¡Quinto evento de la comunidad #CPS en Madrid" En el tercer evento de la comunidad surgió una pregunta muy interesante: ¿cómo podemos diseñar y llevar a cabo experimentos para navegar situaciones complejas?, y dos de las asistentes se presentaron voluntarias para darle respuesta a esta pregunta. Estas voluntarias son Ana Buigues y Sara De Pablos, las fundadoras de Surfeando el cambio y van a a responder a esa pregunta en este evento. Cuando nos enfrentamos a problemas que implican que las personas cambien las dinámicas y las relaciones entre ellas habitualmente se convierten en problemas complejos. En esta charla Ana y Sara, nos van a contar un método empírico para enfrentarnos a este tipo de problemas complejos, que utilizan como guía para poder definir y ejecutar experimentos que nos ayuden a probar hipótesis para comprender algo de la realidad que nos rodea. Permitiendo que por el camino, generemos aprendizajes, tomemos decisiones y probemos de forma segura en un entorno controlado. Os contarán cómo lo han aplicado a través de un caso real. Sara y Ana son ingenieras en informática que han participado en diferentes proyectos de transformación en los ámbitos de la innovación y la tecnología. Son personas muy inquietas, que les encanta enfrentarse a problemas complejos y generar cambio real. Recientemente decidieron empezar una nueva aventura de emprendimiento en Surfeando el cambio para expandir sus aprendizajes y enfoque cuando te enfrentas a los retos de gestión del cambio y transformación en otras compañías.

1. Navegando en la incertidumbre a través
de la experimentación

2. ¿QUIÉNES SOMOS?
ANA BUIGUES
#ingenieraInformatica #techLead #changeAgent
#problemas #web3 #fotografia #hiking
SARA DE PABLOS
#ingenieraInformatica #techLead #changeAgent
#problemas #boardGames #comics #dancing
linkedin.com/in/anabuigues/
@anabuigues
linkedin.com/in/saradepablos/
@aquiestaThai

3. Surfeando El Cambio
Convirtiendo el cambio en tu ventaja
Empecemos por el contexto

4. Proyectos BBVA
90%
Iniciativas internas
10%
Organización de BBVA Next technologies
Portfolio
50 proyectos
Comité
16 personas
Tecnología
1100 personas
Enterprise
100 personas
Nexters
1200 personas

5. Surfeando El Cambio
Convirtiendo el cambio en tu ventaja
El encargo del CEO

6. Ayudar a la
compañía
Se materializa en...
Compartir tu conocimiento, tu
visión, tus inquietudes, tus
problemas y propuestas de
soluciones para ayudar a la
compañía a través del
portfolio de enterprise y el
comité.
Círculos de
tecnología
Propósito
Impulsar la voz de tecnología
haciendo uso de la inteligencia
colectiva de cada #Nexter de
forma que tenga más
presencia en el core de la
compañía.

7. Diseño de la iniciativa
Portavoz del círculo de tecnología.
Miembro del círculo de tecnología.
CÍRCULO DE
TECNOLOGÍA
Cada círculo da servicio a un PBI del portfolio.
Tienen un carácter multidisciplinar y se
intentará mantener las proporciones de
planetas y edificios. Seleccionan al portavoz.
CÍRCULO DE
PORTAVOCES
Portavoces de cada uno de los círculos de
tecnología. Participan en la comunicación con
el comité.. Gestionan las preocupaciones y/o
soluciones de su círculo para que lleguen al
comité.
Los círculos es la forma de organizarnos para dar apoyo al portfolio y al comité

8. Surfeando El Cambio
Convirtiendo el cambio en tu ventaja
Necesitábamos experimentar

9. La estrategia de cambio
¿Por qué es importante?
¿Qué beneficios obtenemos?
¿Quién está afectado?
¿Quién es necesario?
¿Qué sería un éxito en 3, 6, 12 meses?
¿Cómo mediremos el avance?
¿Cómo lo comunicamos?
¿Qué impacto tendrá en cada grupo?
¿Qué fuerzas promueven el cambio?
¿Qué resistencias hay al cambio?

10. Áreas de experimentación
Operacional
Relacionados con
la operación del
día a día de los
círculos
Organizacional Comunicación
Relacionados con
la comunicación y
la información con
la que trabajan los
círculos
Relacionados con
el modelo de
organización de
los círculos
Planteamos 3 áreas de experimentación que nos ayudarán a validar y aprender sobre la aplicación real del modelo de
los círculos de tecnología.

11. Diseño experimentos
Ciclo
experimentación
2. Hipótesis
3. Acciones
4. Métricas
5.
Aprendizajes 1. Objetivo

12. Experimento: Modelo de relación entre tecnología y enterprise
2. Hipótesis
3. Acciones
4. Métricas
5.
Aprendizajes
Generar una estructura que permita la
colaboración entre los colectivos de
Tecnología y Enterprise
● Creemos que enterprise necesita ayuda de
los nexters pero que no saben cómo hacerlo
sin generar falsas expectativas
● Creemos que no hay mecanismos que
optimicen la dedicación de los nexters sin
comprometer la calidad de los entregables
Métricas cuantitativas de una muestra de
28 personas:
● 85% considera útil la alianza generada
● 17% no ha podido compaginar las
reuniones con su delivery
● 35% han dedicado tiempo extra
● Definir la alianza (acuerdos de trabajo) entre el
círculo y el PBI Owner: documentos, dudas,
comunicación, reuniones, etc...)
● Realizar sesión inicial círculo-PBI Owner con
dudas acerca del PBI
● La alianza generada con el PBI owner
aporta valor a la relación
● Las sesiones mantenidas son
compatibles con el delivery de los
proyectos
1. Objetivo
Actualización del
modelo
Organizacional Comunicación
Operacional

13. Experimento: Conformación de los círculos
2. Hipótesis
3. Acciones
4. Métricas
5.
Aprendizajes
Generar los círculos de forma que las
personas participen donde más les motiva y
más valor puedan aportar
● Creemos que si hacemos públicos los
criterios de selección del círculo las personas
lo toman como algo positivo
● Creemos que si conformamos los círculos
dejando que cada persona elija dónde
participar favorecemos la motivación
intrínseca y mejoramos la participación
Métricas cuantitativas de una muestra de
28 personas:
● 81% le ha parecido adecuado conocer
los criterios por los cuales se asigna
una persona a un círculo en concreto
● 77% han participado en la iniciativa
hasta el final
● Conformar los círculos preguntando a los
participantes un conjunto de preguntas sobre
cuánto tiempo pueden dedicar, qué pueden
aportar, qué creen que pueden conseguir etc...
● Compartir los criterios de asignación de cada
círculo y facilitar cambios
● Hacer posible la elección de círculo se
une con la motivación de cada uno y
su participación
● Conocer los criterios de selección de
cada círculo mejora la transparencia
en el proceso y gestiona las
expectativas
1. Objetivo
Actualización del
modelo
Organizacional Comunicación
Operacional

14. Experimento: Trabajo asíncrono en los círculos
2. Hipótesis
3. Acciones
4. Métricas
5.
Aprendizajes
1. Objetivo
Actualización del
modelo
Organizacional Comunicación
Operacional
Proveer de medios para que las personas
puedan tener el contexto para trabajar a
pesar de no participar en las sesiones online y
puedan compaginar la iniciativa con su
delivery
● Creemos que si grabamos las sesiones, las
personas que no pueden asistir a la sesión
las consumen en offline
● Creemos que si creamos un canal de
comunicación asíncrono las personas lo
utilizan para sincronizarse de forma
asíncrona
Métricas cuantitativas de una muestra de
28 personas:
● 100% considera útil la grabación de las
sesiones y 48% personas las han
utilizado
● NPS 28 considera útil el canal de
webex
● 75% considera que ha tenido toda la
información de contexto necesaria
para trabajar
● Crear un canal en webex para cada uno de los
círculos
● Grabar las sesiones a través de meet y
disponibilizarlas después de las sesiones
● Grabar las sesiones y el canal webex
permite compatibilizar la iniciativa con
el delivery sin perder el contexto de lo
que se necesita
● Las personas no se desconectan del
trabajo y siguen aportando

15. Experimento: Implicaciones modelo consultivo
2. Hipótesis
3. Acciones
4. Métricas
5.
Aprendizajes
1. Objetivo
Actualización del
modelo
Organizacional Comunicación
Operacional
Crear escenarios donde se habilite la
co-creación y no co-creación, dejando claro
desde el inicio que el modelo es consultivo, sin
generar falsas expectativas
● Creemos que si no se co-crea se genera
disconformidad
● Creemos que si se co-crea aumenta la
adopción
● Creemos que si se realizan dinámicas de
recogida de ideas con los círculos y no se
integran esas ideas en el entregable del PBI
se genera disconformidad
Feedback cualitativo de los círculos:
● +5: “Tenemos que cambiar es la
forma en la que colaboramos, no
puede ser un espacio en el que solo se
cuenta que se ha decidido y se pide
confirmación, debemos co-crear”
● +9: "Se valora que tengan en cuenta
nuestra opinión y poder influir en la
mejora de la estrategia de la
empresa"
● Permitir la co-creación en los círculos de
Formación y Propósito Next
● Aplicar el modelo consultivo en el círculo de
Objetivos
● Habilitar que exista la co-creación
podría traer mayores beneficios y
evitar la disconformidad futura
● Las personas creen que pueden
aportar más a la compañía

16. Experimento: Comunicación entre el comité y los círculos
2. Hipótesis
3. Acciones
4. Métricas
5.
Aprendizajes
1. Objetivo
Actualización del
modelo
Organizacional Comunicación
Operacional
Habilitar el flujo de información top-down
(comité) y bottom-up (círculos) creando una
conversación bi-direccional que permita que
la información fluya sin generar cuellos de
botella
● Creemos que la información del comité
puede fluir correctamente sin tener que
asistir a las reuniones de comité
● Creemos que el círculo de portavoces ayuda
a que la información llegue a los círculos
● Creemos que el comité tiene en cuenta a los
círculos
● Creemos que los círculos elevarán
preocupaciones al comité
Métricas cuantitativas de una muestra de
17 personas:
● 68% considera que la información del
comité fluye sin tener que asistir a las
reuniones
● 73% considera que la voz de
tecnología llega hasta el comité
● 68% considera que las decisiones del
comité tienen en cuenta la voz de
tecnología
● Creación de un mecanismo que permita el flujo
de información entre el comité y el círculo de
portavoces
● Creación de un mecanismo que permita el flujo
de información entre el círculo de portavoces y
cada círculo
● Las personas valoran favorablemente
que exista una vía de comunicación
bi-direccional entre el comité y los
círculos
● La información fluye aunque se puede
mejorar

17. Surfeando El Cambio
Convirtiendo el cambio en tu ventaja
Habíamos agitado el avispero

18. Conclusiones
Operacional
Se compatibiliza mejor con el
delivery con mecanismos
asíncronos de comunicación y
colaboración
Organizacional Comunicación
La comunicación con el comité y
los círculos fluye pero se puede
mejorar. Se generan nuevas redes
y conexiones entre los colectivos
La participación aumenta si se
puede aportar en lo que más
interesa y generando una alianza
de trabajo que facilita la
colaboración
Hipótesis
+ Los círculos ayudan a generar un mecanismo adecuado de conversación entre enterprise y tecnología
+ Los círculos han permitido que los empleados participen en la forma de realizar mejoras en la compañía
+ Tener una estructura de trabajo y unas expectativas acordadas permite participar más activamente
- Los círculos ayudan a participar en aportar mis ideas y soluciones para la compañía
- Las personas conocen la información suficiente sobre el modelo de trabajo de Next para participar
? Tecnología puede ayudar a enterprise con los cambios sin generar falsas expectativas

19. Feedback
Feedback a mitad de la iniciativa
Se solicitó feedback a mitad de la iniciativa para obtener
aprendizajes. Se preguntó mediante formulario a todos los miembros
de los círculos y a las personas de enterprise.
Feedback al finalizar la iniciativa
Se solicitó feedback tanto a enterprise, como a todos los
participantes de los círculos de tecnología para poder sacar
conclusiones del piloto y aprendizajes.
Inicio
Fin

20. Surfeando El Cambio
Convirtiendo el cambio en tu ventaja
Nuestra cosmovisión

21. El camino a seguir es incierto…

22. Surfeando El Cambio
Convirtiendo el cambio en tu ventaja
¡GRACIAS!
¿Quieres tu aleta?
info@surfeandoelcambio.com
surfeandoelcambio.com