El documento describe los roles y responsabilidades de un gerente, secretario y recreador para organizar y ejecutar un evento. El gerente organizará y dirigirá todos los servicios, supervisará el mantenimiento y actividades, y pagará la nómina y comprará elementos. El secretario coordinará la logística física del evento, recibirá llamadas, asistirá a reuniones de planeación, y realizará labores administrativas y de cobros. El recreador capacitará a los grupos, los acompañará durante el evento, verificar
Presentación de apoyo a la charla impartida en el mes de enero a alumnos de Publicidad y Relaciones Públicas de la Universidad de Valladolid, en su campus de Segovia, sobre las funciones que se desarrollan en el Gabinete de Alcaldía del Ayuntamiento de Segovia.
Más en http://imgranados.wordpress.com
Presentación de apoyo a la charla impartida en el mes de enero a alumnos de Publicidad y Relaciones Públicas de la Universidad de Valladolid, en su campus de Segovia, sobre las funciones que se desarrollan en el Gabinete de Alcaldía del Ayuntamiento de Segovia.
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En general para organizar cualquier evento o reunión es necesario seguir unos pasos básicos, para que su realización tenga éxito y se desarrolle sin contratiempos.
Para la realización de un evento es indispensable tomar en cuenta el crear comités, crear un manual organizacional y tener una planificación anticipada para llegar al objetivo esperado.
En la siguiente presentación se muestra en específico cómo crear un evento exitoso.
En general para organizar cualquier evento o reunión es necesario seguir unos pasos básicos, para que su realización tenga éxito y se desarrolle sin contratiempos.
Para la realización de un evento es indispensable tomar en cuenta el crear comités, crear un manual organizacional y tener una planificación anticipada para llegar al objetivo esperado.
En la siguiente presentación se muestra en específico cómo crear un evento exitoso.
La organización de eventos es una actividad ordenada, sistemática y redituable en términos de imagen de la organización a la que avalamos con la actividad de nivel social.
2. Organizar, programar dirigir y ejecutar los servicios en general
Programar y supervisar el mantenimiento y ejecución de todas las actividades
Realizar las gestiones y trámites pertinentes respecto a los seguros
Estudiar y proponer y programar las acciones tendientes a la renovación e
incremento de nuevos servicios
Apoyar el desarrollo de las actividades académicas a través de la programación de
viajes de estudio, de prácticas y otros.
Pagar la nomina.
Comprar elementos necesarios para los eventos.
SECRETARÍA
Coordinar la organización de todo el evento como son, decoración, silletería
sonido y todo la parte física del evento
Recepción de llamadas del evento y suministro de información a los interesados.
Asistencia a reuniones de planeación y coordinación del evento.
Labores de secretaría para el evento (cartas, actas, comunicados).
Solicitar cotizaciones y realizar compras.
Informes financieros y de avance del evento.
Cobro de cartera hasta dos meses pasado el evento.
Envió de invitaciones
Denominación del acto fecha y hora
Edición de folletos, invitaciones, carteles, etc.
RECREADOR:
Hacer una capacitación previa del evento donde se da a conocer el programa y el
itinerario.
Escoger o hacerse cargo de un grupo el cual acompañara durante todo el evento y
responderá por el mismo.
3. Hacer el listado de las personas que conforman su grupo y verificar carnet,
asistencia y ruta en la cual estarán asignados.
Estar pendiente de cuantas personas conforman los grupos para asi se
aseguraren de que regresen los mismos.
Tener el grupo unido y ordenado y verificar que todos sean participantes de las
actividades propuestas en el programa.
En momentos de ocio tener habilidad para implementar actividades
complementarias y que ayuden con el esparcimiento y diversión de las personas.
Ser capaz de resolver cualquier inquietud o dificultad que se presente durante y
después del evento.
Hacer entrega de elementos, alimentos y demás objetos indispensables para el
evento.
Al final del programa, entregar los elementos que le fueron entregados tales como
radios, planillas, uniformes etc.