Comprador resultara en la inseguridad del Vendedor a su entera e irreputable duda hacia la total posibilidad de cobranza del precio de compra, el Vendedor podrá, sin necesidad de notificación al Comprador, demorar o posponer la entrega de los productos; y el Vendedor, a su propia elección, estará autorizado a modificar los términos a pago total o parcial por anticipado al embarque del total o faltantes del pedido. En el caso de que el Comprador falle en el pago del precio de compra de ésta, o cualquier otra orden de compra, el Vendedor, sin perjuicio de cualquiera de los demás remedios legales, podrá retrasar la entrega, cancelar este pedido, o vender a terceros los productos pendientes de entrega a la cuenta del Comprador y aplicar tales productos como un abono, sin arreglo o deducción, de cualquier tipo, contra el precio de compra del contrato, y el Comprador estará de acuerdo en pagar el saldo debido al Vendedor cuando le sea solicitado. El Comprador está de acuerdo en pagar todos los costos, incluyendo, pero no limitado a, cargos razonables por Intereses moratorios, abogados y contabilidad así como otros gastos de cobranza como resultado de falla por parte del Comprador de los términos aquí asentados. El desarrollo de modelo no es un trabajo reciente en el campo de la administración. Los esquemas de balance de la empresa representan modelos generales que simplifican la realidad de la empresa, pero que son capaces de proveer información para la toma de decisiones de los ejecutivos. En otros casos los modelos, dan una o más alternativas que permiten lograr el mejor desempeño del sistema. El Sistema ABC Es la Técnica de Administración del Inventario que lo divide en tres grupos de importancia decreciente, con base en la inversión en dólares de cada uno y permite determinar el nivel y los tipos de procedimientos que se requieren para controlar el inventario. Grupo A: Incluyen los artículos que requiere la mayor inversión en dólares, está integrado por el 20% de los artículos de inventario, que representan el 80% de la inversión en dólares de la empresa. Grupo B: Esta conformado por los artículos que constituyen el siguiente inventario mas grande. Estos se controlan por medio de la verificación periódica de sus niveles. Grupo C: Incluye los artículos más numerosos que representan una inversión en dólares relativamente pequeña. Se podrían controlar mediante procedimientos sencillos como un método de línea roja (consiste en ordenar un nuevo pedido cuando el inventario contenido en una caja disminuye en tal cantidad que queda al descubierto una línea roja dibujada alrededor del interior de la caja.) El modelo de la cantidad económica de pedido (CEP) Una técnica de Administración del Inventario que se utiliza para determinar la cantidad optima del pedido de un artículo, la cual minimiza el total de los costos de pedido y de mantenimientos en Inventarios. Costo de pedido: Los Costos Administrativos fijos por ordenar y recibir un pedido de inventario. Costo de mantenimiento inventario: los costos variables por unidad que se generan por mantener un artículo en inventario, durante un periodo de tiempo específico. Costo total: es la suma del costo de pedido y el costo de mantenimiento en inventario. El Punto de reorden: Es el momento en que se requiere ordenar inventario expresado por medio de la ecuación: Punto de reorden = Plazo para ordenar y recibir pedidos X Uso diario. Sistema de planeación de los requerimientos de materiales (PRM) Un sistema de administración del inventario que utiliza los conceptos de la CEP y una computadora para comprar las necesidades de producción con los saldos de inventario disponibles, y determinar el momento adecuado para ordenar las diversas partidas de la cuenta de materiales de un producto. Sistema Justo a Tiempo (JAT) Es un sistema de administración del inventario que minimiza la inversión en este al recibir los materiales en el momento exacto en que se requiere para la producción. ANÁLISIS DEL CRÉDITO El análisis de crédito se dedica a la recopilación y evaluación de información de crédito de los solicitantes para determinar si estos están a la altura de los estándares de crédito de la empresa. Haciendo caso omiso de si el departamento de crédito de la empresa está evaluando los méritos para el crédito de un cliente que desee hacer una transacción específica o de un cliente regular para establecer una línea de crédito, los procedimientos básicos son los mismos, la única diferencia es la minuciosidad del análisis. Con frecuencia, las empresas establecen procedimientos que utilizaran en el análisis del crédito, es decir, en la evaluación de los solicitantes de crédito. A menudo, no solo deben determinar la solvencia de crédito de un cliente, sino también la cantidad máxima de crédito que este es capaz de mantener. Una vez hecho esto la empresa establece una línea de crédito, es decir, la cantidad máxima que un cliente puede adeudar a la empresa en cualquier momento. Los dos pasos básicos en el proceso del análisis de crédito son: Obtener información de crédito Analizar la información para tomar la decisión del crédito. POLÍTICA DE COBRANZAS La política de cobro de la empresa consiste en sus procedimientos para recuperar las cuentas por cobrar, cuando éstas se vencen. La eficacia de esta política se evalúa, observando el nivel de gastos por deudas de cobro dudoso. Este nivel depende no sólo de la política de cobro, sino también de la política de crédito de la empresa. Si uno supone que el nivel de deudas de cobro dudoso, atribuible a la política de crédito, es relativamente constante, se espera que el aumento de los gastos de cobranza reduzcan las deudas de cobro dudoso. Los diferentes procedimientos de cobro que aplique una empresa están determinados por su política general de cobranza. Cuando se realiza una venta a crédito, concediendo un plazo razonable para su pago, es con la esperanza de que el cliente pague sus cuentas en los términos convenidos para asegurar así el margen de beneficio previsto en la operación. En materia de política crediticia se pueden distinguir tres tipos de políticas, las cuales son; políticas restrictivas, políticas liberales y políticas racionales. Políticas restrictivas.- Esta política contribuye a reducir al mínimo las pérdidas en cuentas de cobro dudoso y la inversión de movilización de fondos en las cuentas por cobrar. Pero a su vez pueden traer como consecuencia la reducción de ventas y márgenes de utilidad. Políticas Liberales.- Otorgan créditos considerando la competencia, no presionan el proceso de cobro y son menos exigentes para el pago de las cuentas. Trae como consecuencia un aumento de las cuentas por cobrar y pérdidas en cuentas incobrables, no estimula aumentos compensadores en las ventas y utilidades. Políticas racionales.- Son aquellas que deben aplicarse de tal manera que se logre producir un flujo normal de crédito y de cobranzas; se implementan con el propósito de que se cumpla el objetivo de la administración de cuentas por cobrar y de la gerencia financiera en general. Este objetivo consiste en maximizar el rendimiento sobre la inversión de la empresa.

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