El documento describe los fundamentos de la organización y los métodos en la gerencia de procesos. Explica que la organización y los métodos (OyM) involucran el estudio de procesos, estructuras, funciones y procedimientos para mejorar la eficiencia de una organización mediante la aplicación de técnicas que permitan una mejor distribución del trabajo. La esencia de OyM es hacer las cosas correctamente con el mínimo esfuerzo.

1. FUNDAMENTOS DE
ORGANIZACIÓN y MÉTODOS
EN LA GERENCIA DE
PROCESOS
¿Por qué OyM?

2. …un poco de historia: La Revolución Industrial
Procesos de fabricación
Procesos de
administración
Procesos de organización
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3. Ø CAMBIO
Ø PROCESOS
Ø NORMAS
Ø PROCEDIMIENTOS
Ø RECURSOS HUMANOS
Ø TOMA DE DECISIONES
Sistemas de Información
ELEMENTOS CLAVES EN UNA ORGANIZACIÓN
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4. INFORMACIÓN
PROCEDIMIENTOSSISTEMAS
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5. Procedimientos
SISTEMAS
Una situación común:
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6. Ø LA EMPRESA ESTÁ CONFORMADA POR
SISTEMAS.
Ø LOS SISTEMAS MANUALES Y
AUTOMATIZADOS, INTERACTÚAN.
Ø CUANDO UNO SE ALTERA, EL OTRO
TAMBIEN ES AFECTADO.
Ø SE DEBE ESTUDIAR EL CONJUNTO COMO
UN SOLO SISTEMA.
Enfoque de sistemas
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7. estratégico
táctico
técnico
-Planifica
-Control de Objetivos
-Inspecciona Inversión
-Operar el sistema
-Sistema rutinario
-Control Operacional
-Control Gerencial
-No opera el sistema
De la JERARQUÍA GERENCIAL TÍPICA a la
INFORMACIONAL
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8. estratégico
administración
conocimiento
operativo
Director o administradores
de nivel superior
Gerentes o administradores medios
Trabajadores del conocimiento
y la información
Gerentes operativos
De acuerdo al tipo de operación y decisión:
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9. ADMINISTRACIÓNPRODUCCIÓN
VENTAS
R.R.H.H.
procesos
¿Qué son los “silos funcionales” ?
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Es la división del
trabajo de acuerdo
a las diferentes
funciones de las
unidades
administrativas

10. planificación
control
operaciones
operaciones
dirección
Orientación por áreas funcionales Orientación por procesos
Tradicional
Informacional
ordenes
datos
información
se comparte información
(Alfons Cornella, 1999)
Veamos estos modelos organizacionales:
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11. operaciones
dirección
Orientación por procesos
Informacional
información
se comparte información
ORGANIZACIÓN
Y
MÉTODOS
Entonces…
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12. Tres situaciones que no ayudan
a la gestión de OyM:
EN LA IMPLANTACIÓN DE SISTEMAS EN LAS
EMPRESAS, NO SE CONSIDERAN LOS
CAMBIOS OPERACIONALES QUE SE
GENERARÁN.
LAS FUNCIONES DE ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS, LAS ORIENTAN SÓLO A LA PARTE
MANUAL.
EXISTE UNA CONFUSIÓN GENERALIZADA
(DIRECTORES, GERENTES Y PERSONAL) SOBRE
EL ALCANCE DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS.
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13. EXCESIVA
TRAMITACIÓN
ROLES NO
DEFINIDOS
INSUFICIENTE DELEGACIÓN DE
FUNCIONES
DEFICIENCIAS
ESTRUCTURALES
CARGAS DESIGUALMENTE
DISTRIBUÍDAS
MUCHAS UNIDADES
HACIENDO LO MISMO
¿Cuándo se justifica OyM?
Puede ser un signo de INOPERANCIA
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14. •
PÉRDIDA DE MATERIAL, TIEMPO,
ENERGÍA
•
DAÑO FRECUENTE DE LA MAQUINARIA
•
OPERACIONES “CUELLO DE BOTELLA”
•
TRANSPORTES LARGOS Y RIESGOSOS
•
CONDICIONES DE TRABAJO PELIGROSAS
•
ALTOS COSTOS DE OPERACIÓN
•
EXCESO DE HORAS EXTRAS
Algunos indicadores de inoperancia
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15. ¿Cuál debería ser la función de OyM?
Ø
ESTUDIO DE LA ESTRUCTURA
Ø
ANÁLISIS DE FUNCIONES
Ø
ANÁLISIS DE LOS PROCESOS
Ø
ESTUDIO DE LOS PROCEDIMIENTOS
Ø
DISEÑO DE FORMULARIOS
Ø
REDACCIÓN DE MANUALES
Ø
ORDENAMIENTO DE OFICINAS
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16. CONOCER LOS PROBLEMAS ORGANIZATIVOS,
ESTRUCTURALES O DE PROCEDIMIENTOS, QUE
SE GENERAN POR CAMBIOS O ADECUACIÓN DE
SISTEMAS FORMALES, PROPONIENDO
SOLUCIONES PARA MEJORAR LA EFICIENCIA DE
LA ORGANIZACIÓN.
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OyM:

17. EL “SÍNDROME” 80/20
¿LAS FUNCIONES ANTERIORES
O
MANEJO DE HERRAMIENTAS?
20% 80%
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18. HACER LAS COSAS ORDENADAMENTE
DEFINICIÓN DE RESPONSABLES Y ROLES
SIMPLIFICAR LOS PROCESOS
HACER LAS COSAS CORRECTAMENTE
HACER LO IMPORTANTE NO LO URGENTE
MINIMIZAR EL ESFUERZO
SISTEMATIZACIÓN
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19. APLICACIÓN DE DIFERENTES TÉCNICAS QUE
PERMITAN UNA MEJOR DISTRIBUCIÓN DEL
TRABAJO, ESTABLECIMIENTO DE
RESPONSABILIDADES Y DEFINICIÓN DE LA
PARTICIPACIÓN DE LOS DIFERENTES ENTES
ADMINISTRATIVOS DE LA ORGANIZACIÓN.
Una definición:
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20. SISTEMA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
AUTOMATIZACIÓN
VERSUS
SISTEMATIZACIÓN
AUTOMATIZACIÓN
ACCIONES TENDENTES A PROCESAR
INFORMACIÓN EN FORMA COMPUTARIZADA
UTILIZANDO UN SISTEMA INTEGRADO
SISTEMATIZACIÓN
ACCIONES TENDENTES A
PREPARAR A LA ORGANIZACIÓN
DEL PUNTO DE VISTA ORGANIZACIONAL
ADMINISTRATIVO Y CONTABLE
PARA ADECUAR LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
A LA AUTOMATIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

21. - NORMAS: Reglas que definen el funcionamiento
de la organización.
- POLÍTICAS: Patrones de conducta que persiguen
los diferentes objetivos de una organización.
- FUNCIONES: Principales actividades de una
organización. (Ventas, Inventario, etc.)
- PROCESOS: Principales actividades por área.
Términos asociados:
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22. - ACTIVIDADES: Acciones que se realizan en cada
proceso (sub-procesos).
- TAREAS: Acciones físicas y mentales que se
ejecutan para desarrollar una actividad. Es la
mínima división en el trabajo administrativo.
- PROCEDIMIENTOS: Conjunto de normas
aplicadas y método utilizado para llevar a cabo
una actividad.
Términos asociados:
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23. MANUALES
FORMULARIOSFLUJOGRAMAS
SISTEMATIZACIÓN
NORMAS
POLITICAS
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADPROCESO
TAREA
FUNCIONES
Elementos:
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24. ESENCIA DE O Y M:
HACER LAS COSAS
CORRECTAMENTE CON EL
MÍNIMO ESFUERZO
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