Esta presentación describe la evolución de la gestión documental hacia un entorno de gobierno integrado de la información, y presenta una metodología basada en procesos para el diseño e implantación de sistemas de gestión documental.
This presentation describes the evolution from records management to an integrated information governance framework, and proposes a process based methodology for records and information management systems design and development.
Citación recomendada: La definición de sistemas de gestión documental en el marco de un gobierno integrado de la información. IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno". Región de San Martín, Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016.
La gestión documental basada en datos: la experiencia del Consorcio de Educac...Jordi Serra Serra
Jordi Serra Serra. La gestión documental basada en datos: la experiencia del Consorcio de Educación de Barcelona (CEB). 13º Congresso Nacional BAD (Bibliotecarios, arquivistas e documentalistas). Fundao (Portugal), 25 de Octubre de 2018.
Diseño de sistemas de gestión documental orientados a procesos en el marco de...Jordi Serra Serra
Esta presentación describe la evolución de la gestión documental hacia un entorno de gobierno integrado de la información, y presenta una metodología basada en procesos para el diseño e implantación de sistemas de gestión documental.
This presentation describes the evolution from records management to an integrated information governance framework, and proposes a process based methodology for records and information management systems design and development.
Citación recomendada: Diseño de sistemas de gestión documental orientados a procesos en el marco del gobierno de la información. XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital". Tarragona, 19 de mayo de 2016.
Tendencias actuales en la gestión documental: la gestión documental orientada...Jordi Serra Serra
Jordi Serra Serra. Tendencias actuales en la gestión documental: la gestión documental orientada a datos. I Conferência Internacional de Gestão da Informação e Arquivos (CIGIA). Albergaria-a-Velha (Portugal), 3 de Noviembre de 2017.
El futuro del archivista en la Administración electrónicaJordi Serra Serra
Jordi Serra Serra. El futuro del archivista en la Administración electrónica. Conferencia inaugural del curso 2017-2018. Escuela de Historia de la Universidad de Costa Rica, Agosto de 2017.
The introduction of records management requirements into business process automation projects are two challenges for records management and archival teams. First, tools developed by these teams must be enough consistent to be present in tecnological projects from its starting point, making significant contributions and adding value to the final product. And second, it is important to succeed in the moment, the context and the extent to which such contributions are made. The aim of this paper, based on experiences from the Generalitat de Catalunya, is to provide elements of discussion in both directions: the design of the records management system and the consolidation of its components for a general use, and the criteria to choose when and how is better to participate in different kinds of tecnological projects. The paper proposes the use of the records series map as the main tool of the records management system, and four strategies to implement this system into different tecnological scenarios.
La archivística líquida: El contexto actual de la profesión en el ámbito de l...Jordi Serra Serra
Esta conferencia reflexiona sobre la situación actual de la gestión documental en relación con las necesidades a las que debe dar respuesta. Se analiza este posicionamiento desde cuatro factores: la sociedad, las organizaciones, la tecnología, y la profesión, y dentro de este último factor se contemplan cinco variables: la crisis de la gestión documental tradicional, las nuevas oportunidades en el marco de la gobernanza de la información, las novedades en el contexto normativo, los modelos de servicio de gestión documental, y la evolución del perfil profesional.
This conference analyzes the current state of records management in relation to the needs faced today. This state is analyzed from four factors: society, organizations, technology, and the profession, and within the last factor five variables are considered: the crisis of traditional records management, new opportunities in the framework of information governance, new developments in regulatory context, service models for records management, and the evolution of the professional profile.
Taula rodona al seminari de l'Aula Jordi Rubió i Balaguer sobre «Gestió documental i administració electrònica», que tingué lloc el 10 d'octubre de 2012 a la Facultat de Biblioteconomia i Documentació de la Universitat de Barcelona.
Documento y archivo electrónicos: cuestiones abiertas en el marco de la eAdmi...Jordi Serra Serra
Ponencia presentada en la Jornada “Administración digital”, celebrada en el Instituto Vaso de Administración Pública / Herri Arduralaritzaren Euskal Erakundea, en Vitoria-Gasteiz, el 28 de noviembre de 2012.
La gestión documental basada en datos: la experiencia del Consorcio de Educac...Jordi Serra Serra
Jordi Serra Serra. La gestión documental basada en datos: la experiencia del Consorcio de Educación de Barcelona (CEB). 13º Congresso Nacional BAD (Bibliotecarios, arquivistas e documentalistas). Fundao (Portugal), 25 de Octubre de 2018.
Diseño de sistemas de gestión documental orientados a procesos en el marco de...Jordi Serra Serra
Esta presentación describe la evolución de la gestión documental hacia un entorno de gobierno integrado de la información, y presenta una metodología basada en procesos para el diseño e implantación de sistemas de gestión documental.
This presentation describes the evolution from records management to an integrated information governance framework, and proposes a process based methodology for records and information management systems design and development.
Citación recomendada: Diseño de sistemas de gestión documental orientados a procesos en el marco del gobierno de la información. XXII Jornadas de Archivos Universitarios "La gestión de documentos en el entorno digital". Tarragona, 19 de mayo de 2016.
Tendencias actuales en la gestión documental: la gestión documental orientada...Jordi Serra Serra
Jordi Serra Serra. Tendencias actuales en la gestión documental: la gestión documental orientada a datos. I Conferência Internacional de Gestão da Informação e Arquivos (CIGIA). Albergaria-a-Velha (Portugal), 3 de Noviembre de 2017.
El futuro del archivista en la Administración electrónicaJordi Serra Serra
Jordi Serra Serra. El futuro del archivista en la Administración electrónica. Conferencia inaugural del curso 2017-2018. Escuela de Historia de la Universidad de Costa Rica, Agosto de 2017.
The introduction of records management requirements into business process automation projects are two challenges for records management and archival teams. First, tools developed by these teams must be enough consistent to be present in tecnological projects from its starting point, making significant contributions and adding value to the final product. And second, it is important to succeed in the moment, the context and the extent to which such contributions are made. The aim of this paper, based on experiences from the Generalitat de Catalunya, is to provide elements of discussion in both directions: the design of the records management system and the consolidation of its components for a general use, and the criteria to choose when and how is better to participate in different kinds of tecnological projects. The paper proposes the use of the records series map as the main tool of the records management system, and four strategies to implement this system into different tecnological scenarios.
La archivística líquida: El contexto actual de la profesión en el ámbito de l...Jordi Serra Serra
Esta conferencia reflexiona sobre la situación actual de la gestión documental en relación con las necesidades a las que debe dar respuesta. Se analiza este posicionamiento desde cuatro factores: la sociedad, las organizaciones, la tecnología, y la profesión, y dentro de este último factor se contemplan cinco variables: la crisis de la gestión documental tradicional, las nuevas oportunidades en el marco de la gobernanza de la información, las novedades en el contexto normativo, los modelos de servicio de gestión documental, y la evolución del perfil profesional.
This conference analyzes the current state of records management in relation to the needs faced today. This state is analyzed from four factors: society, organizations, technology, and the profession, and within the last factor five variables are considered: the crisis of traditional records management, new opportunities in the framework of information governance, new developments in regulatory context, service models for records management, and the evolution of the professional profile.
Taula rodona al seminari de l'Aula Jordi Rubió i Balaguer sobre «Gestió documental i administració electrònica», que tingué lloc el 10 d'octubre de 2012 a la Facultat de Biblioteconomia i Documentació de la Universitat de Barcelona.
Documento y archivo electrónicos: cuestiones abiertas en el marco de la eAdmi...Jordi Serra Serra
Ponencia presentada en la Jornada “Administración digital”, celebrada en el Instituto Vaso de Administración Pública / Herri Arduralaritzaren Euskal Erakundea, en Vitoria-Gasteiz, el 28 de noviembre de 2012.
Jordi Serra Serra. "La gestió documental: el futur (és) ara!". A: II Congrés de Govern Digital: el repte de la societat digital i la transformació de les AAPP, Barcelona, 25 de gener de 2017.
Sesión realizada en ESADE para ex alumnos de Emba donde Jose Martrat y Federico Martrat, Socios Directores de ActitudPro presentan un modelo para analizar la competitividad de la red comercial de las empresas.
Puedes descargar esta documentación en:
http://www.digitallearning.es/tutoriales/introduccion-a-los-sistemas-de-informacion-y-gestion-de-la-empresa.html
la presentación forma parte de un módulo sobre TIC en la Empresa que impartimos en un Master de Dirección.
Jordi Serra Serra. "La gestió documental: el futur (és) ara!". A: II Congrés de Govern Digital: el repte de la societat digital i la transformació de les AAPP, Barcelona, 25 de gener de 2017.
Sesión realizada en ESADE para ex alumnos de Emba donde Jose Martrat y Federico Martrat, Socios Directores de ActitudPro presentan un modelo para analizar la competitividad de la red comercial de las empresas.
Puedes descargar esta documentación en:
http://www.digitallearning.es/tutoriales/introduccion-a-los-sistemas-de-informacion-y-gestion-de-la-empresa.html
la presentación forma parte de un módulo sobre TIC en la Empresa que impartimos en un Master de Dirección.
Guide for the implementation of a Knowledge Management Strategy.
Reader will become aware of the importance of Information /Knowledge Management.
Reader may perform an analysis and to identify the flow of information within his/her organization.
Reader can plan a plan to build in the near future Knowledge Management within their organization.
Reader will be able to manage information through common ICT tools
Reader will have the general context of knowledge management and needs to implement the system in their organization.
OVTT: Observatorio tecnológico para una universidad emprendedoraOVTT
Conferencia magistral impartida por el Observatorio Virtual de Transferencia en la Universidad de La Habana, sesión titulada "Observatorio tecnológico para una universidad emprendedora"
Decreto 2609 hacia un gestion documental normalizadaSaginfo & Co
Ponencia sobre Decreto 2609 Hacia una gestión documental normalizada, ponencia realizada en el marco de la aplicación de procesos y procedimientos para la estandarizacion del procesos de Gestión Documental organizacional.
Webinar sobre "Vigilancia Tecnológica: Un nuevo campo de acción para los Profesionales de la Información" en #Aprender3c a cargo de Danilo Reyes, realizado el día 28 de octubre de 2014
Presentación datos.ua.es - Andrés Fuster y Jose Norberto Mazóndatos.ua.es
Presentación de Andrés Fuster y Jose Norberto Mazón sobre la plataforma datos.ua.es, donde explica tanto la filosofía como la arquitectura utilizada en el desarrollo del portal de datos abiertos de la Universidad de Alicante.
Presentada en el 1er Encuentro de Datos Abiertos de la Universidad de Alicante
Presentación confeccionada con motivo del Seminario "Gestión del conocimiento: experiencia cubana en Archivos", auspiciado por el Archivo General de la Nación y celebrado en Lima, en junio de 2008
Presentación realizada en el marco del IV Congreso Internacional EDO, celebrada el 12 de mayo de 2016 en Barcelona (España) en la mesa dedicada a la gestión del conocimiento para la innovación en las organizaciones.
¨Vigilancia Tecnológica e Inteligencia Estratégica:
Creación e implementación del Primer Programa Gubernamental en la temática en la República Argentina, en los últimos 4 años¨.
PUCP: Premio de Vinculación Universidad-Empresa 2015OVTT
Charla magistral: "Redes de valor Universidad-Empresa: el rol de la vigilancia tecnológica" impartida por el OVTT el lunes 28 de septiembre a partir de las 15:30 horas en el marco de la Entrega de Premios Vinculación Universidad Empresa en Ciencia y Tecnología 2015 de la PUCP.
Encuesta "Prácticas y Métodos Digitales de Docencia e Investigación" desde el...Aprender 3C
Día de las Humanidades Digitales 2016 del CAICYT - CONICET (Argentina), AAHD (Argentina), LINHD - UNED (España) y Aprender 3C.
Webcast a cargo de Virginia Brussa y Paola Bongiovani contando sobre la Encuesta "Prácticas y Métodos Digitales de Docencia e Investigación" desde el proyecto MHeDI del CAICYT-CONICET.
Acceso al webcast: https://youtu.be/tKkP2AdgA10?list=PLCOcEBc1y1T0hYXywDCS-JjB8NAQkZ06s
Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión ...FESABID
Análisis de la nueva ISO 9001:2015, desde la perspectiva metodológica de la gestión documental, para implantar sistemas de gestión de Calidad y de sistemas de gestión integrados, y la potencial contribución de la norma ISO 30301. Se tratarán los nuevos retos que los gestores de documentos y responsables de calidad deberán afrontar a partir de esta publicación así como también las oportunidades de futuro para el sector profesional, abriendo el diálogo al público con el objetivo de debatir cuál es el papel de los gestores de documentos en el control de los sistemas de gestión dentro de las organizaciones: posicionamiento, estrategia, supervisión, metodología,... ¿Es necesario un cambio de mentalidad? ¿Cómo afrontarlo?
Gestión de datos de investigación, primeros pasos en argentinaFernando-Ariel Lopez
4to Taller LEARN sobre Datos de Investigación: Implementación de políticas y estrategias en América Latina y el Caribe.
27 de octubre de 2016, Santiago de Chile. CEPAL (Chile).
Similar a La definición de sistemas de gestión documental en el marco de un gobierno integrado de la información (20)
Data-based records management: the experience of Barcelona Education Consorti...Jordi Serra Serra
Jordi Serra Serra. "Data-based records management: the experience of Barcelona Education Consortium (CEB)." 13º Congresso Nacional BAD (Bibliotecarios, arquivistas e documentalistas). Fundao (Portugal), 25 de Octubre de 2018.
Esta presentación reflexiona sobre las implicaciones documentales de las leyes de transparencia española y catalana, y describe los puntos clave a través de los cuales la gestión documental se convierte en un elemento básico para el cumplimiento de la normativa de transparencia y acceso a la información.
This presentation thinks about the effects over records management that could have spanish and catalan transparency acts, and describes the key points that allow to see records and information management systems as a basic element for the compliance with transparency and information access regulation.
Citación recomendada: Gestión documental: vehículo para la transparencia. Conferencia internacional: "Transparencia en la gestión pública: el gran reto, gestión documental". Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República & Gobernación de Cundinamarca, Bogotá (Colombia), 3 de junio de 2016.
Records and Information Governance: where is Records Management going?Jordi Serra Serra
Recommended citation: Serra Serra, Jordi. "Records and Information Governance: where is Records Management going?". In: 14es Jornades Catalanes d’Informació i Documentació (COBDC), Barcelona, 4 Mach 2016.
Serra Serra, Jordi. "Documents i governança de la informació: cap a on es dirigeix la gestió documental". A: Taula rodona: Governança de la informació. 14es Jornades Catalanes d’Informació i Documentació (COBDC), Barcelona, 4 de març de 2016 (http://cobdc.net/14JCID/?page_id=312).
Documents i governança de la informació: cap a on es dirigeix la gestió docum...Jordi Serra Serra
Serra Serra, Jordi. "Documents i governança de la informació: cap a on es dirigeix la gestió documental". A: Taula rodona: Governança de la informació. 14es Jornades Catalanes d’Informació i Documentació (COBDC), Barcelona, 4 de març de 2016 (http://cobdc.net/14JCID/?page_id=312).
Liquid archives: Background changes and trends in today's Records Management ...Jordi Serra Serra
This conference analyzes the current state of records management in relation to the needs it faces today. This state is analyzed from four factors: society, organizations, technology, and the profession, and within the last factor five variables are considered: the crisis of traditional records management, new opportunities in the framework of information governance, new developments in regulatory context, service models for records management, and the evolution of the professional profile.
Esta conferencia reflexiona sobre la situación actual de la gestión documental en relación con las necesidades a las que debe dar respuesta. Se analiza este posicionamiento desde cuatro factores: la sociedad, las organizaciones, la tecnología, y la profesión, y dentro de este último factor se contemplan cinco variables: la crisis de la gestión documental tradicional, las nuevas oportunidades en el marco de la gobernanza de la información, las novedades en el contexto normativo, los modelos de servicio de gestión documental, y la evolución del perfil profesional.
Los documentos electrónicos: régimen jurídico y políticas de gestión y preser...Jordi Serra Serra
Los documentos electrónicos: régimen jurídico y políticas de gestión y preservación. Conferencia pronunciada en la Universidad de Costa Rica, el 4 de septiembre de 2012.
El uso de la certificación electrónica en los archivosJordi Serra Serra
Mesa redonda: La certificación electrónica y la realidad archivística
El documento electrónico en el archivo: conservación y certificación
Cáceres, 5 de noviembre de 2010
El análisis PESTEL es una herramienta estratégica que examina seis factores clave del entorno externo que podrían afectar a una empresa: políticos, económicos, sociales, tecnológicos, ambientales y legales.
Anna Lucia Alfaro Dardón, Harvard MPA/ID.
Opportunities, constraints and challenges for the development of the small and medium enterprise (SME) sector in Central America, with an analytical study of the SME sector in Nicaragua. - focused on the current supply and demand gap for credit and financial services.
Anna Lucía Alfaro Dardón
Dr. Ivan Alfaro
Guía para hacer un Plan de Negocio para tu emprendimiento.pdfpppilarparedespampin
Esta Guía te ayudará a hacer un Plan de Negocio para tu emprendimiento. Con todo lo necesario para estructurar tu proyecto: desde Marketing hasta Finanzas, lo imprescindible para presentar tu idea. Con esta guía te será muy fácil convencer a tus inversores y lograr la financiación que necesitas.
PREVENCION DELITOS RELACIONADOS COM INT.pptxjohnsegura13
Concientizar y sensibilizar a los funcionarios, sobre la importancia de promover la seguridad en sus operaciones de comercio internacional, mediante la unificación de criterios relacionados con la trazabilidad de sus operaciones.
La definición de sistemas de gestión documental en el marco de un gobierno integrado de la información
1. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
La definición de sistemas de
gestión documental en el marco de un
gobierno integrado de la información
Jordi Serra Serra
Máster de Gestión Documental e Información en las Empresas (MGDIE)
Universidad de Barcelona
IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno"
Región de San Martín, Tarapoto (Perú) - 27 de mayo de 2016
@Master_MGDIE
2. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
¿CÓMO SÓN LOS SISTEMAS (SGD)
QUE DISEÑAMOS ACTUALMENTE?
3. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Evolución del modelo
Tramitación
Archivo
administrativo
Archivo
histórico
4. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Evolución del modelo
Tramitación
Archivo
administrativo
Archivo
histórico
5. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Evolución del modelo
Tramitación
Archivo
administrativo
Archivo
histórico
Sist. Inf.
6. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Evolución del modelo
Tramitación
Archivo
administrativo
Archivo
histórico
Sist. Inf.
7. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Evolución del modelo
Tramitación
Archivo
administrativo
Archivo
histórico
Sist. Inf.
100%
8. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Evolución del modelo
Tramitación
Archivo
administrativo
Archivo
histórico
Sist. Inf.
100%
9. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
¿HACIA DÓNDE VAMOS?
10. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
¿Para qué queremos un sistema
de gestión documental?
Efectividad Eficiencia
ContinuidadConformidad
Voluntad
Necesidad
11. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Entorno externo
Dimensión conceptual
Dimensión física
¿Cómo són los sistemas que diseñamos?
Subsistema de
clasificación
Subsistema de
descripción
Subsistema de
valoración y
disposición
Subsistema de
control
de acceso y uso
Subsistema de
conservación
Tratamiento
(gestión)
Obligaciones + procedimientos + parámetros
Sistemas de información + personas + espacios
Documento
Documento
integrado
12. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
¿En qué contexto estamos diseñando
actualmente los SGD?
Empresarial y
organizacional
Tecnológico
Social
Inmediatez
Transparencia
Reutilización
Refuerzo identidades
Mobile (portabilidad)
Cloud (externalización)
Social (interacción)
Big Data (datificación)
Multiformes
Compuestas
Ubicuas
Agiles
13. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Un ejemplo del ámbito público...
Ley 39/2015 del
procedimiento
administrativo
• Documento y
expediente
obligatoriamente
electrónicos (1 oct.)
• Archivo electrónico
único
Leyes estatal y
autonómicas de
transparencia
• Obligación de
publicidad activa
(integración)
• Reutilización de la
información
(datificación)
14. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
¿Funcionan los SGD que diseñamos?
Excesivamente formal y
autoexigente (perfeccionista)
Perspectiva discreta (focus on
small-data)
Planteado en base a fronteras
(custodialista)
Concepción centralista del
Sistema
Bajo porcentaje de cobertura
real
Poca fiabilidad y seguridad
efectivas
Con poca aportación de valor al
usuario
Con un ROI a (demasiado) largo
plazo
15. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Métricas que demuestran
que no acaban de funcionar
30%
46%
48%
50%
70%
54%
52%
50%
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Retail
Manufacturing
Energy services
Financial services
They have
They don't
Iron Mountain (2016)
16. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Bajo porcentaje de cobertura real
?
17. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Poca fiabilidad y seguridad efectivas
18. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Poca fiabilidad y seguridad efectivas
85%
37%
54%
15%
63%
46%
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Redes sociales no incluidas en las
políticas de GD
Interacciones esenciales en redes
sociales no capturadas ni conservadas
Empleados que utilizan el correo
particular para enviar datos de
empresa
John Newton, AIIM (2016)
19. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Poca aportación de valor al usuario
Comunicaciones
(correspondencia)
Documentos
(capturados)
+ Confianza -
(en procesos de eDiscovery)
20. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Y el papel se acaba
Memòria d’arxius 2013. Departament de
Cultura, Generalitat de Catalunya.
Crece
33%
Estable
28%
Decrece
39%
2014: crecimiento global 10%
2015: decrecimiento global 6%
(21% empresas >5000 trab.)
Information Governance: too important to be
left to humans. AIIM Industry Watch, 2015.
21. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
La respuesta del sector profesional:
evolución
Information
(records)
Information
and records
governance
About policies
Information
and records
management
About
procedures
ISO 15489
Distintos entornos y
modelos de
implementación
Orientación a sistemas
Metodología de gestión
de proyectos: DIRKS vs. IT
(incluyendo Scrum/Agile)
Migraciones
Análisis funcional y
secuencial vinculados a la
valoración
ISO 9000
Métricas documentadas y
auditables
Refuerzo del enfoque a procesos
Enfoque a riesgos y oportunidades
Información documentada
ISO 30300
Orientación al cliente
Liderazgo y responsabilización de los agentes
Orientación a procesos
Integración en los sistemas globales de
gestión
Mejora contínua
22. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
La respuesta del mercado:
revolución
• Information governance is the specification of decision rights and an
accountability framework to encourage desirable behavior in the
valuation, creation, storage, use, archival and deletion of information. It
includes the processes, roles, standards and metrics that ensure the
effective and efficient use of information in enabling an organization to
achieve its goals.
• Information Governance is a framework of people, principles, processes
and tools, that defines why, when and how information is managed
within an organisation, in order to maximise its value, fulfil obligations,
reduce costs and reduce risk.
George Parapadakis, 2014
Debra Logan, 2010
23. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Qué actividades forman parte
del gobierno de la información
Fuente: eDiscovery Journal 2014
24. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Qué ámbitos forman parte
del gobierno de la información
Gestión
documental
(RIM)
Auditoría
(compliance)
Tecnologías de
la Información
Legal
(eDiscovery)
Privacidad
Y gestión
de
procesos!
25. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
EL DISEÑO DEL SISTEMA
26. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
El SGD, esa nebulosa metodológica...
Política de
disposición Documento
Cuadro de
clasificación
Cuadro de
control de
acceso
Documentos
vitales
Preservación
digital
Normalización
de documentos
Interoperabilidad
Publicidad
activa
Metadatos
Depósitos
físicos
Política de
gestión
documental
Dato
Reutilización
Mejora de
procesos
eAdministración
Firma
electrónica
27. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Entorno externo
Dimensión conceptual
Dimensión física
La definición conceptual del sistema
Subsistema de
clasificación
Subsistema de
descripción
Subsistema de
evaluación y
disposición
Subsistema de
control
de acceso y uso
Subsistema de
conservación
Tratamiento
(gestión)
Obligaciones + procedimientos + parámetros
Sistemas de información + personas + espacios
Documento*
Documento
integrado
28. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Entorno externo
Dimensión conceptual
Dimensión física
La definición conceptual del sistema
Clasificaciones
(mapas)
Procedimientos
(agentes)
Reglas
Espacios
Documento
29. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
La clasificación: mapeo de una realidad cambiante
Mapeo de
procesos
Mapeo de
sistemas
Mapeo de
tipos
(datos)
Mapeo de
series
Mapeo de
agentes
30. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
El sistema como conjunto de reglas
Documento o dato
Quién lo puede
ver y modificar
Acceso y uso
Quién lo debe ver
Publicidad y
reutilización
Cuanto y cómo se
debe conservar
Conservación y
eliminación
Cómo se debe
proteger
Vitalidad
31. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
¿Cómo lo construimos?
El enfoque a procesos
Control y mantenimiento
Automatización
Mejora
Análisis
Identificación
32. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
El diseño orientado a procesos
Identificación
Mapeo
de
procesos
Mapeo
de
sistemas
Mapeo
de
agentes
Análisis
funcional
ISO 26122
33. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Serie
Acceso y uso
Publicidad y
reutilización
Conservación y
eliminación
Vitalidad y
seguridad
El diseño orientado a procesos
Análisis
Cálculo de
métricas
Descripción del
procedimiento
Derivación del
circuito
documental
Derivación de
series
documentales
Caracterización
de series
documentales
Análisis de
eficiencia, valor
e interacciones
Mapeo de
series
Mapeo de
tipos (datos)
• Evidencias
• Transacciones
Análisis
secuencial
ISO 26122
34. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
El diseño orientado a procesos
Mejora
Análisis de
eficiencia, valor e
interacciones
Descripción del
procedimiento
Análisis de
requisitos
documentales
Modificaciones:
•Optimización
•Deshibridación
•Datificación
Descripción del
procedimiento
mejorado
Modificaciones:
•Poda
•Reordenación
•Paralelización
Eficiencia Cumplimiento
Mapeo de
series
Mapeo de
tipos
(datos)
Definición
funcional
35. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
El diseño orientado a procesos
Automatización
Desarrollo
Nuevo desarrollo Evolución Parametrización Integraciones
Sistemas
dedicados
Sistemas
dedicados
Plataformas
transversales
Sistemas
comunes
36. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
El diseño orientado a procesos
Control y mantenimiento
Puntos de control
Monitorización
Auditoría
periódica
Mantenimiento
Actuaciones
transversales
Actuaciones
focales
Contexto único
(organización)
Procesos Sistemas Agentes Series Tipos
37. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Estamos integrando tres tipos de proyectos
Proyecto de
gestión
documental
Proyecto de
desarrollo
tecnológico
Proyecto de
reingeniería
de procesos
38. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
EL PASO DEL MODELO
DOCUMENTAL AL TECNOLÓGICO
39. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
SGD OAISPolíticas
El Sistema de Gestión Documental
dentro de la organización
40. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
SGD OAIS
Políticas
El Sistema de Gestión Documental
dentro de la organización
41. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
SGD
OAIS
Políticas
El Sistema de Gestión Documental
dentro de la organización
42. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
SGD
OAISPolíticas
El Sistema de Gestión Documental
dentro de la organización
43. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
SGD
OAISPolíticas
Pero la organización tiene muchos depósitos.
¿Dónde lo archivo?
44. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Escenario 0: silos
45. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Escenario 1: records center (silo N)
SGD
46. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Escenario 2: in place RM
SGD SGD SGD SGD
SGD
47. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Escenario 3: integrated in place RM
SGD SGD SGD SGD
SGD
SGD
48. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
La parte física del SGD: los entornos
de gestión, almacenaje y explotación
Buzones de
correo
Discos
compartidos
Entornos
colaborativos
y BPM
Gestores
documentales
Aplicaciones
de negocio
Archivo
electrónico
Gestión de
reglas (RM)
Cuadros de
mando y
auditoría
Explotación de
información
(BI)
49. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Formas de implementar por entorno:
aprovechar las oportunidades
Proyectos
Nivel operativo
Nivel estratégico
Diseño de un
sistema de gestión
documental
Compartido:
actuaciones
puntuales
Soluciones
orientadas a
procesos o trámites
concretos
Soluciones de
colaboración y
trabajo en grupo
Liderado:
actuaciones
transversales
Soluciones para el
trabajo autónomo
de los usuarios
finales
Soluciones de
gestión documental
y / o archivo digital
50. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
EL “NUEVO” PAPEL DEL ARCHIVERO
51. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
¿Una profesión en riesgo de extinción?
Records
manager
IT & Data
analysis
Legal
(especial.)
Automa
tización
Disminución
del papel
• “While there are signs
that the natural habitat
of the records and
information manager is
desappearing, the
future looks bright for
those willing to adapt”.
Sue Trombley, 2016
52. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
¿Hacia dónde centrifugamos competencias?
• Compliance
• Gestión del riesgo
• Control de acceso
• eDiscovery
Departamentos
legales
• Clasificación
• Eliminación
• Conservación
Records
manager
• Gestión de
procesos
• Análisis de datos
• Explotación
• Reutilización
Departamentos
de IT
53. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Perfil
focalizadoAuditoría
Consultoría
Desarrollo
Gestión de procesos
Gestión
documental
Análisis y
explotación
RM
54. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Perfil
ampliadoAuditoría
Consultoría
Desarrollo
Gestión de procesos
Gestión
documental
Análisis y
explotación
RM
55. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Perfil
híbridoAuditoría
Consultoría
Desarrollo
Gestión de procesos
Gestión
documental
Análisis y
explotación
RM
BPM
ERP
56. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Perfil
híbridoAuditoría
Consultoría
Desarrollo
Gestión de procesos
Gestión
documental
Análisis y
explotación
RM
BPM
ERP
57. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Perfil
híbridoAuditoría
Consultoría
Desarrollo
Gestión de procesos
Gestión
documental
Análisis y
explotación
RM
BPM
ERP
CRM
BI
58. Jordi Serra Serra – IV Jornada Internacional de Archivos “Archivos, tecnología y buen gobierno“ – Tarapoto (Perú), 27 de mayo de 2016
Muchas gracias.
Jordi Serra Serra
Universidad de Barcelona
http://www.mgdie.net/
http://bd.ub.edu/pub/serra/
serra@ub.edu