El documento presenta una introducción al tema de los presupuestos, definiéndolos como herramientas de planeación que sirven para guiar la organización. Luego resume la reseña histórica de los presupuestos desde 1820 hasta la actualidad, destacando hitos como su adopción en Francia y Estados Unidos y su aplicación en el sector privado. Finalmente, clasifica y describe los presupuestos públicos y privados, señalando sus características y objetivos.

1. PRESUPUESTOS
C.P. LEONARDO PEÑUELA RODRIGUEZ

2. INTRODUCCIÓN
El presupuesto es una herramienta de planeación que servirá
como guía en la organización, se construya a partir de una
serie de diagnósticos internos y externos, del planteamiento
de unos objetivos a conseguir y del establecimiento de
estrategias y políticas.
Los presupuestos concebidos desde la planeación permiten,
de cierta forma, anticiparse a los hechos que ocurrirán para
poder contrarrestar los efectos negativos y aprovechar los
efectos positivos de los entornos internos y externos.

3. RESEÑA HISTORICA
PERIODO HECHOS RELEVANTES
1820-1821 Se adopta en Francia y posteriormente en USA como elemento de control del gasto público
1912 - 1925 Pasada la primera guerra mundial, el sector privado lo aplica para controlar los gastos. En esta
época, el crecimiento de empresas industriales es importante se propone métodos que permiten
tener una adecuada planeación empresarial. Aparecen sistemas de costeo estándar que resultan
claves en el análisis de los costos, que llevan a que las empresas establezcan la necesidad de realizar
y analizar los presupuesto previos a la toma de decisiones.
1930 Se celebra el primer simposio internacional de control presupuestal, en Ginebra donde se
puntualizan los principios básicos del sistema presupuestal.
1948 El Departamento de la Marina de los EEUU presenta el presupuesto por programas y actividades.
1961 El Departamento de Defensa de los EEUU trabaja con un sistema de planeación por programas y
presupuestos
1965 El gobierno de los EEUU crea el departamento de presupuestos e introduce dentro de las
herramientas de planeación y control, el sistema “Planeación por programas y presupuestos”
1970 Aparece el sistema base cero. En esta época surgen varios métodos como la proyección estadística
de los estados financieros.

4. DEFINICIÓN DE PRESUPUESTO
Existen diversas definiciones de presupuestos que coinciden en afirmar
que se trata de un proceso de anticipación a la ocurrencia de los hechos y
que además requiere de un proceso de planeación y de utilización de
técnicas, métodos y procedimientos que permiten la proyección de cifras
de una manera confiable y procurando acercarse a la realidad.
El presupuesto constituye una herramienta útil para la administración, ya
que a través de él se establecen metas alcanzables que ponen de
manifiesto el liderazgo de los directivos y el compromiso de todos los
miembros de la organización, todo ello en procura de un objetivo común:
incrementar le valor de la empresa.
El presupuesto debe ser ordenado, atender a los objetivos y metas
empresariales; tener personas responsables del proceso; delimitarse en el
tiempo; ser alcanzable, medible y comparable.

5. OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO
El presupuesto en las empresas busca alcanzar los siguientes objetivos:
1. Planear las actividades de la empresa según los objetivos propuestos.
2. Recolectar información financiera y operativa que permita consolidar
una base de datos que posteriormente, al organizarse y
sistematizarse, proporcionan los elementos necesarios para diseñar el
presupuesto.
3. Obtener resultados con base en la coordinación de las actividades de
la empresa, mediante la asignación de responsabilidades funciones y
tareas a los diferentes departamentos o secciones en cuanto al
proceso presupuestal.
4. Evaluar los resultados obtenidos mediante un proceso de control que
permite verificar los datos reales en la etapa de ejecución, detectando
errores y aciertos, con los cuales se implementaran medidas de
control correctivas y preventivas.

6. CLASIFICACIÓN DEL PRESUPUESTO
Los presupuestos pueden ser públicos, cuando se
originan en el estado, y privados, cuando su origen es el
sector privado, en cuyo caso el capital de las empresas se
aporta en un 100% por particulares. Esta diferenciación
es fundamental ya que cada uno de estos tiene
características particulares en el concepto y elaboración
del presupuesto.

7. CARACTERISTICAS DEL PRESUPUESTO PÚBLICO Y PRIVADO
PRESUPUESTO PÚBLICO PRESUPUESTO PRIVADO
Es un estimativo basado en los ingresos fiscales Se estiman ingresos operacionales y no operacionales
producto del desarrollo de su objeto social
Estima y autoriza el gasto público Se presupuesta costos y gastos operacionales y no
operacionales
Es rígido, ya que limita las cantidades por gastar Es flexible, se pueden presentar diferencias en las cifras
El presupuesto se establece mediante una ley anual, la ley
orgánica del presupuesto, expedida por el congreso, el
ejecutivo mediante decretos puede llegar a modificar algunas
partidas del presupuesto.
El presupuesto es opcional. En algunas empresas se establece
según los estatutos y/o entidades de control.
Se determina por los siguientes principios presupuestales:
anualidad, universalidad, unidad de caja, equilibrio
presupuestal, planificación, programación integral,
especialización, inembargabilidad, coherencia
macroeconómica y sostenibilidad fiscal.
Los principios se relacionan con la administración: previsión,
planeación, organización, dirección y control.
Se prepara como mínimo con un semestre de antelación a la
vigencia fiscal respectiva
El tiempo de preparación varia según las empresas, sin
embargo debe ser con antelación al año presupuestado.
El control presupuestal se ejerce desde tres puntos de vista:
control político, control financiero y económico, control fiscal
y control social
El control se efectúa a fin de detectar errores y tomar
medidas correctivas que se sufragaran el periodo siguiente.

8. OTRAS CLASIFICACIONES DEL PRESUPUESTO
1. SEGÚN LA FLEXIBILIDAD.
• Rígidos, estáticos, fijos o asignados. Estos presupuestos no permiten
realizar ajustes, es decir, no se considera el entorno empresarial, que
puede afectar positiva o negativamente las cifras presupuestadas.
• Flexibles o variables. Permiten ajustes en la ejecución por las
diferencias presentadas, precisamente por imprevistos que se puedan
dar; precisando aclarar que el grado de flexibilidad depende de los
objetivos propuestos, ya que cuando menos ajustes se realicen mejor es
el proceso de planeación.
2. SEGÚN EL PERIODO DE TIEMPO.
• A corto plazo. Se realiza para un periodo de un año, atendiendo
básicamente a los continuos cambios en la economía, en la política y en
otros aspectos externos que puedan llegar a afectar los datos
presupuestado.

9. OTRAS CLASIFICACIONES DEL PRESUPUESTO
• A largo plazo. Generalmente son utilizados por las empresas del sector
privado cuando se hacen proyectos de inversión , estudios de
prefactibilidad, proyectos de ampliación de plantas, apertura de nuevas
sedes entre otras.
3. SEGÚN EL CAMPO DE APLICACIÓN EN LA EMPRESA.
• De operación o económicos. Se relacionan con la parte operativa de la
empresa, es decir ingresos operacionales y no operacionales, costos y
gastos operacionales y no operacionales.
• Financieros . Se relacionan con el presupuesto de las partidas del estado
de situación financiera, principalmente por el presupuesto de tesorería,
que es el que genera movimiento de gran número de cuentas.

10. OTRAS CLASIFICACIONES DEL PRESUPUESTO
4. SEGÚN EL SECTOR.
• Presupuesto privado. Es el realizado por la empresas del sector privado.
• Presupuesto público. Es el elaborado por la entidades estatales.
5. SEGÚN SU IMPORTANCIA.
• Principales o sumarios. Hacen referencia a los estados financieros
presupuestados, presupuestado de ventas, costos de producción, de
ventas, gastos operacionales, efectivo.
• Secundarios o analíticos. Entre estos pueden estar los análisis de ventas
por líneas, costo de ventas por línea, presupuesto de inversiones en
activos fijos, ventas por zonas, ventas por vendedores, entre otros.

11. OTRAS CLASIFICACIONES DEL PRESUPUESTO
6. SEGÚN EL LIMITE QUE EXPRESAN.
• Máximos. En estos se pretende el tope máximo alcanzado en el
presupuesto.
• Mínimos. Hacen referencia a la cifra mínima para cubrir el presupuesto.
• Mixtos. Son aquellos que contienen limites máximos y mínimos.
7. SEGÚN LAS UNIDADES.
• Monetarios. Son aquellos que se expresan en cifras.
• En unidades. Son aquellos que presentan las unidades por vender,
comprar, usar o producir, mediante representaciones graficas.

12. PRESUPUESTO BASE CERO
Como su nombre lo indica, cada año que se efectúa no se tiene en cuenta
los resultados o presupuestos de años anteriores, es decir, como si se
hiciera por primera vez.
En esta clase de presupuestos se olvida el pasado para planear el futuro,
pero teniendo la certeza de que cada rubro es importante para su
elaboración .
El presupuesto base cero es un proceso que estructura analíticamente y
que permite a la dirección tomar decisiones sobre la eficiente asignación
de los recursos a los sectores de mayor rendimiento.
El presupuesto base cero nació en EEUU con Peter Pyhrr y funciona a
través de paquetes de decisión en los cuales se identifican y caracterizan
absolutamente todas las actividades de una empresa por medio de un
análisis de costo beneficio, para asignar recursos disponibles esperando
una decisión bien sea favorable o desfavorable.

13. IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO.
• Como herramienta de la administración, mediante el presupuesto se puede
hacer frente a las incertidumbres que siempre están presentes en todos los
aspectos de la economía, las finanzas, las políticas gubernamentales entre
otros fenómenos, que afectan en mayor o menor medida los planes,
programas y proyectos que se tengan para el desempeño de la empresa.
• El presupuesto es importante como herramienta de control toda vez que
requiere de un proceso continuo de revisión
• El presupuesto también permite evaluar la gestión de los gerentes,
administradores, jefes de departamento, en cuanto al cumplimiento de las
metas y al aporte de cada uno de ellos hace para conseguirlas o para
proponer nuevas estrategias o planes para la organización.
• A través del presupuesto se logra consolidar el trabajo en equipo puesto que
para su realización se necesita contar con profesionales de varias disciplinas.

14. RELACIÓN DEL PRESUPUESTO CON LA ADMINSTRACIÓN
El presupuesto en su misma esencia está estrechamente relacionado con
la administración, si se toma en cuenta que para elaborarlo se debe partir
de un fase de planeación en la cual se establecen los objetivos, metas por
alcanzar, responsables, información requerida, etc.
El presupuesto esta íntimamente relacionado con la administración, ya
que debe considerarse como una herramienta fundamental en la
empresa misma y no como una función contable.
Para que el presupuesto logre su objetivo se requiere que cada uno de los
integrantes de la empresa, entienda su importancia, aprenda utilizarlo y
entienda que es un proceso continuo y dinámico.
La función básica de un presupuesto es asistir a la dirección para obtener
las utilidades previstas en el ejercicio contemplado. El presupuesto cubre
todo el proceso directivo y constituye la principal herramienta para dirigir
eficazmente una empresa.

15. LAS ÁREAS DEL CONOCIMIENTO Y EL PRESUPUESTO
Al ser un proceso integral, el presupuesto requiere la aplicación del
conocimiento de diferentes disciplinas entre ellas tenemos:
• La economía. En la que se efectúan análisis macro y microeconómicos
que inciden en el análisis de factores, elementos importantes en el
diagnostico que debe realizarse al iniciar el presupuesto y que son
básico para efectuar los estimativos.
• La estadística. Colabora con los pronósticos de ingresos, costos y gastos
y el análisis de tendencias, entre otros.
• La administración. Provee la funciones básicas en toda organización
• La contabilidad. Proporciona información contable y financiera, y
constituye el insumo principal para la elaboración del presupuesto.
• Las finanzas. Contribuyen a fundamentar el análisis y toma de
decisiones.

16. PRINCIPIOS PRESUPUESTALES
PRINCIPIO SIGNIFICADO COMPRENDE
Previsión Estudio anticipado y logro de metas Predictibidad, determinación y objetivos
Planeación Proceso necesario para el logro de
objetivos propuestos
Precisión, participación, unidad, costeabilidad,
flexibilidad y contabilidad por áreas de
responsabilidad.
Organización Destaca la importancia de las actividades
humanas para conseguir metas
Orden y comunicación
Dirección Muestra como conducir al individuo para
lograr los objetivos
Autoridad y coordinación
control Detecta variaciones entre los datos reales
y las metas propuestas.
Reconocimiento, excepción, normas y
conciencia de costos.

17. ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
Organización del trabajo presupuestal. En la organización del trabajo
presupuestal se deben definir las actividades que se asignan a los
participantes en la elaboración del presupuesto y precisar normas
referentes al flujo de información, la secuencia a seguir y la coordinación,
para garantizar su elaboración en el tiempo establecido y asegurar la
intervención de los diferentes niveles organizacionales en la labor
presupuestal. Todo esto depende del tamaño de la organización

18. ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
Organización presupuestal en empresas pequeñas y medianas.
Cuando las operaciones empresariales no son complejas y son de tamaño reducido, el trabajo
presupuestal es responsabilidad de un departamento de contabilidad en cuyo caso la jefatura
asume las siguientes funciones:
• Sostener reuniones con la dirección general y con las jefaturas de cada departamento con el
fin de conocer sus apreciaciones respecto al sistema y las políticas de la organización.
• Revisar el sistema de contabilidad de costos, fijar criterios en torno a la intervención de los
diferentes departamentos y diseñar los métodos y formatos que se aplicaran en la fase de
control.
• Difundir la técnica de la presupuestación en los niveles operativo y administrativo, y
capacitar en el adecuado diligenciamiento de la información de las cedulas presupuestarias,
como campos que ameritan la preparación del manual del presupuesto.
• Preparar informes a la dirección sobre las tendencias de ventas y costos, los niveles de
inventarios, la situación de tesorería y el análisis pormenorizado de los estados financieros
que desempeñan un papel protagónico en los pronósticos.
• Preparar informes periódicos que permitan cotejar los resultados previstos y los reales,
analizar las desviaciones y sus causas y sugerir los correctivos pertinentes

19. ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
Organización presupuestal en empresas grandes
Cuando la empresa tiene un estructura organizacional compleja, maneja
operaciones comerciales de grandes proporciones nacional y/o
internacionalmente, y posee capacidad económica, lo adecuado es conformar
un comité de presupuestos que asuma las siguientes funciones.
• Recibir los presupuestos parciales de cada departamento presentados por el
director de presupuestos, analizarlos y presentar las observaciones
necesarias.
• Aprobar el presupuesto general de la empresa
• Considerar y aprobar los cambios al presupuesto general, una vez se inicien
las operaciones que los generaron.
• Recibir y estudiar los informes sobre los presupuestos previstos en su
ejecución

20. ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
Funciones del director de presupuestos
en las empresas de gran tamaño la responsabilidad y el liderazgo del quehacer presupuestal
recae sobre el director de presupuestos, entre cuyas responsabilidades se encuentran.
• Preparar el manual de presupuestos con claras instrucciones sobre como elaborar los
presupuestos.
• Reunir la información de las diferentes gerencias, divisiones o departamentos, organizarla,
analizarla o someterla a consideración del comité.
• Informar oportunamente a cada nivel organizacional sobre los cambios aprobados por el
comité
• Conseguir datos financieros que auspicien el análisis del comportamiento presupuestal de la
empresa en todos los campos.
• Recibir los datos estimados de las jefaturas y transcribirlos a los niveles organizacionales
cuyos presupuestos dependen de ellos
• Reunir los presupuestos funcionales y con base en la información financiera vigente
preparar estados financieros con base en los pronósticos de las gerencias
• Preparar los análisis especiales de la ejecución presupuestal que requieran la gerencia
general, el comité o las jefaturas funcionales.

21. MECANISMOS Y TECNICAS PARA PREPARAR EL PRESUPUESTO
Estos mecanismos hacen referencia a la manera como se preparan las
cifras, ya que estas pueden organizarse en cédulas que permiten su fácil
interpretación .
Las cédulas presupuestales son una herramienta útil en la confección del
presupuesto, ya que en ellas se presenta la información en periodos que
permiten fácilmente compararlas en el momento de la ejecución
Trimestres
PRODUCTO 1 2 3 4 Total
Producto A
Producto B
total

22. ETAPAS PARA ELABORAR UN PRESUPUESTO
Bien sea el caso que la empresa ya tenga implementado el sistema del
presupuesto como una herramienta de planeación y control, o que se
trate de implementar, se debe considerar las etapas siguientes en su
preparación
1. Preiniciación
2. Elaboración del presupuesto
3. Ejecución
4. Control
5. Evaluación

23. ETAPA DE PREINICIACIÓN
Actividades a desarrollar.
• Políticas y directivas
• Análisis de factores sociales, culturales, demográficos, políticos y económicos que inciden
en el país y que afectan el sector y la empresa.
• Análisis del sector
• Identificación de oportunidades y amenazas
• Análisis del comportamiento de la empresa e identificación de fortalezas y debilidades en
cada uno de sus áreas funcionales.
• Definición de la misión y visión del negocio
• Definición de los objetivos a corto y largo plazo.
• Divulgación de los objetivos propuestos.
• Definición de estrategias políticas y normas
• Elaboración de planes operativos por los jefes de departamento con base en metas y sus
perspectivas.
• Revisión de los planes operativos
• Divulgación entre el personal de la empresa.

24. ETAPA DE ELABORACIÓN
Actividades a desarrollar.
• Preparación de programas operativos.
 Ventas
 Producción
 Personal
 Finanzas
 Costos y gastos
• Preparación del programa financiero.
 Efectivo
 Inversiones
 Financiación
• Conversión de los programas a presupuestos
• Preparación del informe para la gerencia
• Revisión del informe, análisis, conveniencia e implicaciones en los objetivos, en las metas y
desde el punto de vista financiero.
• Ajustes para mejorar los resultados previstos
• Aprobación final y publicación

25. ETAPA DE EJECUCIÓN
Actividades a desarrollar.
• Presentación de metas especificas por periodos
quincenales o mensuales.
• Asignación de recursos, puesta en marcha y vigilancia
por cada jefe de departamento.
• Informes de ejecución

26. ETAPA DE CONTROL
Actividades a desarrollar.
• Definición de la técnica a seguir para identificar problemas o
variaciones
• Presentación de informes parciales de ejecución
• Comparación de lo real con lo presupuestado.
• Análisis y explicación variaciones
• Implementación de medidas correctivas o modificación del
presupuesto cuando sea necesario.

27. ETAPA DE EVALUACIÓN
Actividades a desarrollar.
• Análisis critico de los resultados obtenidos.
• Elaboración de informes globales
• Identificación de causas y efectos
• Capacitación de experiencias para periodos siguientes.