Modelo de sistema operativo de gestión para cualquier organización. Procesos, Organigrama, Roles, Sistema de gestión y Sistema de información

1. Sistema Operativo Empresarial
Procesos-Organigrama-Personas
POP
2015

2. ¿Cuál es la problemática?
1 | Optimización de Procesos y Sistemas Industriales
La respuesta a todas estas preguntas es: Sistema Operativo Empresarial – POP; en él se definen y
estructuran los niveles de responsabilidad, funciones y seguimiento de toda la organización
alineados con la estrategia de la empresa
¿Cómo podría aumentar
el nivel de proactividad
del personal?
¿Es normal que no
haya comunicación
fluida entre diferentes
departamentos?
¿Puedo alinear los
objetivos personales con
los empresariales?
¿Por qué cuesta
tanto conseguir
que el personal
tome decisiones?
¡¡¡Nos hemos gastado
mucho dinero en Software y
continúan los problemas!!!

3. Las organizaciones que funcionan tienen…
2 | Optimización de Procesos y Sistemas Industriales
FeedBackGround propone este esquema para
definir las organizaciones que consiguen buenos
resultados. Estas, como mínimo, tienen en común:
• Visión estratégica bien definida y comunicada
• Roles y procesos claros
• Buen ambiente de trabajo
La disciplina y el rigor empresarial son claves para
conseguir los tres objetivos

4. Planificación estratégica, con definición
de objetivos estratégicos y principales indicadores
Es el nivel en que se realizan actividades, tareas del día a día,
rutinas, reuniones, decisiones, asunción de responsabilidades, etc
Definición y estructuración de las relaciones
entre el día a día del personal y la estrategia
¿Qué entendemos por Sistema Operativo
Empresarial -POP?
3 | Optimización de Procesos y Sistemas Industriales
Es el sistema organizativo de la empresa que relaciona el día a día de los empleados con la
estrategia, mediante la definición e integración de cinco aspectos: Procesos, Organigrama,
Personas, Sistema de gestión y Sistema de Información
Nivel Estratégico
Nivel Lógico
Nivel Operacional

5. Asunción de responsabilidades sobre procesos (Process Owner)
Definición de KPIs (Key Process Indicators) y seguimiento periódico
Definición clara y bien comunicada de los diferentes niveles de
procesos de la organización. Generalmente nivel 0, 1 y 2
Desarrollo, estandarización y mejora de los procesos,
priorizando en función de recursos disponibles y procesos clave
Mapa de procesos
4 | Optimización de Procesos y Sistemas Industriales
¿Porqué cuesta tanto
conseguir que el personal
tome decisiones?
Es importante que cualquier actividad, tarea, reunión, decisión, etc de todos los empleado de la
organización se puedan encajar en el mapa de procesos de la organización. Nada debería estar
fuera del esquema global de procesos. Incorpora visión transversal de la empresa

6. Asunción clara de responsabilidades a nivel de departamentos,
funciones, roles, procesos Indicadores y dependencias
En caso de ser necesario, diferenciar las funciones de los
departamentos corporativos de los de nivel de planta y sites
Definición del organigrama orientado a la mejor ejecución
de los procesos descritos
Organigrama
5 | Optimización de Procesos y Sistemas Industriales
¿Cómo podría aumentar el
nivel de proactividad del
personal?
De los diferentes proyectos realizados por FeedbackGround se deduce que en más del 87%
de los casos, uno de las principales motivos de preocupación de los empleados es la falta
de definición de roles y asunción de responsabilidades

7. Alineación de los objetivos empresariales con los personales
Asignación clara de responsabilidades y funciones para cada
puesto de trabajo. Material necesario
Definición actualizada de cada puesto de trabajo y de las relaciones
con el resto de departamentos y procesos
Roles y responsabilidades
6 | Optimización de Procesos y Sistemas Industriales
¿Es normal que no haya
comunicación fluida entre
diferentes departamentos?
La indefinición de las responsabilidades de las personas y departamentos genera
conflictos entre las mismas que acaba provocando incomunicación dentro la empresa

8. Simplificación y optimización constante de indicadores e
informes de gestión
Seguimiento riguroso y disciplinado de los indicadores e informes de
gestión de la organización
Definición y estructuración de los principales indicadores de la
organización – KPIs (Key Performance Indicators)
Sistema de gestión
7 | Optimización de Procesos y Sistemas Industriales
Es el sistema que garantiza que estamos alineados con los objetivos estratégicos y operativos
que se ha marcado la organización mediante el seguimiento riguroso y sistemático de los
indicadores clave (KPIs)
¿Puedo alinear los objetivos
personales con los
empresariales?

9. Es importante tener como objetivo a medio/largo plazo la eliminación
de los Excels de gestión. Generan conflictos y pérdida de tiempo
Potenciar la comunicación automática entre los diferentes sistemas y
actualizar los datos según la periodicidad requerida
Elaboración del mapa de sistemas que de cobertura a todos los
procesos de la organización
Sistemas de información
8 | Optimización de Procesos y Sistemas Industriales
El sistema de información tiene que estar al servicio de los procesos y organigrama de la
organización, buscando la automatización de procesos e intercambio automática de información
entre sistemas
!!!Nos hemos gastado
mucho dinero en Software y
continúan los problemas!!!

10. Beneficios de un Sistema Operativo actualizado
9 | Optimización de Procesos y Sistemas Industriales
 Reduce el número de conflictos entre personas y departamentos
 Alinea las acciones de los empleados, evitando esfuerzos innecesarios
 Permite la mejora continua de los procesos y por definición, del resultado de la empresa
 Mejora el ambiente laboral, aumentado el nivel de compromiso y proactividad
 Facilita la delegación y la petición de responsabilidades
 Reduce el gasto en Sistemas de Información y errores en el uso de ofimática
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10 | Optimización de Procesos y Sistemas Industriales