Este documento describe los principios básicos de la diagramación de procesos. Explica que la diagramación permite observar las actividades y relaciones de una empresa de manera integral, continua y orgánica. También enumera algunas ventajas como facilitar la capacitación, identificar áreas de mejora y evitar ambigüedades. Luego, define los tipos de diagramas y símbolos utilizados, así como las reglas para su creación como el flujo secuencial de izquierda a derecha y la numeración de pasos.

1. La diagramación Créditos: www.ccee.edu.uy

2. diagramación Esunaherramientaquenospermitepresentar en forma gráfica los procesos de unaempresa y observartodassusactividades en forma conjunta, susrelaciones, suincompatibilidad, los cuellos de botella o posiblesfuenes de ineficiencia. La diagramación de procesosnospermiteobservar a la organización de unamanera: Integral Continua Orgánica

3. Diagramación-ventajas Capacitación del personal de nuevoingreso Verificación del proceso real con el diseñado Identificación de actividadesquereducen la productividad Facilitan la coordinación y comunicación Facilitan el mejoramiento Facilita la apreciación en conjunto de un proceso Sistematizainformación Evitadiferencias de interpretación Eliminalasambiguedades

4. Se les conocecomo… Cursograma Flujograma fluxograma Diagramas de flujo Puedenseraplicados a los procedimientosindustriales y administrativos

5. SISTEMA DE GRAFICACIÓN No existe una forma universalde criterios respecto a los sistemas de graficarlos, existiendo gran diversidad de lenguajes. Todos los tienen: símbolos y un conjunto dereglas. El símbolo es el elemento o figura que sirve para representar los hechos que suceden en los procedimientos. 5

6. CÓDIGO 1 3 2 OPERACIÓN TRANSPORTE O TRASLADO INSPECCIÓN O CONTROL 4 5 DEMORA O ESPERA ALMACENAMIENTO O ARCHIVO

7. VENTAJASCÓDIGO 1 2 3 NOCIÓN CLARA Y PRECISA DE LAS ETAPAS FRECUENCIARELATIVA DE CADAOPERACIÓN CANTIDAD DE PASOS DEL TRÁMITE 4 6 5 DEMORAS CANTIDAD DE TRASLADOS OPORTUNIDAD DE CONTROLES

8. DESVENTAJASCÓDIGO 1 2 NO MUESTRA LOS DOCUMENTOSUTILIZADOS NO MUESTRA LOS PUESTOS DE TRABAJODONDE SE REALIZAN LAS OPERACIONES

9. CÓDIGO Símbolos

10. REGLAS AL DIAGRAMAR 3 1 2 Decidir el procedimiento a diagramar: continuo o con desviaciones Presentacincocolumnas, unaparacadaoperación. Los códigos se relacionanmediantelíneas 4 6 5 Describircadapaso Anotartiempo y distancia, puesto de trabajo y formularios Seleccionar el símbolo

11. CÓDIGO Símbolos REGISTRACIÓN Grabación de información en un portador COMUNICACIÓN Indica la dirección del flujo de operaciones, tanto transferencia del portador como la ligazón de dos operaciones consecutivas Transferencia de información sin portador(verbal, personal o telefónica) CONTROL Selección de alternativas. A su salida diferentes procesos a seguir COMPUTO Obtención de un nuevo conocimiento a partir de información conocida ARCHIVO Acumulación centralizada de datos, ordenados de acuerdo a determinado criterio de clasificación. 11

12. Símbolos referidos a los portadores de información 12 CÓDIGO FORMULARIO Todo portador de información sea en papel o cartulina. Donde se registran datos en forma manual, mecánica o eléctrica. LISTADO o INFORME Listados producto del procesamiento electrónico de datos y los informes producto de elaboraciones humanas. PROCESO PREDEFINIDO Se realizan operaciones cuya secuencia se definió anteriormente. CONECTOR "DENTRO DE HOJA" ( ) Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación en la misma hoja. CONECTOR "FUERA DE HOJA" Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación en otra hoja.

13. REGLAS AL DIAGRAMAR 1 2 3 Se divide la hoja de trabajo en bandasverticales Definirgrado de detalle del diagrama y manenerlo No se presentanhechosfísicos, sinooperaciones 4 El flujo normal de operaciones se programa de izquieda a derecha y no en línea diagonal o quebradas

18. El Instituto Argentino de Racionalización de Materiales (IRAM) desarrolló normas que regulan la representación gráfica de los procedimientos administrativos 17

19. Símbolos OPERACIÓN Toda acción de elaboración, modificación o incorporación de información o decisión. (cuando no se puede utilizar otro). CONTROL Verificación: cotejo entre comprobantes o registros, constatación, comprobación, control de cálculos, de integridad de datos, etc. DEMORA Detención transitoria del procedimiento en espera de un acontecimiento. No necesario criterio de ordenamiento. ARCHIVO TRANSITORIO Almacenamiento sistemático en forma temporaria, de elementos de portadores información (formulario y archivos magnéticos). Debe existir un criterio de ordenamiento. ARCHIVO DEFINITIVO Almacenamiento sistemático en forma permanente de elementos portadores de información. DESTRUCCIÓN Eliminación de la información, ya sea que se destruya o no el elemento portador de la misma.

20. Símbolos ALTERNATIVA Frente a una consulta, pueden originarse distintos cursos de acción. FORMULARIO u OTRO SOPORTE DE INFORMACIÓN Elemento portador de información que se traslada a tráves de las áreas. Puede ser: formularios, planillas, tarjetas, soporte magnéticos (diskettes, CD,etc). PROCESO NO REPRESENTADO Conjunto de acciones que se desconocen o que, no interesa representar. TRASLADO Desplazamiento físico del elemento portador de información. La flecha indica el sentido de la circulación. TOMA DE INFORMACIÓN Desplazamiento de la información, sin desplazamiento físico de los elementos que intervienen en el procedimiento. La "toma de información" significa la incorporación de datos al procedimiento que se extraen de archivos o listados. CONECTOR Nexo entre procedimientos o procesos.

21. REGLAS AL DIAGRAMAR 1 2 3 Orientación del diseño: sentidodescendente y de izquierda a derecha Ubicación de los símbolos: cadacolumnaunaunidadfuncional Ubicaciٴón de los símbolos: posicióninicial, media o final 4 Generación de informaciónimpresa: emisión de documentos e informes