El documento describe los pasos para planificar un evento. Explica que un evento es una forma de comunicar los valores de una empresa y debe crear lazos emocionales. Luego, detalla los seis pasos clave para programar un evento: 1) establecer objetivos, 2) definir el público objetivo, 3) seleccionar el tipo de evento, 4) elegir el formato, 5) seleccionar la ubicación y 6) determinar la fecha. Finalmente, explica las tareas y responsabilidades necesarias antes, durante y después de un evento.

1. G E S T I Ó N D E E V E N T O S

2. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
1. Qué es un Evento?
Es un medio para COMUNICAR los valores
que se tiene como empresa o marca

3. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Es … Una puesta en escena

4. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Con CONCEPTO

5. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Que debe CREAR lazos emocionales

6. 2. Cómo se programa un evento?
PASO #1. Por qué REALIZAR un evento?
Metas y
Objetivos del
evento
1. Objetivo de
Marca o
Producto
2. Objetivo de
carácter
humano
G E S T I Ó N D E E V E N T O S

7. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
PASO #2. A quienes está DIRIGIDO el evento?
Cómo se programa un evento?
CLIENTES
EMPRESARIOS
PÚBLICO EN
GENERAL
COMPRADORES
MEDIOS

8. PASO #3. Qué tipo de evento?
SOCIAL
EMPRESARIAL
CULTURAL
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Cómo se programa un evento?
EVENTO ÚNICO
EVENTO
SECUENCIAL
EVENTO
MULTIDISCIPLINARIO

9. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
PASO #4. Con cuál formato?
Cómo se programa un evento?
PASARELA
SHOWROOM
F E R I A
OTRO TIPO DE
EVENTOS
NUEVAS
TECNOLOGIAS
ENFOCADAS AL
MARKETING

10. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
PASO #5. En dónde se va a realizar el evento?
1. Espacio
físico
2. Espacio
conceptual
3. Espacio
virtual
Cómo se programa un evento?

11. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
PASO #6. En qué fecha se va a realizar el evento?
Disponibilidad del
espacio
Días y horarios
adecuados para
los Invitados
Fechas de
Eventos similares
Cómo se programa un evento?

12. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Cómo se programa un evento?
Así como los espectadores
temporada tras temporada
esperan experimentar
productos diferentes en las colecciones,
de igual forma, esperan lo inesperado
en cada detalle de las pasarelas

13. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
EJES ORGANIZATIVOS DE UN EVENTO
EJE COMUNICACIONAL
EJE LOGISTICO
Cómo se programa un evento?

14. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
EJES ORGANIZATIVOS DE UN EVENTO
Qué comunicación interna es necesaria para este
evento?
Cómo será la comunicación externa del evento?
Cómo es la cultura organizacional y cómo puede
incidir en el evento?
Qué es lo que se quiere comunicar a través del
evento
EJE
COMUNICACIONAL
Cómo se programa un evento?

15. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
EJES ORGANIZATIVOS DE UN EVENTO
Qué formato tiene el evento?
Qué duración tendrá el evento?
Cuántos asistentes habrá en el evento?
Quiénes serán los asistentes?
Qué acreditaciones se realizarán?
Qué procesos se instaurarán para garantizar la
seguridad e higiene del mismo?
EJE
LOGISTICO
Cómo se programa un evento?

16. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
ORGANIZADOR DEL EVENTO
PRODUCTOR O COORDINADOR DEL
EVENTO
JEFE DE PRENSA O RELACIONES
PÚBLICAS
STAFF
Quiénes están involucrados en el evento?

17. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
PRODUCTOR O
COORDINADOR
DEL EVENTO
JEFE DE PRENSA O
RELACIONES
PÚBLICAS
STAFF
ORGANIZADOR
DEL EVENTO
Perfil y Funciones del cargo
Es la persona o empresa mentalizadora del evento
Define su concepto y realiza la dirección general

18. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Promoción del evento
Los wikis
RSS
Rich Media
Newsletter
Medios de prensa
convencional
Medios de correo
electrónico

19. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Promoción del evento
Los wikis
RSS
Rich Media
Newsletter
Medios de prensa
convencional
Medios de correo
electrónico
Buscadores de titulares de noticias y sus
resúmenes
Really Simple Syndication

20. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Promoción del evento
Los wikis
RSS
Rich Media
Newsletter
Medios de prensa
convencional
Medios de correo
electrónico Medios interactivos digitales para
visualizar documentos con un
reproductor en formato de video, flash,
audio, música, visitas virtuales de 360º,
etc.

21. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Promoción del evento
Los wikis
RSS
Rich Media
Newsletter
Medios de prensa
convencional
Medios de correo
electrónico
Boletines electrónicos, que mediante
suscripción, entregan información con
una frecuencia clara para ambas partes.

22. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Presupuesto del evento
GASTOS PREVISTOS
FUENTES DE INGRESOS
BENEFICIO PREVISTOS

23. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Gastos previstos a tomar en cuenta:
C O S TO S A D M I N I S T R AT I V O S
Administración (Teléfono, correo, envíos)
Costos de licencias y permisos
Alquiler del Recinto ferial o Salón del evento
Seguro del evento

24. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Gastos previstos a tomar en cuenta:
COSTOS DEL RECURSO HUMANO
Organizador del evento
Coordinador / Productor de evento
Jefe de Prensa / Relaciones Públicas
Staff

25. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Gastos previstos a tomar en cuenta:
C O S TO S D E M O N TA J E
Diseñadores Interioristas y Escaparatistas
Técnicos de Iluminación, audio, video
Técnicos electricistas y carpinteros
Transporte de Equipos
Montaje y desmontaje
Props (Utilería)
Productos capilares y de maquillaje (Opcional)

26. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Gastos previstos a tomar en cuenta:
COSTOS DE MARKETING
Papelería y costos publicitarios
Señalética
Imagen corporativa
Costos de Imprenta
Gastos de Representación
Servicio de Catering
Viajes Promocionales
Presencia en ferias
COSTOS ADICIONALES
Alquiler y/o compra de equipos y decoración

27. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
3. Tipos de eventos
PASARELA
SHOWROOM
F E R I A
OTRO TIPO DE
EVENTOS
NUEVAS
TECNOLOGIAS
ENFOCADAS AL
MARKETING

28. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Perfil de InvitadosPASARELA
SHOWROOM
F E R I A
OTROS EVENTOS
NUEVAS
TECNOLOGIAS
Los VIP y Celebrities
Los Diseñadores
Los Representantes de
marcas
Presentadores del evento
Auspiciantes
Prensa especializada
Compradores para
cadenas Comerciales
Compradores finales
Público en general

29. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Distribución de Invitados y Prensa
PASARELA
SHOWROOM
F E R I A
OTROS EVENTOS
NUEVAS
TECNOLOGIAS
Los personajes clasificados como VIP
La prensa escrita
Los auspiciantes
Definir estratégicamente la ubicación y establecer
quienes estarán en primera línea:
Planificar la movilidad para personas con discapacidad
Verificar la temperatura interior del salón del evento o
recinto ferial

30. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Comunicación con los Medios
Quiénes son los Medios?
PASARELA
SHOWROOM
F E R I A
OTROS EVENTOS
NUEVAS
TECNOLOGIAS
El Staff y los acomodadores harán saber a la
prensa quien es la persona o el representante de
marca mas adecuado para ser entrevistado
Dos meses antes, se
debe desarrollar un
boletín de prensa, que
mencione en qué consiste
el evento, el perfil de los
participantes, fecha,
lugar, etc.

31. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Los Medios y la Sala de Prensa
Quiénes son los Medios?
PASARELA
SHOWROOM
F E R I A
OTROS EVENTOS
NUEVAS
TECNOLOGIAS
Se consideran como medios de comunicación,
radio, TV, prensa escrita y Bloggers
La Sala de Prensa proporciona un espacio que
dispone de entradas para audio digital de alta calidad,
equipos de fax, fotocopiadoras, Wi-Fi, zona para
entrevistas, enchufes suficientes, teléfonos

32. PASARELA
SHOWROOM
F E R I A
OTROS EVENTOS
NUEVAS
TECNOLOGIAS
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Qué es un Showroom?
Es el espacio a través del cual los clientes grandes y
estructurados tienen contacto directo con la prenda o
producto de moda

33. PASARELA
SHOWROOM
F E R I A
OTROS EVENTOS
NUEVAS
TECNOLOGIAS
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
El objetivo es, además de presentar nuevas
colecciones, controlar el producto y tener un manejo
más cercano de los clientes
Qué es un Showroom?

34. PASARELA
SHOWROOM
F E R I A
OTROS EVENTOS
NUEVAS
TECNOLOGIAS
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Cómo se organiza un Showroom?
En el Showroom de productos de moda se puede
presentar simultáneamente:
Productos de rotación
Nuevos productos de temporada
Productos para testear

35. PASARELA
SHOWROOM
F E R I A
OTROS EVENTOS
NUEVAS
TECNOLOGIAS
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Uso de ESCAPARATES y DISPLAYS
Cómo se organiza un Showroom?

36. PASARELA
SHOWROOM
F E R I A
OTROS EVENTOS
NUEVAS
TECNOLOGIAS
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Qué es una Feria?
Es un evento que sirve
para promocionar,
mercadear, comercializar
productos o servicios en
un corto plazo
Es un medio perfecto
para comunicar marca

37. PASARELA
SHOWROOM
F E R I A
OTROS EVENTOS
NUEVAS
TECNOLOGIAS
G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Experiencias de
marca o
“Performance”

38. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Antes del evento (PRE-EVENTO)
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Establecer comité organizador ORGANIZADOR
Nombrar y definir funciones del
coordinador del evento
ORGANIZADOR
Preparar el presupuesto COORDINADOR
Confirmar y firmar el contrato para el
sitio
COORDINADOR
Establecer el calendario del evento COORDINADOR +
STAFF
Analizar y aprobar el presupuesto ORGANIZADOR
Diseñar la estrategia promocional y
ejecutarla
JEFE DE PRENSA Y
PUBLICIDAD
Solicitar cotizaciones de los
proveedores
COORDINADOR +
STAFF
Realizar Marketing online para
promoción del evento
JEFE DE PRENSA Y
PUBLICIDAD

39. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Antes del evento (PRE-EVENTO)
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Contactar prensa, conferencistas y
celebrites
JEFE DE PRENSA Y
PUBLICIDAD
Realizar el lanzamiento oficial del
evento
JEFE DE PRENSA Y
PUBLICIDAD
Enviar invitaciones a celebridades y
políticos, con cuatro meses de
anticipación
JEFE DE PRENSA Y
PUBLICIDAD
Realizar el casting de modelos COORDINADOR
Contratar iluminación y audio COORDINADOR
Seleccionar música COORDINADOR
Entregar invitaciones al público en
general (2 a 3 meses antes)
COORDINADOR +
STAFF
Diseñar y definir la escenografía COORDINADOR +
STAFF
Contratar servicio de fotografía y
video
COORDINADOR +
STAFF

40. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Antes del evento (PRE-EVENTO)
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Contactar servicio de catering y
seleccionar menú
COORDINADOR
Enviar a imprenta la papelería, 2
meses antes
JEFE DE PRENSA Y
PUBLICIDAD
Preparar el cuadro de colección
(control y gestión de colección)
COORDINADOR +
STAFF
Enviar boletín de prensa, 6 semanas
antes
JEFE DE PRENSA Y
PUBLICIDAD
Definir encargado de vestier y
encargado de salidas
COORDINADOR +
STAFF
Definir encargado de terminado y
planchado de prendas
COORDINADOR +
STAFF
Definir encargado de seguridad de las
prendas en vestier
COORDINADOR +
STAFF
Asignar los acomodadores para los
invitados
COORDINADOR +
STAFF

41. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Antes del evento (PRE-EVENTO)
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Contratar la agencia de seguridad COORDINADOR
Asignar el encargado de boletería COORDINADOR
Ultimo aviso del evento a posibles
clientes y visitantes
JEFE DE PRENSA Y
PUBLICIDAD
Iniciar campaña publicitaria, 1 mes
antes
JEFE DE PRENSA Y
PUBLICIDAD
Coordinar las pruebas con modelos COORDINADOR
Gestionar la difusión de papelería
impresa
COORDINADOR +
STAFF
Actualizar frecuentemente la página
web
JEFE DE PRENSA Y
PUBLICIDAD
Hacer seguimiento de la publicación
del boletín de prensa y presencia en
medios de comunicación 2 semanas
antes
JEFE DE PRENSA Y
PUBLICIDAD

42. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Unos días antes…
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Cronograma de trabajo con
encargados y actividades
COORDINADOR +
STAFF
Diseño del plan de contingencia COORDINADOR
Contratar conferencias /
presentadores del evento
COORDINADOR
Firma del contrato de Seguro COORDINADOR
Lista definitiva del listado de
participantes y visitantes
COORDINADOR +
STAFF
Procedimiento de inscripción o venta
de boletería según aplique
COORDINADOR +
STAFF
Elaboración del checklist del evento COORDINADOR +
STAFF
Montaje del evento COORDINADOR +
STAFF

43. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Durante del evento (EVENTO)
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Realizar la coordinación y
seguimiento del staff
COORDINADOR
Coordinar con los proveedores
y clientes
COORDINADOR
Manejo y control de la
producción del evento
COORDINADOR
Inicio y ejecución del evento COORDINADOR +
STAFF
Uso del checklist COORDINADOR

44. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Después del evento (POST-EVENTO)
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Cerrar cuentas por pagar COORDINADOR
Enviar cartas de agradecimiento a
los auspiciantes, conferencistas y
celebridades que colaboraron
JEFE DE PRENSA Y
PUBLICIDAD
Buscar la retroalimentacion del
evento a partir del mailing y
newsletter y enviar contenidos de
las conferencias
COORDINADOR
Desmontar el evento COORDINADOR +
STAFF
Devolver equipos alquilados COORDINADOR
Hacer el cierre del evento con
proveedores y cliente
COORDINADOR
Realizar el levantamiento de
reportes y encuestas de resultados
del evento
COORDINADOR +
STAFF

45. G E S T I Ó N D E E V E N T O S
Después del evento (POST-EVENTO)
Para evaluar deben considerarse indicadores de calidad
como evidencia de los resultados
Medición de los indicadores de la gestión
del evento
Grado de impacto, de satisfacción del cliente
Orden y secuencia del evento
Nivel de la propuesta conceptual del evento
Optimización de recursos materiales
Eficiencia del recurso humano que participó en el
evento…