El documento describe varios tipos de documentos formales, incluyendo cartas, memorandos, circulares, actas, informes, certificados, hojas de vida, sobres y mensajes electrónicos. Define los elementos clave de cada tipo de documento como el encabezado, destinatario, asunto, saludo, texto, firma y líneas especiales.

1. Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
Tecnólogo Gestión Documental
Popayán
2014

2. CARTA
La carta u oficio tiene como objetivo
fundamental informar y persuadir a su
destinatario.
 CÓDIGO
 LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE
ELABORACIÓN
 DESTINATARIO: Denominación o
título académico, Nombre del
destinario, Cargo, Organización,
Dirección, Nombre y lugar de origen,
País
 ASUNTO
 SALUDO
 TEXTO
 DESPEDIDA
 REMITENTE Y FIRMA RESPONSABLE
 LÍNEAS ESPECIALES: anexos, copias,
identificación del transcriptor,
páginas subsiguientes.

3. MEMORANDO
Comunicaciones escritas que
se utilizan para trasmitir
información, orientaciones y
pautas entre dependencias.
 Encabezado: Denominación
del documento, Código y
fecha
 Encabezamiento:
destinatario, remitente y
asunto.
 Texto
 Despedida
 Remitente y firmas
responsables
 Líneas especiales

4. CIRCULAR
Comunicaciones escritas de
interés común dirigido a un
grupo específico de personas
 Encabezado
 Código
 Lugar de origen y fecha de
elaboración
 Encabezamiento y
destinatarios
 Asunto
 Saludo
 Texto
 Despedida
 Remitente y firmas
responsables
 Líneas especiales
 Identificación de páginas
subsiguientes

5. ACTAS
Expresan lo tratado en una
reunión o situación específica.
 Titulo
 Denominación del
documento y número.
 Encabezamiento: Lugar de
origen y fecha de reunión,
hora, lugar, asistentes,
representaciones, invitados,
ausentes.
 Orden del día
 Desarrollo
 Compromisos
 Convocatoria
 Firmas, nombres y cargos
 Líneas especiales
 Páginas subsiguientes

6. INFORMES
A cargo de funcionarios
y empleados
autorizados. Se elaboran
en papel con logo
símbolo.
Los informes pueden
ser:
 Resumen ejecutivo
 Informe corto
 Informe extenso

7. Que tiene de una a tres páginas.
 Encabezamiento. Razón social,
dependencia, código, título,
lugar de origen y fecha de
elaboración.
 Autoría del resumen ejecutivo
 Objetivo
 Temas o numerales
 Páginas subsiguientes
 Conclusiones
 Nombres, cargos y firmas
 Rúbrica
 Líneas especiales y otros
elementos esenciales para la
documentación

8. Que consta de una a 10 páginas
 Encabezamiento. Razón social,
dependencia, código, título,
lugar de origen y fecha de
elaboración.
 Autoría del informe
 Objetivo
 Capitulo
 Páginas subsiguientes
 Conclusiones
 Nombres, cargos y firmas
 Rúbrica
 Líneas especiales y otros
elementos esenciales para la
documentación organizacional.

10. CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
 Certificados: documento de carácter probatorio
que asegura la veracidad y la legalidad de un
hecho o acto solemne.
 Constancias: documento de carácter probatorio
que no requiere solemnidad, puede ser personal.

11.  Código
 Lugar de origen y
fecha de
elaboración
 Cargo
 Identificación del
documento
 Texto
 Remitente y firmas
responsables

12. HOJA DE VIDA
CORPORATIVA
Este documento se genera dentro
de la organización y se alimenta
con las actividades, logros,
eventos y novedades que
acontecen durante el desempeño
laboral del empleado.
 identificación del documento
 Nombre
 Datos básicos
 Información laboral
 Información académica
 Experiencia laboral
 Investigaciones, publicaciones
y distinciones o premios

13. SOBRES
COMERCIALES
Tiene como fin ser la
proteger los documentos
y la información para su
entrega y envío.
 Tratamiento o título
 Nombre
 Cargo
 Organización
 Dirección o apartado
 Destino: local, nacional
e internacional.

14. MENSAJES
ELECTRÓNICOS
Sistema de intercambio de
información que se puede
utilizar para enviar documentos
adjuntos como cartas,
memorandos, circulares etc…
 Encabezamiento
 Cuerpo del texto
 Recomendaciones

15. Aprendices
Nancy Liliana Girón
María Angélica Golondrino
Rocío del Pilar Valverde