Este documento describe la importancia de la documentación escrita en las instituciones. Explica que todos los tipos de organizaciones se caracterizan por tener sus disposiciones y procedimientos expresados por escrito en documentos como contratos, memorandos e informes. También destaca que la declaración de la misión de una institución solo puede trascender si se expresa por escrito. Finalmente, resalta las ventajas de la documentación escrita como su capacidad de contener información compleja y poder ser utilizada en diferentes momentos y lugares.

1. 1
http://redaccioncorporativa.blogspot.com/2012/10/la-importancia-de-la-
documentacion.html LICDA. LUCIA BODO
REPRODUCCION PARA FINES EDUCATIVOS
LA IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN ESCRITA EN LAS
INSTITUCIONES
Contratos, memorandos, informes anuales, descripción de puestos. Normas
de convivencia, código de ética y plan de contingencias. Estos son algunos de
los tantos documentos escritos que subyacen el mismísimo núcleo operativo de
una empresa. No importa qué tipo de organización sea, ni sus montos de
facturación. Incluso tampoco importa si su fin es o no el lucro, si es local o
multinacional, ni cuál sea su caudal de empleados y colaboradores. TODAS,
absolutamente todas ellas se caracterizan por tener sus disposiciones y
procedimientos más importantes expresados por escrito.
La declaración de una misión, por ejemplo, es lo que le da sentido y rumbo a una
institución. Es aquello que, como entidad, la distingue, le da identidad, la define.
La misión responde a preguntas fundamentales como “¿Qué somos? ¿Quiénes
somos? ¿A qué nos dedicamos? “.
Es imposible pensar que tamaña declaración pueda trascender, pueda fijarse en la
mente de cada una de las generaciones que pasan año tras año por una
organización, si no consta por escrito. Es difícil de creer que todos los empleados
y miembros se acordarán en palabras textuales cuál es la misión de la institución
para la cual trabajan. En tal caso, las autoridades deberían recordársela a diario,
porque no hay manera de archivar palabras si no es por medio de la memoria (o
de una grabación...)
La seguridad que brinda el soporte escrito es una de sus mayores ventajas
respecto a la comunicación oral. Ayuda a recurrir a ella las veces que haga falta,
para cualquier tipo de circunstancia que así lo disponga. Asimismo, tiene la
capacidad de contener informaciones muy complejas, como es el caso de los
contratos: nos pasaríamos horas explicando cada una de las menciones legales
que en él se detallan. Por último, la tercera característica de los documentos
escritos es su poder de ser utilizados en momentos y en lugares lejanos. Lo que
se dice hoy posiblemente sea útil volverlo a decir en otro contexto y en otra
ocasión. En tal caso, vamos a tener que repetirlo cuando eso suceda. Por el

2. 2
contrario, lo que se redacta hoy podrá ser archivado y utilizado en otra situación
sin tener que volver a escribirlo.
La documentación escrita con la que cuenta una empresa es mucho más
importante de lo que por lo general se cree. Describe, define, determina, anuncia y
declara manifestaciones y contenidos fundamentales para la actividad diaria de
una organización. Capta la voz de la empresa, su versión de las cosas y lo atesora
en un papel imborrable.
Gestionar esos escritos, administrarlos prolijamente y chequear que estén
redactados en tiempo y forma no sólo se convierte en una obligación del
departamento de comunicación, sino que permite su fácil acceso, optimiza
procesos y demuestra transparencia, profesionalismo y responsabilidad
institucional: tres aspectos por demás esenciales para la imagen y la percepción
que sus públicos más estratégicos tendrán sobre la organización.
REDACCION DE DOCUMENTOS
LAS CUALIDADES DEL ESTILO Y SUS DEFECTOS
La habilidad para redactar tiene como base fundamental el estilo de quien escribe:
Entendamos como estilo la manera de expresar los pensamientos.
El estilo no sólo existe en la exposición de ideas, sino también en varias
manifestaciones del ser, como el vestir, el caminar, el reír y muchas más que son
propias de la personalidad.
La redacción debe integrarse con expresiones que sean fácilmente comprensibles,
tanto para un erudito como para quien carezca de la más elemental cultura.
Para redactar de manera clara basta con organizar las ideas, para que éstas
logren el propósito del corresponsal.
En la redacción de documentos es necesario prescindir de expresiones
innecesarias, que sólo confunden y propician la prolijidad.
Apegarnos a ciertas normas que llamaremos cualidades del estilo, nos capacitará
para lograr el propósito de estas lecciones: redactar correctamente.
En orden de importancia, las cualidades del estilo y sus defectos son:
Cualidades y Defectos:
Claridad Obscuridad
Precisión Imprecisión
Propiedad Impropiedad
Concisión Prolijidad
Sencillez Afectación
Cortesía Descortesía

3. 3
CLARIDAD
La claridad consiste en la expresión clara, lógica y natural que permite captar las
ideas inmediatamente.
El defecto de esta cualidad es la anfibología, conocida también como obscuridad,
la cual propicia confusión en las ideas.
Para escribir con claridad es necesario considerar los conceptos siguientes:
a) Evitar ambigüedad, la cual consiste en la exposición de ideas que pueden ser
interpretadas en diferentes formas.
Ejemplo:
(Con ambigüedad)
Lo atenderé con gusto cuando llegue a la oficina.
(Quien llegará y a qué oficina)
(Con claridad)
Personalmente lo atenderé cuando usted llegue a mi oficina.
b) ordenar los elementos de las frases y oraciones que integran una cláusula.
La frase es una expresión que no tiene verbo conjugado.
Ejemplo:
El palacio de los deportes en la ciudad de México.
La oración contiene, en su orden natural, sujeto, verbo y complemento.
Ejemplo:
El señor Ramírez solicito una cotización.
Sujeto verbo complemento
La cláusula contiene frases y oraciones relacionadas con la idea principal.
Ejemplo:
Los buenos clientes merecen una especial atención, por eso nuestra empresa les
proporciona estímulos que acrecientan su interés por adquirir nuevos productos.
c) Emplear el hipérbaton correctamente:
El hipérbaton es una figura de construcción que permite alterar el orden natural de
los elementos que forman la oración; no debe aplicarse cuando sólo hace confusa
la idea.
Ejemplo:
(Orden natural)
Me complace felicitarlo por su merecido ascenso.
(Con hipérbaton)
Por su merecido ascenso, me complace felicitarlo.
(Confuso)
Lo felicito por su merecido ascenso que me complace.
d) evitar expresiones innecesarias, que no aclaran las ideas y sí las confunden.

4. 4
Ejemplos:
(Incorrecto)
La mercancía que le remití, según sus instrucciones, aunque aún no recibimos el
pago correspondiente, acusa un pequeño incremento en su precio; le
agradeceremos su consideración al respecto, ya que, como usted comprenderá,
hemos resentido un considerable aumento en los costos de producción y en la
materia prima.
(Correcto)
La mercancía que le remití acusa un pequeño incremento en su precio, debido al
considerable aumento en los costos de producción y en la materia prima.
PRECISIÓN
Esta cualidad nos enseña a expresar las ideas completas para que, al leerlas, se
tenga una clara noción sobre los propósitos del escrito. El defecto correspondiente
a esta cualidad es la imprecisión.
Podemos ser claros, pero no precisos, como en el ejemplo siguiente:
Llegue. (Esta expresión es clara pero no precisa)
Llegue muy tarde. (Se precisa un poco más la idea)
Ayer llegue muy tarde a mi casa, debido a una descompostura del autobús.
(La idea ahora si es clara y precisa)
Podemos apreciar que cada elemento incluido en la idea principal, más la precisa
y determina, cuanto más la amplía y la complementa.
Ejemplo:
Un empresario requiere de los servicios de un contador; para tal fin, se inserta un
anuncio en prestigiado periódico de esta ciudad.
Se reciben varias solicitudes, de ellas analizaremos las siguientes:
Estimado señor Bolaños:
Me enteré de que necesita los servicios de un contador por lo que me dirijo a
usted para aspirar a ese trabajo, con la certeza de que procuraré no defraudar la
confianza que en mí deposite.
Mucho agradeceré me comunique su decisión al teléfono 397-84-86, con la
brevedad posible.
Atentamente.
La comunicación es clara, se desea obtener el empleo de contador, pero no
contiene la precisión necesaria que refuerce esa intención.
Veamos el tema corregido:
Ayer, en el periódico X me entere que usted solicita un contador.
Hace cuatro años egrese de la UNAM al finalizar mi carrera de licenciado en
contaduría; eh prestado mis servicios en dos importantes empresas de esta
capital, de ella anexo los datos necesarios seguro de que aportarán las referencias

5. 5
que me avalen como persona trabajadora y honesta. Tengo la certeza de que la
experiencia adquirida durante esos años me ayudara para desempeñar con
eficacia el trabajo que se me encomiende. Mucho agradeceré anote usted los
números 397-84-26, correspondientes al teléfono donde espero tener el gusto de
contestar cualquier llamado que se relacione con mí solicitud.
Muy atentamente.
PROPIEDAD
El propósito de esta cualidad es que nos expresemos correctamente, usando las
palabras con su verdadero significado y agrupándolos con apego a las normas
gramaticales. El defecto correspondiente a esta cualidad es la impropiedad, la cual
asimilamos no solo por la corrupción que del idioma hacen los amigos que están
en onda, según su propia manera de hablar, sino también por los medios de
difusión: radio, periódico, televisión, que tiene el primer lugar en confundir las
palabras. Un locutor a quien consideraba culto, dijo en cierta ocasión:
Es eminente la intervención de las fuerzas multinacionales en….
Busque el significado de la palabra eminente y escriba su opinión sobre la frase
citada.
Eminente: ________________________________________________________
Opinión: _________________________________________________________
Para lograr la propiedad es necesario evitar los barbarismos, los pleonasmos y los
solecismos.
CONCISION
Cualidad de suma importancia en la redacción comercial, pues permite
expresarnos con la menor cantidad posible de palabras evitando esfuerzos
innecesarios y propiciando ahorro de tiempo, que bien puede emplearse en la
resolución de otros asuntos. Póngase especial atención para no caer en el
laconismo, que solo es eficaz en las comunicaciones telegráficas. Emplea
preferentemente en la redacción de telegramas consiste en la emisión de palabras
qué fácilmente se sobreentienden- elipsis_
El defecto que se contrapone a esta cualidad es a prolijidad.
Ejemplos: redacción con estilo lacónico:
Espéranos mañana 18 horas terminal ADO (6 palabras)
Uso de pronombres enclíticos
Me dijo que enviara la última cotización (4 palabras)

6. 6
SENCILLEZ
Cualidad que nos enseña a expresar nuestras ideas de manera natural sin
emplear términos rebuscados. Una comunicación escrita debe ser fácil
comprensión para quien la lea; desechemos las expresiones afectadas, no por
impropias, sino por adaptarse de la
expresión natural que entiende tanto el erudito, como el que posee escasa cultura.
El defecto correspondiente a esta cualidad es la afectación.
La redacción basada e la sencillez, expone con claridad la comunicación, de ahí
su importancia al redactar cartas comerciales; sin embargo, es aconsejable
adecuar nuestros escritos la naturaleza de nuestro corresponsal; para lograrlo,
deberemos analizar sus cartas con el fin de expresarnos en su nivel; como dijo
Sócrates: “hay que hablar en zapatero y en filosofo con el filósofo”.
Ejemplo:
– Su precaria salud es la causa de su vehemente deseo por acumular un gran
caudal.
Con sencillez
– Su grave enfermedad es consecuencia de su terquedad por reunir una gran
riqueza
CORTESÍA
Cualidad que nos distingue con ánima, capaces de infundir sentimientos de afecto
o respeto, según el trato obligado en las relaciones sostenidas con nuestros
corresponsales. El defecto correspondiente a esta cualidad es la descortesía.
La CORTESÍA es la redacción es como la sonrisa en un corresponsal, de ahí que
denote afecto y calor en la natural frialdad de un escrito. Exagerar la cortesía
puede ser perjudicial, pues e nos tomaría como aduladores esto puede afectar
nuestra dignidad. un proveedor se dirige a un cliente:
Estimado señor Fernández
El día x tuvimos el gusto de recibir su pedido 385 , en el nos comunica la urgencia
de recibir las mercancías de inmediato ,pero deficiencia en el transporte nos
impidieron cumplir con sus instrucciones. Con toda seguridad efectuaremos la
remisión pasado mañana; mientras tanto, hemos de agradecer su amable
consideración por la demora involuntaria de nuestra parte.
DEFECTOS DEL ESTILO
Además de la correcta aplicación de las cualidades del estilo, debemos
empeñarnos .En desterrar la pobreza y la vulgaridad ya que demeritan las
comunicaciones.

7. 7
LA POBREZA: consiste en la escasez de vocabulario, la cual propicia la repetición
de Palabras iguales en un párrafo; también se empobrecen el estilo con el empleo
de termino Muy trillados o muy comunes entre familiares y amigos.
Recursos que proporcionan un notorio incremento lexicológico.
a) EL hábito de la lectura.
b) La investigación de significados en palabras desconocidas.
c) La memorización paulatina de nuevos términos D
d) El estudio y la práctica de los homófonos y los sinónimos.
VULGARIDAD
La expresión vulgar es producto de falta de cultura y de léxico en las, personas por
eso la encontramos preferentemente en estratos sociales muy marginados. Lo
grave de este lenguaje consiste en la imitación, que por gracia o por chiste se
hace con estas aberraciones del idioma.
La vulgaridad puede ser de expresión y de pensamiento
Vulgaridad de expresión
Consiste en la falta de ennoblecimiento de las expresiones, se puede corregir al
cambiar las palabras vulgares por otras que tengan propiedad.
Ejemplo incorrecto:
-Ayer me fue de la patada en la chamba.
Ejemplo correcto:
-Ayer tuve problemas en el trabajo
Vulgaridad de pensamiento
No consiste en las palabras empleadas, sino en el sentido conque se expresan,
convirtiéndolas en dardos que hieren la susceptibilidad de quien recibe la
comunicación.
Ejemplo incorrecto
-atenderemos su asunto pero a su debido tiempo, pues no trabajamos solo para
usted.
Ejemplo correcto:
Con gusto atenderemos su asunto cuando le corresponda su turno.