En esta presentación se repasan las problemáticas habituales de las Pymes en Gestión de proyectos y se proponen soluciones, herramientas y servicios para la mejora de procesos.

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10 minutos
Seminario PM Office @ SFIC’08
Gestión de proyectos para Pymes
0. Introducción y contenidos
Soluciones y herramientas ágiles que funcionan
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2. Contenidos
1. La problemática de las Pymes en la gestión de proyectos
Las pymes tienen un contexto específico que requiere de soluciones sencillas y ágiles, tanto
en lo referente a las personas, a los procesos y en las herramientas.
2. ¿Cómo aportar soluciones efectivas de manera ágil?
Las soluciones deben mejorar el rendimiento de los proyectos y de la organización, con una
visión global más allá de instalar herramientas y sin usar métodos ni estándares aplicables a
organizaciones grandes con más recursos.
3. Como Cynertia puede ayudarle
Podemos escuchar su caso, realizar unas recomendaciones de alto nivel sin compromiso y
si lo cuentra adecuado, realizar un estudio más detallado para poder ofrecerle una propuesta
totalmente personalizada que detalle cómo podríamos ayudarle.
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3. 1. La problemática de las Pymes en la gestión de proyectos
Existe una problemática más o menos habitual en la manera que las Pymes suelen
realizar la gestión de los proyectos. Algunos problemas están centrados en la gestión:
La coordinación entre proyectos y la gestión financiera son costosos y difíciles
Los recursos no pueden dedicarse en exclusiva a un único proyecto.
Con soluciones manuales puede ser complicado obtener los datos y generar los informes
que permitan controlar el proyecto y realizar actividades como la facturación.
No existe una visión objetiva que permita balancear los recursos entre los proyectos “que
van bien” y los “que van mal”, y se dificulta la anticipación de nuevas oportunidades o la
toma de decisiones comerciales en función de la rentabilidad de proyectos existentes o
disponibilidad de recursos.
Procesos y herramientas poco uniformes y excesivamente manuales
En una proporción relativamente alta, no existen unos procesos (sencillos o complejos) que
se sigan de manera común a nivel de actividades o entregables, por falta de definición,
formació o control.
Aunque no es necesario disponer de herramientas muy sofísticadas, las que esten en uso
deben ser efectivas para evitar la dispersión de la información (p.e. Múltiples carpetas y
hojas de cálculo inconexas)
El control de los proyectos y la administración se vuelven complicados
Con soluciones manuales puede ser complicado obtener los datos y generar los informes
que permitan controlar el proyecto y realizar actividades como la facturación.
El informe puntual de las dedicaciones puede ser irregular e inexacto.
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4. 1. La problemática de las Pymes en la gestión de proyectos (2)
... Y otros en las personas:
Competencias de los project managers
Muchos gestores de proyecto son autodidactas y no han recibido formación completa en
las técnicas (estimación de esfuerzo y plazos, realización de un plan de proyecto) o en los
procesos habituales en la gestión de proyectos.
Los proyectos se vuelven poco predecibles y minan la moral de los equipos
Tener proyectos poco predecibles obliga a los equipos a hacer un excesivo esfuerzo de
manera repetitiva, hecho que reduce la motivación del personal y aumenta la tasa de
rotación.
El hecho de atender excesivamente a problemas dificulta un trabajo estable que produzca
entregables de calidad para el cliente y que sean reaprovechables para siguientes
proyectos.
No existe una responsabilidad y liderazgo claros para mejorar el método de trabajo
La falta de una oficina de proyectos, que tenga una interlocución efectiva con la dirección
y la responsabilidad de optimizar el método de trabajo puede hacer muy difícil que se
produzcan mejoras
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5. 1. La problemática de las Pymes en la gestión de proyectos (3)
El siguiente diagrama explica cómo una organización con una gestión poco madura de
sus proyectos, tanto a nivel individual como organizativo, sufre de una problemática
habitual por la interconexión de los factores implicados.
La complejidad de los entornos multiproyecto
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6. 2. ¿Cómo aportar soluciones efectivas de manera ágil?
• Definir los roles de la organización, unos procesos y herramientas sencillos pero efectivas.
• Los procesos pueden ser sencillos, pero todos deben conocerlos y cumplirlos.
• Instaurar plantillas, bien pensadas, para la documentación entregable al cliente y la documentación
interna de gestión.
• Dar formación efectiva a los project managers y a los equipos de proyecto
• Explicar claramente cuales son los procesos y las actividades de cada rol en ellos.
• Estar muy ligada a las actividades, herramientas y plantillas que usarán los roles.
• Justificar el porqué de las actividades, plantillas y herramientas mediante las mejores prácticas de
gestión de proyectos (PMBOK, CMMI, Prince2, Métrica 3, etc.)
• No suele funcionar la formación genérica que no puede ponerse en práctica.
• Dejarse guiar por un experto con conocimientos sólidos pero que:
• Entienda profundamente las necesidades y el contexto de la organización.
• Que sepa encontrar la combinación más efectiva de proceso y herramientas y adaptarlas
totalmente al uso habitual en la organización.
• Que no aplique “a rajatabla” sus experiencias en otras organizaciones o lo que dicen los
estándares de gestión de proyecto.
• Estar preparado para el cambio gradual
• No se puede pretender dedicar un esfuerzo muy importante en recursos internos y externos para
una organización reducida.
• La mejora debe producir mejoras tangibles desde el primer momento.
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7. Como Cynertia puede ayudarle
Ayudamos a gestionar los proyectos de manera más efectiva
Nuestros servicios y herramientas para empresas que realizan proyectos incluyen:
• Formación
• Formación en los estándares PMBOK y Prince2
• Formación a medida sobre los procesos estándares
• Auditoría
• Revisión de los procesos y sistemas de información
• Identificación de oportunidades de mejora
• Proyectos de mejora de procesos y certificación
• Auditoría, planificación del programa de mejora
• Certificación en CMMI (desarrollo de producto, adquisición o gestión del servicio)
• Coaching a Project Managers
• Identificación de oportunidades de mejora para Project Managers
• Desarrollo de las habilidades del profesional para hacer más efectiva su función
• Despliegue de oficinas de proyectos
• Identificación, diseño y despliegue de la organización, procesos y herramientas
• Implantaciones de software de soporte a la gestión de proyectos
• Software que distribuimos (Metafuse e IBM) o mejoras en el existente en la organización.
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8. Para más información...
Estaremos encantados de informarle sin ningún compromiso.
Alex Ballarin
Cynertia Consulting
Valencia 63, CN Agora. Barcelona.
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