Este documento discute las estrategias para optimizar el mantenimiento de edificios. Explica que el mantenimiento tiene un componente tangible, como limpiar ventanas, y otro intangible, como reparaciones para extender la vida útil. También señala que el mantenimiento intangible es más difícil de justificar debido a que los beneficios son a largo plazo. Finalmente, resalta la importancia de equilibrar la probabilidad de falla de un activo con las consecuencias de dicho fallo al establecer programas de mantenimiento.

1. ¿Gastar o capitalizar
los activos fijos?

2. Cuando se trata de mantenimiento, a menudo puede haber confusión. ¿Se
está obligado a mantener los activos de construcción para simplemente
alcanzar su vida útil esperada?¿O se están manteniendo para extender sus
vidas de alguna manera?
Este artículo pretende ofrecer una visión significativa de las estrategias de
optimización del mantenimiento de edificios.

3. ¿Por qué se quiere optimizar?

4. La optimización del mantenimiento para la gestión de activos consiste en la
gestión del riesgo, el ahorro de dinero y la extracción del mejor valor posible
en un mundo de restricciones presupuestarias, necesidades contrapuestas
y prioridades en conflicto. La optimización es cuestión de equilibrio y de
brindar soluciones pragmáticas a problemas reales.
El camino hacia la optimización no es fácil. En el trayecto se tiene que
luchar contra algunos defectos humanos arraigados. Muchas de las
limitaciones en la vía hacia la optimización tienen que ver tanto con la
psicología humana como con el comportamiento de los componentes
físicos de los edificios. El desafío consiste en superar algunas percepciones
y racionalizaciones profundamente arraigadas.
Una de estas dificultades se debe al hecho de que el mantenimiento es un
tema que mucha gente encuentra bastante aburrido. Siendo francos: el
mantenimiento no es un tema atractivo.

5. ¿Quién en su sano juicio elegiría leer un manual de mantenimiento antes
que una buena novela? Es importante mantener a los grupos de interés
comprometidos durante cada etapa del viaje hacia la optimización para que
sigan invirtiendo en el proceso.
Otra dificultad surge de la naturaleza humana para buscar satisfacción
inmediata. Nadie quiere esperar. Se sabe que la paciencia es una virtud,
pero pocos tienen la paciencia que el mantenimiento requiere. Es frustrante
cuando no se puede mantener una visión clara que conecte el dinero
gastado hoy hasta el retorno que se recibirá muchos años, o décadas, en el
futuro.
Debido a que se tienen muchas otras cosas más interesantes en las que
enfocarse, existe una tendencia natural a evitar pensar en el mantenimiento
a menos que se vea obligado a hacerlo por razones de seguridad, fiabilidad
y estética.

6. A menudo se posterga y se aplazan las cosas para una fecha futura no
especifica. Pero aquellos que pueden permitírselo, dependen, en gran
medida, de alguien más para preocuparse acerca del mantenimiento por
ellos. En general todos quieren delegar la carga del mantenimiento a otros.
Un último ejemplo de los desafíos psicológicos a los que se enfrenta la
gestión del mantenimiento es la necesidad de pruebas tangibles para que
las personas puedan creer lo que alguien les dice sobre las necesidades de
mantenimiento.
Parece que las personas quieren experimentar las lecciones por sí mismas,
de la manera difícil. A veces sólo están dispuestas a aprender de sus
errores y a tomar medidas una vez que el problema ha llegado a sus
puertas y exige su atención. El mantenimiento diferido es notorio por
acumularse silenciosamente y luego, de repente, aterrizar en la puerta en la
forma de una necesidad inmediata y apremiante.
Eso debería bastar como introducción al lado humano de la historia del
mantenimiento.

7. ¿Qué es el mantenimiento?

8. El mantenimiento se define comúnmente como cualquier trabajo realizado
para preservar un activo, como un techo o una caldera, para garantizar su
uso y funcionamiento continuos por encima de un nivel mínimo aceptable
de rendimiento a lo largo de su vida útil. La definición tiene dos partes
integrales.
● Valor funcional: recibir una cierta cantidad de beneficio del activo.
● Valor sostenido: preservar el beneficio el mayor tiempo posible.
Se mantiene la caldera para que proporcione agua caliente para cocinar y
ducharse (valor funcional) y se espera que la caldera siga funcionando
durante muchos años (valor sostenido). Se mantiene el techo para que no
llueva en el interior del edificio (valor funcional) y nos sentiríamos
decepcionados si ese techo no nos mantiene secos durante muchos años
(valor sostenido).

9. Se está constantemente en una negociación de intercambio de valor con
los activos. Los activos se mantienen para poder extraer continuamente su
valor funcional. Si se gasta dinero en el mantenimiento de activos y estos
no duran una cantidad razonable de tiempo, entonces estaremos
decepcionados con el intercambio. Si se gasta en los activos y se retiene el
mantenimiento, ya sea intencionada o involuntariamente, entonces se
deben aceptar las consecuencias de nuestra limitada contribución a la
relación de intercambio.
Este intercambio de valor se produce tanto de forma tangible como
intangible. Aquí es donde se empieza a revelar el impacto de los rasgos
psicológicos del ser humano en los programas de mantenimiento.

10. Mantenimiento tangible

11. La siguiente etapa del viaje hacia la optimización continúa con una tarea de
mantenimiento que rara vez se cuestiona, tomemos por ejemplo el caso de
la limpieza de las ventanas exteriores.
Se paga a un contratista para que lave la suciedad de las ventanas
exteriores inaccesibles para que los residentes del edificio puedan disfrutar
inmediatamente de las vistas panorámicas desde sus suites. Se ve el
cambio de valor (tanto literal como metafóricamente) y se paga al
contratista sin cuestionar.

12. Esta tarea de limpieza de los vidrios satisface la primera parte de la
definición de mantenimiento en la medida en que mantiene la función del
activo por encima de un nivel mínimo aceptable. La tarea de limpieza se
justifica de dos maneras:
● Hay un retorno de la inversión (ROI) demostrable: se puede ver
(validar empíricamente) que la suciedad ha sido removida del vidrio.
La inversión ha devuelto las ventanas a un estado deseable. Tiene
un valor tangible e inequívoco.
● Hay un Time-to-Value (TTV) medible: inmediatamente después de
completar la tarea de limpieza se puede disfrutar de la vista. El valor
se realiza ese mismo día. Es inmediato.

13. No hay duda de que la limpieza de las ventanas es una actividad de
mantenimiento legítima. Proporciona a los propietarios ventanas limpias
para el uso y disfrute de las suites. Presenta un caso de negocio
convincente para los propietarios y, por lo tanto, rara vez se ve
comprometido en un presupuesto anual de mantenimiento.
Sin embargo, la tarea de limpieza de los vidrios no juega ningún papel para
ayudar al activo a alcanzar el final de su vida útil o a extender esa vida. El
lavado de los vidrios no cambia la fecha en el calendario para la eventual
sustitución de las ventanas.
En otras palabras, la actividad de limpieza de las ventanas sólo lleva a la
mitad del camino hacia la optimización porque sólo satisface la mitad de la
definición de mantenimiento. La otra mitad de la ecuación requiere algo
más…

14. Mantenimiento intangible
Existen muchas medidas de mantenimiento que representan una clase
diferente de intercambio de valor

15. Este grupo de actividades de mantenimiento se centra más en satisfacer la
segunda parte de la definición de mantenimiento: rendimiento sostenido.
Aquí se debe mirar hacia el futuro de los activos para apreciar cómo los
activos alcanzan su plena esperanza de vida o la prolongan.
Por ejemplo, se puede recomendar apagar el servicio eléctrico del edificio
en algún intervalo (por ejemplo, cada cinco años) para eliminar el polvo de
los transformadores, lo que reducirá el desgaste por sobrecalentamiento.
No hay un retorno inmediato de la inversión (ROI) para los propietarios en
términos de un mejor uso y disfrute de sus suites y el tiempo hasta el valor
(TTV) se mide en años, o décadas, más adelante, cuando los
transformadores puedan “alcanzar” el final de su esperanza de vida.

16. Aunque el retorno de la inversión (ROI) es mucho más difícil de medir, y el
tiempo hasta el valor (TTV) no es inmediato, el retorno potencial no puede
ser exagerado.
En la gestión de activos se está obligado a pensar estratégica y
tácticamente con el fin de extraer los beneficios de estas inversiones de
mantenimiento a largo plazo. Muchos propietarios de condominios y las
juntas administrativas elegidas son voluntarios, que por lo general no son
expertos en el campo de la ingeniería de confiabilidad. Por lo tanto,
requieren que los expertos les compartan su visión; aquí es donde los
rasgos humanos plantean un dilema.
Se pide a los propietarios que confíen en las recomendaciones de expertos
y de terceros como fabricantes y consultores. Se les pide que sean muy
pacientes antes de que se den cuenta de los beneficios. También se les
pide que pongan su fe en algo que no pueden validar inmediatamente con
sus sentidos. Además de todo esto, se les pide que gasten dinero en algo
que no es atractivo.

17. Como resultado, el propietario del edificio puede estar inclinado a
subfinanciar este tipo de tareas de mantenimiento y lo racionalizará
diciéndose a sí mismo: “Siempre podemos hacerlo el año que viene” o
“ahora no hay problema, así que esperemos y veamos”. Para la gestión de
activos, estas afirmaciones suenan como: “Voy a empezar a hacer dieta la
semana que viene” o “Necesito este último cigarrillo antes de dejar de
fumar”. Si se posterga y se racionaliza la salud personal, entonces ¿por qué
no hacer lo mismo con los edificios? Somos individualmente responsables
de nuestra salud personal, pero colectivamente responsables de los
edificios en los que vivimos como comunidades de interés común. La
optimización de los programas de mantenimiento de nuestros edificios nos
obliga a pensar más allá de nuestros propios intereses personales.
Hay una expresión coloquial que resume este problema de la percepción de
valor: “Algunas de las tareas de mantenimiento no son lo suficientemente
atractivas”.

18. Los expertos en gestión de activos deben hacer entender a los propietarios
en qué consiste el intercambio de valor y por qué es necesario en la
optimización del mantenimiento, de esta manera se podrán tomar
decisiones sustentadas. Para que los propietarios comprendan con mayor
facilidad el trabajo que se realiza, es esencial que los expertos que están
haciendo las recomendaciones para el mantenimiento intangible
proporcionen un medio para cuantificar con mayor precisión el ROI y el
TTV.
En la exploración hacia la optimización se revela cómo las tecnologías
emergentes están proporcionando a los equipos de mantenimiento potentes
tecnologías de diagnóstico para medir y cuantificar el valor de algunas de
estas tareas intangibles de mantenimiento.

19. Pero primero se necesita entender la fina distinción entre “llegar al punto
más alto de la vida” y “extender la vida”. Esto requiere que se profundice
más en el ominoso campo de la gestión de riesgos a fin de proporcionar un
contexto útil.
Si no se entienden los riesgos que se derivan del intercambio de valor con
los activos, no se pueden tomar decisiones acertadas. Si hay demasiada
incertidumbre alrededor de una tarea de mantenimiento intangible, no se
puede determinar el riesgo.

20. Encontrar el equilibrio adecuado para gestionar el
riesgo

21. En los esfuerzos por articular los conceptos de “llegar al punto más alto de
la vida” y “extender la vida” , es necesario explorar la relación entre la
Probabilidad de Fracaso (PdF) de un activo y las Consecuencias del
Fracaso (CdF) de los activos.
Por ejemplo, los activos de seguridad, como los equipos de alarma contra
incendios.
Estos equipos están estrictamente regulados por la ley y los propietarios
están obligados a cumplir con los programas de mantenimiento obligatorios.
Cada año se deben probar y volver a certificar los extintores de incendios y
los detectores de humo. También, se deben eventualmente reemplazar
estos artículos de seguridad basados en el periodo de caducidad escrito en
los estatutos locales. Los requisitos legales eliminan cualquier
incertidumbre de la ecuación, definen los riesgos y establecen que hay una
forma de hacer el mantenimiento y que se debe cumplir.

22. Con los activos de seguridad nunca se puede “extender la vida”, sólo se
puede “llevar al punto más alto” a través del mantenimiento.
No tiene ningún valor tratar de optimizar el mantenimiento para comprar
más vida para este tipo de activos. Mientras que el mantenimiento de los
equipos de seguridad no es “atractivo” como el lavado de las ventanas, las
consecuencias de un fallo son demasiado grandes y los propietarios están
legalmente obligados a cumplir.
Pero esta es la parte fácil de la historia. Las cosas pueden ponerse
realmente complicadas cuando se enfrentan diferentes niveles de
incertidumbre y se exige que se establezca una tolerancia al riesgo propia.

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Enlace:
https://gerens.pe/blog/optimizacion-mantenimiento-gastar-capitaliza
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