Este documento presenta una guía para aprender a programar proyectos con Microsoft Project. Incluye cuatro ejemplos que muestran cómo crear un calendario base, aplicarlo a un proyecto, y modificar la fecha de inicio o finalización del proyecto. El objetivo es que los estudiantes aprendan a utilizar las funciones básicas de Microsoft Project para la planificación y seguimiento de proyectos.

1. UNIVERSIDAD CAPITÁN GENERAL GERARDO BARRIOS
FACULTAD DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA
GUIA Nº 3
Nombre de la práctica: Programación de Proyectos con
Microsoft Project
Ciclo: ____________ Lugar de Ejecución: Explicación en Aula y Práctica Ex
aula.
Fecha: __________________________________
Tiempo estimado: 1 hora 20 minutos
Asignatura: Ingeniería de Software I
Catedrático: Lic. Marvin Romero
I. Objetivo
Aprender, utilizando Microsoft Project a:
 Crear calendarios base para un proyecto.
 Aplicar calendarios creados a proyectos.
 Especificar la fecha inicial de referencia de un nuevo proyecto.
 Ingresar tareas para un proyecto.
 Importar tareas desde una hoja de cálculo de Microsoft Excel.

2. II. Introducción teórica
Microsoft Office Project es la solución de Microsoft para la planeación y seguimiento de
proyectos. Ofrece unas sólidas herramientas de administración de proyectos con la dosis
adecuada de funcionalidad, potencial y flexibilidad, con el fin de administrar los proyectos
con mayor eficacia y eficiencia. Proporciona información y controlar sobre el trabajo, la
programación y las finanzas de un proyecto, mantener la sintonía entre los equipos de
proyecto y mejorar la productividad gracias a la integración con los conocidos programas
del sistema Microsoft Office, las eficaces opciones de elaboración de informes, el
planeamiento asistido y las herramientas.
Como características de este software tenemos:
1 Administración y comprensión de las programaciones de proyectos.
Permite establecer expectativas realistas con los equipos de proyectos, la administración
y los clientes, asignar recursos y administrar presupuestos.
2 Productividad.
Planificación interactiva y paso a paso, ayuda a controlar rápidamente el proceso de
administración de proyectos. Las barras de tareas y menús intuitivos, así como otras
características, permiten controlar rápidamente los principios básicos de la administración
de proyectos.

3. 3 Coordinación de la información existente.
Project se integra fácilmente con otros programas de Microsoft Office.
4 Creación de diagramas y gráficos de aspecto profesional.
Informes y gráficos de aspecto profesional mediante el uso del motor de informes visuales,
que genera plantillas para diagramas de Visio y gráficos de Excel basándose en datos de
Project.
5 Comunicación efectiva de la información.
La información puede presentarse en diversos formatos dependiendo de las necesidades de
los participantes.
6 Obtener un mayor control de recursos y finanzas.
Se pueden asignar fácilmente recursos a tareas y ajustar las asignaciones para resolver
posibles conflictos de distribuciones.
7 Acceso rápido a la información que necesita.
Es posible agrupar datos de Project por campos predefinidos o por campos personalizados.
Esto supondrá un ahorro de tiempo mediante la consolidación de datos, pudiendo localizar
y analizar rápidamente una información determinada.

4. 8 Seguimiento de proyectos en función de las necesidades.
Cuenta con indicadores predefinidos o personalizados le ayudará a realizar el seguimiento
de los datos relevantes para según la realización.
9 Personalización de acuerdo a las necesidades.
Project se adapta según el proyecto. Permite elegir campos de presentación personalizados
que se integran con la programación de un proyecto.
10 Asistencia de Office Project
Proporciona bastante asistencia a usuarios inexpertos y experimentados. Incluye un eficaz
motor de búsqueda para la ayuda tanto en línea como fuera de línea.
Durante los laboratorios de Ingeniería de Software I, practicaremos diversos ejercicios que
nos ayudarán a adquirir destreza en el uso de esta herramienta muy popular en la
actualidad.

5. Antes de comenzar la presente guía, revisaremos algunas definiciones y conceptos desde
el punto de vista de Microsoft Project:
Proyecto: Un archivo que almacena la planificación y seguimiento de un plan Tarea o
actividad: Cada una de las acciones que, realizadas en una secuencia temporal, conllevan a
la realización completa de un proyecto. Calendario: Configuración anual específica de los
días laborales y días no laborales de un proyecto, incluyendo horarios de inicio y fin de
labores por cada día. Diagrama de Gantt: Representación gráfica de la duración de las tareas
de un proyecto en el tiempo.
De acuerdo con la captura siguente, cada número corresponde a las partes siguientes:
1. Cinta de Opciones: Contiene las opciones generales del conjunto de programas
Microsoft, así como también las específicas de Project. Algunas de las opciones aquí
contenidas pueden ser accedidas por medio de menús contextuales (clic derecho del
ratón).
2. Barras de herramientas: Que contienen accesos rápidos a funciones comúnmente
utilizadas.
3. Tabla de Gantt: En esta tabla, se ingresa la lista de tareas del proyecto y se especifica una
duración temporal para cada una.
4. Diagrama de Gantt: Es la representación gráfica de la información contenida en la tabla
de Gantt. Project construye dicha representación automáticamente a medida la tabla es
llenada.

6. 1
Ventana principal de Microsoft Project
2
4
3

7. III. Materiales y Equipo
Para la realización de esta guía se necesitará lo siguiente:
No. Requerimiento Cantidad
1 Guía de Práctica No. 3 1
2 Computadora con software Microsoft Project 1

8. IV. Procedimiento
Ejemplo 1:
En una mediana empresa el horario laboral es de 7:00 a.m. a 12:00 m y de 1:00 p.m. a
6:00 p.m. Todo el personal de dicha empresa trabaja el día completo. La semana laboral
abarca de lunes a viernes con descanso sábado y domingo. Además tienen asuetos
programados con goce de salario en la primera semana de abril y la primera semana de
agosto. Tomando en cuenta lo anterior, elabore un calendario base para un proyecto que
se llevará a cabo en el año 2011. (Suponga que éste aún no ha iniciado).
1. Ingresar a Microsoft Project
2 2.1
2. Ir a la cinta Proyectos -> 2.1. Cambiar tiempo de trabajo…

9. 3. Aparecerá la siguiente ventana:
4
9
4. Haga clic en Crear calendario …

10. 5. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear nuevo calendario base:
6. En el cuadro de texto Nombre, escriba Mi Calendario Base
7. Seleccione el botón de radio Crear nuevo calendario base. El cuadro debe quedar así:
5
8. Haga clic en Aceptar.
7
8
9. Ahora hemos regresado a la primera ventana. Haga clic en Opciones…
10. En la ventana que aparece, especifique los siguientes valores para los campos. (Note que
estos han sido tomados del enunciado del problema):
a. La semana laboral comienza el: lunes
b. El año fiscal comienza en: enero
c. Hora predeterminada de entrada: 07:00 a.m.
d. Hora predeterminada de salida: 06:00 p.m.
e. Jornada laboral: 10.00
f. Semana laboral: 40.00
g. Días por mes: 20

11. 11. La ventana ha quedado así:
a
b
c
d
e
f
g
12
12. Haga clic en Aceptar.

12. 13. Ahora, incluiremos los asuetos en el calendario. En la imagen del calendario, vaya al mes
de abril.
14. Haga clic en lunes 18 de abril.
15. Mantenga presionada
la tecla Shift (Mayús).
16. Haga clic en viernes 24
13
de abril. (Note que la
semana se ha
resaltado). 14
17. En el panel inferior,
active la pestaña
Excepciones.
18. En el cuadro de texto
Nombre escriba
Asueto semana de
abril. Luego, presione
la tecla Tab 17
(tabulador).
19. Haga doble clic en ese
mismo cuadro de
18, 19
texto Nombre.
Aparecerá el cuadro
de diálogo Detalles de
Asueto semana de
Abril.

13. 20. Asegúrese que este marcado el botón de radio No Laborable, tal como lo muestra la
figura
21. Haga clic en Aceptar.
22. La ventana debe lucir ahora así:
20
21

14. 23. Siga los mismos pasos para establecer la semana de asueto de agosto que se mencionó el
enunciado del problema, de tal forma que la ventana de calendario quede así:
24
24. Al finalizar, haga clic en Aceptar.
25. Con estos pasos hemos creado un nuevo calendario ajustado a las necesidades de la
institución.

15. Ejemplo 2:
Se desea programar un proyecto para la empresa del ejemplo 1. Sabiendo que ya se tiene
construido el calendario, aplique el mismo a las actividades del nuevo proyecto.
1. Partiendo de la ventana principal de Project, vaya a la cinta Proyecto -> Información del
proyecto…
2. Aparecerá el
cuadro de diálogo
Información del
proyecto:
3. En el cuadro
desplegable
Calendario, 3
especifique el
nombre del
calendario que
creó en el ejemplo
1, es decir, el
calendario Mi
Calendario Base.
4. Haga clic en
Aceptar.
4
5. Note que la vista del diagrama de Gantt colorea de gris los días no laborables de acuerdo a
los parámetros del calendario especificado.

16. Ejemplo 3:
Suponga que el proyecto que se mencionaba en el ejemplo 2 se comenzará a planear a
partir de su fecha de finalización y que dicha fecha está programada el 7 de marzo de
2011. Modifique el proyecto de acuerdo a este dato.
2
1. Ir a la cinta
Proyecto ->
Información del
proyecto … 3
2. En el cuadro
desplegable
Programar a 2
partir de: escoja
Fecha de
finalización del
proyecto.
3. En el cuadro de
diálogo Fecha de
fin, navegue por
el calendario que
se despliega
y escoja la fecha
Lunes 7 de marzo
de 2011.
4
4. Haga clic en 4
Aceptar.

17. Ejemplo 4:
Suponga que el proyecto que se mencionaba en el ejemplo 2 se comenzará a planear a
partir de su fecha de inicio y que dicha fecha está programada el 12 de enero de 2011.
Modifique el proyecto de acuerdo a este dato.
2
1. Ir al menú 3
Proyecto
-Información
del proyecto …
2. En el cuadro
desplegable
Programar a
partir de: escoja
Fecha de
comienzo del
proyecto.
3. En el cuadro de
diálogo Fecha
de comienzo,
navegue por el
calendario que
se despliega
y escoja la
fecha viernes
4
11 de marzo de
2011.
4. Haga clic en Aceptar.

18. V. Investigación
Investigue cuáles son los tres calendarios base de Microsoft Project y de cuánto es su
semana laboral y horarios de cada uno de ellos.
VI. Referencias
Ayuda de Microsoft Project