Este documento describe los principios básicos de la diagramación de procesos. Explica que la diagramación permite observar las actividades y relaciones de una empresa de manera integral, continua y orgánica. También enumera algunas ventajas como facilitar la capacitación, identificar áreas de mejora y evitar ambigüedades. Luego, define los tipos de diagramas y símbolos utilizados, así como las reglas para su creación como el flujo secuencial de izquierda a derecha y la numeración de pasos.

1. La diagramaciónCréditos:www.ccee.edu.uy

2. diagramaciónEsunaherramientaquenospermitepresentar en forma gráfica los procesos de unaempresa y observartodassusactividades en forma conjunta, susrelaciones, suincompatibilidad, los cuellos de botella o posiblesfuenes de ineficiencia.La diagramación de procesosnospermiteobservar a la organización de unamanera:Integral Continua Orgánica

3. Diagramación-ventajasCapacitación del personal de nuevoingresoVerificación del proceso real con el diseñadoIdentificación de actividadesquereducen la productividadFacilitan la coordinación y comunicaciónFacilitan el mejoramientoFacilita la apreciación en conjunto de un procesoSistematizainformaciónEvitadiferencias de interpretaciónEliminalasambiguedades

4. Se les conocecomo…CursogramaFlujogramafluxogramaDiagramas de flujoPuedenseraplicados a los procedimientosindustriales y administrativos

5. SISTEMA DE GRAFICACIÓNNo existe una forma universalde criterios respecto a los sistemas de graficarlos, existiendo gran diversidad de lenguajes.Todos los tienen: símbolos y un conjunto dereglas. El símbolo es el elemento o figura que sirve para representar los hechos que suceden en los procedimientos. 5

6. CÓDIGO132OPERACIÓNTRANSPORTE O TRASLADOINSPECCIÓN O CONTROL45DEMORA O ESPERAALMACENAMIENTO O ARCHIVO

7. VENTAJASCÓDIGO123NOCIÓN CLARA Y PRECISA DE LAS ETAPASFRECUENCIARELATIVA DE CADAOPERACIÓNCANTIDAD DE PASOS DEL TRÁMITE465DEMORASCANTIDAD DE TRASLADOSOPORTUNIDAD DE CONTROLES

8. DESVENTAJASCÓDIGO12NO MUESTRA LOS DOCUMENTOSUTILIZADOSNO MUESTRA LOS PUESTOS DE TRABAJODONDE SE REALIZAN LAS OPERACIONES

9. CÓDIGOSímbolos

10. REGLAS AL DIAGRAMAR312Decidir el procedimiento a diagramar: continuo o con desviacionesPresentacincocolumnas, unaparacadaoperación.Los códigos se relacionanmediantelíneas465DescribircadapasoAnotartiempo y distancia, puesto de trabajo y formulariosSeleccionar el símbolo

11. CÓDIGOSímbolosREGISTRACIÓNGrabación de información en un portador COMUNICACIÓNIndica la dirección del flujo de operaciones, tanto transferencia del portador como la ligazón de dos operaciones consecutivasTransferencia de información sin portador(verbal, personalo telefónica)CONTROLSelección de alternativas. A su salida diferentes procesos a seguirCOMPUTOObtención de un nuevo conocimiento a partir de información conocidaARCHIVOAcumulación centralizada de datos, ordenados de acuerdo a determinado criterio de clasificación.11

12. Símbolos referidos a los portadores de información12CÓDIGOFORMULARIOTodo portador de información sea en papel o cartulina.Donde se registran datos en forma manual, mecánica oeléctrica.LISTADO o INFORMEListados producto del procesamiento electrónico de datos ylos informes producto de elaboraciones humanas.PROCESO PREDEFINIDOSe realizan operaciones cuya secuencia se definió anteriormente.CONECTOR "DENTRO DE HOJA" ( )Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación enla misma hoja.CONECTOR "FUERA DE HOJA"Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación enotra hoja.

13. REGLAS AL DIAGRAMAR123Se divide la hoja de trabajo en bandasverticalesDefinirgrado de detalle del diagrama y manenerloNo se presentanhechosfísicos, sinooperaciones4El flujo normal de operaciones se programa de izquieda a derecha y no en línea diagonal o quebradas

14. CÓDIGOReglas de diagramación:Cuando se cruzan dos líneas de comunicación, unade ellas debe formar un codo.1Las operaciones deben numerarse con números dentro de círculosgraficados a la izquierda y arriba del símbolo que indica la operación.Líneas de comunicación parten del punto medio del lado inferiordel símbolo anterior e ingresan por el punto medio del lado superiordel símbolo siguiente.Cuando se registran datos en un formulario, debe indicarse dentro del símbolo de registración, los datos que se registran. Si el texto supera el espacio del símbolo, se completará debajo del14símbolo dentro de un ángulo abierto al efecto. Igual en comunicaciónsin portador.

15. CÓDIGOReglas de diagramación:Si se llenan todos los datos de un formulario. Si es la mayor parteTODOde los datos de un formulario "TODO menos..."Todo formulario que ingresa al proceso debe ser graficado una vez, luego se indica sobre la línea de comunicación, el código del formulario F 32/0/1y las copias que circulan por la línea del flujo.F 23Dentro del símbolo del formulario debe anotarse su código en elRECIBOángulo superior izquierdo y el nombre en el centro.Cantidad de copias de un formulario en rectángulos numerados en la parte inferior del símbolo. El (0) original, (1) la primera copia,.....Si se desconoce la cantidad de copias (n).01Cuando los formularios salen del procedimiento se indican los destinos.0: CAJA1: CONTADURÍA01

16. CÓDIGOReglas de diagramación:Destrucción de un formulario.¿Cuál es el monto?Dentro del símbolo de control se pone la pregunta que determinala selección.Cuando de un control más de dos opciones.

17. Dentro del símbolo de cómputo se indica la operación.Precio TotalPrecio unitario x cantidadProceso predefinido, se pone la denominación y si esRutina 3necesario los pasos comprendidos.Dentro del símbolo de archivo se anota la denominaciónDeudoresA la derecha, inferior del símbolo criterio de clasificación.alfabético16

18. El Instituto Argentino de Racionalización de Materiales (IRAM) desarrolló normas que regulan la representación gráfica de los procedimientos administrativos17

19. SímbolosOPERACIÓNToda acción de elaboración, modificación o incorporación de información o decisión. (cuando no se puede utilizar otro).CONTROLVerificación: cotejo entre comprobantes o registros, constatación,comprobación, control de cálculos, de integridad de datos, etc.DEMORADetención transitoria del procedimiento en espera de un acontecimiento. No necesario criterio de ordenamiento.ARCHIVO TRANSITORIOAlmacenamiento sistemático en forma temporaria, de elementos de portadores información (formulario y archivos magnéticos).Debe existir un criterio de ordenamiento.ARCHIVO DEFINITIVOAlmacenamiento sistemático en forma permanente de elementosportadores de información.DESTRUCCIÓNEliminación de la información, ya sea que se destruya o noel elemento portador de la misma.

20. SímbolosALTERNATIVAFrente a una consulta, pueden originarsedistintos cursos de acción.FORMULARIO u OTRO SOPORTE DE INFORMACIÓNElemento portador de información que se traslada a trávesde las áreas. Puede ser: formularios, planillas, tarjetas, soporte magnéticos (diskettes, CD,etc).PROCESO NO REPRESENTADOConjunto de acciones que se desconocen o que, no interesarepresentar.TRASLADODesplazamiento físico del elemento portador de información. La flecha indica el sentido de la circulación.TOMA DE INFORMACIÓNDesplazamiento de la información, sin desplazamiento físico de los elementos que intervienen en el procedimiento. La "toma de información" significa la incorporación de datos al procedimiento que se extraen de archivos o listados.CONECTORNexo entre procedimientos o procesos.