El modelamiento de procesos empresariales, al igual que las ideas básicas de procesos y de división de trabajo, nació en la industria mecánica.

1. La importancia del modelo
de procesos empresariales

2. El modelamiento de procesos empresariales, al igual que las ideas
básicas de procesos y de división de trabajo, nació en la industria
mecánica.

3. En el invierno de 1921, Frank Gilbreth presentó un documento a la
American Society of Mechanical Engineers titulado “Gráficos de
proceso: primeros pasos para encontrar la mejor manera de
realizar el trabajo” – (un título excelente que hizo pensar a muchas
empresas en modelar sus procesos para que puedan optimizarlos).
Gilbreth, el autor del libro, es también conocido como el autor y
personaje principal de la novela Cheaper by the Dozen de los años
cincuenta. Es una novela con el estudio de tiempo y movimiento
como un tema subyacente.
Gilbreth era un personaje interesante, pero también un hombre
muy enfocado en la utilidad de los procesos: encontrar la mejor
manera de hacer el trabajo.

4. La teoría básica del mapeo de procesos empresariales
¿Por qué se necesita mapear los procesos de negocio? Según
Gilbreth, es porque se necesita hacer un balance de sus procesos
antes de que se pueda comenzar a mejorarlos. Al mirar el
panorama general, se puede ver la causa y el efecto de cada paso y
empezar a comprender el flujo del proceso correctamente.
“Cada detalle de un proceso es más o menos afectado por
cualquier otro detalle; por lo tanto, todo el proceso debe
presentarse de tal forma que pueda visualizarse de una vez
antes de que se realicen cambios en cualquiera de sus
subdivisiones ” – Gilbreth

5. Aquí está la forma de la que él estaba hablando:

6. Se trata de un borrador informal
de un mapa de procesos
multifuncionales, lo que
significa que tiene pasos que
deben ser llevados a cabo por
diferentes personas. A la
izquierda, se ve que los pasos
están divididos entre el gerente,
jefe de departamento, etc.
Cuando se finalizan los mapas
de proceso, tendrán esta
apariencia:

7. Este gráfico puede hacer maravillas para arreglar un negocio lento e
ineficiente.
Gilbreth termina su ensayo con dos notas rápidas:
1. Visualizar procesos no significa necesariamente cambiar los
procesos
2. Los gráficos de procesos tienen valor.
A continuación, le indicamos cómo empezar a trabajar con el
mapeo de procesos.

8. Introducción al mapeo de procesos
Ian James, fundador del blog The Process Consultant establece
algunos consejos para mapear un proceso:
• Mapear el proceso “tal como está”.
• Ignorar las excepciones del proceso.
• Involucrar a quienes ejecutan el proceso.
• Después de hacer el borrador, documéntelo digitalmente y
compártalo.
• Asegúrese de hacer el mapeo en una pizarra grande.
• Recoja documentos de ejemplo para cada paso, si los hay.
Los procesos se mapean en grupos, donde alguien mapeará el
proceso mientras el equipo que lo ejecuta explicará cómo lo hace.
Los equipos usan pizarras grandes para elaborar el flujo antes de
documentarlo digitalmente.

9. Es importante utilizar una pizarra real cuando esté armando el
borrador inicial porque a la gente no le importa hacer garabatos en
una pizarra.

10. La anatomía de un mapa de procesos
Un mapa de proceso es muy similar a un diagrama de flujo, pero
también incluye algunos elementos exclusivos de gestión de
procesos de negocio. Estos son los conceptos básicos que necesita
saber:

11. Por supuesto, hay símbolos más complejos también. Como los
indicados abajo.

12. También puede crear su propia simbología. Vea esta graciosa lista
de símbolos de 1899.

13. Un enfoque oficial para el modelamiento y
notación de procesos empresariales.
De la misma manera en que un grupo de personas del Consorcio
Unicode controla los emojis, también existe un grupo que busca
estandarizar la forma en que se mapean los procesos.
Son llamados OMG (Object Management Group). Ellos se unieron a
la Iniciativa de Gestión de Procesos de Negocio en 2006, se
sentaron en una gran mesa y – completamente hartos de la
inconsistencia, discutieron a fondo hasta encontrar la única y mejor
manera de representar un proceso de negocio.
El resultado es la especificación BPMN (Business Process Modeling
& Notation). Es la manera formal y apropiada generalmente
aceptada, que usan las empresas para graficar sus procesos.

14. Algunas de las anotaciones son bastante complejas, pero lo
importante es que se recojan los procesos de manera exhaustiva.

15. Optimización de los modelos de proceso
El problema con el que podría enfrentarse al crear un mapa de
proceso es que podría terminar haciéndolo demasiado detallado o
demasiado básico. Cuando se trata de este tema, Ian James tiene
una gran solución:
“¿Es correcto decir “José hace este pedacito del proceso por sí
solo”? Si la respuesta es “Sí”, entonces es seguro abstraer todas
esas tareas en un solo recuadro de actividad. Si la respuesta es
“No”, entonces se necesita dividirla en cajas separadas para que
sea verdadero para cada caja. “
Básicamente, si necesita explicarse y dividirse, entonces hágalo. Si
no lo hace, comprímalo en una caja y reduzca el tamaño del mapa
,para que no termine luciendo como este monstruo.

17. Gerens Escuela de Postgrado
La Escuela de Postgrado GERENS se complace en presentar GEDEX. El
programa ofrece al profesional de hoy, un abanico de opciones de
capacitación, en temas claves de gestión para que pueda ponerse al
día en los temas de su elección, manteniendo el equilibrio con sus
demás actividades cotidianas. Si tiene alguna pregunta, no dude en
escribir al formulario de contacto.
Enlace:
https://gerens.pe/blog/importancia-del-modelo-de-procesos-empres
ariales/