Consideraciones de HSE en la contratación de bienes y servicios

1. 1
HSE como elemento estructural en la contratación de
servicios con alto riesgo en su ejecución
Antecedentes
La concepción de HSE - Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y Medio Ambiente - por sus
siglas en inglés, continúa ganando vigencia ya no solo en los sectores petrolero, minero y
petroquímico, caracterizados por procesos y operaciones de alto riesgo que pueden afectar
negativamente a las personas, las instalaciones y el medio ambiente, sino también en otros
sectores que lentamente empiezan también a reconocer la importancia de prevenir y controlar
los factores de riesgo inherentes a sus actividades directas e indirectas.
En sus comienzos en Colombia fueron empresas como Dupont con su Safety Training
Observation Program - STOP - o Intercor con su programa OIMS - Operational Integrated
Management System - las que consideraron los principios de HSE como una exigencia
primordial en su cultura empresarial; se orientaron a asegurar que sus empleados no solo los
aplicaran en el entorno corporativo sino que los interiorizaran en su vida cotidiana.
Posteriormente el auge petrolero trajo como consecuencia que las empresas del sector también
enfatizarán la aplicación de este enfoque, reconociendo que por lo menos el 90 % de los
accidentes e incidentes en HSE, les ocurren a individuos que son empleados de los
contratistas.
El reto complementario que enfrentaban era asegurar que sus contratistas y proveedores,
cumplieran con el mismo grado de responsabilidad y eficiencia las mismas exigencias en
materia de HSE.
Registro de Contratistas
Surge entonces la iniciativa del Comité de hidrocarburos del Consejo Colombiano de Seguridad,
orientada a inculcar en los contratistas el mejoramiento continuo en el área de HSE.
Buscaba optimizar la prevención y control de los factores de riesgo inherentes a la industria y a
las actividades que usualmente son contratadas por las empresas operadoras en el sector
petrolero.
Específicamente se pretendía que las empresas y sus trabajadores cumplieran con sus
responsabilidades legales y contractuales en materia de seguridad industrial, medio ambiente y
salud ocupacional.
Durante 1995 / 96 / 97 se efectuaron encuentros con todas las empresas de la industria para
compartir experiencias y divulgar los requisitos mínimos.
En 1998 El RUC® - Registro único de Contratistas - fue adoptado por las compañías
operadoras del sector hidrocarburos, como sistema de información y consulta al cual acudir
para solicitar de ofertas en los procesos competitivos.

2. 2
El Comité unificó en su momento, criterios al definir los requisitos mínimos que las empresas
debían solicitar a los contratistas provenientes de:
 Exigencias de la legislación colombiana.
 Estándares internacionales basados en la norma ISO 9000.
Los beneficios identificados para las compañías operadoras al momento de adoptar el registro
fueron los siguientes:
 Acceder a una base de información para fortalecer el proceso de selección de contratistas.
 Inducir a los contratistas en un proceso de mejoramiento continuo en HSE.
 Conocer el desempeño en HSE de cada uno de los potenciales oferentes.
 Agilizar los procesos de contratación.
Historias relevantes al hablar de HSE
Los siguientes son algunos ejemplos de desastres, con impactos incalculables ocurridos a
pesar de la existencia de exigentes políticas de HSE que posiblemente fueron ignoradas o
aplicadas de manera deficiente:
El Desastre del Exxon Valdez fue un derrame de
petróleo provocado por el petrolero Exxon Valdez tras
encallar el 24 de marzo de 1989, con una carga de 11
millones de galones de crudo, en Prince William Sound,
Alaska, vertiendo 37.000 toneladas de hidrocarburo.
Alaska vivió la peor tragedia ecológica de su historia al
encallar el petrolero y verter millones de litros de crudo
que se expandieron sobre más de 2.000 kilómetros de
costa.
A las 00:20 horas del día 15 de marzo del 2001, hubo
una explosión que culminó con el hundimiento de la
para esa fecha, la mayor plataforma semi - sumergible
de producción, en la prolífica cuenca de Campos en
Brasil.
De los 175 trabajadores, 151 fueron evacuados. Como
saldo, la trágica pérdida de 10 vidas y dos personas que
resultaron seriamente heridas.
Nota: En internet no fue posible obtener fotografías del
desastre de libre utilización. La fotografía anexa es
meramente indicativa
Deepwater Horizon era una plataforma petrolífera
semisumergible de posicionamiento dinámico de aguas
ultra-profundas construida en el año 2001. Su propósito
era perforar pozos petrolíferos en el subsuelo marino.
Propiedad de Transocean, había sido arrendada a BP.
Deepwater Horizon se hundió el 22 de abril de 2010,
como resultado de una explosión que había tenido lugar
dos días antes provocando uno de los más importantes
derrames de petróleo.

3. 3
Evolución del desempeño en HSE
Hace dos lustros o más, en las etapas tempranas de sondeo de mercados, se solicitaba ya
información sobre el desempeño en HSE de los potenciales oferentes para la construcción de
un obra o prestación de un servicio; la respuesta era incipiente en la medida en que no existían
indicadores de origen exógeno al potencial oferente que acreditaran con un elevado nivel de
certeza, su desempeño histórico en HSE. La información provenía básicamente de entidades
gubernamentales.
Entidades certificadoras
A finales de los 90’s las empresas petroleras deciden exigir estándares mínimos de HSE a sus
proponentes, certificados por entidades externas con el fin de contar con información confiable
de su gestión, permitiendo en etapas tempranas conocer su desempeño en esta materia
Administradoras de Riesgos Profesionales
Las Administradoras de Riesgos Profesionales (ARP) o el seguro social en su momento,
responsables por prevenir, atender y proteger a los trabajadores de los efectos causados por
accidentes y enfermedades que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo
que desarrollan, deben manejar estadísticas a nivel de:
 Reservas de siniestros (accidentes de trabajo o enfermedad profesional) avisados.
 Clasificación de riesgos, dada por la naturaleza de la empresa: Como son biológicos, por
responsabilidad del empleador, debilidad en prevención, por severidad de acuerdo con la
accidentalidad,
 Programas de prevención los cuales ofrecen a las empresas. Estas administradoras
tienen directores integrales de servicios que hacen seguimiento a las empresas para
determinar que cumplan las condiciones mínimas de seguridad y prevención laboral
Esta información es solicitada por Ministerios y entidades de control; por lo tanto se hace
necesario que las administradoras dispongan de suficiente información al respecto.
Precalificación en HSE
Se recomienda entonces, cuando se realizan investigaciones de preselección de potenciales
oferentes, solicitar en esta etapa del proceso la certificación de una entidad externa calificada y
a los potenciales oferentes presentar los certificados de accidentes o enfermedades
profesionales emitidos por su correspondiente Administradora de riesgos profesionales.
La información obtenida en estas instancias, permite aceptar tempranamente, solo aquellas
compañías que cumplen con unas condiciones mínimas predeterminadas en HSE, antes de
iniciar procesos formales de contratación directa; fuente única; o procesos competitivos,
evitando el tener que rechazar compañías en etapas más avanzadas del proceso, en las que
descartar una propuesta significa una pérdida de tiempo, recursos, además de haber
despertado una expectativa en un proveedor que no cumple con las exigencias esperadas de
desempeño en HSE.
Pautas en la solicitud y evaluación de propuestas
Como resultado de un proceso de preselección, una vez identificado un número razonable de
compañías que están en capacidad de presentar ofertas porque satisfacen unas exigencias

4. 4
mínimas, desde el punto de vista de experiencia y desempeño en materia técnica y de HSE, se
recomienda en el desarrollo de procesos de selección de contratistas, solicitar propuestas
independientes en el ámbito de HSE, técnico y comercial. La primera se debe plasmar en una
presentación del sistema de gestión en HSE del potencial oferente.
Un camino sensato en la evaluación de ofertas es el siguiente:
 Calificar en primera instancia las ofertas de HSE. Esto implica que es necesario definir
los términos en los cuales los oferentes deben presentar una oferta específica e
independiente de HSE. En empresas diferentes a las del sector petrolero, las exigencias
en materia de HSE están dispersas en el alcance de los servicios; no tienen una
diferenciación específica.
 A continuación, calificar las ofertas técnicas de quienes cumplieron las exigencias
mínimas de HSE.
 A renglón seguido, calificar las ofertas comerciales de quienes pasaron la calificación de
HSE y técnica.
De esta manera se eliminan en cada instancia, ofertas extremas que por defecto o por exceso,
comprometen los resultados del proceso por una equivocada interpretación del alcance de los
servicios. Por supuesto solo una adecuada planeación permitirá contar con el tiempo suficiente
para desarrollar estas actividades en línea; en caso contrario será necesario efectuarlas
simultáneamente, deteriorándose el efecto positivo antes mencionado.
Preocupaciones del orden contractual
Alrededor de las ofertas de HSE han existido varias preocupaciones de las cuales quisiera
rescatar cuatro en particular:
 La primera tiene que ver con la conveniencia de desarrollar anexos contractuales que
establezcan las obligaciones específicas en materia de HSE. La experiencia ha
demostrado que conviene disponer de varios modelos según el tipo de riesgos asociados
a la contratación. No son los mismos los riesgos que corre un consultor que presta sus
servicios desde una oficina en la ciudad que los que corre un contratista que tiene bajo su
responsabilidad la construcción de una línea de oleoducto en terreno agreste. Incluso en
algunas compañías petroleras se ha llegado a definir un anexo por cada uno de los
segmentos de HSE y si se tiene una calificación de cuatro niveles de riesgos, se estaría
hablando fácilmente de 12 anexos.
 La segunda tiene que ver con la manera como se pueden remunerar los costos que se
generan por HSE. La discusión ha sido, si se puede configurar un rubro de pago
específico - por ejemplo un precio unitario fijo o incluso una tarifa fija - para reconocer
este costo. Definitivamente la práctica ha demostrado que no es recomendable hacerlo.
Los incumplimientos en materia de HSE son difíciles de cuantificar o valorar; muchas
veces tiene matices y en ese caso no es factible rechazar el pago en su totalidad; sería
necesario entonces entrar a acordar en que porcentaje se cumplió el rubro de pago, lo
que complica innecesariamente el proceso de facturación. Por consiguiente es
recomendable que el contratista incluya los costos de HSE dentro de los gastos
generales de administración y así pueda recuperarlos dentro del esquema convencional
de Administración Imprevistos y Utilidad, en el caso de contratos de construcción.
 La tercera se relaciona con combinar en un mismo proceso competitivo compañías que
ya conocen las exigencias y requisitos del contratante en materia de HSE, porque son
contratistas regulares prestando un cierto tipo de servicio, con compañías que no lo han
hecho en el pasado. La analogía que aplica es la de entrar a un cuarto oscuro en el que
de antemano, se han dispuesto numerosos muebles y enseres. El contratista
experimentado sabe incluso donde se encuentra el interruptor y como están dispuestos

5. 5
los muebles, por consiguiente podrá moverse entre ellos con mayor solvencia. El
contratista nuevo por su parte, dará palos de ciego antes de empezar a acomodarse,
mientras conoce la distribución del cuarto. Su curva de aprendizaje será mayor con las
correspondientes consecuencias desfavorables.
 Por otro lado, los contratistas experimentados en HSE se quejan de que los contratistas
nuevos no están en capacidad de valorar adecuadamente los costos de HSE y por esa
razón tienden a presentar ofertas sensiblemente más bajas que aquellos que conocen en
detalle el contenido e impacto comercial de las exigencias de HSE, afectándose la
equidad que debe acompañar el proceso.
De ahí la necesidad de realizar reuniones previas a la presentación de propuestas que permitan
normalizar la información que tienen los distintos proponentes sobre las exigencias de HSE y
asegurar que presenten propuestas competitivas en igualdad de condiciones.
Plan de mejoramiento
Una vez seleccionado el contratista, la comparación de los resultados de su propuesta de HSE
con las expectativas o estándares básicos de la compañía contratante, permite establecer la
brecha de desempeño que tiene el contratista al momento de iniciar la construcción de una obra
o la prestación de los servicios.
Esta brecha es una oportunidad para configurar un plan de mejoramiento que deberá ponerse
en marcha, aplicándolo incluso a aquellas actividades propias de la movilización; a lo largo de la
vida del contrato deberá aplicarse un adecuado control y monitoreo del mismo. Será la carta de
navegación que permita controlar y monitorear la gestión del contratista en HSE. Puede
plantearse y acordarse con el contratista en el orden administrativo, aunque podría elevarse al
orden contractual para hacerlo exigible con mayor facilidad.
Riesgos
 Calificación
Regresando al entorno de las compañías contratantes, surge la inquietud de cómo ponderar
el riesgo de un determinado servicio o suministro. La definición de este nivel de riesgo
supone la dedicación de recursos; la priorización de los contratistas; la mayor o menor
intensidad en el seguimiento y control del desempeño, entre otras actividades. Las
compañías contratantes no cuentan con recursos ilimitados que permitan un seguimiento
con el mismo grado de intensidad para todo tipo de contrato.
Desde un principio, se vienen aplicando distintas matrices de riesgo que permiten calificar
los servicios y suministros de acuerdo con dicho nivel de riesgo, pero no existía un enfoque
que estableciera una clara diferenciación entre aquellos contratos de riesgo a los cuales se
aplican las exigencias de HSE en toda su dimensión y a cuales no, en la medida que son
contratos de riesgo mínimo. Se precisa una manera para lograr dicha diferenciación:
Identificar cuáles son aquellos servicios o suministros sobre los cuales la empresa
contratante tiene control directo y que básicamente corresponden a servicios y suministros
dentro de sus instalaciones y sobre los cuales puede establecer exigencias específicas y
sobre cuáles tiene influencia, en cuyo caso podría sugerir pero no exigir el cumplimiento de
dichas exigencias.

6. 6
 Herramienta para calificación del riesgo
Una herramienta desarrollada por una empresa petrolera para calificar el nivel de riesgo
tiene en cuenta las características del servicio, la ubicación donde se presta, la probabilidad
de ocurrencia de incidentes, el impacto potencial de los mismos y el grado de control; dicha
herramienta permite un acercamiento consistente para clasificar servicios críticos en los
distintos sectores estratégicos de compras y contratación, ponderando distintos factores
tales como: HSE; seguridad; desempeño; talento humano; contenido local; innovación
tecnológica; estabilidad financiera; auditorias; reputación: Los resultados se confrontan en
una matriz que establece diferenciaciones para los distintos tipos de servicios al comparar la
criticidad del servicio vs. el monto del gasto. Se agrupan entonces en tres grandes grupos:
Grupo 1: Aplicable a servicios o suministros de alta criticidad o riesgo o con un elevado
monto del gasto.
Grupo 2: Criticidad/riesgo medio o nivel medio de gasto.
Grupo 3: Baja criticidad o bajo nivel de gasto.
 Estrategia para mitigar riesgos
En el esquema siguiente y dependiendo de las fases en que se presenten los riesgos se
identifican acciones específicas para mitigarlos:

7. 7
Entrenamiento del talento humano
Es tan complejo el proceso de asegurar resultados satisfactorios de HSE en una relación
contractual que uno de los ingredientes para una receta satisfactoria, es brindar el
entrenamiento requerido en la materia, en forma sostenida a los distintos actores según las
necesidades específicas de sus roles y responsabilidades en HSE: Los especialistas en
contratación de la compañía contratante, sus responsables de la gestión de contratos y el
personal del contratista. Por supuesto la función de HSE en ambos lados de la cerca:
Contratante y contratista, es la llamada a facilitar y asegurar la gestión integral de HSE, sin que
se asuma que son ellos como función los únicos responsables; HSE es un principio de liderazgo
que se vive en primera persona.
Herramientas operativas
Durante la ejecución del contrato, una herramienta o mecanismo que ha probado ser efectivo
para controlar el plan de mejoramiento; identificar fortalezas y debilidades y poner en marcha
medidas de mitigación es la realización de reuniones de desempeño para efectuar revisiones,
al menos trimestrales del desarrollo del contrato. Permiten hacer una revisión de lo acontecido
en el período anterior, resaltando logros y dificultades; identificando áreas críticas y proyectando
retos para el siguiente período. Es el entorno adecuado para revisar la gestión de HSE y sus
indicadores de desempeño.
Indicadores de desempeño
Entendidos como la variable cualitativa o cuantitativa que representa la ocurrencia de un evento
y se compara con un valor potencial dentro de una tendencia histórica.
Medir permitirá:
 Mejorar el desempeño en HSE.
 Apoyar las metas de la Empresa.
 Controlar el cumplimiento de proyectos, compromisos y actividades de sus contratistas.

8. 8
 Identificar necesidades y oportunidades de mejoramiento.
 Facilitar la toma de decisiones.
 Identificar el desempeño sobresaliente y las zonas de confort.
 Optimizar recursos.
 Desarrollar mejores prácticas de mercado.
 Facilitar autocontrol.
En la siguiente tabla de indican los indicadores de desempeño más utilizados, tomando como
referencia un contratista que presta servicios de consolidación de servicios logísticos:

9. 9
Área o
Función
Nombre del
Indicador
Índice: Forma
de cálculo
JerarquíasPerspectivas
de interés
Impacto
corporativo
Meta Frecuencia Proveedor
del índice
Fuente de
información
Comentarios
MediciónSeguimiento
HSEQ
Capacitación Total Horas de
capacitación /
Total Horas
Hombre
Trabajadas
*100
HSEQ
Gerente
del Contrato
Aumentar las
competencias
de los
trabajadores
105%
Mensual Trimestral ContratistaAdministración
HSEQ
Programa de
inspecciones
Número de
Inspecciones
Ejecutadas en
un periodo /
Número total
de acciones
acordadas en
un periodo *
100
HSEQ
Gerente
del Contrato
Mejorar las
condiciones de
salud y
seguridad de
los
trabajadores.
Tomar
medidas
correctivas que
disminuyan la
exposición a
pérdidas
100%
mensual
Según
necesidad
Contratista Estadísticas
HSE
Contratista
HSEQ
Acciones
Cerradas
Número de
acciones
cerradas en un
periodo /
Número total
de
Inspecciones
programadas
en un periodo
* 100
HSEQ
Gerente
del Contrato
Efectuar
seguimiento
de los
proceso de
trabajo
establecidos
en procura de
un
mejoramiento
continuo
100%
mensual Contratista Estadísticas
HSE
Contratista
HSEQ
RIF Número de
lesiones
registrables en
un periodo por
200.000 h.h.t /
HSEQ
Gerente
del Contrato
Prevenir
accidentes de
trabajo en la
ejecución de
actividades
0
mensual Contratista Estadísticas
HSE
Contratista

10. 10
total h.h.t. propiasHSEQ
RIIF Número de
lesiones
registrables y
enfermedades
profesionales
en un periodo
por 200.000
h.h.t / total
h.h.t.
HSEQ
Gerente
del Contrato
Prevenir
accidentes de
trabajo en la
ejecución de
actividades
propias
0
mensual Contratista Estadísticas
HSE
Contratista t
HSEQ
SVAR Número de
Incidentes de
carretera por
1000000 Km
recorridos /
Total de Km
recorridos en
el periodo
HSEQ
Gerente
del Contrato
Prevenir
accidentes
viales en la
ejecución de
actividades
propias
0
mensual Contratista Transporte
Terrestre
HSEQ
TVAR Número de
Incidentes
viales
registrables
por 1000000
Km recorridos
/ Total de Km
recorridos en
el periodo
HSEQ
Gerente
del Contrato
Prevenir
accidentes
viales en la
ejecución de
actividades
propias
0
mensual Contratista Transporte
Terrestre
HSEQ
Derrames
Contenidos
cantidad
HSEQ
Gerente
del Contrato
Prevenir ,
controlar y
mitigar los
daños
generados al
medio
ambiente
0
mensual Contratista Transporte
Terrestre

11. 11
durante la
movilización
de mercancías
HSEQ
Cuasi
accidentes
cantidad
HSEQ
Gerente
del Contrato
Prevenir
accidentes de
trabajo en la
ejecución de
actividades
propias
0
mensual Contratista Todas las
áreas
HSEQ
Ausentismo
Laboral
ausencias
cantidad
HSEQ
Gerente
del Contrato
Control
mensual de la
tasa de
ausentismo
general de la
empresa
mensual Contratista Administra
ción

12. 12
Lecciones aprendidas
Por supuesto un entorno de mejoramiento continuo, supone una adecuada y oportuna
identificación de lecciones aprendidas que permitan por ejemplo mejorar el alcance original de
los servicios durante la ejecución del contrato; registrándolas a través de los correspondientes
otrosíes, asegurando una adecuada divulgación para facilitar el aprendizaje no solo dentro de la
compañía contratante, sino también en el contratista.
Estructura organizacional
Las compañías petroleras tienen claro que se requiere una función centralizada que fije roles y
responsabilidades en materia de HSE y brinde asesoría a los clientes internos en implantación.
Por su parte éstos tienen la responsabilidad de asegurar cuando se desempeñan como
gerentes de contratos que sus contratistas se ajusten y pongan en prácticas las exigencias
contractuales en términos de HSE.
Otras empresas que inician su largo recorrido de la ruta de HSE suelen tener desagregadas
organizacionalmente estas tres funciones y asignadas en distintos estamentos corporativos. No
es fácil lograr que las ensamblen en un solo ente organizacional. Hacia allí deberían concentrar
sus esfuerzos.
Tendencias
El desarrollo de sistemas de gestión cimentados en procesos, que enfatizan el manejo de la
integridad para identificar peligros, identificar amenazas y peligros, valorar riesgos y asegurar
un control sistemático de peligros mayores en las operaciones, constituye una evidencia de un
viraje direccional en la gestión de contratistas y proveedores. Es necesario profundizar la
evaluación de desempeño y hacer más exigentes los criterios de selección de contratistas para
asegurar que sus prácticas y procesos estén alineados con los estándares corporativos y de
industria.
Es imperativo propiciar comportamientos en HSE que aseguren un desempeño de excepción.
Argumentos de motivación y reconocimiento son indispensables para lograr dicho desempeño.
Se requiere articular mecanismos creativos que permitan efectuar reconocimientos a los
contratistas y más que a éstos, a su personal, sin que necesariamente deba plasmarse en un
contenido monetario.
Bibliografía
 HSE bajo la óptica de contratación. Iván Pinzón Amaya. Publicado en Abril 1, 2.008.
http://www.ri-ol.com/index.html
 Journal Latinoamérica Información y tecnología del petróleo para América Latina. Mayo
junio 2001. Volumen 7. Número 3.
 Boletín Resistencia No. 15. Red Oilwatch. Abril 2001
 Experiencias directas del autor en su desempeño en el Proyecto Carbonífero de El
Cerrejón; En BP Exploration Co (Colombia) Ltd. y en Grupo Energía de Bogotá.
Autor
Iván Pinzón Amaya, Ingeniero Civil, Colombia
ipinzona@hotmail.com
co.linkedin.com/in/ipinzonconsult
Celular (320) 3337186