Manual del Administrador del S.A.D.F.

Sistema para el Acceso de Documentación Financiera - Manual Administrador 2010
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I.- Conociendo el Sistema
1.1.- Accediendo al Programa de Publicación de Documentación Financiera
Para comenzar a usar el sistema es necesario que el Usuario tenga instalado el programa
de Publicación de Documentación Financiera y que identifique el icono de acceso
directo que se encuentra ubicado en el escritorio.
1.2.- Presentación de la Ventana Principal del Programa
El momento en que le damos doble clic al icono anterior nos aparecerá la siguiente
Ventana de Ingreso de Usuario:

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1.2.1.- Barra de Menú y sus Opciones
 Archivo.- al dar un clic sobre este nos aparecerá un submenú en el que
encontramos la opción SALIR la cual si le damos un clic estaremos cerrando y
saliendo del programa.
 Salir
 Ingresar.- Nos aparecerá un submenú en el que encontramos las opciones
ingresar documento, ingreso de año, ingreso de tipo de documento.
 Ingresar Documento
 Ingreso de Año
 Ingreso de Tipo de Documento
 Búsqueda.- Permite realizar búsquedas por número de documento y por año y
mes.
 Búsqueda por Número de Documento
 Búsqueda por Año y Mes
 Listas.- Nos permite listar los tipos de documentos que existen y los años que
se encuentran ingresados en nuestro sistema.
 Lista de Tipos de Documentos
 Lista de Años
 Cuenta de Usuario.- Nos permite cerrar sesión, y modificar cuenta cual si le
damos un clic tendremos acceso a una de estas opciones.
 Cerrar Sesión
 Modificar Cuenta
 Ayuda.- Nos muestra la información de los desarrolladores del sistema, también
en las otras opciones nos permiten ver los manuales de usuario y del
administrador.
 Acerca de…
 Manual de Usuario
 Manual del Administrador

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II.- Configuración de Sistema
2.1.- Ingresar al Sistema
Para poder observar la Documentación Financiera y poder actualizarlos se debe acceder
por el icono que se encuentra ubicado en el escritorio.
El momento en que le damos doble clic al icono anterior nos aparecerá la siguiente
Ventana de Ingreso de Usuario:
Como somos Administradores en TIPO DE USUARIO, escogemos la opción
Administrador, y luego ubicamos el cursor en CONTRASEÑA, en la cual debemos
poner “admin”, aceptamos y nos aparecerá la siguiente ventana:

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Después presionamos el botón ACEPTAR o dar ENTER nos aparecerá la ventana de la
Documentación Financiera como se muestra a continuación:
Esta ventana tiene una Barra de Menú en la que encontramos ARCHIVO, INGRESAR,
BUSQUEDA, LISTAS, CUENTA DE USUARIO y AYUDA.
En el menú ARCHIVO al dar un clic sobre este nos aparecerá un submenú en el que
encontramos la opción SALIR la cual si le damos un clic estaremos cerrando y saliendo
del programa.

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En el menú INGRESAR nos aparecerá un submenú en el que encontramos las opciones
INGRESAR DOCUMENTACIÓN FINANCIERA, INGRESO DE AÑO, INGRESO
DE TIPO DE DOCUMENTO.
En el menú BUSQUEDA nos aparecerá un submenú en el que encontramos las
opciones BUSQUEDA POR NÚMERO DE DOCUMENTO y BUSQUEDA POR
AÑO Y MES.

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En el menú LISTAS nos aparecerá un submenú en el que encontramos las opciones
LISTA DE TIPOS DE DOCUMENTOS y LISTA DE AÑO.
En el menú CUENTA USUARIOS nos aparecerá un submenú en el que encontramos
las opciones CERRAR SESIÓN y MODIFICAR CUENTA.
En el menú AYUDA nos aparecerá un submenú en el que encontramos las opciones
ACERCA DE.., MANUAL DE USUARIO Y EL MANUAL DEL ADMINISTRADOR.

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2.2.- Cargar los Datos
2.2.1.- Ingresar
Nos aparecerá un submenú en el que encontramos las opciones INGRESAR
DOCUMENTACIÓN FINANCIERA, INGRESO DE AÑO, INGRESO DE
TIPO DE DOCUMENTO.

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En la opción INGRESAR DOCUENTACIÓN FINANCIERA nos aparecerá la
siguiente ventana:
En esta ventana podemos ingresar los documentos de un tipo (oficios, Planillas,
etc.) y el año y mes correspondientes.
Primeramente ingresamos el Número del documento, luego escogemos el tipo,
año y mes al que pertenezca dicho documento.
 Examinar.- Con este botón al presionar podemos visualizar la ruta en
donde se encuentran los documentos.

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 Guardar.- Al presionarlo guardamos todo lo que sea referente a la
documentación financiera.
 Salir.- El botón salir nos permite salir de esta ventana después de haber
guardado o no los cambios del documento.
Seguidamente damos un clic en EXAMINAR, y nos aparecerá la siguiente
ventana:
 Open.- Con este botón después de seleccionar el documento podemos
abrirlo y llevarlo a la aplicación.
 Cancel.- Si está mal o no son los documentos que necesitemos con este
botón lo cancelamos.
En la cual debemos buscar donde se encuentre el documento que deseemos
ingresar y cuando lo encontramos lo señalamos con el mouse y damos clic en
OPEN, después regresamos a la Ventana de Ingreso.

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Ya aquí tenemos todos los datos requeridos para el ingreso del documento, por
ultimo damos un clic en el botón GUARDAR, y este será guardado
automáticamente en la base de datos.
En la opción INGRESO DE AÑO al dar un clic sobre este nos aparecerá la
siguiente ventana:
El cual nos sirve para ingresar un nuevo año.
 Salir.- Con este botón podemos salir de esta ventana.

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 Guardar.- Al presionarlo guardamos el año en el que se almacenó la
Después de escribir el nuevo año que deseemos agregarle, presionamos el botón
GUARDAR, si los datos ingresados son correctos nos aparecerá la siguiente
ventana:
Caso contrario si el año ya existe nos aparecerá la siguiente Ventana de Error:
Y si pasa esto debemos escribir otro año para que sea ingresado a la base de
datos.
Después de que se haya guardado correctamente y no deseemos añadir otro año más
damos un clic en el botón SALIR.
En la opción INGRESO DE TIPO DE DOCUMENTO al dar un clic sobre este
nos aparecerá la siguiente ventana:
 Salir.- Con este botón podemos salir de esta ventana.
 Guardar.- Al presionarlo guardamos todo lo que sea referente a la
Aquí se puede ingresar los diferentes tipos de documentos existentes (Oficios,
etc.).

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Como ejemplo escribimos un nombre OFICIOS, como se muestra a
continuación:
Seguidamente damos clic en el botón GUARDAR, si no existe este nombre en la
base de datos aparecerá la siguiente ventana:
Caso contrario si el nombre ingresado ya existe en la base de datos aparecerá la
siguiente Ventana de Error:
Después de que se haya guardado correctamente y no deseemos añadir otro año
más damos un clic en el botón SALIR.
2.2.2.- Búsqueda
Nos aparecerá un submenú en el que encontramos las opciones BUSQUEDA
POR NÚMERO DE DOCUMENTACIÓN FINANCIERA y BUSQUEDA
POR AÑO Y MES.

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En la opción BUSQUEDA POR NÚMERO DE DOCUMENTO nos aparecerá la
siguiente ventana:
 Buscar.- Con este botón de la base de datos buscamos todos los
documentos que tengan ese número del Documento.
 Modificar.- Si necesitamos modificar algo referente de este documento
presionamos este botón.
 Eliminar.- Con este botón podemos eliminar un documento q ya no sea
útil o este mal ingresado.

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 Abrir Documento.- Después de haber seleccionado el documento con
este botón lo podemos abrir en el formato que se encuentre.
En la cual nos permitirá realizar búsquedas de la Documentación Financiera
mediante el ingreso del Número de la Documento.
Como ejemplo ingresamos el Número de la documento 01 y damos clic en el
botón BUSCAR en ese momento se va a desplegar una lista de documentos que
tengan el número de documento que se ingresó, con el Año, el Mes y el Tipo de
documento (Oficios, etc.).
Para poder abrir un documento que nosotros deseemos, debemos primeramente
seleccionarlo con el mouse dicho documento y luego presionar el botón ABRIR
DOCUMENTO.
Si deseamos eliminar un documento primeramente lo seleccionamos y damos un
clic en el botón ELIMINAR, seguidamente nos aparecerá la siguiente ventana:
Para asegurarse que es ese el documento que se desea eliminar, y luego damos
un clic en el botón SI, y si se a eliminado exitosamente nos aparecerá la
siguiente ventana de confirmación.
En la opción BUSQUEDA POR AÑO Y MES nos aparecerá la siguiente
ventana:

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documentos que consten en dicho año y mes.
En la cual nos permitirá realizar búsquedas de Documentación del Financiero
mediante el ingreso del Año y el Mes.
Como ejemplo ingresamos el Mes de Noviembre del 2008 y damos clic en el
tengan el número del documento que se ingresó, con el Número y el Tipo de
documento (Oficio, etc.).
DOCUMENTO.
clic en el botón ELIMINAR, seguidamente nos aparecerá la siguiente ventana:

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Para asegurarse que es ese el documento que se desea eliminar, y luego damos
un clic en el botón SI, y si se a eliminado exitosamente nos aparecerá la
siguiente ventana de confirmación.
2.3.- Consultas
2.3.1.- Búsqueda por Número de Documento
documentos que tengan ese número del Documento.

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En la cual nos permitirá realizar búsquedas de la Documentación del Financiero
mediante el ingreso del Número del Documento.
Como ejemplo ingresamos el Número del Documento 155 y damos clic en el
tengan el número de Documento que se ingresó, con el Año, el Mes y el Tipo de
DOCUMENTO.
clic en el botón ELIMINAR.
2.3.2.- Búsqueda por Año y Mes
documentos que consten en dicho año y mes.

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En la cual nos permitirá realizar búsquedas de Documentos mediante el ingreso
del Año y el Mes.
Como ejemplo ingresamos el Mes de Noviembre del 2008 y damos clic en el
tengan el número de Documento que se ingresó, con el Número y el Tipo de
DOCUMENTO.
clic en el botón ELIMINAR.
2.3.3.- Lista De Tipos de Documentos
documentos que tengamos creados o según el criterio que necesitemos
encontrar.

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 Modificar.- Si necesitamos modificar algo referente a los tipos de
documento que poseemos presionamos este botón.
 Eliminar.- Con este botón podemos eliminar el tipo de documento que
ya hemos creado con anterioridad.
 Salir.- El botón salir nos permite salir de esta ventana.
En la cual nos permitirá realizar búsquedas de todos los Tipos de Documentos
mediante el ingreso del Tipo de Documento.
Como ejemplo ingresamos el Oficios y damos clic en el botón BUSCAR en ese
momento se va a desplegar el nombre de este Tipo de Documento.
Para poder modificar un Tipo de Documento que nosotros deseemos, debemos
primeramente seleccionarlo con el mouse y luego presionar el botón
MODIFICAR.
Si deseamos eliminar un Tipo de Documento primeramente lo seleccionamos y
damos un clic en el botón ELIMINAR.
2.3.4.- Lista de Años
 Buscar.- Con este botón de la base de datos buscamos todos los años que
tengamos creados.
 Modificar.- Si necesitamos modificar algo referente a los años que
poseemos presionamos este botón.
 Eliminar.- Con este botón podemos eliminar el año que ya hemos
creado con anterioridad.
 Salir.- El botón salir nos permite salir de esta ventana.

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Si seleccionamos el criterio de búsqueda TODO, el cual nos permitirá realizar
búsquedas de todos los Años que se encuentran almacenados en la base de datos.
Y si seleccionamos el criterio de búsqueda AÑO, debemos ingresar el Año el
cual deseemos buscar y si existe en la base de datos nos mostrará.
Como ejemplo ingresamos el Año y damos clic en el botón BUSCAR en ese
momento se va a desplegar el Año.

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Para poder modificar un Año que nosotros deseemos, debemos primeramente
seleccionarlo con el mouse y luego presionar el botón MODIFICAR.
Si deseamos eliminar un Año primeramente lo seleccionamos y damos un clic
en el botón ELIMINAR.
2.4.- Cuenta De Usuario
Nos aparecerá un submenú en el que encontramos las opciones CERRAR
SESION, MODIFICAR CUENTA.
En la opción CERRAR SESION salimos del sistema y podemos volver a
ingresar como Usuario.

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En la opción MODIFICAR CUENTA al dar un clic sobre este nos aparecerá la
siguiente ventana:
Donde se encuentra CONTRASEÑA ACTUAL, se debe escribirla contraseña
actual.
En CONTRASEÑA NUEVA, se debe escribir la contraseña que se desee poner
diferente a la actual.
Y en REPETIR LA CONTRASEÑA, se debe escribir la contraseña que se
escribió en contraseña nueva.
2.4.- Ayuda

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En el menú AYUDA nos aparecerá un submenú en el que encontramos las opciones
ACERCA DE..., MANUAL DE USUARIO Y EL MANUAL DEL
ADMINISTRADOR.
En la opción ACERCA DE… al dar un clic nos aparecerá una ventana con la
información de los creadores del sistema.
En la opción MANUAL DE USUARIO al dar un clic nos aparecerá un
documento para el usuario en el cual detalla los pasos a seguir para poder utilizar
el Sistema para la documentación financiera, en el modo de usuario.
En la opción MANUAL DEL ADMINISTRADOR al dar un clic nos aparecerá
un documento para el administrador, en el cual detalla los pasos a seguir para

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poder utilizar el Sistema para la documentación financiera, incluyendo todas las
opciones avanzadas del sistema en el modo de administrador.

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