Este documento describe la Unidad de Administración Financiera (UDAF) del Ministerio de Gobernación de Guatemala. Actualmente, los analistas financieros de las unidades ejecutoras del interior del país deben viajar frecuentemente a la ciudad de Guatemala para realizar trámites en la UDAF, lo que genera altos costos y riesgos. Se propone implementar un sistema de comunicación a través de una plataforma web para que las unidades ejecutoras puedan acceder a los servicios de la UDAF de forma remota, con el fin de reducir
1. UNIVERSIDAD GALILEO
LICENCIATURA EN INFORMÁTICA Y
ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS
FISICC-IDEA
SEMINARIO DE PROBLEMAS EMPRESARIALES
Luis Paul Loarca Reyes
Carné: IDE0710007
Previo a optar el grado académico de:
LICENCIADO EN INFORMÁTICA Y ADMINISTRACIÓN
DE NEGOCIOS
Guatemala, 15 de marzo de 2013.
TEMA
REDUCCIÓN DE COSTOS Y MEJORA CONTINUA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA –
UDAF-
2. • La Unidad de Administración
Financiera –UDAF- fue
creada en el año 2000, con
el mismo nombre.
• Entró en vigencia mediante
Acuerdo Ministerial No. 077-
2000 el 27 de mayo del año
2,000
ANTECEDENTES
3. • Fue creada para velar por la optimización de los
recursos financieros, para el desarrollo integral
del Ministerio en General
• Con el objeto de hacer operativo el Sistema de
Contabilidad Integrado SICOIN, en cuanto a la
ejecución de las políticas, normas, instructivos,
procedimientos, manuales, programas y cualquier
otra medida tendiente a desarrollar e
implementar el sistema.
ANTECEDENTES
4. ACTIVIDADES PRINCIPALES
1. Administrar los Recursos asignados al MinGob
2. Emitir dictámenes financieros
3. Registro de Firmas de Cuentadantes
4. Modificaciones Presupuestarias
5. Aprobación de expedientes de Compra y FR
6. Entrega de Cheques a las Unidades Ejecutoras
7. Capacitar a las Unidades Ejecutoras
5. Ser un digno, eficiente, respetuoso ejemplo de Unidad de
Administración Financiera, que norme y dirija de forma
transparente el presupuesto del Ministerio, con calidad
en el gasto a través de la estandarización de procesos
que coadyuven a la satisfacción de las necesidades en
materia de seguridad ciudadana garante de la
Constitución, las leyes, los Derechos Humanos, la
gobernabilidad y seguridad del país procurando la
Confianza y Transparencia ante la Población.
SCENE
VISIÓN
6. Administrar y emitir lineamientos para la correcta utilización
de los recursos económicos asignados al Ministerio,
estableciendo normas, procedimientos, asesorías y
evaluaciones de ejecución presupuestaria, para las Unidades
Ejecutoras que conforman el Ministerio, y que esta se realice
en forma transparente y eficiente, en pro de la gobernabilidad
del país, la seguridad de las personas y sus bienes; velando
por el orden público, administrando los regímenes
penitenciario y migratorio, y facilitando la organización y
participación social.
SCENE
MISIÓN
7. C O O R D I N A C I Ó N D E
C O N TA B I L I DA D
D I R EC C I Ó N
Director
Subdirector
Unidad Admón.
Informática
Subcoordinador
Analista 1 Analista 5
Analista 2
Mesa de
Entrada
Analista 3 Encargado
de Archivo
U D A FOrganigrama Funcional
ProcuradorSecretaria
Asesor
Evaluador
Analista 4
Auxiliar de
Archivo
C O O R D I N A C I Ó N D E
T ES O R E R Í A
Coordinador
Subcoordinador
Analista 1 Analista 2
Analista 3
C O O R D I N A C I Ó N D E
P R ES U P U ES T O
Coordinador
Subcoordinador
Analista 1 Analista 2
Analista 3
Coordinador
8. 1. Ministro de Gobernación y
Viceministros
2. Directores Generales del
Ministerio de Gobernación
3. Gobernadores Departamentales,
Directores y personal técnico de las
diferentes Unidades Ejecutoras del
Ministerio de Gobernación.
4. Directores, Jefes y personal
técnico de las Direcciones de
Planificación del Ministerio de
Gobernación.
5. Directores y personal técnico del
Ministerio de Finanzas Públicas.
SCENE
USUARIOS QUE ATIENDE
11. DISTANCIA: LAS UNIDADES EJECUTORAS
TARDAN DE 2 A 24 HORAS VIAJANDO
ALTO COSTO: EL GASTO DE
COMBUSTIBLE AL AÑO POR VIAJES
ASCIENDE A Q.457,228.00
ALTO COSTO: LOS VIAJES GENERAN
GASTOS DE VIÁTICOS DE Q.208,800.00
AL AÑO, INCLUYE HOSPEDAJE Y
ALIMENTACIÓN.
RETRASOS en las gestiones, variables
de 2 a 8 días por motivos de distancia.
LIDER GESTOR Y RECTOR
CAPACIDAD DE CONVOCACIÓN A LAS
22 GOBERNACIONES Y 13 UNIDADES
METROPOLITANAS EN 2 DIAS.
RESPALDO LEGAL PARA FUNCIONAR
AC.MIN.77-2000, y AC.GUB.635-2007
PRESUPUESTO PARA INVERTIR EN LOS
GASTOS INVOLUCRADOS DE
Q.40,139,221.00 POR EL MINISTERIO
DE FINANZAS PÚBLICAS.
SCENE
DEBILIDADESFORTALEZAS
ANÁLISIS F.O.D.A.
FODA
AQUÍ NACE EL PROYECTO
12. EL FINANCIERO SEA UNO DE LOS 2,920
ACCIDENTADOS PROM. ANUALES EN
CARRETERAS DEL INTERIOR O SEA
VÍCTIMA DE LOS 23,393 PERSONAS QUE
DELINQUEN ROBANDO,
DESPIDOS POR INEFICIENCIA,
EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA POR
DEJABO DEL 100% ESPERADO,
SANCIONES DE Q.80,000.00 AL
MINISTRO Y PERSONAL POR
INCUMPLIMIENTO DE LOS TIEMPOS EN
LAS NORMAS INTERNAS DE UDAF.
Lograr una AMPLIACIÓN en la
ASIGNACIÓN PRESUPUESTARIA el año
siguiente DE 250,0 A 300,0
Cumplir con la VISIÓN Y MISIÓN de la
UDAF
APROVECHAR UN PRESUPUESTO NETO
ANUAL DE Q.666,028.00 QUE
ACTUALMENTE SE DEJA DE UTILIZAR
POR GASTO DE VIAJES
REDUCCIÓN DE 75% DE TIEMPO
INVERTIDO EN VIAJES.
REDUCCIÓN DE ACCIDENTES Y ROBOS
A LOS FINANCIEROS DE 100% A 25%
SCENE
AMENAZASOPORTUNIDADES
ANÁLISIS F.O.D.A.
13. F. EXTERNOS
F. INTERNOS
OPORTUNIDADES AMENAZAS
FORTALEZAS MAXI-MAXI
UDAF debe aprovechar y maximizar
la fortaleza del LIDERAZGO, EL
PROFESIONALISMO Y CAPACIDAD
del personal para implementar y la
solución AL PROBLEMA de los
ALTOS COSTOS
Q.666,028.80 para lograr
maximizar la OPORTUNIDAD de la
REDUCCIÓN DE COSTOS e
IMPLEMENTACIÓN de sistemas que
coadyuven a realizar la VISIÒN Y
MISIÓN DE LA UDAF y del Ministerio
de Gobernación.
MAXI-MINI
La UDAF debe Aprovechar el
liderazgo y Rectoría que tiene ante
las Unidades Ejecutoras, para
minimizar el riesgo de las
AMENAZAS generadas por el
PROBLEMA detectado, mediante
NUEVOS SISTEMAS se reduzcan
dichas AMENAZAS y generen un
BENEFICIO a la INTITUCIÓN,
PERSONAL Y POBLACIÓN.
DEBILIDADES MINI-MAXI
La UDAF debe Minimizar las
DEBILIDADES detectadas como la
DISTANCIA que existe entre las
UNIDADES EJECUTORAS Y LA
UDAF, haciendo uso de la
Oportunidad que se presenta de
REDUCIR SIGNIFICATIVAMENTE
LOS COSTOS DE Q.666,028.80
y lograr BENEFICIOS
MINI-MINI
Si UDAF logra Minimizar la debilidad
de la DISTANCIA que tienen las
Unidades Ejecutoras de UDAF,
mediante la utilización de la
TECNOLOGÍA, bajar los ALTOS
COSTOS Q666,028.80 evitará las
amenazas detectadas en el FODA.
15. EVIDENCIAS
Problemas Incidencias Acumulado
Hay mucha distancia para llegar a la UDAF 34 28.57%
En UDAF, No aplican la tecnología 29 52.94%
No existe retroalimentación de información competente de UDAF 18 68.07%
Algunas personas de la UDAF, no son amables 12 78.15%
En UDAF existe mucha burocracia y tradicionalismo 7 84.03%
Cuando llegan a UDAF, No encuentran a muchos en su lugar 8 90.76%
Tardan mucho entregar los cheques 6 95.80%
Cambian las instrucciones constantemente 2 97.48%
Los analistas manejan criterios muy distintos 2 99.16%
No tienen formularios digitales en UDAF 1 100.00%
119
16. RIESGO FÍSICO
LOS FINANCIEROS
CORREN RIESGO DE
SUFRIR ACCIDENTES
DE TRÁNSITO Y
ROBOS
ALTOS
COSTOS
PROBLEMAS
LOS VIAJES
CONSTANTES
OCASIONAN UN
GASTO ANUAL
DE Q.666,028.80
INEFECTIVIDAD
25% DEL TIEMPO UTIL DE
TRABAJO LOS ANALISTAS
LO INVIERTEN VIAJANDO A
GUATEMALA
IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
17. RIESGO FÍSICO
LOS FINANCIEROS
CORREN RIESGO DE
SUFRIR ACCIDENTES
DE TRÁNSITO Y
ROBOS
ALTOS
COSTOS
PROBLEMAS
LOS VIAJES
CONSTANTES
OCASIONAN UN
GASTO ANUAL
DE Q.666,028.80
INEFECTIVIDAD
25% DEL TIEMPO UTIL DE
TRABAJO LOS ANALISTAS
LO INVIERTEN VIAJANDO A
GUATEMALA
IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
18. ALTOS COSTOS
LOS VIAJES OCASIONAN UN GASTO
ANUAL DE Q.666,028.00
DE LOS CUALES Q.457,228.00 SE
GASTAN EN COMBUSTIBLE
EN HOSPEDAJES SE GASTAN
Q.108,000.00
EN GASTOS DE ALIMENTACIÓN SE
EROGAN Q.208,800.00
ALTO COSTO
DEFINICIÓN
19. RIESGO FÍSICO DE LOS ANALISTAS FINANCIEROS
SEGUN DATOS DE INE HAY 2,920 ACCIDENTES DE
TRÁNSITO AL AÑO (PROMEDIO). (MUESTRA: 2,003-
2,012)
CADA UNA DE LAS 22 GOBERNACIONES
DEPARTAMENTALES VIAJA 4 VECES AL MES, (2 DÍAS POR
VIAJE) LO QUE HACE 176 DIAS VIAJANDO AL MES POR
GOBERNACIÓN.
2,112 DIAS DE VIAJE
2,920 ACCIDENTES AÑO
FÓRMULA: (22*4*2*12)/2920=0.7
SEGÚN DATOS DEL INE EN EL AÑO 2,012 SE
CAPTURARON 23,393 PERSONAS POR COMETER
HECHOS DELICTIVOS DE ROBO
RIESGO FISICO
SCENE
DEFINICIÓN
: 0.70 PROBABILIDAD DE ACCIDENTE
20. FALTA DE EFICIENCIA DE PARTE DE LAS U.E.
CADA GOBERNACIÓN VIAJA 4 VECES AL MES A GUATEMALA
* 2 DÍAS DE C/VIAJE = 8 , SI LO DIVIDIMOS POR 30 DÍAS QUE
TIENE EL MES = 0.26
FÓRMULA (4*2)/30=26%
“CADA FINANCIERO PASA 26% DEL TIEMPO
DE SU TRABAJO VIAJANDO”
LO QUE OCASIONA FALTA DE EFICIENCIA,
INCUMPLIMIENTO DE TIEMPOS ESTIPULADOS,
EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA BAJA Y DE MALA CALIDAD.
INEFICIENCIA
SCENE
DEFINICIÓN
22. PARA UN MEJOR APROVECHAMIENTO
DE LOS IMPUESTOS
QUE PAGAN LOS GUATEMALTECOS
23. Es necesario que la Unidad de
Administración Financiera –UDAF-
implemente un nuevo sistema de
comunicación, utilizando una
PLATAFORMA WEB , por medio de
internet, donde las Unidades
Ejecutoras puedan acceder a los
servicios de la –UDAF- , desde
todas las Gobernaciones
Departamentales de la República
con solo encender su computadora.
SOLUCIÓN PROPUESTA
26. REDUCCIÓN DE COSTOS
EN LOS VIAJES SE GENERARÁ UNA
ECONOMÍA DE Q.380,529.60 ANUAL
SE PUEDE REORIENTAR EL GASTO A
PROGRAMAS DE PREVENCIÓN DE LA
VIOLENCIA
REDUCCIÓN
COSTOS
BENEFICIOS
27. SE MINIMIZARÁN LOS VIAJES DE 4 A 1 AL MES
DECENDERÁ UN 75% EL RIESGO A ACCIDENTES DE TRÁNSITO
Y ROBO LOS ANALISTAS FINANCIEROS.
FORMULA: 12 VIAJES AL AÑO * 2 DIAS C/VIAJE= 24, * 22 GOBERNACIONES =
528 DIAS / 2,920 ACCIDENTES AÑO (INE): 0.18
BAJARÁ LA PROBABILIDAD DE ACCIDENTES DE 0.70 A 0.18
EL ÍNDICE DE ACCIDENTES DESCENDERÁ LA PROBABILIDAD
DE 0.70 A 0.18 DE OCURRENCIA.
LOS DIAS “VIAJANDO” DESCENDERÁN DE 2,112 A 528 AL
AÑO.
SEGURIDAD
FÍSICA
SCENE
BENEFICIOS
28. SE MINIMIZARÁN LOS VIAJES DE 4 A 1 AL MES
CADA GOBERNACIÓN VIAJARA 1 VEZ AL MES
A GUATEMALA
CADA FINANCIERO DESCENDERÁ DE 100% DE
SUS VIAJES A UN 25%.
SE OBTIENE EL CAMPO PARA MEJORAR LA
EFICIENCIA Y LA CALIDAD DEL GASTO DE LA
GOBERNACIÓN DEPARTAMENTAL
EFICIENCIA
SCENE
BENEFICIOS
29.
30. FACTIBILIDAD TÉCNICA
CANT. NOMBRE DESCRIPCIÓN MARCA FOTOGRAFIA PRECIO STATUS
1
Equipo de
Cómputo
Equipo de cómputo marca
DELL OPTIPLEX 790
business desktop con sus
programas básicos, OFFICE,
ETC.
DELL OPTIPLEX
790
Q 9,000.00 EN ALMACEN
1 Servidor
Figura 1. Imagen del servidor
marca Dell®, modelo
PowerEdge 1950, para 2
procesadores Intel® Xeon
máxima velocidad 3.0 Ghz,
hasta 32 GB de memoria
RAM, ranuras PCI/PCIe,
DELL Q -
ACTUALMENTE
FUNCIONANDO
1 Software
Servidor libre de trabajo
colaborativo seguro, altamente
integrable, muy modulable y
con una potente interfaz web
basada en AJAX. Es la
alternativa libre a servidores de
correo como Exchange o
Lotus Domino.
ZIMBRA Q 30,000.00 COMPRAR
1 Software
Programa interfaz para
gestionar los archivos que se
suben y bajan de una
plataforma web.
JOOMLA Q -
PROGRAMA
(OPEN SOURCE)
1
Modular
para oficina
color caoba, medidas 2.30 x
1.8
S/M Q 7,000.00
EN
ALMACEN
1 Adminitrador
Por contrato bajo el renglón
presupuestario 029 "Otras
remuneraciones de personal
temporal"
salario mensual
Q.6,000.00
Q 72,000.00 CONTRATO 029
1
Utiles de
oficina
útiles varios de oficina,
fungibles, sumadoras, etc.
Varias marcas Q 2,000.00 EN ALMACEN
Q 120,000.00
INVERSIÓN INICIAL
TOTAL
33. IMPLEMENTACIÓN
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE Duración
1 Propuesta de la solución ENCARGADO 1 día
2 Contratación de Profesional Recursos Humanos 3 días
3 Adecuación del espacio a utilizar Jefe Mantenimiento 2 días
4 Compra del software Disaf 5 días
5 Instalación del mobiliario Jefe Mantenimiento 2 días
6 Instalación del equipo de cómputo Jefe Mantenimiento 1 día
7 Instalación de Programas Informático 1 día
8 Evaluación del funcionamiento de la máquina Informático 1 día
9 Evaluación del Desempeño Director de UDAF 5 días
21 diasTOTAL
FACTIBILIDAD OPERATIVA
34. INVERSIÓN INICIAL
CANTIDAD NOMBRE FOTOGRAFIA PRECIO STATUS
1
Equipo de
Cómputo
Q 9,000.00 EN ALMACEN
1 Servidor Q - EXISTENTE
1 Software Q 30,000.00 COMPRAR
1 Software Q - OPEN SOURCE
1
Modular para
oficina
Q 7,000.00 EN ALMACEN
1 Administrador Q 72,000.00 CONTRATO 029
1
Utiles de
oficina
Q 2,000.00 EN ALMACÉN
Q 120,000.00TOTAL
FACTIBILIDAD FINANCIERA
35. SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO
TABLA ANALÍTICA DEL PRESUPUESTO ASIGNADO
EN LOS RENGLONES NECESARIOS PARA EL PROYECTO:
Renglón Descripción del Gasto Monto Vigente en el Presupuesto
029 OTRAS REMUNERACIONES DEPERSONAL TEMPORAL 34,158,396.00Q
111 ENERGIA ELECTRICA 1,985,400.00Q
113 TELEFONIA 2,797,340.00Q
158 DERECHOS DEBIENES INTANGIBLES 50,000.00Q
291 UTILES DEOFICINA 221,285.00Q
322 EQUIPO DEOFICINA 230,300.00Q
328 EQUIPO DECOMPUTO 696,500.00Q
40,139,221.00QTOTAL
FACTIBILIDAD FINANCIERA
36. ANÁLISIS COSTO BENEFICIO
EVALUACIÓN
No.
Descripción de Costos
Existentes
Actual Propuesto Diferencia
1 Gasto de Combustible Q457,228.80 Q113,299.20 (Q343,929.60)
2 Hospedaje durante viajes Q108,000.00 Q27,000.00 (Q81,000.00)
3 Alimentación durante viajes Q100,800.00 Q25,200.00 (Q75,600.00)
4 Equipo de Cómputo Q0.00 Q9,000.00 Q9,000.00
5 Salario de Administrador Q0.00 Q72,000.00 Q72,000.00
6 Gasto de Software ZIMBRA Q0.00 Q30,000.00 Q30,000.00
7 Modular para oficina Q0.00 Q7,000.00 Q7,000.00
8 Utiles de Oficina Q0.00 Q2,000.00 Q2,000.00
Q666,028.80 Q285,499.20 (Q380,529.60)
RESUMEN DE GASTOS FIJOS ANUALES (QUETZALES)
Totales
Análisis de Beneficio-Costo:
37. COSTO IMPACTO
Concepto Corto Mediano Largo Plazo
BAJA DE COSTOS INSTITUCIÓN x x x
SEGURIDAD DEL PERSONAL x x x
IMPACTO A LA EFICIENCIA x x
IMPACTO EN LA POBLACIÓN x x
MEJORA EN LA IMAGEN
INSTITUCIONAL
x x
EVALUACIÓN
38. BENEFICIOS SOCIALES
AMPLIACIÓN DE COBERTURA
MEJORA EN LA CALIDAD DEL SERVICIO
GESTIÓN JUSTO A TIEMPO
GESTIÓN CALIDAD TOTAL
COSTO EFECTIVIDAD
EVALUACIÓN
39. ESCENARIOS (DURANTE EL PRIMER AÑO)
No.
Descripción de Costos
Existentes
OPTIMISTA 75%
REDUC. VIAJES
ESPERADO 50%
REDUC. VIAJES
PESIMISTA 25%
REDUC. VIAJES
1 Gasto de Combustible -Q343,929.60 -Q228,614.40 -Q114,307.20
2 Hospedaje durante viajes -Q81,000.00 -Q54,000.00 -Q27,000.00
3 Alimentación durante viajes -Q75,600.00 -Q50,400.00 -Q25,200.00
4 Equipo de Cómputo Q9,000.00 Q9,000.00 Q9,000.00
5 Salario de Administrador Q72,000.00 Q72,000.00 Q72,000.00
6 Gasto de Software ZIMBRA Q30,000.00 Q30,000.00 Q30,000.00
7 Modular para oficina Q7,000.00 Q7,000.00 Q7,000.00
8 Utiles de Oficina Q2,000.00 Q2,000.00 Q2,000.00
-Q380,529.60 -Q213,014.40 -Q46,507.20
logro 100 % logro 56 % logro 12 %
Totales
Estimación de la reducción de viajes presenciales
40. FLUJOS BASADOS EN COSTOS
AÑO 1 285,499.20Q 666,028.80Q (380,529.60)Q
AÑO 2 239,499.20Q 666,028.80Q (426,529.60)Q
AÑO 3 239,499.20Q 666,028.80Q (426,529.60)Q
AÑO 4 239,499.20Q 666,028.80Q (426,529.60)Q
AÑO 5 239,499.20Q 666,028.80Q (426,529.60)Q
TOTALES 1,243,496.00Q 3,330,144.00Q (2,086,648.00)Q
DETERMINACIÓN DE FLUJOS DECREMENTALES
PERÍODOS
SITUACIÓN CON
PROYECTO
SITUACIÓN SIN
PROYECTO
DIFERENCIA
41. PERÍODO DE RECUPERACIÓN
OPTIMISTA ESPERADO PESIMISTA
Beneficio bruto del año 380,530.00 251,149.80 125,574.90
(-) Gasto fijo del año 74,000.00 74,000.00 74,000.00
(=) Beneficio operativo del
año 306,530.00 177,149.80 51,574.90
(-) Inversión 120,000.00 120,000.00 120,000.00
(=) Beneficio neto del
año 186,530.00 57,149.80 -68,425.10
P R I 0.39 0.68 2.33
RECUPERACIÓN EN MESES 4.70 8.13 27.92
Período de recuperación de inversión (PRI)
42. 1
2
3
Se concluye que la Unidad de Administración
Financiera –UDAF-, ha venido realizando los procesos
Para con las Gobernaciones Departamentales de forma
Muy lenta por la distancia, lo que retrasa sus actividades.
Existe un uso irracional en la disponibilidad material y
financiera, por la metodología de trabajo que se utiliza
en la solicitud de las gestiones semanales en –UDAF-.
Debido a modalidad de trabajo que se viene desarrollando
se limita el potencial de su recurso humano y se expone a
Los mismos al riesgo de sufrir un accidente vial o ser
víctimas de robo en la carretera.
CONCLUSIONES:
43. 1
2
3
REDUCCIÓN DE COSTOS INNECESARIOS
SEGURIDAD VIAL PARA LOS FINANCIEROS
EFICIENCIA EN LAS UNIDADES EJECUTORAS
SE RECOMIENDA IMPLEMENTAR LA
PLATAFORMA WEB PARA LA UNIDAD DE
ADMINISTRACIÓN FINANCIERA –UDAF-
PARA QUE LA INSTITUCIÓN OBTENGA LOS
BENEFICIOS Y ESTOS SE REPLIQUEN A LA
POBLACIÓN.
RECOMENDACIONES: