ITIL & PMI - Congreso PMI - 2014

Capítulo Lima, Perú Congreso Internacional de Dirección de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
CONGRESO INTERNACIONAL
DE DIRECCION DE PROYECTOS
Un enfoque practico de la
integración de ITIL y PMI
Elizabeth Tello Aragón

Expositor
Elizabeth Tello Aragon,
PMP, ITIL v3
• Ingeniera Informática de la PUCP , PMP , ITIL
v3
• Expositor Congreso PMI 2008 con el tema
WBS ,herramienta practica para la gestión de
proyectos
• Expositor Congreso PMI 2010 con el tema
Valor Ganado, una operativa a seguir para
monitorear los proyectos
• Actualmente Gestor de Proyectos de
Infraestructura TI en Telefónica del Perú

Agenda
1. Introducción
2. Comparativa Gráfica ITIL y PMI
3. Integración entre ITIL y PMI aplicado a la Gestión de
Proyectos TI
4. Casos de Estudio utilizando la Integración ITIL / PMI en
la Gestión de Proyectos TI
5. Identificación de Puntos de Control con la integración
ITIL / PMI
6. Beneficios de la integración de ITIL / PMI
7. Lecciones Aprendidas
8. Conclusiones
9. Información de Contacto

Introducción
Los proyectos cuentan con un objetivo y presupuesto
definido de los cuales se espera un producto o servicio
bajo una gestión temporal.
La gestión de proyectos implica un constante seguimiento
con el objetivo de garantizar que las actividades del
proyecto se mantengan según lo planificado y validar al
cierre del mismo que la empresa alcanzó el retorno de la
inversión.
La mayoría de empresas manejan una cartera de
proyectos gobernados por una unidad interna o externa
que los gestionan.

Introducción
Donde se encuentra el PMI & ITIL?
ITIL esta orientado a la prestación del servicio
dentro de las operaciones de TI de una
organización.
Sin embargo, cualquier cambio en los servicios
solicitados pueden y deben ser manejados por la
aplicación de las buenas practicas en la gestión de
proyectos.
La gestión de proyectos se ocupará de definir el
comienzo de una iniciativa, entregando el producto
final, y girando sobre los resultados de ese
esfuerzo debe incorporarse el servicio o producto
a la operación antes de cerrar finalmente el
proyecto.

Comparativa Gráfica ITIL y PMI
ITIL PMI
Versión Actual ITIL V3 2011 PMBOK 5ta Edición 2012
Objetivo Orientado a la Gestión del
Servicio.
Orientado a la Gestión del
Proyecto
Característica Ciclo de Vida del Servicio. Desde el
nacimiento del servicio hasta su
retiro
Ciclo de vida del proyecto . Inicio y
fin definido.
Procesos 5 procesos :
- Estrategia del Servicio
- Diseño del Servicio
- Transición del Servicio
- Operación del Servicio
- Mejora Continua del Servicio
5 grupos de procesos :
- Iniciación
- Planificación
- Ejecución
- Monitoreo y Control
- Cierre

ITIL : Information
Technology
Infrastructure
Library
•Orientado a la
creación y gestión
de servicios IT
•Alineado al
estándar ISO / EC
20000
•Requiere de la
planificación de un
proyecto o
portafolio de
proyectos para
alcanzar el éxito.

Inicio Cierre
Control y Monitoreo
Ejecución
Desarrollar Plan para la DP.
Planificar la Gestión del Alcance
Recopilar Requisitos
Definir el Alcance
Crear la EDT/WBS
Planificar la Gestión del
Cronograma
Definir las Actividades
Desarrollar Plan para la DP.
Planificar la Gestión del Alcance
Recopilar Requisitos
Definir el Alcance
Crear la EDT/WBS
Planificar la Gestión del
Cronograma
Definir las Actividades
Secuenciar las Actividades
Estimar los Recursos
Estimar la Duración de las
Actividades
Desarrollar el Cronograma
Planificar la Gestión de los
Costos
Estimar los Costos
Secuenciar las Actividades
Estimar los Recursos
Estimar la Duración de las
Actividades
Desarrollar el Cronograma
Costos
Estimar los Costos
Determinar el Presupuesto
Planificar la Gestión de la
Calidad
Planificar la Gestión de los RH
Planificar la Gestión de las
Com.
Riesgos
Identificar los Riesgos
Determinar el Presupuesto
Planificar la Gestión de la
Calidad
Planificar la Gestión de los RH
Planificar la Gestión de las
Com.
Riesgos
Identificar los Riesgos
Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos
Realizar el Análisis Cuantitativo de
Riesgos
Planificar la Respuesta a los Riesgos
Planificar la Gestión de las Adquisiciones
Planificar la Gestión de los Interesados
Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos
Realizar el Análisis Cuantitativo de
Riesgos
Planificar la Respuesta a los Riesgos
Planificar la Gestión de las Adquisiciones
Planificar la Gestión de los Interesados
Elaborar Acta de
Constitución
Identificar a los Interesados
Elaborar Acta de
Constitución
Identificar a los Interesados
Dirigir y Gestionar el Trabajo del
Proyecto
Realizar el Aseguramiento de
Calidad
Adquirir el Equipo del Proyecto
 Desarrollar el Equipo del Proyecto
Dirigir el Equipo del Proyecto
Gestionar las Comunicaciones
Efectuar las Adquisiciones
Gestionar la Participación de los
Interesados
Dirigir y Gestionar el Trabajo del
Proyecto
Realizar el Aseguramiento de
Calidad
Adquirir el Equipo del Proyecto
 Desarrollar el Equipo del Proyecto
Dirigir el Equipo del Proyecto
Gestionar las Comunicaciones
Efectuar las Adquisiciones
Gestionar la Participación de los
Interesados
Cerrar Proyecto o Fase
Cerrar las Adquisiciones
Cerrar Proyecto o Fase
Cerrar las Adquisiciones
Monitorear y Controlar
Realizar el Control Integrado
de Cambios
Validar el Alcance
Controlar el Alcance
Controlar el Cronograma
Controlar los Costos
Controlar la Calidad
Controlar las
Comunicaciones
Controlar los Riesgos
Controlar las Adquisiciones
Controlar la Participación de
los Interesados
Monitorear y Controlar
Realizar el Control Integrado
de Cambios
Validar el Alcance
Controlar el Alcance
Controlar el Cronograma
Controlar los Costos
Controlar la Calidad
Controlar las
Comunicaciones
Controlar los Riesgos
Controlar las Adquisiciones
Controlar la Participación de
los Interesados
Planificación

PM – Grupo de Procesos ITIL – Ciclo de Vida del Servicios
Inicio Estrategia del Servicio
Planificación Estrategia del Servicio
Ejecución Diseño , Transición y Operación del
Servicio
Monitoreo y Control Mejora Continua
Cierre

ITIL V3 2011 PMI – PMBOK 5ta Edición
Estrategia del Servicio Inicio & Planificación
 Gestión de la Estrategia de TI  Gestión de la Integración
- Definir el mercado - Desarrollo del Acta de Constitución
- Desarrollar las Ofertas - Desarrollo Plan de la Gestión del Proyecto
- Desarrollo de los Activos Estratégicos
- Desarrollo Plan de la Gestión del Proyecto
- Prepararse para la implementación
- Desarrollo Plan de la Gestión del Proyecto
 Gestión del Portafolio de Servicios  Gestión del Alcance
- Define el servicio - Planificar la Gestión del Alcance
- Define el servicio - Recopilar Requisitos
- Analiza el servicio - Definir el Alcance
- Analiza el servicio - Crear EDT
- Aprueba el servicio - Validar el Alcance

Estrategia del Servicio Planificación
 Gestión Financiera de TI  Gestión de Costos
- Presupuesto - Estimación de Costos
- Contabilidad - Determinar el Presupuesto
Diseño del Servicio Ejecución
 Gestión de Coordinador del Diseño  Gestión de la Integración
- Coordinar
- Gestionar el Trabajo del Proyecto
 Gestión de la Calidad
- Gestionar los criterios de calidad
- Realizar Aseguramiento de la Calidad
 Gestión de Recursos Humanos
- Coordinar - Dirigir el equipo del Proyecto

Operación del Servicio Ejecución
 Función Gestión Técnica  Gestión de las Adquisiciones
- Contratación de Recursos - Efectuar las Adquisiciones
Transición del Servicio Monitoreo y Control
 Gestión de Cambios  Gestión de la Integración
- Realizar el Control Integrado de Cambios
Mejora Continua Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto
Controlar la Calidad
Controlar el Alcance

Integración entre ITIL y PMI aplicado a la
Gestión de Proyectos TI

Gestión de Proyectos TI (1/3)
Presentar
Solicitud
Elaborar
Oferta Inicial
Solicitar
Confirmación
Es
conforme?
Elaborar
Diseño
Técnico
Elaborar
Cronograma
No
Solicitar
Confirmación
Es
conforme?
Si
Cliente IT
Gestor IT
Especialista IT
No
Aplicar
Modificaciones
2
Si
Inicio Fin
Inicio - Estrategia del Servicio Planificación - Estrategia del Servicio

2
Solicitar
Conformidad
Técnica
Gestionar
Compras
Cliente IT
Gestor IT
Especialista IT
Es
conforme?
Realizar Ajustes
Técnicos al Doc.
Requiere
Compras?
Gestionar
Tareas
Implantación
Ejecutar
Actividades
Habilitar
Servicios
Registrar
CIs
Realizar
Seguimiento
Informar al
Cliente
3
No
Si
Ejecución - Diseño y Transición del Servicio

3
Elaborar
Documentación
Técnica
Validar
Documentación
Cliente IT
Gestor IT
Especialista IT
Es
conforme?
Consolidar
Documentos
Es
conforme?
Entregar
Servicio
Operaciones
Firmar Doc.
Cierre
Entregar Doc.
Cierre
FIN
Actualizar
Documentación
No
Si
SiNo
Ejecución - Transición y Operación del Servicio

Caso de Estudio Nro. 1 (1/3)
Implementar de un servicio de mensajería y video conferencia en una
empresa de consultoría IT
Objetivo :
Mantener la comunicación con los clientes y equipos de trabajo, agilizando
la productividad en los proyectos.
Requerimientos :
•Atender a 3000 usuarios entre empleados y clientes.
•Mantener sesiones de videoconferencia para grupos de 5 a 6 personas.
•La entrega debe estar para dentro de 3 meses.
•Se debe utilizar el producto A para la implementación de la solución y
considerar los requisitos TI que demanda este producto.
•La solución debe mantener alta disponibilidad del servicio.

Presentar
Solicitud
Elaborar
Oferta Inicial
Solicitar
Confirmación
Es
conforme?
Elaborar
Diseño
Técnico
Elaborar
Cronograma
No
Solicitar
Confirmación
Es
conforme?
Si
Cliente IT
Gestor IT
Especialista IT
No
Aplicar
Modificaciones
2
Si
Inicio Fin
Documento de
Estrategia
Costo
del Servicio
Diseño de la Solución e
Infraestructura Lógica &
Física
- Objetivos , Alcances y
Restricciones del servicio.
- Alta Disponibilidad de la
Solución
- Infraestructura Exclusiva
Presentar los costos
involucrados
en la implementación
del servicio
y de la operación del mismo.
Licencias de Software por 2 años.
Nuevos Servidores
Unidades de Almacenamiento y Backups
Equipos de Balanceo Físico
Costos Operativos
Detalle de la arquitectura física requerida
Descripción y ubicación gráfica de los equipos y elementos de la solución
Capacidad requerida a implementarse
Actividades a realizar al ejecutar la implantación de los equipos y solución elegida.
Cronograma del proyecto
Referencia a información de las autorizaciones y costos utilizados.
Servicio de Mensajería y
Videoconferencia en una

2
Solicitar
Conformidad
Técnica
Gestionar
Compras
Cliente IT
Gestor IT
Especialista IT
Es
conforme?
Realizar Ajustes
Técnicos al Doc.
Requiere
Compras?
Gestionar
Tareas
Implantación
Ejecutar
Actividades
Habilitar
Servicios
Registrar
CIs
Realizar
Seguimiento
Informar al
Cliente
3
No
Si
Problemas y Lecciones Aprendidas presentados durante la
ejecución del proyecto
Demora en la confirmación técnica de la disponibilidad del ancho
de banda para las funcionalidades presentadas en la solución.
Demora en la recepción de equipos y software solicitado para el
proyecto.
Actividades y pasos no detallados en la definición de la estrategia.
Servicio de Mensajería y
Videoconferencia en una

Objetivo :
Implementar un sistema de facturación en la nube que contemple las
normativas del organismo fiscal e integre los procesos de negocio actuales de
la empresa.
Requerimientos:
•Integrar los 9 sistemas internos que brindan la información necesaria para la
facturación actual de la empresa.
•Se debe garantizar la continuidad del servicio dentro de los tiempos
acordados de recuperación con el organismo fiscal.
•La solución debe contemplar las políticas de negocio según lo especificado
por el organismo fiscal aplicado a los documentos generados por el proceso de
facturación.
Implementación de un sistema de facturación en la nube

Presentar
Solicitud
Elaborar
Oferta Inicial
Solicitar
Confirmación
Es
conforme?
Elaborar
Diseño
Técnico
Elaborar
Cronograma
No
Solicitar
Confirmación
Es
conforme?
Si
Cliente IT
Gestor IT
Especialista IT
No
Aplicar
Modificaciones
2
Si
Inicio Fin
Documento de
Estrategia
Costo
del Servicio
Diseño de la Solución e
Infraestructura Lógica &
Física
- Objetivos , Alcances y
Restricciones del servicio.
- Alta Disponibilidad de la
Solución
- Infraestructura Exclusiva
Presentar los costos
involucrados
en la implementación
del servicio
y de la operación del mismo.
Alta Disponibilidad de los elementos
de red requeridos para la transferencia
de información hacia la solución
en la nube.
Presentar los costos involucrados en la
implementación del servicio y de la
operación del mismo.
Unidades de Almacenamiento y
Backups
Equipos de Balanceo Físico
Costos Operativos
Detalle de la arquitectura física requerida
Descripción y ubicación gráfica de los equipos de intercambio.
Capacidad requerida a implementarse
Actividades a realizar al ejecutar la implantación de los equipos.
Cronograma del proyecto
Referencia a información de las autorizaciones y costos utilizados.
Sistema de Facturación en
la Nube

2
Solicitar
Conformidad
Técnica
Gestionar
Compras
Cliente IT
Gestor IT
Especialista IT
Es
conforme?
Realizar Ajustes
Técnicos al Doc.
Requiere
Compras?
Gestionar
Tareas
Implantación
Ejecutar
Actividades
Habilitar
Servicios
Registrar
CIs
Realizar
Seguimiento
Informar al
Cliente
3
No
Si
Problemas y Lecciones Aprendidas presentados durante la
ejecución del proyecto
Solicitudes de cambio y ajuste para la integración de los servidores de
intercambio y la solución en la nube.
Sistema de Facturación en
la Nube

Identificación de Puntos de Control (1/3)
Presentar
Solicitud
Elaborar
Oferta Inicial
Solicitar
Confirmación
Es
conforme?
Elaborar
Diseño
Técnico
Elaborar
Cronograma
No
Solicitar
Confirmación
Es
conforme?
Si
Cliente IT
Gestor IT
Especialista IT
No
Aplicar
Modificaciones
2
Si
Inicio Fin
Solicitar Conformidad
de los Costos y Alcance
que comprende el
proyecto
de implantación de la
Infraestructura.
del Diseño de la
infraestructura que se
implantara y que forma
parte del proyecto

2
Solicitar
Conformidad
Técnica
Gestionar
Compras
Cliente IT
Gestor IT
Especialista IT
Es
conforme?
Realizar Ajustes
Técnicos al Doc.
Requiere
Compras?
Gestionar
Tareas
Implantación
Ejecutar
Actividades
Habilitar
Servicios
Registrar
CIs
Realizar
Seguimiento
Informar al
Cliente
3
No
Si
Informar retrasos y
modificaciones que
puedan
afectar el cronograma
del
proyecto de
infraestructura
Técnica del Diseño que
se aplicara para la
implantación de la
Infraestructura del Proyecto

3
Elaborar
Documentación
Técnica
Validar
Documentación
Cliente IT
Gestor IT
Especialista IT
Es
conforme?
Consolidar
Documentos
Es
conforme?
Entregar
Servicio
Operaciones
Firmar Doc.
Cierre
Entregar Doc.
Cierre
FIN
Actualizar
Documentación
No
Si
SiNo
Validar la Documentación
de la infraestructura
entregada con el objetivo
que Operaciones tenga
toda la información para la
administración del servicio
Controlar que se cumpla
la documentación del
servicio que se aloja en
la infraestructura
entregada para su posterior
administración por Operaciones
del Cliente por la
infraestructura
entregada

Beneficios de la integración de ITIL / PMI

Sinergía entre la Gestión de Proyectos e ITIL .

Contar con un responsable o PMP como un valor agregado a la
generación del servicio.

Combinar ITIL y la gestión de proyectos permite ejecutar
proyectos con un mayor nivel de calidad.

Los puntos de control en el proceso de generación del servicio
desde un enfoque de proyecto asegura resultados
satisfactorios.

ITIL y PMI pueden tener un impacto muy positivo sobre la
organización de los departamentos de TI .

Lecciones Aprendidas

Mayor comunicación en la generación de servicios para evitar re-
trabajos.

Entender la necesidad del negocio y la estrategia a implementar
para aligerar el proceso de generación del servicio.

Alinearse a los procedimientos basados en los estándares como
ITIL y PMI permite asegurar una adecuada gestión de cambios.

Llevar al Comité de Cambios (CAB) las modificaciones en el
alcance que realmente afecten drásticamente al proyecto.

Comunicar al equipo del proyecto los objetivos del negocio de
esta manera no se sentirán ejecutores de actividades repetitivas.

Conclusiones

Adecuar los estándares o marcos metodológicos al proceso
del negocio.

No aumentar complejidad a los procesos de negocio para
adaptarlos a los estándares seleccionados.

Calcular o identificar el retorno de inversión que involucra
adoptar estándares que mejoren el proceso del negocio.

Comunicación de los objetivos y beneficios que se obtendrán
con el fin de reducir la resistencia cultural.

Liderazgo para proponer el momento adecuado para la
implantación de un determinado estándar.

Información de Contacto
•
Compañía : Telefónica Gestión de Servicios
Compartidos Perú S.A.C.
•
Teléfono: 998737717
•
Email : elizabeth_tello@yahoo.es
•
Sesión:

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