1. Universidad Austral de Chile
Conocimiento y Naturaleza
Soluciones Empresariales
Prof.: Sebastián Pineda
Administración para los Negocios
1

2. Índice
Introducción 03
Lista de Actividades 05
Carta Gantt +PYME 07
Organización de la Empresa +PYME 08
División de las Áreas Funcionales 11
Departamento de Recursos Humanos 12
Departamento de Finanzas 14
Departamento de Producción 16
Departamento de Marketing 18
Organización Formal / Organización Informal 20
Distribución de Cargos 21
+PYME una Organización Funcional 22
Ventajas 26
Desventajas 27
Organigrama 30
Análisis FODA Consultora +PYME 31
Matriz FODA +PYME 35
Conclusión 36
Bibliografía 37
Anexos 38
2

3. Introducción
Organizar consiste principalmente en definir el diseño y mantenimiento de
un sistema, en este caso una empresa, basado en la determinación de las
funciones y/o los roles que deben desempeñar cada persona de la compañía
(gerentes y subordinados), así como también las relaciones que se establecen
entre ellas dentro de la empresa.
La Organización es un proceso de carácter continuo que permite establecer
la mejor manera de alanzar los objetivos y suministra los métodos para que se
puedan desempeñar las actividades eficientemente, con el mínimo de esfuerzos,
es decir, evita la lentitud e ineficiencia. Esto es porque mediante la organización se
pueden delimitar funciones y responsabilidades, donde la estructura de ésta debe
reflejar los objetivos de la empresa, la autoridad y su ambiente de trabajo.
La organización en +PYME, al no ser una empresa de gran tamaño, hace
mas fácil la delegación de tareas y la información entre los integrantes es mejor
canalizada, además el hecho de que todos los integrantes se conozcan hace que
las tareas asignadas sean de rápida acción, no hay conflictos de autoridad ya que
cada área posee un jefe quien es el encargado de sus subordinados y donde cada
uno de ellos tiene claro su nivel de autoridad y responsabilidad en cada tarea
asignada.
Cada área; producción, marketing, finanzas y recursos humanos, tiene su
respectivo jefe el cual delega las tareas a realizar a sus subordinados y es
además, quien reúne toda la información generada dentro de la empresa y se lo
trasmite al gerente general, disminuyendo así la presión sobre un solo jefe, lo que
conlleva a que la organización funcione de mejor manera.
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4. Es así como la empresa +PYME, se caracteriza por tener una estructura
organizacional Formal – Funcional, lo que contribuye satisfactoriamente a la
delimitación de tareas y funciones a cada departamento de la empresa, y por ende
a cada uno de sus funcionarios, evitando la pérdida de información, malos
entendidos con respecto a las tareas a desempeñar, falta de compromiso, etc. Y
favoreciendo que los canales de comunicación entre la gerencia, los
departamentos y los subordinados, sean fluidos, claros y directos.
Lista de Actividades EMPRESA +PYME 2011
Actividades Tiempo estimado en semanas
1. Organización y creación del grupo. 2º y 3º semana de Abril
2. Creación y selección de ideas 1 para 3º y 4º semana de Abril
el Proyecto.
3. Realización de Cotizaciones. 1º semana de Mayo
4. Primera reunión de grupo. 1º semana de Mayo
5. Creación de ideas 2 y selección 2º semana de Mayo
definitiva para el Proyecto.
6. Asignación de cargos en la Empresa. 2º semana de Mayo
7. Segunda reunión de grupo. 3º semana de Mayo
8. Investigar cual es la competencia 2º y 3º semana de Mayo
dentro de Puerto Montt para la
Empresa.
9. Creación Manual de Acción de la 3º semana de Mayo
Empresa.
10. Asignación de tareas y funciones 3º semana de Mayo
dentro de la Empresa.
11. Creación del nombre y logo de la 3º semana de Mayo
Empresa.
12. Realización y envío primer Avance al 3º y 4º semana de Mayo
Profesor.
13. Tercera reunión del grupo y elección 4º semana de Mayo
de secretaria para la Empresa.
14. Asignación de posibles consultores 4º semana de Mayo
para ejecutar el proyecto.
15. Elaboración informe de Planificación y 1º y 2º semana de Junio
Organización de la Empresa.
16. Realización de informe “Métodos de 2º semana de Junio
financiamiento PYME”
17. Investigar Capacitación sobre 2º y 3º semana de Junio
seguridad en una empresa.
18. Creación Estudio de Mercado. 3º y 4º semana de Junio
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5. 19. Elección de Empresa a trabajar. 4º semana de Junio
20. Creación Página Web de la Empresa. 4º y 5 semana de Junio
21. Realización y entrega de 2º Avance al 3º, 4º y 5º semana de Junio
Profesor.
22. Plazo para el pago de cuotas. Última semana de Junio a Primera
semana de Julio
23. Control flujo de Cajas 3º semana de Junio a 2º semana de
Julio (8 de julio termino de Semestre)
24. Elección definitiva de Consultores 2º semana de Agosto
para ejecutar el proyecto.
25. Cuarta Reunión General de la 2º semana de Agosto
Empresa.
26. Creación y entrega tercer Avance al 2º y 3º semana de Agosto
Profesor.
27. Quinta reunión General de la Entre la última semana de Agosto y
Empresa. la 1º semana de Septiembre
28. Estudiar, identificar y corregir 1º y 2º semana de Septiembre
problemas de desempeño dentro de la
Empresa.
29. Elaboración de informe financiero final 2º semana de Septiembre a 1º
de la Empresa. semana de Noviembre
30. Creación y entrega cuarto Avance al 2º, 3º y 4º semana de Septiembre
Profesor.
31. Preparación de charlas. 1º y 2º semana de Octubre
32. Sexta reunión General de la Empresa. 3º semana de Octubre
33. Ejecución del Servicio. 4º semana de Octubre
34. Preparación y entrega Informe Final al 2º, 3º y 4º semana de Noviembre
Profesor.
35. Séptima y última reunión General de Última semana de Noviembre
la Empresa.
5

6. *
Carta
Gantt,
Planificación
2011
6

7. Organización de la Empresa
La Empresa surge con el objetivo de prestar un servicio o crear un producto
para cumplir con los solicitado académicamente y a la ves instruirnos en lo que
será nuestro mundo laboral. Como grupo de trabajo lo primero a realizar fue elegir
democráticamente la cabeza del equipo, el gerente general. Una vez hecho esto,
se realizo las reuniones correspondientes para la posterior elección de los demás
cargos y división de las áreas funcionales de la Empresa.
Estas elecciones se realizaron acorde a los resultados obtenidos por una
encuesta aplicada a cada uno de los integrantes de la Empresa, donde cada
persona dentro de nuestra organización dio a conocer tantos sus habilidades
como sus debilidades personales, además cada integrante dio su idea de posible
proyecto, posteriormente con la lluvia de ideas que se formaron, el gerente general
reunió al personal para así dar a conocerlas y en conjunto poder analizar las
ventajas y desventajas de cada una de ellas. Luego se realizó una preselección de
posibles proyectos e intentamos complementarlos unos con otros, posteriormente
a petición del gerente se recopilaron nuevas ideas ya que las existentes no eran
de nuestra total satisfacción.
Finalmente el gerente acorde a las habilidades de cada persona asigna sus
determinados cargos (Marketing, Finanzas, Recursos Humanos y Producción),
que están presentes dentro de esta organización.
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8. La Encuesta:
Esta encuesta fue enviada vía e-mail a todos los integrantes del grupo,
donde se realizaron preguntas sobre ideas de negocio y características de los
miembros (fortalezas y debilidades), para así asignar los diferentes cargos y
responsabilidades de cada integrante y establecer la división de las diversas áreas
de trabajo.
Para la elección definitiva de la idea de negocio se realizo una reunión,
donde se citaron a todos los miembros para evaluar la lluvia de ideas y seleccionar
las más óptimas y factibles. De estas ideas se realizo un análisis profundo
eligiendo finalmente “Capacitación para PYMES”.
El contenido de la encuesta es el siguiente:
Nombre
completo:
Teléfono:
Correo:
Rut:
Como grupo de trabajo, nuestra misión será la de crear un producto o un
servicio, que deberá ser efectivamente realizado.
1.- ¿Qué ideas se te ocurren, de servicios o productos (factibles, es decir, que
realmente podamos realizar), que sean innovadores, aplicables, útiles, etc.)
¿Qué nombre le pondrías al servicio o producto?
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9. 2.- En ésta empresa, ¿en qué área te gustaría trabajar? (borra todas las
alternativas y deja sólo la que te guste, o cambia el color de la alternativa que te
guste)
a. Finanzas (Buscar el financiamiento, fondos, inversionistas)
b. Tesorería (Custodiar el dinero y llevar registro de las compras y ventas,
guardar boletas, facturas, etc.)
c. Comercio y Marketing (estrategias de venta, publicidad, slogans, afiches,
videos, etc.) ejemplo!
d. Técnica (hacer las cosas, el producto o servicio, ir a terreno, manejar los
recursos)
e. Estudios (Hacer encuestas, investigar, buscar en internet información, buscar
libros, hacer tarjetas, etc.)
f. Relaciones públicas (Hablar con inversionistas, gerentes, buscar lugares o
materiales, negociar oportunidades, todo lo que se refiera a tratar con
personas)
3.- ¿En qué área eres bueno y en cuál no? (cambia de color las alternativas, por
ejemplo rojo NO y azul sí)
a. Matemáticas, cálculos.
b. Manejo de dinero, Cotizaciones, Comprar.
c. Edición de videos, fotos (manejo con photoshop).
d. Redacción de documentos, resumir, buscar información.
e. Exponer frente a una gran audiencia.
f. Buena memoria.
g. Creación y manejo de páginas web.
h. Excel, Power Point.
i. Trabajo en terreno (conseguir lugares, recursos, horas, reuniones, etc.)
j. Contacto directo con clientes.
4.- Nombra al menos 3 fortalezas (cosas que hagas bien, habilidades o destrezas,
algo que sólo tú puedas hacer y nadie más) y 3 debilidades (cosas que NO te
guste hacer, cosas que te salgan mal)
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10. División de Áreas Funcionales:
La departamentalización posee una estructura organizativa enfocada ya sea
de forma lineal, staff, en comité y/ó en forma matricial. Éstos se basan en los
principios de:
a) Unidad de mando o supervisión: cada individuo tiene un jefe único y
exclusivo, que en +PYME son los gerentes de área.
b) Unidad de dirección: todos los planes deben integrarse a planes mayores
que conduzcan a lograr los objetivos de la organización.
c) Centralización de la autoridad: la autoridad máxima (Oscar Benítez, gerente
general de +PYME).
d) Cadena escalar: la autoridad debe estar jerarquizada, esto es, dispuesta
en niveles jerárquicos, de manera que un nivel inferior inmediatamente
superior (autoridad de mando).
La estructura organizacional de +Pyme es Lineal: Esto es porque el
organigrama de la empresa contiene la dirección general, los cargos y áreas de
+PYME.
Oscar
Benitez
(Gerente
General)
Fernanda
Nieto
Claudia
Sanchez
Silvia
Ojeda
Gustavo
Ruiz
(Gerente
(Gerente
(Gerente
(Gerente
Recursos
MarkeFng)
Ptoduccion)
Finanzas)
Humanos)
Departamento de Recursos Humanos
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11. Departamento de Recursos Humanos
Gerente
de
área
Fernanda
Nieto
Roxana
Villegas
Jonathan
Loncón
Fernanda
Añazco
Funciones:
 Elaborar y actualizar los instrumentos administrativos de gestión de
recursos humanos y las normas y políticas internas de la organización.
 Coordinar la evaluación del desempeño del personal a nivel organizacional.
 Dictar normas y políticas con relación al reclutamiento y selección del
personal de la empresa.
 Llevar a cabo la contratación idónea del personal de acuerdo al perfil que
requiera el puesto.
 Coordinar y velar por la seguridad y el funcionamiento adecuado de la
infraestructura, equipo y mobiliario de la organización y el bien estar del
personal.
 Revisar, aprobar y firmar licencias, permisos y otras acciones del personal.
 Coordinar el control diario de asistencia y puntualidad del personal.
 Verificar la elaboración de la planilla de remuneraciones.
 Planificar y coordinar la elaboración de capacitaciones, desarrollo de
programas, cursos y toda actividad que vaya en función del progreso de los
conocimientos del personal y un mejoramiento en la productividad de la
empresa.
 Velar por la permanencia del personal en la organización.
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12.  Evaluar el desempeño del personal, promocionando el desarrollo del
liderazgo.
 Brindar ayuda sicológica a sus empleados en función de mantener armonía
entre ellos, además de buscar solución a los problemas que se desatan
entre estos mismos.
 Llevar un control de beneficios de los empleados.
 Distribuye las políticas y procedimientos de la organización a todos los
empleados a través de reuniones, memorándums, entro otro medios.
 Comunicar a los empleados los logros obtenidos.
 Elaborar un archivo del personal con los respectivos currículum, contrato de
trabajo, historial del trabajador y documentos correspondientes e ir
actualizándolo.
 Comunicar los despidos y entregar los finiquitos correspondientes al
personal.
Habilidades y destrezas requeridas:
 Planificador, metódico y ordenado.
 Capacidad de análisis y de síntesis.
 Liderazgo y toma de decisiones.
 Facilidad en la exposición de ideas en forma verbal y escrita.
 Excelentes relaciones interpersonales.
 Eficiente administración del tiempo.
 Carisma, empatía y creatividad.
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13. Importancia de Recursos Humanos en +PYME:
El departamento de Recursos Humanos es la parte más compleja de la
organización, ya que es quien se encarga de los procesos de reclutamiento,
selección, contratación e inducción del personal, capacitaciones, seguridad,
desempeño del personal, etc.
Este departamento está encargado de tratar con el recurso más importante de
la empresa, el personal. Elabora estrategias para mantener un clima laboral
agradable, mantener un buen desempeño de los trabajadores en la empresa y
retenerlos en esta. Por lo tanto, cumple una de las funciones más importantes, de
esto depende la eficiencia de la organización y el logro de los objetivos.
Sin Recursos Humanos +PYME sería un desorden, el personal seleccionado y
contratado no sería calificado para realizar las respectivas tareas de la
organización, muchas de ellas no cumplirían con el perfil del puesto de trabajo, el
clima de trabajo sería tenso, surgirían muchos conflictos y no habría un
intermediario para llegar a un mutuo acuerdo o solución.
Recursos Humanos no es solo una “puerta de entrada” para la empresa, sino
que también es el mediador entre las necesidades de la empresa y el personal.
Vela porque se cumplan los derechos, obligaciones y deberes de igual manera
para ambos.
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14. Departamento de Finanzas
Gerente
de
área
Gustavo
Ruíz
Tesorera
Valeria
Saldivia
Roberto
Zuñiga
Catalina
Añazco
Funciones:
 Elaborar un plan financiero corporativo.
 Estudiar y proponer alternativas para el financiamiento y eficiente utilización
de los recursos disponibles.
 Establecer políticas, estrategias, normas, procesos, procedimientos e
indicadores de gestión en materia de presupuesto, tesorería y contabilidad
para su cumplimiento.
 Conseguir recursos y medios de pago para destinarlos a la adquisición de
bienes y servicios necesarios para el desarrollo de las correspondientes
funciones de la organización.
 Realizar el manejo contable y presupuestario de la empresa.
 Debe mantener un control sobre las inversiones entrantes y salientes, la
división y repartición del dinero que ingresa mensualmente que debe estar
destinado al pago de sueldo y posibles inversiones en recursos extras que
puedan resultar útiles para el desarrollo de sus actividades.
 Mantener cierto orden en todos los sistemas de financiación a los cuales se
pueden haber recurrido, los cuales pueden ser créditos y préstamos
corporativos, inversiones por parte de accionistas, etc.
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15.  Dentro del Departamento de Finanzas esta la tesorería que es donde se
gestionan las acciones relacionadas con las operaciones de flujos
monetarios. Incluye la ejecución de pagos y cobros. Se encarga de que los
fondos monetarios sean suficientes para realizar los pagos y dar las
órdenes de pago y la contabilidad registra dichos movimientos.
Importancia del Departamento Finanzas en +PYME:
El departamento de Finanzas es primordial en la empresa, ya que contribuye a
que la empresa logre sus metas y a que compita con mayor éxito en el mercado,
de tal manera que se superen a los competidores.
También debe realizar un informe semestral financiero que detalle toda la
información precisa, exacta y concreta acerca de lo que está ocurriendo con las
finanzas de la empresa. Su objetivo es poder reflejar a la empresa cómo está
operando, cuáles son las operaciones que se están realizando y toda la
información que resulte importante y que pueda ser útil para poder llevar a cabo la
toma de decisiones que determinarán el rumbo que la empresa debe tomar para el
cumplimiento de todas las metas propuestas. La administración de finanzas
analiza las importantes decisiones que determinan en que se debe invertir y como
se van a financiar las inversiones, todo esto para lograr al máximo el objetivo.
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16. Departamento de Producción
Gerente
de
área
Silvia
Ojeda
Claudia
Fabián
Carol
Oscar
Claudia
Teresa
Javiera
Delpin
Ruth
Soto
Cárcamo
Treimun
Olavarría
Castaing
Villegas
Nauto
Funciones:
 Realizar por escrito y llevar a cabo el proceso de elaboración del servicio.
 Solicitar y controlar el material que se requieren para llevar a cabo el
servicio.
 Determina las secuencias de operaciones, inspecciones, los métodos a
utilizar y las herramientas para el desarrollo del servicio.
 Asigna los tiempos y de acuerdo a eso se programa para cumplir con lo
propuesto.
 Distribuye las tareas y lleva a cabo el control del trabajo para lograr la
satisfacción del cliente.
 Prever los servicios estimados o reales.
 Precisar el número de personas que se requieren para la elaboración del
servicio, requerimientos de personal capacitado, la maquinaria y el equipo
necesario.
 Anteponerse a los posibles problemas que se puedan presentar en la
producción como los empleados, transportación, etc.
 Establecer y mantener programas de producción, sin perder de vista las
necesidades de los clientes y las condiciones económicas favorables que
se obtienen con una programación adecuada.
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17.  Elaborar un servicio de calidad oportunamente y al menor costo posible,
con una inversión mínima de capital y con un máximo de satisfacción de
sus empleados y clientes.
Importancia del Departamento de Producción en +PYME
Este departamento, es considerado como uno de los más importantes dentro
de la Empresa, ya que si la actividad de este departamento se interrumpiese toda
la empresa dejaría de ser productiva. Su importancia radica principalmente en
que es esta área quien formula y lleva a cabo los métodos más óptimos para la
elaboración del servicio (consultoría), lo cual lo hace mediante la asignación y
coordinación tanto de la mano de obra, los materiales, las
herramientas requeridas, en fin los recursos, utilizándolos de la mejor manera
posible para poder finalmente entregar el servicio y así lograr satisfacer las
necesidades de nuestros consumidores,
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18. Departamento de Marketing
Gerente
de
área
Claudia
Sánchez
SebasFan
Tomas
Gajardo
Hardy
Gustavo
Paulina
David
Escobar
Momberg
Oyarzún
Villegas
Cárdenas
Jerson
Fernández
Macarena
Pavéz
Natalia
Araya
Funciones:
 Analizar el mercado, es decir, analizar las necesidades, preferencias,
gustos, deseos, hábitos y costumbres de los consumidores.
 Detectar cuáles son nuestros principales competidores, dónde están
ubicados, cuáles son sus públicos objetivos, cuáles son sus principales
características, sus principales estrategias, su experiencia en el mercado,
su capacidad, ventajas competitivas, fortalezas y debilidades.
 Analizar a la competencia, conocer bien a nuestros competidores, estar
atentos a sus movimientos, y tratar de prever sus estrategias.
 Establecer los objetivos de marketing, teniendo en cuenta los análisis
realizados previamente, y las aspiraciones de la empresa.
 Diseñar estrategias de marketing que permitan alcanzar los objetivos
propuestos, teniendo en cuenta también, los análisis externos e internos.
- Estrategias para el servicio (características, atributos, funciones, etc.)
- Estrategias para el precio del servicio (determinar precio)
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19. - Estrategias para la plaza (canales de distribución, almacenamiento,
medios de transporte, puntos de ventas, etc.)
- Estrategias en la promoción (promociones de ventas, publicidad,
marketing directo, etc.)
 Diseñar planes de acción, en donde se establecen los pasos necesarios
para implementar o ejecutar las estrategias, así como los recursos a utilizar,
los encargados o responsables, los tiempos o plazos, y el presupuesto o la
inversión requerida para implementarlas.
 Asignar los responsables de las tareas para llevar a cabo las estrategias.
 Coordinar las actividades a realizar.
 Dirigir la ejecución de las estrategias.
 Asegurarse de que las estrategias de marketing se estén implementando tal
como se especifican en los planes de acción.
 Comprobar que se estén alcanzando los objetivos propuestos y en caso
contrario poder tomar las medidas correctivas o diseñar nuevas estrategias
de marketing.
Importancia del Departamento de Marketing y Diseño en +PYME:
El departamento de marketing es esencial para los resultados económicos
de la empresa puesto que se ocupa de estudiar el mercado, la psicología de los
clientes reales y potenciales, los nichos de mercado, la situación de la oferta y la
demanda, así como los flujos económicos y las tendencias sociales e industriales
que afecten de manera directa o indirecta a la comercialización del servicio.
Ahora bien, la parte de Diseño tiene la responsabilidad de mantener vigente
la empresa +PYME en las diversas redes sociales como Facebook y Twitter,
además de diseñar la página web de ésta. Del mismo modo actúa en conjunto con
Marketing para el diseño de las diversas estrategias que involucran a ambos.
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20. Organización Formal:
Una Organización Formal se caracteriza por cuatro componentes básicos:
1. División del Trabajo
2. Las personas son asignadas y ejecutan el trabajo
3. El ambiente de trabajo.
4. Las relaciones entre las personas o las unidades trabajo personal.
(Comunicación Formal)
La Organización cuenta con estos cuatro componentes por lo tanto
podemos decir que es “Organización Formal”, ya que todo el trabajo a realizar no
recae en una única persona sino en varias, esto para racionalizar las tareas y
facilitar su cumplimiento y ejecución, logrando de esta manera los objetivos
planteados. Esta división de trabajo y cargos asignados a cada persona son
acordes a las habilidades de estas. De esta forma creamos un ambiente de trabajo
satisfactorio y favorable.
Organización informal
Se han desarrollando relaciones informales dentro de +PYME, que se
relacionan socialmente, asumen ciertos status, y crean canales informales de
comunicación.
Los directivos (gerente general y gerentes de área) han tomado
conocimiento de la existencia de la organización informal y tratan de hacer que
ésta funcione a favor de la organización.
A medida que ha pasado el tiempo en la empresa se han producido
cambios para mejorar el funcionamiento de esta. Si bien en un principio se
comenzó con una estructura definida en cuanto a roles y cargos, estos han
cambiado como se ha mostrado en el transcurso del informe.
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21. Distribución de Cargos:
N° Nombre Área
1 Oscar Alexis Benítez Cárdenas Gerente General
2 Silvia Tatiana Ojeda Contreras Gerente de Producción
3 Gustavo Felipe Ruíz Nuñez Gerente de Finanzas
4 Jonathan Byron Loncón Briones Diseño
5 Sebastián Eduardo Escobar Marketing y Ventas
6 Jerson Fernández Villar Diseño
7 Fernanda Gabriela Nieto Oyarzún Recursos Humanos
8 Roxana Villegas Pérez Recursos Humanos
9 Paulina Evelyn Villegas Pérez Diseño
10 David Salomón Cárdenas Lehue Recursos Humanos
11 Oscar Castaing Producción
12 Natalia Irene Araya Hernández Diseño
13 Macarena Pavez Soto Diseño
14 Javiera Fernanda Delpin Díaz Producción
15 Catalina Andrea Añazco Velásquez Tesorería
16 Fernanda Andrea Añazco Pérez Recursos Humanos
17 Alejandro Fabián Treimun Cuevas Producción
18 Karen Macarena García Cancino Contabilidad
19 Hardy Momberg Loaiza Diseño
20 Teresa MarilyNauto Hernández Producción
21 Valeria Saldivia Díaz Auditoría
22 Tomás Eduardo Gajardo Bahamonde Marketing y Ventas
23 Gustavo Danilo Oyarzún Toledo Jefe de Departamento Diseño
24 Carol Geraldine Olavarría Producción
25 Ruth Soto Mora Producción
26 Claudia Andrea Sánchez Lezana Gerente de Marketing y
21

22. Ventas
27 Claudia Alejandra Cárcamo Angel Producción
28 Claudia Andrea Villegas Miranda Producción
29 Roberto Andrés ZuñigaPotthof Contabilidad
30 Melissa Tamara Gonzales Velásquez Producción
+PYME, una Organización Funcional
Desde tiempos remotos la organización se ha utilizado como medio de
cooperación entre personas para la obtención de algún fin en común o personal.
Es así donde encontramos un tipo de ellas, la “Organización Funcional”.
Aquella consiste en introducir a especialistas en los niveles intermedios de
una estructura jerárquica, llamados también departamentos, los cuales se
concentran en realizar un tipo específico de trabajo dentro de la organización con
conocimientos especializados en ello.
En +PYME las funciones se dividen entre los empleados conforme a la
especialización que tenga cada uno de ellos y se agrupan de acuerdo a cada uno
de los diferentes campos de acción; a su vez cada uno de estos campos tiene un
gerente que es el responsable de asignar tareas y vigilar que estas sean
realizadas de una forma eficaz y correcta.
Por ultimo encontramos a un gerente general que esta encargado de
coordinar todas las funciones y responsabilidades para lograr las metas de la
organización. Es usada usualmente con el objeto de disminuir costos de
producción en el ente económico, mediante la simplificación de tareas.
Otras características propias de una organización funcional son la forma
directa y clara en la cual fluye la comunicación, ya sea entre departamentos u
22

23. operarios, asimismo la descentralización de la toma de decisiones que se les
encomiendan a departamento con un alto grado de especialización y
conocimientos.
Pero ¿Cuáles son las potenciales contribuciones que traerá esto? El
designar al Jefe de servicio (Gerente), responsable de coordinar a los
subordinados, ayudará a que el equipo de trabajo tenga a quien recurrir en caso
de algún improvisto en terreno, quien será responsable de resolver el asunto o,
como último recurso, avisar al alto mando en busca de posibles soluciones. Las
tareas de cada ejecutivo serán claras, ayudando con esto en su correcta
ejecución.
Estrategia de la organización: La estructura que tendrá el equipo de
trabajo, depende de la estrategia que el Jefe de servicio y el cuerpo directivo -
ejecutivo del área de Producción estimen necesarias para llevar a cabo las
funciones y así ejecutar un buen trabajo. Creando un programa global para
orientar de la mejor manera posible a las empresas, otorgándoles, en el tiempo
adecuado, los conocimientos que deben manejar.
Tecnología: La empresa está constantemente vinculada con la tecnología.
Su principal canal de comunicación es un Grupo de Facebook (Símil con Página
Web) que actúa como mural de actividades y foro de debate. En las
presentaciones se utilizará un Datashow, un pendón, puntero láser, computadoras
e impresoras (para imprimir los programas. Aunque se puede ahorrar imprimiendo
en una imprenta).
Medio ambiente: El servicio que presta +PYME no afecta el medio
ambiente y es de carácter inestable, es decir, puede variar de acuerdo a las
necesidades de nuestros clientes. Respecto a la competencia, +PYME presenta
competencia en la zona. Algunas de estas son:
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descanse en sus asesores. Asprintec consultores ha demostrado ser sinónimo de
servicio responsable, probo, serio, eficiente y eficaz. Asprintec es know how, logro
de objetivos y excelentes resultados para sus clientes.
Desventajas +PYME ante los competidores: Al ser una empresa nueva en
el mercado, no tiene clientes fidelizados por ende ésta no tiene
mucha confianza entre los consumidores. Es una empresa nueva e inexperta.
Ventajas +PYME ante los competidores: La empresa tiene el apoyo de la
Universidad Austral de Chile, su prestigio y conocimiento de nuestros expositores.
24

25. La estructura de las funciones nace principalmente por la necesidad de la
cooperación1 y la coordinación2 en “+PYME” relacionadas con sus actividades
principales. La cooperación se basa en la especialización de las tareas
empresariales mientras que la coordinación se enfoca en la realización de las
actividades, ya sea en forma única ó paralela.
Funciones
AdministraFvas
Funciones
Funciones
de
Funciones
Funciones
Funciones
Comerciales
Seguridad
Contables
Financieras
Técnicas
Figura: En el esquema se demuestra que la empresa presenta las seis funciones básicas de
cualquier empresa según la teoría de Fayol.
Es así, como se logra en “+PYME” un diseño apropiado. Ahora,
considerando lo descrito anteriormente, no debemos olvidar la importancia de la
estrategia empresarial, la tecnología utilizada en las aplicaciones de las tareas y
los efectos que conllevan dichas tareas en la responsabilidad social empresarial.
Autoridad Jerárquica Coordinación Staff
Interdepartamental
Cadena de mando: - Planes y reglas de Personal en “+PYME”
1.Gerente General control.
2. Gerentes por áreas. - Canales verticales de
3. Subordinados. autoridad.
1
Cooperación:
trabajo
en
equipo
en
donde
se
dividen
las
tareas
para
el
cumplimiento
de
los
objetivos.
2
Coordinación:
consiste
en
la
integración
y
enlace
de
distintos
departamentos
con
el
fin
de
realizar
un
conjunto
de
tareas
compartidas.
25

26. - Reuniones
interdepartamentales.
- Intermediados.
Unidad de mando
Tramos de control
Descentralización: es la dispersa autoridad y toma de decisiones a niveles
inferiores de la empresa, es decir, corresponde al gerente general (Oscar Benítez)
quien maneja en su poder la información total y es éste, quien delega funciones a
sus subordinados (Gerentes de Área de +PYME).
Centralización: es quien dentro de la empresa posee la autoridad de tomar
decisiones en los niveles superiores de “+PYME”, es decir, quien a través de la
realización de sus delegadas tareas, responde a ellas y con hechos concretos
(encuestas, resultados gráficos, maquetas, etc.) demuestra al gerente general que
los objetivos están totalmente cumplidos, ya sea en la forma esperada como en
forma inesperada en relación con sus resultados.
Delegación: es la actividad del gerente (Oscar Benítez) de otorgar a los sus
subordinados (gerentes de área) sus deberes, tanto de autoridad (derecho de dar
órdenes) como de responsabilidad (de ver con resultados) y estos a su vez
delegan las tareas a sus subordinados. La delegación eso sí, debe ser:
• Completa: aquí, se deben asignar todas las tareas para el logro de los
objetivos propuestos por la empresa +PYME.
• Clara: cuando se dice que sea “clara” hace referencia a que la delegación
de las tareas hacia los subordinados (independiente del área en que se
encuentren) no debe presentar dificultad para el entendimiento ni su
comprensión tanto de las tareas, responsabilidades como de la autoridad.
• Suficiente: con la autoridad de quien sea el poseedor de la autoridad, debe
marcar la diferencia entre sus pares, de modo simétrico y con respeto.
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27. En este tipo de Estructura Organizacional se puede destacar tanto ventajas
como desventajas, donde las ventajas claramente se convierten en parte de
nuestras fortalezas como organización y las desventajas constituyen una manera
de ver los errores para posteriormente trabajar en su corrección. Entre las ventajas
y desventajas de ejercer el sistema de organización por funciones en una
empresa se destacan las siguientes:
Ventajas:
1. Claramente identifica y asigna responsabilidades respecto a las funciones
indispensables para la supervivencia de la organización. El agrupar a las
personas y unidades sobre la base del trabajo que realizan, incrementa las
oportunidades para utilizar maquinaria más especializada y personal mucho
más calificado. De esta manera permite que las personas que realizan
trabajos y que afrontan problemas semejantes, brinden mutuamente apoyo
social y emocional.
2. Reduce la duplicación de equipo y esfuerzo. Esto porque constituye una
forma flexible de organización; con mayor rapidez se podrá aumentar o
reducir el personal; nuevos productos y territorios se podrán añadir, y a su
vez ser suprimidos.
3. Representa una forma organizacional fácilmente entendida o comprendida
al menos por las personas que vivan en nuestra cultura.
4. Proporciona un buen entrenamiento para los gerentes en potencia, es decir,
se desarrolla una comunicación directa sin necesidad de intermediarios, por
ende es mas rápida y sin distorsiones de transmisión.
5. Genera el máximo de especialización en cada individuo de la organización,
por consiguiente una concentración en lo realizado.
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28. 6. Los grandes ejecutivos conocen las condiciones locales y pueden atender
rápidamente a los clientes en su zona.
7. Permite una mejor supervisión técnica, con la especialización de todos los
cargos, pues cada uno se reporta a cada uno de los expertos en su campo
de especialización.
Desventajas:
1. Tendencia a la tensión y a los conflictos dentro de la organización: La
competencia, unida a la pérdida de visión de conjunto de la organización,
puede llevar a la posición y a la combinación de otros objetivos que pueden
ser altamente opuestos, creando tensiones y conflictos entre los
especialistas. Es por ello en la empresa +PYME establece objetivos y
metas concretas, incorporando e informando a cada uno de los
funcionarios.
2. Las personas que realizan diferentes funciones habrán de encontrarse
separadas unas de otras, afectando la coordinación que fluye de una
función a otra. Para evitar esta posible descoordinación +PYME posee un
gerente para cada departamento, quien es el encargado de mantener
informados y actualizados a los trabajadores de su área correspondiente.
3. Como la subordinación se da ante varios especialistas al mismo tiempo,
esto es, como la organización funcional exige una subordinación múltiple,
no siempre el subordinado sabe exactamente a quien informar sobre algún
problema. Pero +PYME establece reglar claras referidas al proceso de
información entre los gerentes y sus subordinados.
4. Pérdida de la autoridad de mando: la exigencia de obediencia y la
imposición de disciplina, aspectos típicos de la organización lineal, no son
lo fundamental en la organización funcional. Pero +PYME establece
claramente una postura de mando para cada gerente.
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29. 5. Subordinación múltiple: si la organización funcional trae problemas en
cuanto a la distribución de autoridad trae igualmente problemas en cuanto a
la limitación de las responsabilidades. Esto lleva a la pérdida de tiempo y
algunas confusiones imprevisibles. Para combatir este problema +PYME ha
establecido a un único encargado (gerente) para cada área, quien es el
responsable de distribuir equitativamente las actividades para sus
colaboradores.
6. Tendencia a la competencia entre los especialistas: puesto que los
diversos colaboradores se encentran altamente especializados en
determinas actividades, tienden a imponer a la organización su punto de
vista y su enfoque. Para ello +PYME concentra la toma de decisiones sobre
el gerente general, es él el único que toma la decisión final, pero siempre
tomando en consideración las sugerencia de los gerentes de área.
El Organigrama es una herramienta necesaria para llevar a cabo una
organización racionalformal de la empresa, separado tanto las áreas como sus
integrantes. El Organigrama Gerencial Departamental de la empresa es el
siguiente:
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