Este documento proporciona información sobre gestión documental. Explica que la gestión documental implica administrar el flujo de documentos en una organización, permitir la recuperación de información y determinar el tiempo de retención de documentos. También presenta la visión y misión de la empresa, así como capacitaciones en temas como organización, ordenación, descripción y digitalización de documentos. Finalmente, incluye tablas sobre porcentajes y el planteamiento del plan de capacitación documental de la organización.

1. Página1
ue es la
gestión
documental?
Se entiende por gestión
documental el conjunto
de normas técnicas y
prácticas usadas para
administrar el flujo de
documentos de todo tipo
en una organización,
permitir la recuperación
de información desde
ellos, determinar el
tiempo que los
documentos deben
guardarse, eliminar los
que ya perdieron su
valor informativo.
Visión
Para el año 2020 ser
reconocida como una
empresa líder en la
conservación y
preservación del
patrimonio documental.
Misión
Implementar medios
tecnológicos para la
organización de
Archivos.
Contactos
gestiondocumental29@outlook.com
¿Quiénes somos?
Visión
Misión
Contactos
Bogotá - Colombia
¿Q

2. Página2
Capacitaciones
La capacitación
documental
Objetivo
Brinda herramientas
conceptuales y
metodológicas en
materia de gestión
documental a los
funcionarios de las
empresas que necesiten
este servicio y que
permitan el
cumplimiento de las
políticas y
procedimientos
enmarcados en el
Programa de Gestión
Documental
Alcance:
El plan de capacitación
en gestión documental
contempla las
actividades de
capacitación necesarias
para la implementación
del Programa de
Gestión Documental a
nivel nacional,
enmarcado en el Plan
Institucional de
Capacitación.
Tabla 1 Capacitaciones en:
Organización Ordenación descripción
Transferencias Auditorias Foliación
Digitalización
Innovación en métodos
tecnológicos sobre:
 Organización.
 Tablas de Retención
documental.
 PGD.
 Procesos Archivísticos.
ORGANIZACION CLASIFICACION ORDENACION
DESCRIPCION PROCEDIMIENTOS
En cumplimiento de la
Ley 594 de 2000 y del
Decreto 2609 de 2012,
Ley 1712 de 2014 se
publica el Programa de
Gestión Documental/PGD
del Archivo General de la
Nación - Jorge Palacios
Preciado. Este
documento señala parte
de la planeación
estratégica del proceso
de gestión documental de
la Entidad, indicando las
estrategias a implementar
en corto, mediano y largo
plazo, para el
mejoramiento de la
prestación de servicios,
desarrollo de los
procedimientos y de
programas específicos. El
PGD se encuentra
articulado con el Plan
Estratégico Institucional y
del Plan de Acción Anual
y fue aprobado por el
Comité de Desarrollo
Administrativo y adoptado
mediante la Resolución
047 de 2015.
Resolución 047 de 2015
Tabla 2 Porcentajes

3. Página3
Generalidades:
La asistencia a las
capacitaciones en
materia de gestión
documental es un
compromiso de cada
uno de los funcionarios.
La programación de las
fechas para las
actividades de
capacitación dependerá
de los tiempos
establecidos en el Plan
Institucional de
Capacitación. Los
contenidos de
capacitación en el plan
se encuentran
enmarcados en la
implementación del
Programa de Gestión
Documental. Todas las
actividades de
capacitación serán
evaluadas para medir el
impacto y la efectividad
de las mismas.
Tabla 3 Planteamiento
ROL RESPONSA
BLE
ACTIVIDA
D
Presidente Presidente
de la
Compañía
Respaldar
y asegurar
el
cumplimie
nto del
plan una
vez se
apruebe
por el
comité SIG
y
Desarrollo
Líder del
Plan de
Capacitaci
ón en
Gestión
Document
al
Gerencia de
Logística
Establecer,
actualizar
y
mantener
el Plan.
Implement
ar y
verificar el
cumplimie
nto del
Plan.
Realizar
seguimient
o al Plan y
establecer
las
acciones
de mejora
en caso de
ser
necesarias.
Líder del
Plan
Institucion
al de
Capacitaci
ón.
Gerencia de
infraestruct
ura y
soluciones
de Tics.
En este folleto
empresarial quisimos
dar a onocer el diferente
proceso que se realizan
a la hora de organizar
sus expedientes,
Archivos, fondos y
demás procedimientos
que hacen parte de la
GESTION
DOCUMENTAL.
planeaci
on
control
Analisis
ejecucio
n
direccio
n
Actividad
Antes
Despues