Este documento resume las funciones y responsabilidades clave de una secretaria. Explica que una secretaria es responsable de tareas administrativas como redactar correspondencia, tomar actas de reuniones, archivar documentos y coordinar comunicaciones internas y externas. También destaca la importancia de que una secretaria tenga buenas habilidades de oficina como mecanografía, organización y comunicación, así como un buen aspecto personal y actitud profesional.

1. Institución Educativa Publica :
ARGENTINA
Docente:
Profesora Olga Ipince Martínez
Apellido y Nombre de la Alumna:
Quispe Barrutia
Jennifer Nicole
Grado:
1
Sección : «E»
Lima – Perú
2013

2. LA
SECRETARIA
Es la
persona
que
Escribe
Extiende
Resuelve
Custodio
La
las
los
los
correspondenci
a
actas
Asuntos
de
tramite
documentos
De una
oficina

3. FUNCIONES DE LA SECRETARIA



REPRESENTATIVIDAD DE LA SECRETARIA:
Tiene como una de sus primeras funciones la de representar
personalmente a su jefe y a la empresa.
ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO DEL JEFE:
Una secretaria eficiente es la que facilita el trabajo a su jefe.
 Para la secretaria deberá planificar y ordenar su agenda con
las tareas que debe realizar durante la jornada.
 Los sistemas recordatorios a utilizar la secretaria son :
- La agenda
- Block de notas
- Calendarios , etc.
COORDINAR LAS COMUNICACIONES QUE SE PRODUCE EN LA
EMPRESA DE ORDEN INTERNO Y EXTERNO:
 La secretaria es la que facilita las comunicaciones .
 Así como en el de todas las cuestiones que se le comunica
desde el extranjero para el informe a su jefe .

4. Las comunicaciones de las empresa son de 2 tipos:
orales y escrita.

MEDIOS DE COMUNICACIÓN ORAL : Se
en el curso de una conversación
aparatos como el teléfono, los
intercomunicadores, celulares, los videos
conferénciales.

MEDIOS DE COMUNICACIÓN ESCRITA: El
primer lugar es toda la correspondencia que llega
o sale de la empresa, así tenemos
cartas,
documentos , etc.

Se considera tambien aquellas que usan soportes magnéticos como
:


USB
CD-ROM
DVD

Disquetes

transmite
a través de

5.  Se
a convertido en la imagen de jefe y la
empresa.
 A través de programas informativos y
herramientas tecnológicas como :



Computadoras
Laptop
Dictáfonos, etc.

6. FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DE LA
SECRETARIA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Redacción y gestión de la correspondencia.
Los trabajos de mecanografía y taquigrafía.
Extender las actas de reducciones.
Custodiar los documentos de la oficina.
Llevar con agilidad y exactitud la clasificación.
Preparar y organizar las juntas.
Planificar viajes de trabajos.
Gestionar las llamadas telefónicas

7. Las técnicas de oficina.
 Mecanografía.
 Taquigrafía.
 Uso apropiado del teléfono.
 Dominio de las técnicas de archivo.
 Organización y uso de la Agenda.
 Conocimientos y dominio del idioma del país y
otras lenguas, principalmente el Inglés .
 Poseer conocimientos de Marketing .
 Aplicar técnicas de Relaciones Públicas y de
Publicidad.
 Tener conocimientos de Administración,
Contabilidad y Economía.


8. Esta relacionada a la representación al
conocimiento y a la capacidad para
desempeñarse en esta profesión.
No solo se debe valorar en la secretaria la aptitud para la funciones
propias de su cargo.
Esta relacionado a las actitudes emocionales, a las acciones
propias del individuo manifestadas a través de los valores morales y
de la ética.
Se espera de la secretaria que cuide su aspecto para que su
presencia sea lo más agradable posible.

9. La buena
presentación de
la secretaria.
Debe tener buena
caligrafía.
La secretaria
debe controlar
sus actitudes
emocionales.
Su higiene bucal
y buen aliento.
Su atuendo
persona de la
secretaria.
Desempeño
de las
funciones
propias de su
cargo.
Estudios de
programas
informática y
computación.
Nada de faldas
excesivamente
cortas
La secretaria
debe tener
iniciativa propia.
Debes
recordar que
tengas buen
aspecto físico.

10. Gracias profesora
por enseñarnos y
hacernos aprender
cada día más .
GRACIAS