El documento explica el concepto de mercado desde diferentes perspectivas. Brevemente, un mercado puede ser entendido como el lugar donde se reúnen vendedores y compradores, o como el conjunto de compradores y vendedores que realizan transacciones sobre un producto o servicio. También se describe el mercado desde el lado de la oferta y la demanda para un producto específico, las motocicletas. Finalmente, se explica que para una empresa, el mercado es el grupo de todos los compradores reales o potenciales de un producto o servicio.

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El mercado
Cuando
pensamos
en
un
mercado
imaginamos un lugar físico donde se reúnen
vendedores y compradores para intercambiar
productos y servicios.
Para un economista el concepto es un poco más
amplio, y describe el mercado como todos los
compradores y vendedores que realizan transacciones
sobre un producto o servicio.
Pensemos en el mercado de las motocicletas:
Desde el lado de la oferta, el
mercado está formado por todas
las empresas que ofrecen el mismo producto Honda, Suzuki, Yamaha, Ducati, Triumph,
etc...
Al conjunto de empresas que comercializan el mismo producto se le llama sector con lo
que podemos hablar del sector de la motocicleta.
Desde el lado de la demanda, el mercado está formado
por todas aquellas personas o empresas que adquieren
ese producto, en nuestro caso estaría formado por todos
los consumidores y organizaciones que compran motos.
En el interior de la empresa, para el responsable de marketing de una
empresa, el mercado es el grupo de todos los compradores reales o
potenciales de un producto o servicio.
Para saber más...
La Industria Alimentaria en las Comunidades Autónomas
http://www.mercasa.es/nueva/revista/pdf73/industria.pdf
Los Mercados Mayoristas
http://www.mercasa.es/nueva/revista/pdf72/mercados_mayoristas.pdf
Autoevaluación
Cuando hablamos de de mercado, entendemos:
a)
Lugar donde se reúnen vendedores y compradores para intercambiar
productos y servicios.
b)
Conjunto de compradores y vendedores que realizan transacciones
sobre un producto o servicio.
c)
Desde el lado de la oferta, el mercado está formado por todas las
empresas que ofrecen el mismo producto.
d) Todas son ciertas.
Organización de las compras
El mercado

2. Cuando
pensamos
en
un
mercado
imaginamos un lugar físico donde se reúnen
vendedores y compradores para intercambiar
productos y servicios.
Para un economista el concepto es un poco más
amplio, y describe el mercado como todos los
compradores y vendedores que realizan transacciones
sobre un producto o servicio.
Pensemos en el mercado de las motocicletas:
Desde el lado de la oferta, el
mercado está formado por todas
las empresas que ofrecen el mismo producto Honda, Suzuki, Yamaha, Ducati, Triumph,
etc...
Al conjunto de empresas que comercializan el mismo producto se le llama sector con lo
que podemos hablar del sector de la motocicleta.
Desde el lado de la demanda, el mercado está formado
por todas aquellas personas o empresas que adquieren
ese producto, en nuestro caso estaría formado por todos
los consumidores y organizaciones que compran motos.
En el interior de la empresa, para el responsable de marketing de una
empresa, el mercado es el grupo de todos los compradores reales o
potenciales de un producto o servicio.
Para saber más...
La Industria Alimentaria en las Comunidades Autónomas
http://www.mercasa.es/nueva/revista/pdf73/industria.pdf
Los Mercados Mayoristas
http://www.mercasa.es/nueva/revista/pdf72/mercados_mayoristas.pdf
Autoevaluación
Cuando hablamos de de mercado, entendemos:
a)
Lugar donde se reúnen vendedores y compradores para intercambiar
productos y servicios.
b)
Conjunto de compradores y vendedores que realizan transacciones
sobre un producto o servicio.
c)
Desde el lado de la oferta, el mercado está formado por todas las
empresas que ofrecen el mismo producto.
d) Todas son ciertas.
Organización de las compras
Estructura del mercado
La empresa puede perder beneficios si supervalora o infravalora un mercado. Para evitar equivocarse es
importante que la empresa estime el tamaño actual del mercado y su potencial futuro.
La primera decisión es la de elegir qué tipo de mercado se desea medir:

3. Pensemos en una empresa que
fabrica cunas artesanales para
bebés, que desea estimar su
mercado para este año.
El mercado potencial total está formado por
todos los consumidores que pueden adquirir
ese producto. En nuestro ejemplo estará
constituido por todas las familias que vayan a
tener un niño este año, es decir, 100.000.
Hay parte de ese mercado que no
puede adquirir una cuna o no desea
adquirirla, por lo que se reduce el
número de personas que compraría el producto. Podemos hablar del
mercado potencial real.
En nuestro ejemplo el 10 % de las familias adquieren directamente una
cama para sus bebés, y el 30 % utilizarán la cuna de sus hermanos o
primos, con lo que el mercado potencial real está compuesto por 60.000
familias.
Únicamente el 40 % del mercado potencial real compra cunas artesanales,
con lo que hablaremos del mercado potencial actual, que es de 24.000
familias.
De estas familias, únicamente la mitad es de clase media, que es el grupo al
que la empresa ha decidido servir ya que el trato con ellas es muy ágil y cordial.
Podemos hablar del mercado servido que se compone de 12.000 familias.
Autoevaluación
El mercado servido es la parte del mercado potencial real a la que la empresa ha decidido
servir.
a) Verdadero
b) Falso
Mercado potencial es una parte del mercado potencial real
a) Verdadero
b) Falso
El mercado potencial es el grupo de consumidores que pueden y desean adquirir un
producto
a) Verdadero
b) Falso

4. El mercado potencial real es la parte del mercado potencial que desea adquirir el producto
a) Verdadero
b) Falso
Organización de las compras
Tipología de mercado
Podemos encontrar diferentes tipos de mercados y
en cada uno de ellos la manera de actuar es
diferente.
Los mercados se suelen clasificar en función de
las características de los compradores o de la
naturaleza de los productos.
Si clasificamos los mercados en función de las
características de los compradores, encontramos
dos grupos de mercados: mercados de consumo y mercados organizacionales.
Organización de las compras
Mercado organizacional
El mercado organizacional está compuesto por todas aquellas organizaciones que
adquieren bienes y servicios para usarlos en la producción de otros bienes, para poder
desarrollar su trabajo, o para revenderlos.
Vemos, por tanto, que los motivos por los que las empresas necesitan comprar bienes o servicios a otras
organizaciones son de tres tipos:
Para incorporarlos a sus procesos productivos. Por ejemplo, cuando Mercedes compra neumáticos a
Michelin para incorporarlos a sus vehículos.
Para poder desarrollar sus actividades. Por ejemplo, cuando Mercedes contrata con Prosegur la vigilancia
de sus instalaciones.
Para revenderlos. Por ejemplo, cuando Carrefour compra a Saimaza café para venderlo a los
consumidores.

5. Organización de las compras
Mercado de consumo
El mercado de consumo está formado por las personas que compran productos o servicios
para satisfacer sus propias necesidades o las de sus hogares.
Los mercados de consumo pueden dividirse en función de la naturaleza de los bienes que comercialice en tres
tipos: de productos perecederos, de productos duraderos y de servicios.
Los mercados de productos perecederos son los que se caracterizan porque los productos son tangibles
y dejan de ser útiles una vez que son usados. Por ejemplo, el mercado del pescado fresco o de la
prensa.
Los mercados de productos duraderos son aquellos en los que se comercializan productos que permiten
varios usos satisfaciendo perfectamente la necesidad. Por ejemplo, los aparatos de video o los
ordenadores personales.
Los mercados de servicios son aquellos donde los productos son intangibles. Por ejemplo, la educación,
la seguridad o los seguros de vida.
Para saber más...
Distribución y Consumo de Electrodomésticos en España
http://www.mercasa.es/es/publicaciones/Dyc/sum67/pdf/electro.pdf
Los Mercados de Carne en España en el Proceso de Verticalización
http://www.mercasa.es/es/publicaciones/Dyc/sum62/pdf/carnes.pdf

6. http://www.mercasa.es/es/publicaciones/
Autoevaluación
Al clasificar el mercado en función de las características de los compradores nos
encontramos con:
a) Mercado de servicios y mercado organizacional.
b) Mercado organizacional y mercado de consumo.
c) Mercado de productos y mercado de servicios.
d) Mercado de productos perecederos y productos duraderos.
Organización de las compras
La competencia
Esta mañana he ido a comprar leche al supermercado que se encuentra
cerca de mi casa y he tardado varios minutos en elegir el producto que
iba a comprar, y desde luego, no estoy convencido de haber tomado la
mejor elección. Había gran variedad de marcas: PULEVA, RIO, PASCUAL, RAM,
COVAP... de cada una de las marcas, una gran diversidad de productos
diferentes: desnatada, entera, enriquecida en calcio, y también varias
posibilidades de tamaños y envases, botella de litro y medio, brik , botella de
cristal.
Lo que me ha quedado claro es que los consumidores disponen de una
gran variedad de productos más o menos similares para satisfacer la misma necesidad. Desde la
perspectiva de la empresa la cuestión se ve bastante menos atractiva ya que no basta con
encontrar un mercado interesante, también es necesario que su oferta sea más sugestiva frente a la de los
competidores.
Además, la competencia en un sector va mas allá de las otras empresas que venden productos similares. Hay
que considerar otras fuerzas que pueden afectar a la situación competitiva de la empresa, con lo que en total
podemos considerar cinco fuerzas competidoras:
Los competidores directos: Son aquellos que comercializan productos similares a los de la empresa.
Cuanto mayor sea el número de competidores y cuanto más fuertes y agresivos sean, menos atractivo
será el sector.
Los competidores potenciales: Son aquellas otras empresas que pueden considerar atractivo ingresar en
el sector.
Los productos sustitutivos: Son los otros productos que satisfacen la misma
necesidad. Por ejemplo, un abanico es sustitutivo del aire acondicionado.
El poder de negociación de los clientes. Si los clientes tienen mucho poder
intentarán reducir los precios, exigirán mayor calidad del producto, pedirán
más y mejores servicios. Si su poder de negociación es alto el departamento
de ventas tendrá una labor complicada.
El poder de negociación de los proveedores. Si los proveedores tienen mucho poder también intentarán
incrementar sus precios y ofrecerán menos y peores servicios. Si su poder de negociación es alto el
departamento de compras tendrá una labor complicada.

7. Hoy en día, para que la empresa tenga éxito, no es suficiente con que fabrique y
comercialice productos que satisfagan necesidades y deseos. También es necesario que lo
haga mejor que sus competidores.
Para saber más...
Distribución y Consumo de Productos de Limpieza del Hogar en España
http://www.mercasa.es/nueva/revista/pdf71/limpieza.pdf
Aguas Envasadas, Zumos, Cervezas y Refrescos en España
http://www.mercasa.es/es/publicaciones/Dyc/sum64/pdf/aguas.pdf
Los Mercados de Vinos y las Estrategias de las Bodegas Españolas
http://www.mercasa.es/es/publicaciones/Dyc/sum65/pdf/mercados_vinos.pdf
Autoevaluación
Los competidores directos son aquellas empresas que comercializan productos similares.
a) Verdadero
b) Falso
Cuanto mayor sea el número de competidores y más fuertes y agresivos sean, más
atractivos es el sector.
a) Verdadero
b) Falso
Cuando los proveedores tienen un poder de negociación fuerte, el departamento de ventas
tendrá una labor complicada.
a) Verdadero
b) Falso
Para que las empresas tengan éxito es suficiente con que fabrique y comercialice
productos que satisfagan necesidades y deseos.
a) Verdadero
b) Falso
Organización de las compras
La función comercial de la empresa
La función comercial es la que va a encargarse de crear y gestionar las relaciones comerciales
entre un comprador y un vendedor.
Cualquier empresa, se dedique a lo que se dedique, tenga el tamaño
que tenga, opere en el lugar que opere, necesita comprar y vender
productos o servicios. La empresa unas veces actuará como
comprador y otras como vendedor. Cuando contrata los servicios de
una agencia de seguridad actúa como comprador y cuando vende sus
productos a los clientes ejerce como vendedor.
Es un error considerar que las acciones necesarias para comprar son las mismas que
para vender, por ello hay que considerarlas como dos actividades separadas.

8. Cuando ejerce el papel de compras, el objetivo de la función
comercial es el de conseguir trabajar con los proveedores más
capacitados, es decir, los que le ofrezcan los bienes que necesita la
empresa para su funcionamiento, en las mejores condiciones de calidad,
precio, plazos de entrega y suministro.
Cuando desempeña la labor de ventas, el objetivo de la función comercial es el de
conseguir aquellos clientes que le permitan a la empresa conseguir la cuota de
mercado deseada.
El fruto de la función comercial son las operaciones de compraventa, y deben quedar
reflejadas en un contrato de compraventa.
Organización de las compras
Situación de la función comercial
La situación de la función comercial en el organigrama va a depender de la importancia que se le otorgue a la
función de marketing en la empresa. Veamos con algunos ejemplos la situación que puede ocupar.
Una primera división es la que distingue varias funciones básicas en la empresa: producción, finanzas, ventas,
personal, etc. En este caso la función comercial se centra exclusivamente en la venta.
Cuando ganan en importancia otras funciones de marketing, como son las campañas de publicidad o los
estudios de mercados se crea un director de marketing que depende del director de ventas.
Si en la empresa se considera cada vez más importante realizar las otras funciones de marketing que van más
allá de la venta se sitúa la dirección de marketing al mismo nivel que el director de ventas.

9. Para eliminar el conflicto que se puede crear entre la dirección comercial y la dirección de marketing se crea la
figura del director ejecutivo de marketing y ventas con lo que se consigue garantizar la coordinación
Organización de las compras
Compras
Todo está preparado, llevo dos semanas preparando este informe y me
quedan cinco minutos para entregárselo a mi jefe. Lo he repasado una y otra
vez y estoy seguro de que está perfecto, únicamente falta imprimirlo (mi jefe
está un poco anticuado y no entiende nada de ordenadores, creo que los odia).
¿Dónde está el papel?
¡Dios mío!, no queda ni un solo folio.
Pagaría 3000 € por los diez papeles que necesito, tengo que salir a
comprarlos y tardaré al menos 30 minutos en volver. Mi jefe no soporta el retraso y me
quedan, únicamente, dos minutos para que se cumpla el plazo fijado para la entrega...
Con este pequeño ejemplo queremos destacar la importancia de las compras en la
empresa. Es importante que cada trabajador disponga de los productos y servicios que
necesita para poder realizar su trabajo. Si la función de compras no actúa como debe, se
pone en peligro el funcionamiento de la empresa.
Para llevar a cabo una adecuada gestión de las compras, es importante que se dé la
respuesta adecuada a las cuestiones de: ¿Qué comprar?, ¿Cuándo comprar?, ¿Cómo
comprar?, ¿Cuánto comprar? y ¿A quién comprar?
Para poder desarrollar su actividad la empresa debe adquirir productos y servicios. Es
recomendable que exista una persona o departamento responsable de realizar las
compras en la empresa, pues así podrá especializarse y realizar mejor su labor. En
cualquier caso debe estar muy claro quien es el responsable de realizar la compra de
cada producto.
Para que se consiga una gestión de las compras eficiente es necesario tener en cuenta
simultáneamente tres factores.
Reducción del coste total de las compras
Reducción del coste de las operaciones relacionadas con las compras
Reducción del coste de las actividades relacionadas con las existencias
La función de compras debe estar perfectamente coordinada con la de
almacenamiento y la de gestión de existencias.

10. Autoevaluación
Una gestión de compras eficiente requiere tener en cuenta:
Reducción del coste total de la empresa y de los costes de las
a) operaciones relacionadas con las compras, así como de las actividades
relacionadas con las existencias.
Reducción del coste total de las compras, de las operaciones
b) relacionadas con las compras y de las actividades relacionadas con las
existencias.
Reducción del coste marginal de las compras, de las operaciones
c) relacionadas con las compras y de las actividades relacionadas con las
existencias.
Reducción del coste marginal de la empresa, de las operaciones
d) relacionadas con las compras y de las actividades relacionadas con las
existencias.
Organización de las compras
Ventas
¿Cuánto tiempo va a durar una empresa que no consiga vender sus productos?
El plazo exacto lo desconocemos, pero podemos garantizar que desaparecerá, si no decide cambiar y consigue
activar sus ventas.
Las ventas son la clave de la supervivencia de la empresa. Las
ventas son las que proporcionan los ingresos que servirán, por
una parte, para cubrir los costes y, por otra, para obtener
beneficios. Podemos, por tanto, plantear un objetivo prioritario para las
ventas: Es necesario alcanzar un volumen de ventas que permita a la
empresa lograr el dinero necesario para cubrir los costes y alcanzar el
nivel de beneficios deseado.
La importancia de las ventas es cada vez mayor, ya que el consumidor, para satisfacer sus
necesidades, puede encontrar en el mercado una gran cantidad de productos, muchos de
los cuales son prácticamente iguales. En esta situación, en la que la oferta supera
ampliamente a la demanda, las empresas se ven obligadas a poner un cuidado exquisito en
la función de ventas.
Pero las ventas no deben fluir de manera aislada. La mejor forma de
estimular las ventas es conocer las necesidades y deseos de los
consumidores, para poder adaptar la oferta de la empresa a sus
peculiaridades.
Es el mark eting quién se encarga de realizar éstas y otras tareas, así que es
conveniente que el departamento de ventas se encuentre inmerso en el
departamento de mark eting.
Para garantizar las ventas, la empresa no debe tratar sólo de elaborar productos y luego
intentar que el mercado los compre, sino que el propio diseño de los productos ha de basarse en las
necesidades de los consumidores; el precio debe ser el adecuado a su poder adquisitivo, debe venderse en los
establecimientos donde los adquiere y tiene que estar ayudado por una comunicación comercial idónea.
Autoevaluación
Las ventas en la empresa son necesarias ya que:

11. a) Son las que proporcionan los ingresos en la empresa.
b) Con los ingresos por ventas se obtienen los costes.
c) Sin los ingresos por ventas se pueden obtener beneficios.
d) Todas son ciertas.
El objetivo prioritario de las ventas es:
a)
Alcanzar un volumen de ventas necesario para cubrir los costes y
alcanzar el nivel de beneficio deseado.
b)
Alcanzar un volumen de ventas necesario para igualar los ingresos al
nivel de beneficio deseado.
c)
Alcanzar un volumen de ventas necesario para alcanzar los costes de la
empresa.
d) Adaptar la oferta de la empresa a sus peculiaridades.
Organización de las compras
La gestión de la compraventa
Vamos a situarnos, por un instante, en un pequeño pueblo donde
hay dos granjas de producción de leche.
La granja A pone especial cuidado en obtener una leche de gran
calidad para lo que dedica todo su esfuerzo a cuidar a sus diez vacas, con
una excelente alimentación y una temperatura perfecta.
La granja B ha conseguido localizar a los
mejores proveedores y clientes y negociar con
ellos unas relaciones comerciales mutuamente
satisfactorias.
¿A cuál de ellos le marchará mejor la empresa?
Casi con toda seguridad a la granja B. Hay que tener en cuenta que las cosas
han cambiado mucho en los últimos años, que las cosas no son tan fáciles como lo fueron en épocas pasadas,
cuando lo único que preocupaba a las empresas era fabricar, ya que todo lo que se fabricaba estaba vendido.
En la actualidad, los consumidores disponen de muchos productos similares y hay que conseguir, día a día,
que la empresa sea mejor que las demás. Una buena gestión de la compraventa que asegure contar con unos
buenos compradores y vendedores también puede ayudar a la empresa a obtener mejores resultados que las
competidoras.
Pero ¿Quién debe gestionar la compraventa?
En las pequeñas empresas, con un único propietario, suele ser éste el que decida qué
productos y servicios se van comprar y cuáles se van a vender.
Sin embargo, en empresas de mayor tamaño, que suelen tener
una estructura más compleja, las tareas de compras y de ventas
son asignadas a una persona determinada o incluso pueden
requerir un departamento específico.
Cada empresa tiene que ajustar su organización a sus propias condiciones, por lo que no
podemos hablar de una estructura óptima, pero lo normal es que exista un departamento
de compras que realice las compras, y un departamento de ventas que se encargue de las ventas.
Aunque sea recomendable disponer de un departamento de compras y otro de ventas, ya que sus tareas van a

12. ser distintas y su funcionamiento diferente, hay que garantizar que ambos departamentos, el de compras y el de
ventas, trabajen de manera coordinada.
Para poder gestionar correctamente la compraventa es importante saber qué, cuándo y cuánto se va vender,
pues nos ayudará a decidir qué, cuándo y cuánto comprar.
Para saber más...
La Compraventa de Viviendas
http://www.tuguialegal.com/compraventa.htm
Organización de las compras
El proceso de compra
Está claro que las empresas dan mucha más importancia a las ventas que a las
compras. Se gastan mucho dinero en formar a sus vendedores con cursos, seminarios,
congresos; pero resulta poco frecuente encontrar empresas realmente preocupadas en
preparar a sus compradores.
Parece que las empresas no se dan cuenta de la importancia que tiene una correcta
gestión de las compras para que sus trabajadores puedan tener disponibles los
productos que necesitan y poder así realizar correctamente su trabajo, lo que al final
lleva a unos resultados mejores.
Se puede decir que el objetivo principal de la función de compras puede concretarse en
que: "cualquier persona de la empresa tenga disponibles los productos y servicios que
necesita, en el momento adecuado, en la cantidad pretendida, de la calidad apropiada
y al mejor precio posible".
En la empresa, la compra es un proceso que comienza en el momento en que un producto
o servicio debe ser buscado del exterior y termina cuando finalizan los derechos y
obligaciones mutuamente establecidos con el proveedor del producto o servicio.
Para saber más...
Manual de Procedimientos. Gestión de las Compras
http://www.correofarmaceutico.com/documentos/procedimientos210703.pdf
Organización de las compras
Fases del proceso de compra
En las empresas, la compra consiste en algo más que adquirir un producto o servicio. La compra supone un
proceso bastante complejo que necesita un gran número de acciones y que se suelen agrupar en las siguientes
fases:
Operaciones previas:
Detectar las necesidades.
Estudiar las condiciones en las que esas necesidades pueden ser satisfechas.
Preparación:
Buscar a los proveedores potenciales
Preseleccionar los posibles proveedores.
Solicitar ofertas

13. Realización:
Analizar y comparar ofertas
Elegir el proveedor
Realizar la negociación de la compra
Realizar el pedido
Seguimiento y control:
Vigilar y reclamar las entregas
Control cuantitativo y cualitativo de los productos recibidos
Conformar las facturas
Devolver los productos incorrectos
Autoevaluación
La compra supone un proceso bastante complejo, cuyas acciones se suelen agrupar en
fases, dentro de la fase de preparación nos encontramos con las siguientes acciones:
a) Detectar necesidades.
b) Preseleccionar los posibles proveedores.
c) Estudiar las condiciones
d) Elegir el proveedor
Organización de las compras
Elementos del proceso de compra
Hay cinco elementos en el proceso de compra
El comprador
Tiene la obligación de recibir el objeto y de pagar el precio pactado
El vendedor
Tiene la obligación de entregar al comprador el producto vendido en perfecto
estado, en el lugar y el momento pactados.

14. El producto o servicio
El precio
Los elementos formales
Aunque, en principio, no existe ninguna obligación de formalizar el acuerdo de
compra, éste suele quedar recogido en un pedido o en un contrato
Organización de las compras
Condiciones de compra
Una buena gestión de las compras implica mucho más que limitarse a elegir los productos
más apropiados y los proveedores más adecuados.
Cuando se plantea la compra de un producto es
importante especificar al máximo una serie de aspectos
que pueden afectar tanto a los costes como a la propia
tarea de la empresa.
Por ello, en el momento de la negociación, antes de realizar el pedido, hay
que detallar todos los aspectos relevantes para la compra, entre los que no
pueden faltar:
El precio pactado
Las condiciones de pago
La calidad del producto
La cantidad de producto a comprar
El plazo de entrega
La forma de entrega
El servicio que va a dar el proveedor

15. Organización de las compras
El precio de compra
Vamos a situarnos en una imagen cotidiana. Supongamos que estamos con
un amigo en una tienda y nos comenta:
¿Quieres comprar este pantalón? Es muy bonito y te sienta muy bien.
¿Cuál será la pregunta que le haremos con toda seguridad? En efecto, le preguntaremos
sobre su precio.
En las empresas también es el precio de compra uno de los aspectos más importantes
de una negociación, aunque no el único. Lo habitual es que el comprador intente
conseguir el precio más bajo posible, mientras que el vendedor desee conseguir un
precio más alto.
Tenemos que tener cuidado a la hora de realizar comparaciones; al precio de
compra hay que sumarle otros posibles costes de manera que se conozca el precio
real. Estos costes pueden venir generados, entre otros, por: el transporte de los
productos, el almacenamiento, el deterioro o la obsolescencia de los productos.
Para conocer el precio real del producto es necesario sumar al
precio de compra todos los costes generados por la compra
De todas maneras, en muchas ocasiones, el precio será una de las cuestiones más
relevantes a la hora de realizar comparaciones entre unas ofertas y otras.
El precio de compra depende de varios factores:
La calidad del producto: cuanto mayor sea la calidad exigida, el precio también será mayor.
La cantidad de producto adquirida: a medida que crece el número de productos adquirido, el precio
unitario, en ocasiones, tiende a disminuir.
La situación competitiva: Si la competencia es intensa los vendedores tenderán a bajar sus precios para
atraer a los compradores. También pueden optar por mejorar la calidad o incrementar los servicios, lo que
de manera indirecta significa obtener un precio real más bajo.
Las condiciones de pago: Si se retrasa el pago, el precio debe subir para cubrir los costes financieros.
El nivel de servicio solicitado: El precio de compra crecerá cuando se requiera un alto nivel de servicio.
Organización de las compras
Plazos y forma de entrega
Otro de los aspectos importantes a la hora de la negociación es fijar el plazo y la forma en la que
los productos serán entregados.
El plazo de entrega es el tiempo que tiene el proveedor para servir un pedido desde que lo recibe, es decir, es el
tiempo máximo que debe transcurrir desde que se recibe el pedido hasta que entrega el producto al cliente.
Al cliente le interesan plazos de entrega cortos, pues eso le permite reducir sus costes y
atender mejor a sus clientes. Al vendedor le interesan plazos de entrega largos pues así
tendrá más tiempo para preparar y servir los productos, lo que provocará que se reduzcan
sus costes.
En cualquier caso, se debe evitar comprar a cualquier plazo.
Otro factor clave es la fiabilidad de recibir el pedido dentro del plazo de entrega, pues si el
vendedor incumple el plazo y el producto no llega cuando se espera puede ocasionar perjuicios importantes al

16. comprador.
Al comprador le interesan proveedores que ofrezcan plazos de entrega
cortos y sean fiables, es decir, que cumplan los plazos.
También debe acordarse la forma de entrega que incluye:
El lugar donde se realizará la entrega.
El fraccionamiento de los productos entregados, lo que permite al cliente realizar
pedidos de un menor tamaño.
Las unidades de entrega y unidades de transporte. Se puede fijar como unidad
mínima, una caja, un palet, o un camión.
Los tratamientos especiales que pueda requerir la mercancía. Como puede ser la conservación en unas
determinadas condiciones, el montaje, etc.
Para saber más...
Plazo de Entrega
http://www.publinet.es/default.asp?FaPrin=11&Opcion=Inserciones&Inser=TextEntre
Condiciones Generales de la Compra
http://www.luz84.com/condiciones_generales.asp
Autoevaluación
Uno de los aspectos a negociar en el proceso de compra son los plazos y forma de
entrega, de ellos podemos decir:
a)
Al vendedor le interesa plazos cortos, pues eso le permite reducir
costes.
b)
Al vendedor le interesa plazos largos, tendrá más tiempo para preparar y
servir productos.
c)
Al comprador le interesa proveedores que ofrezcan plazos de entrega
largos y fiables.
d)
Si el comprador incumple el plazo de entrega, puede ocasionar
perjuicios importantes al vendedor.
Organización de las compras
Selección de proveedores
Una vez detectada la necesidad de adquirir algún producto, es necesario abordar la segunda
fase del proceso de compra que consiste en seleccionar el proveedor más adecuado.
Cuando la situación de compra es rutinaria, y el
comprador se limita a solicitar un pedido al proveedor
habitual manteniendo las mismas condiciones de
pedidos anteriores, la elección se realiza de manera automática.
La función del responsable de compras se limita a confirmar que el
proveedor haya servido los pedidos anteriores de manera satisfactoria. Si el
proveedor ha cumplido correctamente con las condiciones pactadas será el
elegido para realizar el pedido.
Si la situación de compra no es rutinaria es necesario desarrollar un procedimiento que culmine con la elección
del proveedor más adecuado. Este proceso se puede dividir en dos grandes etapas:
La búsqueda de posibles proveedores
La selección de proveedores

17. Para saber más...
Compras. Procedimiento de Homologación de Proveedores
http://www.fnmt.es/es/html/li_in_co_03.asp
Organización de las compras
Medios para buscar proveedores
El objetivo fundamental de la búsqueda de proveedores es localizar a todos los
posibles candidatos que puedan llegar a satisfacer un pedido.
La primera pregunta que nos podemos hacer es: ¿Dónde podemos buscar nuevos
proveedores?.
Para hacer el listado de proveedores potenciales podemos acudir a:
La información existente en la base de datos del departamento de compras
Catálogos de ferias
Las páginas amarillas o a QDQ
Revistas especializadas
Cámaras de comercio
Anuarios de vendedores
Publicaciones de las confederaciones de empresarios y otras asociaciones de fabricantes.
Preguntar a otros compradores
Es importante verificar que la información está actualizada y que son correctos los datos de cada uno de los
proveedores.
Para saber más...
Páginas Amarillas.
http://www.paginas-amarillas.es/home.html
Guía QDQ
http://www.qdq.com/
Cámara Sevilla
http://www.camaradesevilla.com/
Anuario Económico de España
http://www.anuarieco2003.lacaixa.comunicacions.com/
java/X?cgi=caixa.descripcion_general.pattern
Confederación de Empresarios Andaluces
http://www.cea.es/portalcea/default.aspx
Feria de Cerámica y Alfarería
http://www.museucantir.org/fira_participants_cas.htm

18. Organización de las compras
Criterios para seleccionar proveedores
Una vez que disponemos del listado de posibles proveedores, debemos
evaluarlos a todos ellos para poder elegir al mejor.
Para evaluar a proveedores se pueden utilizar diferentes criterios que
podemos agrupar en las siguientes categorías:
Criterios de rendimiento. Intentan medir las ventajas de utilizar el producto del
proveedor.
Criterios económicos. Determinan el coste de comprar y usar el producto.
Criterios integrativos: Dirigidos a observar si el proveedor coopera con el cliente y busca su satisfacción.
Criterios adaptativos: Ponen de manifiesto si el proveedor puede adaptarse a las necesidades cambiantes
de su cliente.
Criterios legales: Señalan si existe o no algún tipo de restricción de carácter legal.
Podemos utilizar un cuadro comparativo de las diferentes ofertas:
Escala de evaluación Muy Malo Malo Aceptable Bueno Muy bueno Servicio de apoyo técnico Rapidez en la
entrega
Precio del producto
Respuesta rápida a las necesidades del cliente Calidad del producto Reputación del proveedor Línea completa
de productos Calidad del proveedor Crédito Relaciones personales Posición financiera Actitud hacia el
comprador Cumplimiento de las promesas Catálogos y manuales Cuestiones legales y morales Administración
y organización Localización geográfica Relaciones laborales Capacidad de asesoramiento

19. Para saber más...
Universidad Carlos III de Madrid
http://www.uc3m.es/uc3m/serv/BIB/ADQ/gestion-coleccion6-5.html
Organización de las compras
Caso práctico
RODSA es una empresa que comercializa y distribuye pintura para fachadas. Hasta ahora se ha caracterizado
por disponer de unas pinturas de gran calidad y a un precio moderado, lo que ha conseguido hasta ahora
trabajando con pocas referencias y con un cuidado exquisito a la hora de seleccionar sus proveedores.
Su gama de productos se compone de cuatro tipos de producto:
Pinturas de colores en envase de 30 litros (PC 30)
Pintura blanca en envase de 30 litros (PB 30)
Pintura blanca en envase de 20 litros (PB 20)
Pintura blanca en envase de 10 litros (PB 10)
RODSA desea elegir un único proveedor para realizar todas sus compras y ha solicitado información a tres
proveedores que considera que a priori cumplen los requisitos deseables.
Las ofertas de los proveedores son las siguientes:
Organización de las compras
Oferta de PÁTINA S.L.
Sus productos tienen una gran calidad, pero necesitan una ligera manipulación, por lo que el asesoramiento de
los intermediarios es fundamental.
PÁTINA S.L. soporta el 50 % del coste de los productos defectuosos que han sido este ejercicio un 3 %.
Plazo de entrega
Cantidad mínima por pedido
Capacidad del vehículo
Coste de transporte
Descuento por pronto pago
Descuento por volumen de compra

20. Seguros a cargo del comprador
Palet (capacidad para 300 litros)
Precio de PC 30
Precio de PB 30
Precio de PB 20
Precio de PB 10
10 días
3000 litros
20.000 litros
3000 euros por porte
2 % por pagos al contado
1 % acumulativo cada 1000 litros a partir de los 4000 litros
300 € por porte
20 €
19 €
16 €
11 €
7€
PÁTINA S.L. está dispuesta a negociar cualquier otro aspecto no contemplado en la oferta.
Organización de las compras
TONO
Sus productos tienen una calidad aceptable y llegan perfectamente preparados para su uso.
El 5 % de sus productos son defectuosos, pero no ofrece garantía.
Plazo de entrega
Cantidad mínima por pedido
Capacidad del vehículo
Coste de transporte
Descuento por pronto pago
Descuento por volumen de compra
Seguros a cargo del comprador
Palet (capacidad para 300 litros)
Precio de PC 30
Precio de PB 30
Precio de PB 20
Precio de PB 10

21. 20 días
2000 litros
10.000 litros
2000 euros por porte
1 % por pagos al contado
2 % acumulativo cada 5000 litros
800 € por porte
20 €
21 €
15 €
14 €
5€
TONO está dispuesta a negociar cualquier aspecto excepto el precio de los productos
Organización de las compras
MATIZ S.A.
Sus productos tienen una calidad excelente, sobre todo las pinturas a color, pero necesitan una ligera
manipulación, por lo que el asesoramiento de los intermediarios es fundamental.
Matiz soporta el 100 % del coste de los productos defectuosos que han sido este ejercicio un 2 %.
Plazo de entrega
Cantidad mínima por pedido
Capacidad del vehículo A
Coste de transporte en vehículo A
Capacidad del vehículo B
Coste de transporte en vehículo A
Descuento por pronto pago
Descuento por volumen de compra
Seguros a cargo del comprador
Palet (capacidad para 300 litros)
Precio de PC 30
Precio de PB 30
Precio de PB 20
Precio de PB 10
15 días
2000 litros
10.000 litros
2000 euros por porte
40.000 litros

22. 6000 euros por porte
1 % por pagos al contado
2 % acumulativo cada 1000 litros a partir de los 2000 litros
400 € por porte
25 €
23 €
12 €
10 €
8€
Matiz está dispuesta a negociar cualquier aspecto, tanto los contemplados en la oferta como cualquier otro.
Organización de las compras
Solicitud del pedido
Cuando se ha elegido al mejor proveedor, y se ha llegado con él a un acuerdo
hay que proceder a realizar el pedido.
El pedido recoge la orden de compra al proveedor. Es el
documento físico que refleja la petición en firme del
producto.
Este documento debe incluir toda la información
relevante sobre el acuerdo de compraventa. Información
relativa al producto, a las condiciones de entrega y a
cualquier otro aspecto que se considere importante.
La información que debe contener el pedido es:
Número de pedido.
Forma de envío de la mercancía.
Descripción del producto comprado.
Código de producto
Fecha de emisión del pedido.
Cantidad de la compra.
Datos de la empresa compradora.
Datos del proveedor.
Plazo y condiciones de entrega.
Precio unitario e importe total de la compra.
Plazo y condiciones de pago.
Unidad de medida del producto.
Firma del responsable de compras.
Organización de las compras
Ejemplo de documento de pedido
A continuación veremos un ejemplo de documento de pedido.
Empresa
Número pedido
Número recepción
Nombre del proveedor
Cod. Proveedor
Dirección
Fecha de entrega
Localidad
Fecha pedido

23. Lugar de entrega
Código postal
Página
Portes
Código Descripción del producto Cantidad
pedida
Cantidad
recibida
Precio de
Precio de
compra sin IVA compra sin IVA
TOTAL compra
TOTAL venta
Coeficiente
Descuento
Firma del responsable del
departamento de compras
Firma del
recepcionista
Firma del responsable de
etiquetaje
Fdo:
Fdo:
Fdo:
Para saber más...
Almacén de Balanzas
http://www.almacendebalanzas.com/conditions.php
Autoevaluación
Determinar de los siguientes datos, cuál no es relevante incluirlo en la orden de pedido:
a) Plazo y condiciones de entrega.
b) Importe del IVA.
c) Número de pedido.
d) Descripción y cantidad del pedido comprado.
El pedido recoge la orden de venta al cliente.
a) Verdadero
b) Falso
Antes de realizar el pedido hay que elegir al proveedor y llegar con él a un acuerdo.
a) Verdadero
b) Falso
La orden de pedido debe recoger toda la información más relevante sobre el acuerdo de
compraventa.
a) Verdadero
b) Falso
Organización de las compras
Seguimiento del pedido
Como os podéis imaginar con el pedido no finaliza el proceso de compras. Éste finaliza cuando se comprueba
que el pedido recibido se corresponde con lo solicitado.
El responsable de compras no se puede limitar a esperar que las mercancías sean entregadas en el momento y
lugar acordados. El dejar todo lo referente a la tramitación y seguimiento en manos del proveedor no garantiza
que se cumplan los objetivos de compra.

24. El proceso de compra sólo
habrá finalizado cuando las
mercancías
hayan
sido
entregadas en el lugar, fecha,
cantidad,
calidad
y
precio
acordados.
En el caso de que la compra haya sido
satisfactoria, en la mayoría de los
casos, la relación comercial entre
ambas empresas será duradera, y en
los siguientes pedidos no será
necesario realizar el proceso de compra
completo.
De esta forma, cuando realizamos un pedido a un
proveedor habitual, la compra de mercancías se convierte
en una operación de reposición, y por lo tanto el proceso
de compra se limita a la fase de pedido.
Incluso en algunos comercios el consumo de algunos
productos es constante, y por ello se llega a un acuerdo o
con el proveedor de que la reposición sea periódica.
Por
ejemplo,
pensad
en
un
supermercado, el consumo de productos como pescado,
carne, fruta, pan, etc., es prácticamente fijo. En estos casos
se llega a un acuerdo con el proveedor para que la reposición
de estos tipos de productos sea diaria, cada dos días, etc.
En estos casos el comprador sólo se pone en contacto con el
vendedor si necesita más o menos cantidades de las que le
suministra habitualmente.
Y en la mayoría de los casos la fase de negociación sólo se
repetirá cuando el proveedor modifique algunas de las
condiciones pactadas, como una variación del precio, sin una causa razonable. En estos casos será necesario
establecer nuevos acuerdos.
Autoevaluación
Cuando se realiza un pedido a un proveedor no habitual, la compra se convierte en una
operación de reposición.
a) Verdadero
b) Falso
El proceso de compra finaliza cuando las mercancías son entregadas en lugar y fecha
acordado.
a) Verdadero
b) Falso
El seguimiento del pedido no ha de dejarse en manos del proveedor.

25. a) Verdadero
b) Falso
En una operación de reposición el proceso de compra se limita a la fase de pedido
a) Verdadero
b) Falso
Organización de las compras
El control de las compras
En primer lugar nos preguntamos ¿Qué es el control?
El control es la forma lógica de detectar errores y desviaciones para su
posterior corrección y mejorar así de forma continuada nuestro trabajo.
Por ello, tenemos que implicar a todos y cada uno de los trabajadores
que intervienen en el proceso de la compraventa en el proceso de
control. De forma, que sientan que es su propia responsabilidad la que va a evitar
problemas y a mejorar el sistema.
En definitiva, el control es el proceso por el que se asegura que las actividades reales
se ajustan a las actividades planeadas.
Organización de las compras
Importancia del control
Como recordareis, en el aspecto de las compras, la función
comercial de la empresa deberá obtener los proveedores más
idóneos, los que ofrezcan los mejores bienes o servicios que
necesita la empresa en la mejores condiciones de precio, calidad
suministros y plazos de entrega.
Pero, como veíamos en el epígrafe anterior, el responsable de
compras no se puede limitar a esperar que las mercancías sean
entregadas en el momento y lugar acordados.
Si no realizásemos un seguimiento y control de todas
las compra de nuestra empresa ¿Cómo podemos
estas seguro de que las mercancías compradas han
llegado a su destino en buen estado, sin deterioros, en el plazo
acordado, en la cantidad solicitada...?
El dejar todo lo referente a la tramitación y seguimiento en manos del proveedor no garantiza que se cumplan
los objetivos de compra.
Como os podéis imaginar, debe ser la empresa que compra las mercancías la que compruebe que éstas

26. coinciden con las solicitadas y en las condiciones acordadas, en
definitiva que realice el proceso de control de las mismas.
Y si tenéis que responder a la siguiente pregunta:
¿Qué importancia tiene la función de control en el
proceso de compra?
Esta importancia no radica sólo en el hecho de que
nos va a permitir detectar las posibles desviaciones
que hemos comentado anteriormente, sino que el
control de las compras beneficia a todas la empresa,
ya que va a contribuir en una serie de factores claves:
Puede contribuir a reducir los costes generales de la empresa. Pensad, por ejemplo, que enviamos unas
mercancías a un cliente en mal estado, por no haberlo comprobado cuando las recibimos. Esto supone
unos costes adicionales de devoluciones, transporte, horas de trabajo del personal de la empresa, etc. Y
lo que es más importante no contribuye a la satisfacción del cliente y por lo tanto a su fidelización.
Permite coordinar mejor el trabajo diario del personal de la empresa encargados de almacén, contabilidad
y departamento comercial. Por ejemplo, cuando un operario del almacén detecta que unas mercancías
recibidas están defectuosas y lo comunica enseguida al departamento comercial, este se puede poner
en contacto inmediato, si fuera el caso, con el cliente para comunicarle un retraso en la entrega de un
pedido.
Permite un control puntual y exacto de las existencias, pudiendo
corregirse las desviaciones en un tiempo reducido. De esta forma se
pueden evitar las roturas de stocks.
Autoevaluación

27. El control de compras es importante porque...
a) Nos permite detectar posibles desviaciones.
b) Puede contribuir a ampliar los costes.
c)
Comprueba que las mercancías recibidas coinciden con las solicitadas
y en las condiciones acordadas.
d)
Nos permiten asegurar que las mercancías vendidas han llegado a su
destino sin deterioros y en la cantidad solicitada.
Organización de las compras
Sistemas de información
Hoy en día en la gestión de la compraventa una base de
datos común gestiona todo el proceso.
Efectivamente, el sistema de información funciona con una base de datos
común, con la que es posible gestionar todas y cada una de las actividades
integrantes del proceso de compraventa.
Un adecuado sistema de información en la compraventa debe abarcar las
siguientes áreas:
Almacenes y stocks.
Pedidos.
Transporte.

28. Las funciones del sistema de información en el lado de las compras afecta a la gestión de almacenes y stocks.
Organización de las compras
Gestión de almacenes y stocks
En primer lugar, el sistema de información debe ser capaz de
controlar no sólo un almacén, sino todos los almacenes de
que disponga la empresa como si fuera sólo uno con distintas
ubicaciones geográficas.
¿Cuáles son los procesos que se desarrollan en un almacén y que deben estar contemplados en
cualquier sistema de información?
Definición de artículos: Los artículos o productos tienen asignados atributos. Y se darán de alta mediante
una numeración o codificación que se corresponden con estos atributos, permitiendo realizar distintas
clasificaciones y controles.
Ubicaciones de stocks: Todos los artículos tienen asignada una ubicación, es decir, al dar de alta un
artículo, el sistema le asignará el lugar exacto donde se deberá de almacenarse.

29. Planificación y reaprovisionamiento de inventario: La planificación por
punto de pedido tiene en cuenta las previsiones de demanda de un
producto para decidir cuándo se debe hacer un pedido para evitar
utilizar el stock de seguridad. El sistema de información nos informa
de cuándo y cuánto debemos aprovisionar.
Clasificación ABC: Esta clasificación nos permite conocer, por
ejemplo, el 20% de los artículos que constituyen el 80% de la
actividad del almacén. Estos artículos deberán ser tratados con más
atención en cuanto a las ubicaciones asignadas. Los artículos
asignados a cada una de las clases ABC, varían con el tiempo, por
lo que es conveniente repetir la clasificación periódicamente. Otra de
las aplicaciones de la clasificación ABC la encontramos en los
recuentos cíclicos de productos. Los recuentos de los productos "A"
se harán con mayor frecuencia que los "B", y los "C" con menor
frecuencia que éstos.
Gestión de stock: La gestión conlleva conocer en cada momento la
cantidad almacenada de cada artículo, cuántos están pedidos y
pendientes de recibir y cuántos están preparados para entregar.
Organización de las compras
Tratamiento de anomalías
Tratamiento de anomalías en la recepción de pedidos a proveedores.
Las relaciones comerciales entre las empresas no siempre salen como se
han programado, aunque exista buena voluntad por ambas partes.
Alguna veces no se pueden cumplir las condiciones pactadas en el contrato,
otras veces las mercancías no llegan a su destino en las condiciones en las
que han salido del almacén de origen, o al vendedor no le interesa cumplir al
pie de la letra con los pedidos que le solicitan.
Estas anomalías pueden surgir en cualquier momento del proceso de
compra: antes de la recibir las mercancías, al recibirlas, durante el proceso
de pago, etc.
Cualquiera que sea la causa de incumplimiento por una de las partes, esto da derecho a
la otra a reclamar el cumplimiento de los acuerdos pactados en el contrato o en el
pedido.
Las situaciones más comunes que dan lugar a que las quejas o reclamaciones se formalicen por escrito son:

30. Modificación y/o anulación del pedido.
Reclamación o devolución de mercancía.
Reclamaciones relativas a las facturas y el pago
A continuación analizaremos cada una de estas situaciones.
Autoevaluación
Las anomalías en la recepción de pedidos a proveedores surgen:
a) Antes de recibir las mercancías.
b) Durante el proceso de pago.
c) Al recibir las mercancías.
d) Todas son ciertas.
Organización de las compras
Modificación o devolución
El comprador, por distintos motivos, puede verse en
la necesidad de proceder a la modificación de un
pedido ya aceptado.
Es conveniente, que cuando esto ocurra, se ponga en contacto
lo antes posible con el proveedor o fabricante para intentar
llegar a un acuerdo.
Debemos pensar que un retraso en la comunicación puede
ocasionar fuertes perjuicios al proveedor o fabricante en el
caso en que el productos se encuentre ya en proceso de
fabricación o se hayan enviado ya a su lugar de destino.
Tanto la modificación como la anulación requieren la petición por parte del comprador y la aceptación por el
vendedor. Por ello, es necesario llegar a un acuerdo entre ambas partes, y en algunos casos el vendedor puede
llegar a exigir al comprador una indemnización por daños y perjuicios ocasionados.
Por ejemplo, a continuación os mostramos un ejemplo de carta solicitando la anulación de un pedido a un
proveedor por causas imprevisibles, y siguiendo la estructura de una carta comercial que vimos en la unidad 4.
Organización de las compras
Ejemplo de carta de solicitud de anulación de un pedido
CATERING MACÍAS
C/ Venecia, 41

31. 20007 ALMERÍA
Almería, 5 de octubre de 2004
PASTELERÍA CASTRO
C/ Constantina, 17
20003 ALMERÍA
N/Ref.: Nuestro pedido del 5-10-04
Asunto: Anulación de pedido
Estimados Señores:
Lamentamos comunicarles que, debido al cambio imprevisto de fecha para el servicio de catering que
teníamos contratado con uno de nuestros clientes para la fecha 25-10-2004, deseamos anular el pedido del
5-10-2004 de 2000 pastelitos surtidos.
Rogamos perdonen las molestias que les pueden ocasionar este incidente, y esperamos que no perturben
nuestras excelentes relaciones comerciales.
A la espera de su pronta respuesta, reciba un cordial saludo.
FRANCISCO GARCÍA
Fdo.: Francisco García
DIRECTOR COMERCIAL
Organización de las compras
Reclamación y devolución
En ocasiones cuando se reciben los pedidos, la mercancía recibida
no se corresponde con la solicitada, faltan artículos, los productos
llegan con algún tipo de deterioro, existen errores e los albaranes,
etc.
Estas situaciones dan lugar a la realización de cartas de reclamación o de
devoluciones, según los casos.
Para ello, también tendremos presentes las recomendaciones dadas en la
unidad 4 a la hora de redactar este tipo de cartas, ya que son temas
"delicados" -el remitente se está quejando por algún motivo- que pueden
malinterpretarse. Además es importante que estos trámites se realicen sin
demora, detallando al máximo "qué" es lo que se reclama y "por qué".
Organización de las compras
Ejemplo de carta de devolución de mercancía
SUPERMERCADOS ANTONIO
Oturia, 55
41001 SEVILLA
Sevilla, 30 de junio de 2004

32. ALIMENTALIA, S.A
Recaredo, 159
41017 SEVILLA
N/Ref: N/Pedido núm. 223
Asunto: Reclamación
Estimados Señores:
Al revisar los géneros recibidos ayer hemos observado que unas de las cajas de agua contienen seis
botellas vacías.
Como la mercancía es invendible por defecto de fabricación, se la devolvemos a portes debidos por
TRANSPORTES
No teniendo ninguna responsabilidad de lo sucedido, ponemos dichos paneles a disposición de ustedes,
rogándoles nos comuniquen lo que hay que hacer con ellos. Les saludamos atentamente.
ANTONIO PÉREZ
Fdo: Antonio Pérez
JEFE DE COMPRAS
Organización de las compras
Reclamaciones de facturas y pago
Las operaciones de compra no terminan cuando el comprador da su
conformidad de la mercancía recibida. Una vez recibida la mercancía el
comprador tienen la obligación de pagar el importe de los géneros recibidos,
en las condiciones establecidas en el contrato o pacto, y que quedarán
reflejadas en su correspondiente factura.
En estas operaciones relacionadas con las facturas y su pago se producen
una serie de comunicaciones entre comprador y vendedor que deben quedar
reflejadas por escrito para que quede constancia de ellas.
Y algunas situaciones dan lugar a ciertas reclamaciones o solicitudes por
parte del comprador al vendedor. Algunas de estas circunstancias son:
Cuando se solicita que se aplace el vencimiento de un pago, o se justifica
la devolución de un efecto.
Cuando la cantidad de producto reflejada en la factura no coincide con el
pedido o lo realmente recibido.
Cuando el precio facturado no coincide con el acordado, cuando se llegó a un
acuerdo definitivo.
Cuando la forma de pago no se ajusta a las condiciones pactadas.
Si la penalización por la demora en la entrega del pedido no se ajusta a las
condiciones pactadas.
Este último caso supone un porcentaje de descuento sobre el importe por cada día,
semana, etc. de retraso. En el caso que se haya producido la demora, en el de las
facturas, se debe comprobar que el vendedor la ha considerado en la cantidad
correspondiente.
Todas estas reclamaciones o solicitudes se reflejan en una carta, que deben ser redactadas con corrección,
objetividad, precisión y firmeza, pero nunca con agresividad.
A continuación veremos un ejemplo de este tipo de cartas.

33. Organización de las compras
Ejemplo de carta de respuesta a una anterior por devolución de letra
PAPELERÍA ALFA
Avda Constitución, 34
41001 SEVILLA
Sevilla, 8 de mayo de 2004
EDITORIAL ALBA
Torneo, 23
41007 SEVILLA
N/Ref: Su escrito del 30-04-04
Estimados proveedor:
Acusamos recibo de su escrito referenciado en la parte superior; lamentamos que debido a un error de
nuestro departamento de contabilidad, no se abonase con la puntualidad acostumbrada su efecto de
vencimiento 26 de abril.
Hemos dejado de operar con el Banco de Andalucía, pero a lo largo de esta semana le ingresaremos el
importe de nuestra deuda en su cuenta de Caja Madrid, y si lo estiman necesario los gastos que Uds. nos
indiquen.
En la seguridad de que sabrán disculparnos, máxime considerando que se trata de un hecho sin
precedentes, les saludamos atentamente.
JUAN SALGUERO
Fdo: Juan Salguero
JEFE DE ADMINISTRACIÓN
Autoevaluación
Las operaciones de compra terminan cuando el comprador da su conformidad a la
mercancía recibida
a) Verdadero
b) Falso
El importe a pagar quedará reflejada en la correspondiente factura.

34. a) Verdadero
b) Falso
Una vez recibida la mercancía el vendedor tiene la obligación de pagar el importe de los
géneros recibidos
a) Verdadero
b) Falso
Las operaciones relacionadas con las facturas y su pago deben quedar reflejadas por
escrito.
a) Verdadero
b) Falso
Organización de las compras
Procedimiento de control de pedidos
En este momento os podéis preguntar ¿cómo vamos a realizar
el control de los pedidos?
El control que vamos a ejercer consiste
básicamente en la verificación de las órdenes
transmitida y su adecuación a los datos
reflejados en la planificación general de pedidos.
Normalmente, las empresas
efectúan un seguimiento de
los pedidos emitidos durante
el mismo mes, mediante un
cuadro igual o similar al que se presenta a continuación. En éste se anotan
los pedidos que nos deben entregar, los retrasos y si han sido servidos, las
anomalías detectadas, etc.
Control de pedidos emitidos
Mes:
Número
Control
Proveedor
Fecha Número Fecha
Fecha de Observaciones
pedido solicitada de recepción
entrega
Mediante este control de los pedidos emitidos podremos saber en todo momento la situación de estos. En el

35. caso de que se haya producido un retraso en la recepción, se contactará con el proveedor solicitando
información acerca de las causas que han motivado el retraso. Es importante solucionar rápidamente esta
situación, puesto que en ocasiones puede derivar en una rotura de stocks.
Nada más llegue el transportista con el pedido al muelle de recepción, el encargado del almacén o recepcionista
deberá solicitarle el albarán de mercancía para buscar en el archivo de pedidos pendientes de suministrar, el
pedido correspondiente a esa entrega. Una vez tenga la hoja de pedido, el recepcionista debe comprobar si las
mercancías recibidas son efectivamente las que figuran en el albarán y por tanto en el pedido. El control a
realizar en este momento es de dos tipos: Cuantitativo y cualitativo
Organización de las compras
Controles cuantitativos y cualitativos
1. Cuantitativo: Este control implica efectuar todas las
comprobaciones en cuanto a cantidad de los
productos. Consiste en contar, medir, pesar y
efectuar comprobaciones sencillas de la mercancía
recibida.
Estas operaciones, si es posible, debe hacerse
siempre en el mismo lugar y tener el mismo
personal encargado, dejando pasar el menor tiempo
posible para la formulación de los impresos y
documentos necesarios. En ellos deben anotarse
cualquier anomalía detectada en embalajes,
artículos, y cualquier otras circunstancia digna de
mención, tanto buena como mala, ya que ello
contribuir a un mejor servicio en el futuro.
2. Cualitativo: Una de las funciones ms importantes en la
recepción de mercancías en almacén es el control de calidad.
Normalmente, este control es realizado por el departamento
de la empresa que ha solicitado la mercancía. Pero cada vez
es más frecuente trasladar esta tarea al fabricante-proveedor,
estableciéndose penalizaciones, en algunos sectores severas,
si no se cumplen las especificaciones. Es una labor bastante
delicada y costosa. Por ello, un buen acuerdo por ambas
partes normalmente conciliar posturas
En todo caso, si se deben hacer devoluciones, se
harán lo antes posible, comunicándolo a todas las
personas y departamentos implicados, indicando
las causas y circunstancias que motivan dichas
devoluciones.
Autoevaluación
El control de pedidos:
a) Consiste en la verificación de las órdenes de pedidos recibidos.
b) Sirve para saber en todo momento la situación de los pedidos recibidos.
c)
Ayuda a evitar problemas de rotura de stock por retraso en la recepción
de los mismos.
d) Todas son ciertas.

36. Organización de las compras