Este documento presenta una agenda para un programa sobre fundamentos de la dirección de proyectos según el PMBOK. Explica que el PMBOK constituye la suma de conocimientos de profesionales dedicados a la administración de proyectos y describe su finalidad de identificar y publicar las mejores prácticas generalmente aceptadas. También resume los componentes clave del PMBOK como el ciclo de vida del proyecto, los grupos y áreas de procesos, y las necesidades que satisface como la administración de riesgos y cumplimiento de regul

1. DECANATO DE POSTGRADO EXTENSIÓN APURE PROGRAMA: TECNOLOGÍA EDUCATIVA FUNDAMENTOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS (Guía del PMBOK ® ) PARTICIPANTES: Charles Carvajal Eva Rodríguez Margarita Carreño Zaida Maldonado JUNIO, 2009

2. AGENDA Marco Conceptual de la Dirección de Proyectos. Dirección de Proyectos Áreas de Experiencia. Ciclo de Vida del Proyecto Procesos de la Dirección de Proyectos para un Proyecto. Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos. PMBOK ® GERENCIA DE PROYECTOS Y LAS TIC`s

3. Constituye la suma de conocimientos de los profesionistas dedicados a la administración de proyectos. Concentra tanto prácticas profesionales comprobadas y ampliamente aceptadas, como prácticas innovadoras con la finalidad de permitir al administrador del proyecto aplicar conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas para satisfacer los requisitos del mismo. ¿QUÉ ES PMBOK? Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos Project Management Body of Knowledge - Project Management Institute ASENTTI, 2006

4. Identificar, concentrar y publicar las mejores prácticas generalmente aceptadas en la Dirección de Proyectos. ¿CUÁL ES LA FINALIDAD DEL PMBOK? GENERALMENTE ACEPTADAS Significa que los conocimientos y las prácticas descritos son aplicables a la mayoría de los proyectos, la mayor parte del tiempo, y que existe un amplio consenso sobre su valor y utilidad. MEJORES PRÁCTICAS Significa que existe un acuerdo general en que la correcta aplicación de estas habilidades, herramientas y técnicas puede aumentar las posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos diferentes. MEJORES PRÁCTICAS No quiere decir que los conocimientos descritos deban aplicarse siempre de forma uniforme en todos los proyectos; el equipo de dirección del proyecto es responsable de determinar lo que es apropiado para cada proyecto con base en sus características y particularidades.

5. Sección I: Marco Conceptual de la Dirección de Proyectos. Proporciona una estructura básica para entender la Dirección de Proyectos. Capítulo 1. Introducción , define los términos claves y proporciona una descripción general del resto de la Guía del PMBOK. Capítulo 2. Ciclo de Vida del Proyecto y Organización , describe el entorno en el cual operan los proyectos. Sección II: Norma para la Dirección de Proyectos Aplicable a un Proyecto. Especifica todos los procesos de Dirección de Proyectos que usa el equipo del proyecto para gestionar un proyecto. Capítulo 3. Procesos de Dirección de Proyectos para un Proyecto , describe los cinco Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos aplicables a cualquier proyecto y los procesos de Dirección de Proyectos que componen tales grupos. Este capítulo describe la naturaleza multidimensional de la Dirección de Proyectos. ¿CÓMO ESTÁ INTEGRADO PMBOK?

6. Sección III: Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos ¿CÓMO ESTÁ INTEGRADO PMBOK? Organiza los 44 procesos de Dirección de Proyectos de los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos del Capítulo 3 en nueve Áreas de Conocimiento.

7. Aporta elementos para satisfacer las necesidades de administración de proyectos. Los proyectos son una forma de organizar las actividades que no pueden ser tratadas dentro de los límites operativos de la organización. Los proyectos se utilizan para lograr los objetivos definidos en el plan estratégico de la empresa, independientemente si el proyecto es administrado por la propia organización, o si corresponde a un proveedor de servicios externo. Las mejores prácticas integradas en PMBOK ayudan a lograr los resultados esperados de los proyectos de forma más efectiva, garantizando que éstos sirven como inductores para la consecución de los objetivos definidos en el plan estratégico. Según lo plantea el PMBOK, una Dirección de Proyectos efectiva requiere que el equipo de administración del proyecto comprenda los conceptos correspondientes al cumplimiento de las normas y regulaciones del área de aplicación. Las mejores prácticas definidas en el PMBOK pueden ser tomados como referencia para la planeación, organización y control de las actividades de los proyectos destinados a garantizar el cumplimiento de los requerimientos regulatorios. Los equipos de proyectos efectivos integran las mejores prácticas para la administración de proyectos con la normatividad y regulación a las que están sujetas las operaciones de la empresa. ADMINISTRACIÓN REGULACIÓN ¿QUÉ NECESIDADES SATISFACE PMBOK?

8. PMBOK facilita los procesos involucrados en el desarrollo y gestión de los riesgos asociados a un proyecto. PMBOK considerados los controles necesarios para la administración de los principales riesgos de cada fase del proyecto. Las mejores prácticas compiladas en el PMBOK ayudan a la empresa a administrar los proyectos que tienen por objetivo garantizar la disponibilidad, confidencialidad e integridad de la información, ya que proporciona prácticas probadas para mejorar los procesos de administración de los proyectos de seguridad. CONTROL SEGURIDAD ¿QUÉ NECESIDADES SATISFACE PMBOK?

9. Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. ¿QUÉ ES UN PROYECTO? Temporal. Significa que cada proyecto tiene un comienzo definido y un final definido. El final se alcanza cuando se han logrado los objetivos del proyecto o cuando queda claro que los objetivos del proyecto no serán o no podrán ser alcanzados, o cuando la necesidad del proyecto ya no exista y el proyecto sea cancelado. CARACTERÍSTICAS DE UN PROYECTO Productos, servicios o resultados únicos. Un proyecto crea productos entregables únicos. Los proyectos pueden crear: Un producto o artículo producido, que es cuantificable, y que puede ser un elemento terminado o un componente La capacidad de prestar un servicio como, por ejemplo, las funciones del negocio que respaldan la producción o la distribución Un resultado como, por ejemplo, salidas o documentos. Por ejemplo, de un proyecto de investigación se obtienen conocimientos que pueden usarse para determinar si existe o no una tendencia o si un nuevo proceso beneficiará a la sociedad. Elaboración gradual. Significa desarrollar en pasos e ir aumentando mediante incrementos.

10. Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto. Se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de dirección de proyectos de inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre. La dirección de un proyecto incluye: Identificar los requisitos. Establecer unos objetivos claros y posibles de realizar. Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costes. Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudes y expectativas de los diferentes interesados. ¿QUÉ ES LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS?

11. ÁREAS DE EXPERIENCIA Una dirección de proyectos efectiva requiere que el equipo de dirección del proyecto comprenda y use los conocimientos y las habilidades correspondientes a por lo menos, cinco áreas de experiencia:

12. Describen el conocimiento propio del campo de la dirección de proyectos, que se superpone con otras disciplinas de dirección. Se componen de: Definición del ciclo de vida del proyecto. Cinco Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos. Nueve Áreas de Conocimiento. Las áreas de aplicación son categorías de proyectos que tienen elementos significativos comunes pero que no son necesarios ni están presentes en todos los proyectos. Las áreas de aplicación se definen, por lo general, en términos de: Departamentos funcionales y disciplinas de respaldo. Elementos técnicos. Especializaciones de gestión. Grupos de industria. FUNDAMENTOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS CONOCIMIENTOS, NORMAS Y REGULACIONES DEL ÁREA DE APLICACIÓN

13. Los proyectos se planifican e implementan en un contexto social, económico, ambiental y tienen impactos positivos y negativos deseados y/o no deseados. El equipo del proyecto debe considerar el proyecto en los siguientes contexto: Entorno cultural y social. Entorno internacional y político. Entorno físico. La dirección general comprende la planificación, organización, selección de personal, ejecución y control de las operaciones de una empresa en funcionamiento. Incluye disciplinas de respaldo como por ejemplo: Gestión financiera y contabilidad - Compras y adquisiciones - Ventas y comercialización Contratos y derecho mercantil - Fabricación y distribución - Logística y cadena de suministro Planificación estratégica, planificación táctica y planificación operativa Estructuras y comportamiento de la organización, administración de personal, compensaciones, beneficios y planes de carrera Prácticas sanitarias y de seguridad - Tecnología de la información. COMPRENSIÓN DEL ENTORNO DEL PROYECTO CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES DE DIRECCIÓN GENERAL

14. PMBOK ® RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS NEGOCIACIÓN Y GESTIÓN DE CONFLICTOS MOTIVACIÓN LIDERAZGO INFLUENCIA EN LA ORGANIZACIÓN COMUNICACIÓN EFECTIVA HABILIDADES INTERPERSONALES

15. CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Para facilitar la gestión, los directores de proyectos o la organización pueden dividir los proyectos en fases, con los enlaces correspondientes a las operaciones de la organización ejecutante. El conjunto de estas fases se conoce como ciclo de vida del proyecto. Los ciclos de vida del proyecto generalmente definen: Qué trabajo técnico se debe realizar en cada fase. Cuándo se deben generar los productos entregables en cada fase y cómo se revisa, verifica y valida cada producto entregable Quién está involucrado en cada fase. Cómo controlar y aprobar cada fase.

16. CARACTERÍSTICAS DEL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO El nivel de coste y de personal es bajo al comienzo, alcanza su nivel máximo en las fases intermedias y cae rápidamente cuando el proyecto se aproxima a su conclusión. El nivel de incertidumbre es el más alto y, por lo tanto, el riesgo de no cumplir con los objetivos es más elevado al inicio del proyecto. La certeza de terminar con éxito aumenta gradualmente a medida que avanza el proyecto. Las fases son secuenciales y, normalmente, están definidas por alguna forma de transferencia de información técnica o transferencia de componentes técnicos. El poder que tienen los interesados en el proyecto para influir en las características finales del producto del proyecto y en el coste final del proyecto es más alto al comienzo y decrece gradualmente a medida que avanza el proyecto.

17. CARACTERÍSTICAS DE LAS FASES DEL PROYECTO

18. RELACIONES DEL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Y DEL CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO El ciclo de vida del producto que comienza con el plan de negocio, pasa por la idea, hasta llegar al producto, las operaciones y la retirada del producto. El ciclo de vida del proyecto atraviesa una serie de fases para crear el producto.

19. PROCESOS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS PARA UN PROYECTO Se logra mediante la ejecución de procesos , usando conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas de dirección de proyectos que reciben entradas y generan salidas. DIRECCIÓN DE PROYECTOS Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requisitos del mismo. Es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente especificado de productos, resultados o servicios. PROCESO Procesos de la dirección de proyectos comunes a la mayoría de los proyectos. Procesos orientados al producto. El equipo del proyecto es quien está a cargo de ejecutar los procesos de dirección de proyectos, que por lo general pertenecen a una de estas dos categorías principales:

20. Seleccionar los procesos apropiados dentro de los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos (también conocidos como Grupos de Procesos) que sean necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto. Usar un enfoque definido para adaptar las especificaciones del producto y los planes de tal forma que se puedan cumplir los requisitos del proyecto y del producto. Cumplir con los requisitos para satisfacer las necesidades, deseos y expectativas de los interesados. Equilibrar las demandas concurrentes de alcance, tiempo, costes, calidad, recursos y riesgos para producir un producto de calidad. PROCESOS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS PARA UN PROYECTO Para que un proyecto tenga éxito, el equipo del proyecto debe:

21. GRUPO DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

22. GRUPO DE PROCESOS DE INICIACIÓN Durante el proceso de iniciación se refina la descripción del alcance inicial y los recursos que la organización está dispuesta a invertir. Se compone de procesos que facilitan la autorización formal para comenzar un nuevo proyecto o una fase del mismo.

23. Ayuda a recoger información de varias fuentes de diverso grado de completitud y confianza. Desarrollan el plan de gestión del proyecto. Identifican, definen y maduran el alcance del proyecto, el coste del proyecto y planifican las actividades del proyecto que se realizan dentro del proyecto. GRUPO DE PROCESOS DE PLANIFICACIÓN

24. Se compone de los procesos utilizados para completar el trabajo definido en el plan de gestión del proyecto a fin de cumplir con los requisitos del proyecto. Implica coordinar personas y recursos, así como integrar y realizar las actividades del proyecto, de acuerdo con el plan de gestión del proyecto. Aborda el alcance definido en el enunciado del alcance del proyecto e implementa los cambios aprobados. GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCIÓN

25. Se compone de aquellos procesos realizados para observar la ejecución del proyecto de forma que se puedan identificar los posibles problemas oportunamente y adoptar las acciones correctivas, cuando sea necesario, para controlar la ejecución del proyecto. GRUPO DE PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

26. Incluye los procesos utilizados para finalizar formalmente todas las actividades de un proyecto o de una fase de un proyecto, entregar el producto terminado a terceros o cerrar un proyecto cancelado. Este Grupo de Procesos, una vez completado, verifica que los procesos definidos se completan dentro de todos los Grupos de Procesos para cerrar el proyecto o una fase del proyecto, según corresponda, y establece formalmente que se ha finalizado un proyecto o fase del proyecto. GRUPO DE PROCESOS DE CIERRE

27. ÁREAS DE CONOCIMIENTO DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO GESTIÓN DE LOS COSTES DEL PROYECTO GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO

28. Incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y actividades de dirección de proyectos dentro de los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos. Son cruciales para concluir el proyecto y, al mismo tiempo, cumplir satisfactoriamente con los requisitos de los clientes y otros interesados, y gestionar las expectativas. Consiste en tomar decisiones sobre dónde concentrar recursos y esfuerzos cada día, anticipando las posibles polémicas de modo que puedan ser tratadas antes de que se conviertan en polémicas críticas y coordinando el trabajo para el bien del proyecto en general. Los procesos de integración de dirección de proyectos incluyen: 1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto 2. Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar 3. Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto 4. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto 5. Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto 6. Control Integrado de Cambios 7. Cerrar Proyecto GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

29. Incluye los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente. Se relaciona principalmente con la definición y el control de lo que está y no está incluido en el proyecto. Abarca los procesos de: 1. Planificación del Alcance 2. Definición del Alcance 3. Crear EDT 4. Verificación del Alcance 5. Control del Alcance GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

30. Incluye los procesos necesarios para lograr la conclusión del proyecto a tiempo. Los procesos de Gestión del Tiempo del Proyecto incluyen lo siguiente: Definición de las Actividades Establecimiento de la Secuencia de las Actividades Estimación de Recursos de las Actividades Estimación de la Duración de las Actividades Desarrollo del Cronograma Control del Cronograma GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO GESTIÓN DE LOS COSTES DEL PROYECTO Incluye los procesos involucrados en la planificación, estimación, preparación del presupuesto y control de costes de forma que el proyecto se pueda completar dentro del presupuesto aprobado. Abarca los procesos de: Estimación de Costes Preparación del Presupuesto de Costes Control de Costes

31. Incluyen todas las actividades de la organización ejecutante que determinan las políticas, los objetivos y las responsabilidades relativos a la calidad de modo que el proyecto satisfaga las necesidades por las cuales se emprendió. Implementa el sistema de gestión de calidad a través de la política, los procedimientos y los procesos de planificación de calidad, aseguramiento de calidad y control de calidad, con actividades de mejora continua de los procesos que se realizan durante todo el proyecto, según corresponda. Los procesos de Gestión de la Calidad del Proyecto incluyen lo siguiente: Planificación de Calidad Realizar Aseguramiento de Calidad Realizar Control de Calidad GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO

32. GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO Incluye los procesos que organizan y dirigen el equipo del proyecto. El equipo del proyecto está compuesto por las personas a quienes se les han asignado roles y responsabilidades para concluir el proyecto. Los procesos de Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto incluyen lo siguiente: 1. Planificación de los Recursos Humanos 2. Adquirir el Equipo del Proyecto 3. Desarrollar el Equipo del Proyecto 4. Gestionar el Equipo del Proyecto

33. Incluye los procesos necesarios para asegurar la generación, recogida, distribución, almacenamiento, recuperación y destino final de la información del proyecto en tiempo y forma. Proporcionan los enlaces cruciales entre las personas y la información, necesarios para unas comunicaciones exitosas. Los procesos de Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluyen lo siguiente: Planificación de las Comunicaciones Distribución de la Información Informar el Rendimiento Gestionar a los Interesados GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

34. Incluye los procesos relacionados con la planificación de la gestión de riesgos, la identificación y el análisis de riesgos, las respuestas a los riesgos, y el seguimiento y control de riesgos de un proyecto; la mayoría de estos procesos se actualizan durante el proyecto. Los objetivos de la Gestión de los Riesgos del Proyecto son aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos adversos para el proyecto. Los procesos de Gestión de los Riesgos del Proyecto incluyen lo siguiente: Planificación de la Gestión de Riesgos Identificación de Riesgos Análisis Cualitativo de Riesgos Análisis Cuantitativo de Riesgos Planificación de la Respuesta a los Riesgos Seguimiento y Control de Riesgos GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO

35. Incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo. Incluye los procesos de gestión del contrato y de control de cambios necesarios para administrar contratos u órdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto. También incluye la administración de cualquier contrato emitido por una organización externa (el comprador) que esté adquiriendo el proyecto a la organización ejecutante (el vendedor), y la administración de las obligaciones contractuales que corresponden al equipo del proyecto en virtud del contrato. Los procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluyen lo siguiente: Planificar las Compras y Adquisiciones Planificar la Contratación Solicitar Respuestas de Vendedores Selección de Vendedores Administración del Contrato Cierre del Contrato GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO

36. GRACIAS POR SU ATENCIÓN "Hacer las cosas sin hacerse cosa con las cosas“ Lao Tsé " Si tenemos la perspectiva elevada de ver hacia dónde se mueve el todo mayor podremos comprender en términos generales hacia dónde se mueven nuestras vidas" Patricia May, 2001 REFLEXIÓN