Las empresas que usan gestión de proyectos tienen una ventaja competitiva, pueden hacer sus proyectos en menos tiempo, con mejor calidad y con menos presupuesto que su competencia

1. La Empresa Proyectizada
.
Como un sistema de Gestión de Proyectos puede volver a su empresa más competitiva
Hasta hace algún tiempo, tenía la idea errada de que
Gestión de Proyectos era algo necesario para quienes
estaban en construcción, ingeniería de productos,
desarrollo de sistemas, etc. La realidad es que todas las
empresas hacen proyectos, Un plan estratégico es un
conjunto de proyectos, abrir un nuevo local, la implantación
de un nuevo sistema, una campaña de mercadeo, etc. En
realidad, las empresas viven en un entorno de múltiples
proyectos, que además de coexistir entre ellos, comparten
el tiempo de los ejecutivos con su día a día. La gestión de
proyectos tradicional omite este pequeño detalle. El
defecto es histórico, los científicos que popularizaron las
técnicas tradicionales PERT/CPM, estaban asignados a
proyectos como el de los misiles balísticos Polaris, estos
proyectos eran asuntos de seguridad nacional, por lo tanto;
nunca tuvieron limitantes de recursos. Si necesitaban un
ingeniero de propulsión a chorro, solo tenían que pedirlo,
un doctor en física, o un millón de. No tomar en cuenta los
recursos escasos, ha hecho que la gestión de proyectos,
tenga muy bajo porcentaje de éxito. Desde ese entonces,
varias corrientes y sabores de gestión de proyectos se han
promocionado, todos basados en el mismo supuesto
errado, -que las empresas poseen recursos ilimitados.
Nada puede ser más alejado de la realidad, ninguna
empresa posee recursos ilimitados, algunos de sus
ejecutivos (recursos) están bajo mucha presión, bajar el
gasto, etc. Tomando estas restricciones en cuenta, se
desarrolló, CCPM, una técnica que permite planificar
proyectos de una forma realista, sin embargo tan agresiva
como sea posible, los beneficios que trae son:
 Un mecanismo de priorización de proyectos alineado con
los intereses económicos de la organización
 Presupuestos de proyectos más reales
 Programas de ejecución factibles de cumplir
 Aprovechar recursos escasos, humanos, materiales o
económicos
 Conseguir sus objetivos en el tiempo más corto posible
 Trabajar con menos estrés
 Menos reproceso, menos gasto
 Mayor productividad
Utilizar Gestión de Proyectos trae beneficios cuantiosos
para la organización, pero: ¿cuál es el sacrificio?, ¿por qué
no todo el mundo lo hace?. -Porque representa un cambio
mayor en nuestra cultura. Para hacer proyectos hay que
planificar, algo que para los latinos no es muy común,
somos una raza de ejecutores, nos gusta la acción.
Proyectos no es solo tener una red hecha en un software.
Es un cambio en la cultura organizacional, Con el nuevo
paradigma, los gerentes de proyectos convocan a los
gerentes de recursos para planificar. Las redes se hacen en
consenso, tomando en cuenta la intuición, los
conocimientos de las personas y sus preocupaciones. De
esta forma se identifican todas las dependencias claves,
para prevenir que más adelante tengamos que parar
porque no tomamos algo en cuenta. Y se logra el
compromiso de los participantes
 Los proyectos se programan mejor, con una herramienta
que provee fechas factibles de cumplir.
 Hay Sincronización entre proyectos, capaz de proveer el
mayor flujo de actividades.
 Hay un mecanismo para asignar tareas y actualizar el
progreso de las tareas en curso.
 Se provee información sobre el estado del proyecto,
permite visualizar si hay riesgo de atrasarse mucho antes
de que suceda para poder tomar acciones correctivas
oportunamente.
 La gente trabaja con menos estrés, más comprometida,
toma mejores decisiones.
¡En fin! Si hay vida con la gestión de proyectos, hay que
hacer un sacrificio, hay que estudiar, no muchas horas,
menos que para aprender a factorear. Hay que hacer
redes, una red típica de un proyecto, puede tomar unas 8
horas. Pero sobre todo hay que cambiar la Cultura
Organizacional.
Los beneficios son enormes, solamente piense en el costo
de oportunidad que se pierde cuando los proyectos se
atrasan. Piense en lo que le hace a la competencia tener un
competidor que hace las cosas más rápido, que construye
más rápido que saca nuevos productos más rápido.
Testimonio de un cliente: La última tienda que abrimos en
Guayaquil, antes de la implementación de proyectos, nos
demoramos cuatro meses más de la fecha de entrega
ofrecida. El año pasado, abrimos nueve tiendas en el Perú,
en un promedio de setenta días. Este año comenzamos
lanzando la apertura de tres tiendas en el Perú y están
planificadas en cuarenta días. No sé si lo lograremos. El
plan dice que es factible.
Juan Cisneros
jcisneros@mejoracontinua.biz
www.mejoracontinua.bi