Libros registros contables 2

Aspectos Tributarios
Vinculados a Libros y
Registros Contables
Electrónicos y no
Electrónicos
C.P.C. Félix Santiago PACHAS Asti
andromedaasti@gmail.com
andromedaasti@Hotmail.com
Expositor

Base Legal• Código de Comercio
• Código Tributario Art. 87 Num. 4 y 7.
• Art. 65 Ley del impuesto a la Renta.
• Art. 35 Reglamento de la Ley del I.R. D.S. Nº
122-94-EF y modificatorias.
• Res. Nº 234-2006/SUNAT (30.12.2006) Normas
referidas a libros y registros vinculados a
asuntos tributarios.
• Res. Nº 230-2007/SUNAT (15.12.2007) Postergan
vigencia de los artículos 12 y 13 al 2009.

Base Legal
• Res. Nº 239-2008/SUNAT (31.12.2008) Modifican la
Res. 234-2006/SUNAT.
• Res. Nº 017-2009/SUNAT (24.01.2009). Posterga Art.
13 salvo Diario Simplificado y eximen uso de BINCARD
si se lleva Kardex.
• Res. Nº 286-2009/SUNAT (31.12.2009) Libros
Electrónicos y posterga vigencia del Art. 13 de la Res.
234-2006/SUNAT.
• Res. Nº 196-2010/SUNAT (26.06.2010) Modifica Res.
286-2009/SUNAT y Res. 234-2006/SUNAT.

Obligatoriedad de Llevar Libros y
Registros Contables
Para efectos contables
Todo negocio sea persona natural o jurídica deberá llevar
necesariamente los libros principales y auxiliares obligatorios.
Asimismo, podrán llevar todos aquellos que estimen conveniente
para la presentación de su información de acuerdo al sistema de
contabilidad que adopten.
Base Legal
Código de Comercio, promulgado el 15 de febrero de 1902, vigente
desde el 1 de julio de 1902.

Libros y Registros Vinculados a
Asuntos Tributarios
Libro Caja Y Bancos
Libro de Ingresos y Gastos
Libro de Inventarios y Balances
Libro de Retenciones Incisos e) y f) Del Articulo 34° de la Ley del
Impuesto a La Renta
Libro Diario
Libro Diario de Formato Simplificado
Libro Mayor
Registro de Activos Fijos

Asuntos Tributarios
Registro de Compras
Registro de Consignaciones
Registro de Costos
Registro de Huéspedes
Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas (BINCARD).
Registro de Inventario Permanente Valorizado (KARDEX).
Registro de Ventas e Ingresos
Registro de Ventas e Ingresos - artículo 23° resolución de
superintendencia N.° 266-2004/SUNAT

Libros y Registros Vinculados a Asuntos
Tributarios
• Registro del Régimen de Percepciones
• Registro del Régimen de Retenciones
• Registro De Retenciones Artículo 77-A de La Ley de
Impuesto a La Renta
• Registro IVAP
• Registro(s) Auxiliar(es) de Adquisiciones - artículo 8°
Resolución de Superintendencia N° 022-98/SUNAT
• Registro(s) Auxiliar(es) de Adquisiciones - inciso a) primer
párrafo artículo 5° Resolución de Superintendencia N° 021-
99/SUNAT
párrafo artículo 5° Resolución de Superintendencia N.°
142-2001/SUNAT

Asuntos Tributarios
256-2004/ SUNAT
257-2004/ SUNAT
258-2004/ SUNAT
259-2004/ SUNAT

Asuntos Tributarios
• Libro de Actas de la Empresa Individual de Responsabilidad
Limitada
• Libro de Actas de La Junta General de Accionistas
• Libro de Actas del Directorio
• Libro de Matrícula de Acciones
• Libro de Planillas
• Base Legal
• Anexo N.° 1 de la Resolución de Superintendencia N.° 234-
2006/SUNAT (30-12-06).Res. 239-2008/SUNAT.

Contribuyentes del Régimen General
• Personas jurídicas contabilidad completa, salvo que los
ingresos brutos anuales del año anterior no superen 150
UIT llevan Reg. De Ventas, Reg. De Compras y Libro
Diario Simplificado.
• Personas naturales si los ingresos brutos del año anterior
no superan 150 UIT Reg. Compras, Reg. Ventas, y Libro
Diario Simplificado, pero si los ingresos

Contribuyentes del Régimen General
brutos anuales son mayores a 150 UIT llevan contabilidad
completa.
Base legal:
Art. 65 Ley del I.R. y Art. 27 D. Leg. 1086

Régimen Especial
En el Régimen Especial llevaban Reg. Compras, Reg. Ventas y libro de
inventarios y balances, pero a partir de octubre 2008 sólo Reg.
Compras y Reg. Ventas. Deben presentar una declaración de activos y
pasivos valorizados.
Base legal:
Res. Nº 071-2004/SUNAT (26.03.2004) y Art. 26 D. Leg. 1086
(28.06.2008).Res. Nº 239-2008/SUNAT.

Contratos de Colaboración Empresarial
• Llevan contabilidad independiente
• De no ser posible cada parte puede contabilizar las
operaciones o una de las partes lleva la contabilidad
previa autorización de SUNAT.
• Si el contrato dura menos de tres años se comunica a
SUNAT que no llevará contabilidad independiente
dentro de los 5 días siguientes de celebración del
contrato.

Libros que Integran la Contabilidad
Completa
• Libro Caja y Bancos.
• Libro de Inventarios y Balances.
• Libro Diario.
• Libro Mayor.
• Registro de Compras.
• Registro de Ventas e Ingresos
• Libro de Retenciones incisos e) y f) del artículo 34° de la
Ley del Impuesto a la Renta

Completa
• Registro de Activos Fijos.
• Registro de Costos.
• Registro de Inventario Permanente en
Unidades Físicas.
• Registro de Inventario Permanente Valorizado
• Base legal:
• Articulo 12 de la Resolución de
Superintendencia N.° 234-2006/SUNAT (30-12-
06).

Completa
• RTF Nº 01254-5-2002 El sistema de contabilidad de
costos para las empresas comerciales es el Registro
Valorizado de Inventario Permanente.
• RTF Nº 05065-3-2003 Contabilidad de costos, es decir
control de inventario permanente en unidades y
valorizado.

Legalización de los Libros y Registros
• Los libros y registros se legalizan antes del uso por
notario o a falta de éste, por el juez de paz de la
provincia del domicilio fiscal del deudor tributario,
salvo en Lima y Callao.
• Base Legal:
• Articulo 2 y 3 de la Resolución de Superintendencia
N.° 234-2006/SUNAT (30-12-06).
• En libros electrónicos no hay legalización

Legalización de los Libros y
Registros
• RTF Nº 11131-4-2007
Se configura la infracción de llevar los libros y/o
registros sin observar la forma y condiciones
establecidas en las normas correspondientes si se
legaliza ante juez de paz habiendo notario en la zona
del domicilio fiscal.

Datos que Debe Contener la
Constancia de Legalización
• Número de legalización asignado por el notario o juez,
según sea el caso;
• Nombres y apellidos, denominación o razón social del
deudor tributario, según sea el caso;
• Número de Registro Único del Contribuyente - RUC;
• Denominación del libro o registro;
• Fecha de incautación del libro o registro anterior de la
misma denominación y la autoridad que ordenó la
diligencia de ser el caso.

Datos que Debe Contener la
Constancia de Legalización
• Número de folios de que consta;
• Fecha y lugar en que se otorga; y,
• Sello y firma del notario o juez, según sea el caso
• El notario público o juez, deberá sellar todas las hojas
del libro o registro, las mismas que deberán estar
debidamente foliadas, incluso cuando se lleven
utilizando hojas sueltas, continuas.
• Base legal:
• Articulo 2 de la Resolución de Superintendencia N.° 234-
2006/SUNAT (30-12-06).

Obligaciones de los Notarios
• Los notarios o jueces deben llevar un registro
cronológico de las legalizaciones, indicar:
• Número de la legalización.
• Los apellidos y nombres, denominación o razón social
del deudor tributario.
• El número de RUC.
• La denominación del libro o registro
• La fecha de Ia incautación del libro o registro anterior
de la misma denominación y la autoridad que ordeno
la diligencia de ser el caso.

Obligaciones de los Notarios
• El número de folios de que consta y
• La fecha en que se otorga la legalización.
• El número de legalización no debe contener caracteres
distintos, tales como letras
Base legal:
• Articulo 2 de la Resolución de Superintendencia N.°
234-2006/SUNAT (30-12-06).

Legalización del Segundo y
Siguientes Libros y Registros
Libros y Registros en hojas sueltas o continuas
Presentar el último folio legalizado por notario del libro
o registro anterior.
Libros y Registros manuales
Acreditar que se ha concluido con el anterior.
La acreditación de los libros o registros concluidos, se
efectuará con la presentación del libro o registro
anterior concluido o fotocopia legalizada por notario
del donde conste la legalización y el último folio del
mencionado libro o registro.

Legalización del Segundo y
Siguientes Libros y Registros
• Libros y registros perdidos o destruidos por
siniestro, asalto u otros
En los casos de pérdida o destrucción por siniestros,
asalto u otros, se deberá presentar la comunicación
que se encuentran obligados a realizar para efectos
de informar a la SUNAT sobre la ocurrencia de estos
hechos.
Base legal:
Articulo 4 de la Resolución de Superintendencia N.°
234-2006/SUNAT (30-12-06).

Empaste de los Libros y Registros
• El empaste debe realizarse de ser posible, hasta por
un ejercicio gravable, como máximo, dentro de los
cuatro primeros meses del ejercicio gravable siguiente
al que correspondan las operaciones.
• En libros electrónicos no hay empaste.

• Sin embargo, cuando el número de hojas continuas
sea menor a veinte, podrá contener dos o más
ejercicios gravables, y se tendrá como plazo máximo
dentro de los cuatro primeros meses del ejercicio
gravable siguiente a aquél en que se reunieron veinte
hojas sueltas o continuas.
• Al realizar el empaste se incluirán las hojas que hayan
sido anuladas. A tal efecto, la anulación se realizará
tachando o inutilizando las hojas de manera visible.

• Las hojas sueltas o continuas correspondientes a un
libro o registro de una misma denominación, que no
hubieran sido utilizadas para el registro de
operaciones del ejercicio del que se trate, podrán
emplearse para el registro de operaciones del ejercicio
inmediato siguiente.

• En el caso de realizarse el empaste en varios tomos,
cada uno incluirá como primera página una fotocopia
del folio que contenga la legalización del libro o
registro al que corresponde.
Base legal:
234-2006/SUNAT (30-12-06).

Forma de Llevar los Libros y
Registros
Datos de cabecera:
Denominación del libro o registro.
Periodo y/o ejercicio al que corresponde la
información registrada.
Número de RUC del deudor tributario, Apellidos y
Nombres, Denominación y/o Razón Social.

Registros
• Libros o registros llevados en forma manual, bastará
con incluir los datos en el Primer folio de cada período
o ejercicio.
• El Libro de Ingresos y Gastos, sólo podrán incluir como
datos de cabecera la denominación del libro o registro
y el periodo y/o ejercicio al que corresponde la
información registrada

Registros
• Registro de las operaciones
Se debe anotar las operaciones considerando lo
siguiente:
Orden para el registro de las operaciones
Orden cronológico o correlativo salvo que por norma
especial se establezca un orden predeterminado.
Enmendaduras, alteraciones
De manera legible, sin espacios ni líneas en blanco,
interpolaciones, enmendaduras, ni señales de haber
sido alteradas.

Registros
• Utilizando el Plan Contable General Revisado vigente
(Plan Contable General Empresarial a partir de ) con
cuentas contables desagregadas como mínimo a nivel
de los dígitos establecidos en dicho plan, salvo que por
norma tributaria se obligue a una desagregación
mayor.

Registros
• Totalización de las operaciones
Por cada folio, columna o cuenta contable se debe
totalizar las cantidades hasta obtener el total general
del período o ejercicio.
Para el traslado de los totales acumulados en cada
folio al folio siguiente se utilizará la frase “VAN" y en la
primera línea del folio siguiente se registrará el total
acumulado del folio anterior precedido de la frase
“VIENEN".
Al final del período o ejercicio gravable, se realizará el
correspondiente cierre registrando el total general

Registros
• Cuando no se tenga operaciones que registrar
En caso de no realizarse operaciones en un
determinado periodo o ejercicio gravable, se registrará
la leyenda “SIN OPERACIONES” en el folio
correspondiente.
• Moneda e idioma para el registro
En moneda nacional y en castellano, salvo las
excepciones previstas por el Código Tributario.

Forma de Llevar los Libros y Registros
• Asientos de ajustes y reclasificaciones
Deben Incluir los registros o asientos de ajuste,
reclasificación o rectificación.
• Adhesión de hojas o folios
Deben contener folios originales, no se admite la
adhesión de hojas o folios, salvo disposición legal en
contrario. RTF Nº 6896-4-2002 constituye infracción
adherir fragmentos de hojas.
• Firmas en el Libro de Inventarios y Balances
Libro de Inventarios y Balances debe ser firmado al
cierre de cada período o ejercicio, por el deudor
tributario o su representante legal, así como por el
Contador Público Colegiado o el Contador Mercantil
responsable de su elaboración.

Forma de Llevar los Libros y Registros
Para los siguientes libros no resulta de aplicación las
obligaciones anteriores:
• Libro de Actas de la EIRL Regulado en la Ley de la EIRL
• Libro de Actas de la Junta General de Accionistas, Libro
de Actas del Directorio y Libro de Matrícula de Acciones
Regulado en la Ley General de Sociedades.

Registros
• El Libro de Planillas Regulado por el Decreto Supremo
N° 001-98-TR y normas modificatorias
Base legal:
234-2006/SUNAT (30-12-06).

Uso de Libros y/o Registros Cuando
Modifiquen Razón Social
• Pueden optar por alguna de las siguientes alternativas:
• Continuar utilizando los libros y registros vinculados
a asuntos tributarios hasta que se terminen, en ellos
se registraran las operaciones siguientes al acuerdo de
modificación de denominación o razón social. Se
deberá consignar adicionalmente mediante algún
medio mecanizado, computarizado o un sello legible,
la nueva denominación o razón social, sin superponerse
a la anterior.

Uso de Libros y/o Registros Cuando
Modifiquen Razón Social
• Abrir nuevos libros y registros contables vinculados
a asuntos tributarios deberá acreditarse haber
cerrado los libros y registros u hojas sueltas o
continuas no utilizadas que fueron legalizados con la
anterior denominación o razón social.
Base legal:
234-2006/SUNAT (30-12-06).

Pérdida o Destrucción
• Comunicar a la SUNAT la pérdida o destrucción por
siniestro, asalto y otros de los libros, y registros
vinculados a asuntos tributarios, documentos y otros
antecedentes de las operaciones o situaciones que
constituyan hechos susceptibles de generar
obligaciones tributarias o que estén relacionados con
ellas, respecto de tributos no prescritos, en un plazo
que no exceda de quince (15) días hábiles de ocurrida
la pérdida o destrucción

Pérdida o destrucción
• RTF Nº 0548-3-2001 y RTF Nº 0861-4-2005.Denuncia
policial asentada con posterioridad al inicio de
fiscalización no es prueba fehaciente.

Pérdida o Destrucción
• La comunicación debe contener los libros, registros,
documentos y otros antecedentes contables y
tributarios así como los períodos que corresponden.
Cuando se trate de libros y registros legalizados debe
contener la fecha de legalización, el número de
legalización, apellidos y nombre del notario o número
del juzgado donde se realizó la legalización de ser el
caso.
• Adjuntar copia denuncia por pérdida o destrucción por
siniestro, asalto y otros

Plazo Para Rehacer los Libros
Contables
• El plazo es de sesenta (60) días calendario, computado
a partir del día siguiente de ocurridos los hechos. Sólo
en el caso que medien razones justificadas el
contribuyente podrá solicitar un plazo mayor a la
SUNAT, quien previa evaluación otorgará la prórroga
correspondiente.
Base legal:
Articulo 9, 10 y 11 de la Resolución de
Superintendencia N.° 234-2006/SUNAT (30-12-06).

Plazo Para Rehacer los Libros
Contables
• En el caso de libros y registros electrónicos, los plazos
máximos de atraso , la comunicación de la pérdida o
destrucción, el plazo para rehacer y la verificación de la
SUNAT se rige por la Res. Nº 234-2006/SUNAT y
modificatorias.
• La comunicación de la pérdida o destrucción sólo deberá
ser efectuada en el caso de Principales contribuyentes y
el plazo para rehacer dispuesto en la Res. 234-
2006/SUNAT se aplica sólo a principales contribuyentes.

Cambio de Sistema Contable
• El sistema contable manual o computarizado se
comunica a SUNAT a la inscripción en el RUC, si se
efectúa el cambio debe ser comunicado presentando
el Formulario N° 2127 - “Solicitud de Modificación de
Datos, Cambio de Régimen o Suspensión Temporal de
Actividades” o a través de la página web de la SUNAT,
utilizando el Formulario Virtual N° 3128 - "Modificación
de Datos del RUC por Internet".

• RTF Nº 1006-4-99 (29.12.99). Los Registros de Compras
y ventas son registros auxiliares y el hecho que los
lleve en forma computarizada no significa que haya
cambiado su sistema de contabilidad, que los demás
libros los continua llevando de forma manual.
Contribuyente no comunicó el cambio.

• RTF Nº 446-2-99 (28-04-99) y RTF Nº 10249-5-2001
(28.12.2001). No se puede variar de sistema de
contabilidad en el transcurso del ejercicio. Resolución
Directoral Nº 553-74-EF/74. Contribuyente cambio su
Registro de Ventas de manual a computarizado.

Plazo de Conservación de los Libros
y Registros Contables
• El numeral 7 del artículo 87 del Código Tributario,
señala que los contribuyentes deberán conservar los
libros y registros llevados en sistema manual,
mecanizado o electrónico mientras el tributo no esté
prescrito.
• En el caso de Libros y registros electrónicos se
conserva en medio magnético, óptico u otros
similares.

Plazo de Conservación de los Libros
y Registros Contables
• Los principales contribuyentes deberán conservar un
ejemplar adicional en un lugar distinto al domicilio
fiscal cuya dirección debe hacerse conocer a SUNAT al
momento de afiliarse al sistema.
• Si no se cuenta con el ejemplar adicional y se pierden
los libros y registros electrónicos se incurre en la
infracción de no conservar los libros durante el plazo
de prescripción de los tributos.

Plazo Máximo de Atraso
• Ver Anexo
• La fecha en que se empieza a llevar con atraso es a
partir de la existencia del libro o registro. (Informe Nº
233-2005-SUNAT/2B0000).
• RFT Nº 03901-4-2007; 00533-6-2006 se habían anotado
operaciones de ejercicios anteriores a la legalización.

• RTF Nº 8665-3-2001 (26.10.2001). Multa por llevar con
atraso varios libros o registros es una sola y no por
cada libro, multa por omitir llevar los libros o registros
es una sola aun cuando se omitan llevar varios libros.

• INFORME N° 129-2006-SUNAT/2B0000
El hecho de que el período tributario en que se haya configurado la infracción
tipificada en el numeral 5 del artículo 175° del TUO del Código Tributario no se
encuentre comprendido dentro de los períodos materia del procedimiento de
verificación o fiscalización no constituye impedimento para la aplicación de la
sanción correspondiente a dicha infracción.

• En el caso de libros y registros electrónicos se rige de
acuerdo a la Res. Nº 234-2006/SUNAT.

Sistema de Libros y Registros
Electrónicos
• Es un mecanismo desarrollado por la SUNAT para
generar los libros y/o registros de manera electrónica.
• La afiliación es opcional y para los perceptores de
rentas de tercera categoría que se encuentren en el
RER o RG.
• Una vez afiliado no procede la desafiliación.
• Se entenderá generado el libro o registro electrónico
con la emisión de la constancia de recepción.

Conservación de los libros y/o
Registros Electrónicos
• Se debe conservar los libros y/o registros electrónicos
en un medio magnético, óptico u otros similares.
• Los principales contribuyentes deberán conservar
adicionalmente los libros y/o registros en los medios
mencionados en un establecimiento distinto al domicilio
fiscal, cuya dirección se debe comunicar a SUNAT al
momento de afiliación al sistema.

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