1. Factores de éxito en la implementación de
Soluciones de Colaboración Corporativas
Contenido
COLABORACIÓN: HEMOS IDO POR EL CAMINO MÁS DIFÍCIL ...........................................................2
#1 INTEGRAR LA RED SOCIAL EN LA EMPRESA...........................................................................3
#2 GARANTIZAR EL ÉXITO EN LA TASA DE ADOPCIÓN INICIAL .......................................................4
#3 ASEGÚRESE QUE SE AJUSTE A LA FORMA EN LA QUE LA GENTE TRABAJA ...................................5
#4 AGREGAR INFORMACIÓN DE TODAS LAS FUENTES..................................................................6
5# EVALUACIÓN DE COSTO TOTAL DE PROPIEDAD .....................................................................7
SOBRE NOSOTROS .............................................................................................................9
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2. Colaboración: Hemos ido por el camino más difícil
El termino “Colaboración” se refiere por lo general a una serie de conversaciones necesarias para lograr
una meta u objetivo. Ello implica reunir a personas, hacer preguntas, juntar respuestas e ideas, recolectar
información, etc. La colaboración es la forma más común de lograr un objetivo de trabajo.
Hemos estado colaborando desde hace mucho tiempo,
“Los empleados pasan hasta el 25% de su tiempo en
pero lo hemos estado haciendo de una forma complicada.
busca de información, lo que representa el 25% de
El uso de las herramientas de negocio de hoy – Los email sus gastos de personal”
con documentos adjuntos – han sido una herramienta de
colaboración lenta, difícil e ineficaz.
Las tareas se fragmentan en muchos espacios, - los mensajes de correo electrónico, diferentes tipos de
presentaciones, archivos de Excel y documentos word - almacenados en diferentes aplicaciones de
escritorio, compartidos en distintas locaciones o en sistemas de gestión de contenido. De acuerdo con la
firma de investigación IDC, los empleados de una compañía pasan hasta el 25% de su tiempo buscando
información. El costo de este el tiempo improductivo puede ser tanto como 25% de sus gastos de personal.
Y de acuerdo con un estudio de IBM en el año 2008, realizado sobre 400 ejecutivos de recursos humanos, se
determinó que sólo el 13% de las personas pueden encontrar a alguien de un área específica de experiencia
en su propia empresa. Esto significa que la mayor parte de las empresas no
aprovechan los conocimientos específicos que allí existen, simplemente porque no hay buena manera de
encontrarlos.
Soluciones centradas en la colaboración, wikis y otras
tecnologías Web 2.0, se basan en la solución de estos “La mayor parte de los trabajos hecho no
problemas. Con el software adecuado y asesoramiento en aprovechar la especializados conocimiento de que
la implementación de una solución de colaboración, la existe allí en la empresa”
productividad de un grupo y la eficacia de la organización
pueden aumentar drásticamente, y el ciclo de toma de
decisiones puede ser drásticamente reducido.
Estos resultados pueden ser críticos en tiempos económicos difíciles, el derecho y las soluciones de
colaboración son la forma más fácil y más rentable de alcanzarlos.
Este documento está pensado para informarlo sobre el alcance que una solución de colaboración debe
tener para alcanzar estos resultados.
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3. Factores de éxito para la implementación de una solución de
colaboración corporativa
#1 Integrar la red social en la empresa
Obtener un buen panorama de la gente que hace el trabajo
La forma en la que el trabajo se realiza es porque las personas se comunican con personas, intercambiando
entre sí, aprovechando sus experiencias, conocimientos y know how. Cualquier solución de colaboración
que Ud. considere debe darle una buena imagen de la gente detrás del trabajo. Debe conectar a las
personas y darles una visión completa de unos a otros. Cuando las personas tienen en contexto de quién,
qué, cuándo, dónde y el por qué de los demás con los que están trabajando, aumenta el nivel de confianza
que tienen entre que resulta en un mejor trabajo en equipo y en resultados de mayor calidad.
Ayudar a la gente a conocerse mutuamente
Los perfiles en una solución de colaboración social debe ayudar a la gente a conocerse mutuamente, con
contenidos como fotos, experiencia laboral, conocimientos, intereses, conexiones e historias.
Los perfiles debe revelar que es lo que una persona está buscando conseguir, o en que esta trabajando
recientemente, para que otros puedan aprender de su red de trabajo. Los perfiles deben incluir las
denominadas etiquetas o “tags”. Tanto las etiquetas que una persona se da a si misma (para ser
encontrada por skills particulares) como las etiquetas que los demás le asignen.
Los perfiles también deben mostrar el tipo de relación que una persona tiene con otras, ya que esto
proporciona una relación de contexto mas completa.
Descubra a otros que podrían ser valiosos
Gran parte del valor de las redes sociales provienen
de las conexiones con todas las personas que no
participan directamente en un proyecto formal, es lo
“Una solución de colaboración proporciona una
que el sociólogo Mark Granovetter denomina la variedad de formas de hacer asociaciones y crea
"fuerza de los vínculos débiles". conexiones que podría haber ocurrido de otra forma”
Hasta hace poco, las soluciones de colaboración se
han centrado en hacer "vínculos fuertes", es decir,
relaciones cercanas de trabajo. Pero son los "
Vínculos débiles" los que pueden desbloquear y acelerar la productividad de grupo. Este tipo de conexiones
pueden ofrecer nuevas perspectivas, ideas y conocimientos. Las soluciones de colaboración deben
proporcionar una variedad de posibilidades, fáciles y rápidas, para generar asociaciones en donde los
vínculos débiles ayuden a lograr resolver el trabajo más rápidamente, con mejores formas de estar
informado al respecto y conseguir resultados innovadores.
Uno debe ser capaz de “ir” directamente de cualquier contribución al perfil del contribuyente para
aprender acerca de una persona. Debe ser capaz de navegar por una colección de etiquetas o tags, para
obtener un panorama general de la comunidad empresarial, y a la vez poder detectar ideas para nuevas
conexiones. Usted debe ser capaz buscar a través de palabras clave para encontrar a alguien con
determinados conocimientos para informar de una decisión, pensar o dar más contexto a un proyecto. Por
último, el perfil debe mostrar todas las personas a la que una persona tiene conexiones, que es otra forma
de descubrir nuevos vínculos.
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4. Aprender de la observación de otros que están más capacitados
Todos nos volvemos mejores en nuestro trabajo observando a los demás trabajar. Una persona que quiere
ser un gran orador observa la oratoria de los grandes oradores. La gente mejora su trabajo observado a
otros. Cualquier solución de colaboración que Ud. considere debe permitir a los usuarios poder observar y
aprender de la gente que le es valiosa. De forma en la que aprenden a ver el flujo de contenidos útiles
creados, aprenden lo que es importante para una
persona, cómo resuelven situaciones, que priorizan y
que decisiones toman. La gente ayuda a mejorar el
“La gente mejora su trabajo observado a otros”
trabajo de otros simplemente como un subproducto
de conseguir realizar el suyo y el del grupo.
Mantenerse al día en forma automática
Una solución de colaboración debe permitir a las personas mantenerse en contacto con una gran red de
colegas, y que les permita estar actualizado automáticamente con que otros acerca de que están haciendo,
trabajando y creando. Toda persona debería ser capaz de mantener la red informada sobre su estatus,
simplemente como un subproducto automático de la realización de su trabajo. Para las personas que
trabajan juntas en un mismo proyecto, el tiempo improductivo que invierten en mantener a los demás
informados sobre el estado o progreso de sus tareas pueden ser virtualmente eliminadas.
#2 Garantizar el éxito en la tasa de adopción inicial
La adopción inicial es fundamental
El éxito o el fracaso de cualquier solución que se Ud. considere es directamente proporcional a su tasa de
adopción. Hay decenas de miles - tal vez incluso cientos de miles – de Wikis no utilizadas en las
corporaciones. ¿Por qué? Porque no fueron aceptados por sus usuarios.
Si bien algunas prácticas alientan una adopción más
rápida de un sistema, el éxito en la adopción no es “El éxito en la adopción del software ocurre cuando los
algo que pueda ser forzado en las personas. La usuarios quieren utilizar el producto porque les ayuda
adopción se produce cuando los usuarios deciden por en su trabajo diario”
sí mismos que la solución les proporciona un beneficio
claro. Esto ocurre cuando los usuarios desean utilizar
el producto, porque les ayuda en su trabajo diario. Los usuarios rápidamente piensan "¿para que me sirve
este sistema? " y toman una veloz decisión de abandonarlo si implica renunciar a la comodidad de una vieja
forma de hacer algo.
Debe ser increíblemente fácil de usar
El primer requisito para la adopción inicial de la solución es que sea totalmente intuitiva para el típico
usuario de negocios. Las únicas habilidades necesarias para empezar a utilizarlo debe ser una familiaridad
básica con las populares aplicaciones de escritorio e Internet. Un usuario debe ser capaz de abrir la
interfaz y comenzar a utilizar la solución en forma productiva y con facilidad. ¿Cómo se sabe que éste será
el caso de la solución a considerar? La mejor manera es solicitar una demo onsite a nuestras oficinas.
Contáctenos en www.crosscorp.com.ar
Debe ser evidente el: ¿Qué hay en este sistema para mí?
Tiene que ser evidente para los usuarios que la solución de colaboración los beneficiará. Asegúrese de que
cualquier solución que considere incluya herramientas con una interfase intuitiva. Una de las nuevas
"aplicaciones ganadoras" es la personalización es un panel personal que permita a cada usuario compilar su
propia página de inicio personalizada con información que le interesa ver, basada en estándares “widgets”.
El usuario recibe un panorama de 360 grados de todo lo que le interesa, incluidos los proyectos en los que
está trabajando, las personas que le son importantes seguir o la actualización de sistemas de información
de la empresa y la Web. Esto tiene un alto beneficio intuitivo para los usuarios. No sólo tienen un acceso
veloz a todo lo que necesitan, si no, lo que es más importante, pueden estar al tanto de la actividad de sus
compañeros cuando esta ocurre, y saber cuando algo necesita de su atención.
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5. Otras características de alto nivel intuitivo incluyen:
• Un perfil personal que no solo incluya información relacionada a la empresa (que debe ser
sincronizado con el directorio LDAP o Active Directory), sino que también le permita al usuario
añadir fotografías, otros medios de contacto, una historia sobre ellos mismos, y etiquetas de
manera otros puedan encontrarlo sobre la base de conocimientos o de intereses comunes.
• La capacidad de suscribirse a la notificación de la actividad de los colegas.
• La capacidad de suscribirse a las alertas de resumen de cambios realizados en los proyectos
grupales de trabajo.
• La capacidad de crear nuevos espacios de trabajo e invitar a otros colegas que usted elija.
• La capacidad de configurar "alertas" en cualquier página o blog y para notificarlo de inmediato
cuando se produzcan cambios.
El usuario debe tener un alto grado de libertad
Un trabajador del conocimiento, o knowledge worker, que es responsable de lo produce,
debe tener un alto grado de control (‘que’) y libertad (‘como’) en la forma en la que produce. Deben ser
capaces de hacer todas las opciones descriptas anteriormente, sin tener que involucrar a nadie más. Deben
ser capaces de ajustar opciones y configuración durante el uso de la aplicación, y como parte del proceso
natural de aprender a utilizar las configuraciones que mejor se ajustan a sus necesidades. En la medida
que sus necesidades cambien, los proyectos vayan y vengan, así como también nuevas aplicaciones y
fuentes de información se vuelvan disponibles, deben ser capaces de cambiar sus suscripciones,
notificaciones, fácilmente y por su propia cuenta.
La estructura debe ser fluida
Una solución de colaboración que requiera la participación de un usuario de IT para crear un nuevo espacio
de trabajo, gestionar permisos, formar un nuevo grupo o personalizar su página de inicio, no se adaptará lo
suficientemente a tiempo como permitir una colaboración productiva. Si se permite a los usuarios realizar
estos cambios, como y cuando lo desean, sobre la marcha, se ralentizará la colaboración y no se obtendrá
el nivel de adopción necesario para el éxito.
Además, si los cambios requieren la intervención de IT, una nueva carga de gastos generales se creará para
este departamento.
Debe tener un alto incentivo social
Las aplicaciones de software social como Facebook, LinkedIn y Twitter han ganado una rápida adopción
porque hay un fuerte incentivo social para usarlos. Cuando la gente por la que ud. tiene respeto lo invita a
mediante una solicitud para integrarlo a una red social de la que le gustaría ser parte, existe un elevado
grado de incentivo para utilizar la aplicación. Uno debe elegir una solución en la que este efecto social
trabaje en su favor.
#3 Asegúrese que se ajuste a la forma en la que la gente trabaja
La integración con el mail
Para obtener una alta tasa de adopción, una solución de colaboración debe ajustarse a la forma de trabajo
de hoy. Dado que los empleados dependen en gran medida el correo electrónico, su integración resulta
fundamental. Una solución de colaboración debería permitir a los usuarios crear fácilmente una nueva
página wiki, o añadir contenido, mediante el envío de un mensaje de mail. Además, los usuarios deben ser
capases de enviar una página wiki a los demás por correo electrónico. Una forma fácil de hacer esto es
simplemente presentar al usuario la lista de todos los usuarios que le permitan crear la lista de
distribución, con pocos clics, sin abandonar la página. Otra característica importante es determinar con
que frecuencia se realiza en la notificación por correo electrónico, los usuarios deben ser capaces de
especificar la frecuencia y el contenido de las notificaciones por correo electrónico para las páginas, las
personas, y de trabajo.
Soporte para dispositivos móviles
Hoy en día los trabajadores de la información dependen en gran medida de dispositivos móviles. La gente
está acostumbrada a poder realizar trabajo sobre la marcha. Para que una solución de colaboración tenga
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6. una adopción alta, es necesario trabajar de forma integrada con los dispositivos móviles para que la gente
pueda seguir colaborando sobre la marcha. Las personas que están móviles, de hecho, a menudo son los
que están más cerca de los clientes, y tienen una mayor necesidad de acceso rápido a la información,
ideas y conocimientos de sus colegas. Una solución de colaboración debería detectar automáticamente
dispositivos móviles, y presentar una interfaz adecuada en una amplia gama de dispositivos.
Trabajar con terceras partes
Las personas de la organización que trabajan con terceros, o proveedores a menudo pueden aumentar
dramáticamente la productividad mediante la creación de un entorno Web compartido con ellos. Por
ejemplo, un gerente de marketing puede trabajar mucho más de cerca con un diseñador Web, discutiendo
aspectos de una propaganda en una espacio colaborativo compartido. Mediante el uso de una red de
trabajo compartido, un gerente de Relaciones Públicas puede coordinar la gestión de la presentación de
RP. Para permitir este tipo de flexibilidad, la solución debe ser basada en SaaS (software as a service) y
debe ser ligero y basado en Web, de modo que pueda ser creado sin la participación del departamento de
IT, y sin necesidad de instalar ningún software local.
#4 Agregar información de todas las fuentes
Un centro de información y de gente que necesite contactar
Una solución de colaboración debe proporcionar visibilidad sobre toda la información y las personas
involucradas en todos los lugares de trabajo. Un usuario debe ser capaz de buscar en todos los lugares de
trabajo a la que pertenece el personal de la empresa, por palabra clave, título de la página o etiquetas. La
gente debe ser capaz de crear vínculos que conduzcan a las páginas otros lugares de trabajo o fuentes de
información externas. Una nube de etiquetas debe mostrarse en todos los lugares de trabajo y de personas.
Los lugares o grupos de trabajo también deben contar con texto enriquecido, imágenes, vídeo, enlaces y
documentos adjuntos, de manera que las conversaciones ya no se limiten a un único formato. Pero más allá
de estos requisitos básicos, una solución de colaboración debe servir como un centro tanto para la
información como para la gente que tiene que hacer su trabajo.
Utilización de Información de fuentes externas
Los usuarios utilizan gran una variedad de fuentes de información externas para hacer su trabajo. Por
ejemplo, utilizan mensajes de correo electrónico y calendarios de Microsoft Outlook o Lotus Notes, tienen
documentos almacenados en su computadora, en carpetas compartidas, o en un sistema tipo SharePoint.
Utilizan noticias e información de medios de comunicación, blogs, microblogs y de otras redes sociales.
Una vez que empiecen a utilizar una plataforma de colaboración social integrada a la creación de redes,
sino que también dependen en gran medida el contenido en el trabajo deben ser capaces de filtrar toda
esta información mediante el uso de ‘widgets’ para que puedan tener todo en un solo lugar. Deben ser
capaces de arrastrar y soltar un widget para configurar la información que desee en cuestión, en unos
pocos clics intuitivos. Los widgets debe filtrar la información de todas las fuentes internas y externas que
el usuario considere relevante.
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7. 5# Evaluación de Costo Total de Propiedad
Servicios de mantenimiento
Cada implementación de una aplicación de software exige un servicio de soporte o mantenimiento. El costo
total de los servicios de mantenimiento puede ser los más significativos en el total de costo de propiedad.
De acuerdo con Gartner, el costo de servicios para mantener y administrar una aplicación informática
puede ser hasta cuatro veces más que el costo de la licencia por año. Cuando una empresa no tiene
experiencia previa con una aplicación, como suele ser el caso de las soluciones de redes sociales y
colaboración, estos costos suelen ser más altos, dado que el departamento de IT debe contar con una
capacitación y certificación para correcta administración de una aplicación con la que no esta
familiarizada.
El gasto en software con licencia no es solo alto, si no que también suele ser típicamente mal estimado por
el departamento de IT. Predecir con exactitud los gastos generales para una nueva categoría de aplicación
es aún más difícil, ya que no se puede recurrir a experiencias anteriores. Y dado que esta es comúnmente
el mayor costo que debe ser considerado, si se calcula incorrectamente, las proyecciones de fondo los
resultados pueden ser exageradamente altas.
Por estas razones, en los casos en donde la categoría de software es nueva, el modelo de hosting online, es
decir, el software como servicio, es una buena idea de negocio. Así, se evita una inversión por adelantado
y se elimina el riesgo de mal estimar los gastos de implementación y mantenimiento, que se ve agravada
por la novedad de la categoría del producto, y se proporcionan todos los beneficios tradicionales del
software como un servicio.
Presupuesto y costos ocultos
Gartner estima que más del 75% del presupuesto de IT se gasta sólo en el mantenimiento de software
licenciado y la infraestructura que lo soporta. Esto significa que el 75% del presupuesto de IT no se enfoca
en iniciativas estratégicas. Esto es especialmente problemático en una difícil situación económica, donde a
veces en que los presupuestos son limitados, ya que afectan a las inversiones de mejora se ven afectadas
por el coste de mantenimiento de los sistemas existentes.
La suscripción a software online permite llevar al presupuesto de IT más lejos, que es especialmente
importante en tiempos de incertidumbre económica. También libera de IT de los riesgos asociados costos
ocultos que puede causar estragos en un presupuesto apretado.
Soporte
Cualquier aplicación destinada a la utilización generalizada de la compañía tiene un significativo potencial
para los gasto de soporte, por la simple razón de que está siendo utilizado por muchas personas. Así que el
Soporte es una variable importante en el costo total de propiedad en el cálculo de una solución de
colaboración corporativa. Aquí nuevamente una Solución basada en SaaS puede reducir el TCO (Costo total
de propiedad).
Cualquier vendor que Ud. decida contratar debe contar con un servicio de soporte que le ayude en la etapa
de adopción de la herramienta, así como también la capacitación adecuada al personal clave en la
compañía que pueda impulsar una adopción masiva.
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8. Eliminando el mayor riesgo de éxito: La adopción inicial
La colaboración social corporativa es un producto de productividad grupal, no de personas individuales, y
como tal, la adopción inicial es fundamental para el éxito de su implementación. Un producto de
productividad grupal sólo puede beneficiar al grupo si es utilizado por el grupo. Por eso, el modelo de
software como servicio es mucho más adecuado para este tipo de productos. De todas formas, sea cual sea
su modelo de adquisición, lo mas importante es la capacitación previa al personal de la compañía en el uso
de las tecnologías 2.0 dentro de la compañía, y las mejores practicas grupales para que la plataforma de
colaboración corporativa mejore el trabajo de todos.
Inversión Inicial
Dado que la colaboración social es una nueva categoría de producto, y aunque el mercado esta en rápida
evolución, las mayor parte de las organizaciones no han tenido experiencia en cuantificar los beneficios
iniciales. Por eso, lo más coherente es minimizar su inversión inicial tanto como sea posible. Con el modelo
tradicional de licenciamiento de software, el despliegue inicial del software implica una inversión en
hardware y software. Por lo general, esto representa un gran costo por adelantado. Con una aplicación
desconocida, el costo de implementación es especialmente difíciles de predecir, por lo que las
organizaciones se enfrentan a uno de los dos siguientes inconvenientes: sobre-dimensionamiento en el
costo de infraestructura, que reduce la inversión en mano de obra, o sub-dimensionamiento del costo de
infraestructura, que resulta en mala performace de la herramienta. Dado que las licencias de software
tienden tienen descuentos basados en cantidad, las organizaciones también se ven incentivadas para
adquirir más licencias de la necesaria compra inicial. Evitar todos estas inversiones por adelantado, es otra
razón por la cual SaaS se recomienda para las herramientas de colaboración social corporativas. Con el
licenciamiento del software como servicio no existe costo para adquirir la infraestructura. Las empresas
pueden ampliar fácilmente la capacidad de sus aplicaciones, según sea necesario.
Actualizaciones
Cuando una categoría de producto es nueva y altamente competitiva, las aplicaciones de software
evolucionan rápidamente. Esto significa que las actualizaciones y mejoras son mas frecuentes que en una
categoría de productos de mayor madurez. SaaS elimina los gastos de las frecuentes actualizaciones, y de
esta manera disminuye costos adicionales para las aplicaciones de colaboración social. El licenciamiento
standard de software, puede tener hasta un 30% de costo de despliegue inicial. Esto no sólo aumenta el
costo total de propiedad, si no que causa que las actualizaciones, se retrasen debido a su costos, y que las
empresas no se beneficien de las nuevas capacidades.
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9. Administración
Hay varias características en la administración de un software que reducen el costo de propiedad. El
primero es la integración al sistema de autentificación, que elimina los gastos generales de administrar dos
directorios de usuarios distintos. La integración de autenticación también elimina el riesgo de la seguridad
en la pueda tener acceso un usuario que han abandonado la empresa. Cualquier plataforma de
colaboración social que considere, debe asegurarse que el los perfiles de usuario están integradas a su
directorio LDAP o Active Directory. Por último, una solución de colaboración debe ofrecer la capacidad de
delegar y compartir la administración. No sólo en caso en el que un usuario necesite crear libremente su
propio espacio de trabajo, sin la participación de IT, si no que también debería ser capaz de especificar
quién más puede aprobar nuevos usuarios para su espacio de trabajo.
Flexibilidad de configuración
Las soluciones de colaboración pueden crear un inesperado costo, si los usuarios necesitan que participe el
sector de IT en la realización de cambios. La naturaleza de los sistemas de colaboración es tal, que las
personas involucradas en un determinado tema están cambiando todo el tiempo, y nuevos temas se añaden
todo el tiempo. Si es necesario que el sector de IT intervenga para agregar usuarios a un debate o grupo de
trabajo, para crear nuevos temas, los gastos generales de TI crecerán considerablemente. Dada la
naturaleza de la colaboración, el volumen de estos cambios no es pequeño o finito.
Sobre nosotros
Somos una empresa pionera en la implementación de Soluciones de Colaboración para empresas, formada
por un grupo de profesionales con amplia experiencia en el mercado de tecnología, tanto en seguridad
informática, desarrollo Java, como en el análisis de datos y Business Intelligence.
En CrossCorp creemos que las nuevas tecnologías de la Web 2.0 pueden ser utilizadas con éxito ampliando
la productividad de las personas en el ámbito laboral.
Redes sociales orientadas a la colaboración empresarial
La plataforma tecnológica de CrossCorp es una solución de colaboración única combinada con el poder de
las redes sociales corporativas. Esta permite a las empresas descubrir conexiones entre todos los recursos
de la empresa, focalizar la atención en lo que es más importante, y colaborar con rapidez y eficacia a
través de wikis, blogs y espacios de trabajo. Con CrossCorp, su gente puede conocerse mejor, aprender
observado a los que están mejor capacitados, y mantener al día las redes sociales internas en forma
automática.
Despliegue rápido, de Software-como-Servicio
CrossCorp puede ser instalado y estar funcionamiento en días, logrando productividad de negocio solo en
semanas. Nuestro equipo de servicios profesionales esta preparado para asistirlo durante la fase de inicial
de implementación así como en la capacitación del personal y en la orientación de mejores prácticas.
Resultados empresariales
Mediante el uso de CrossCorp, las empresas pueden reducir un 30% el tiempo que pasan los empleados
buscando información, acelerar sus tiempos de comunicación en prácticamente todas las áreas de la
organización.
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