introducción a la administración. planeación

1. ADMINISTRACIÓN APLICADA A LA EDUCACIÓN
INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN
ASESOR: JUAN MORALES FIGUEROA
Raquel Medina León

2. PLANEACIÓN
 Consiste en:
 Definir las metas de la organización
 Establecer una estrategia general para alcanzarlas
 Trazar planes exhaustivos para integrar y coordinar el trabajo de la
organización
 La planeación se ocupa tanto de los fines (qué hay que hacer)
 Como de los medios (cómo hay que hacerlo).

3. • nada está escrito y hay pocas metas (o ninguna) que se
compartan en la organización
• Esta forma de planeación se hace en empresas
pequeñas
• La planeación informal es general y le falta continuidad.
• Aunque es más común en las organizaciones pequeñas,
también se da en las grandes.
Informal
• Se definen metas específicas que abarcan varios años.
• Estas metas se escriben y participan a los integrantes de
la organización.
• Por último, hay programas concretos de acción para
conseguir las metas; es decir, los directores definen
claramente la ruta que quieren que siga la organización y
las unidades de trabajo para ir de donde están, adonde
se quiere que estén.
Formal

4. ¿por qué
planean los
gerentes?
La planeación
marca una
dirección
Reduce la
incertidumbre
Reduce los
desechos y las
redundancias
Establece los
criterios para
controlar

5.  En primer lugar, la planeación se relaciona con mayores utilidades,
mayor rendimiento sobre los activos y otros resultados financieros
positivos.
 Es probable que la calidad del proceso de planeación y la puesta en
marcha de los planes aporte más al desempeño que el grado de la
planeación.
 En aquellos estudios en los que la planeación formal no trajo un
desempeño superior, muchas veces la causa estaba en el ambiente
externo. Normas del gobierno, sindicatos poderosos y otras fuerzas
ambientales cruciales reducen las opciones de los gerentes y el
efecto de la planeación en el desempeño de la organización.
 Influyen también en la relación de planeación y desempeño los
tiempos de la planeación. Las organizaciones necesitan por lo
menos cuatro años de planeación formal sistemática para incidir en
el desempeño.
PLANEACIÓN Y DESEMPEÑO

6. ¿CÓMO PLANEAN LOS
GERENTES?
Planeación
Metas
resultados deseados
para individuos,
grupos y
organizaciones
enteras
Declaradas
Anuncios oficiales
que la organización
dicta y quiere que
los interesados
consideren como
sus objetivos.
Reales
Metas que una
organización
persigue realmente,
definidas por los
actos de los
integrantes.
Planes
son documentos en
los que se explica
cómo se van a
alcanzar las metas
Línea
estratégica
Estratégicos
Operativos
Plazo
Largo
Corto
Especificidad
Direccionales
Específicos
Frecuencia
Únicos
Permanentes

7. Fijación
tradicional
de metas
Estas se definen
en la dirección de
la organización y
enseguida se
dividen en metas
parciales para
cada nivel de la
misma
Cadena de medios y
fines
Cuando la
jerarquía de las
metas de la
organización
está definida
claramente.
Las metas de
nivel superior (o
fines) están
vinculadas a las
metas de nivel
inferior, que son
los medios para
alcanzarlas
La consecución
de las metas de
los niveles
inferiores las
convierte en los
medios para
alcanzar las
metas del
siguiente nivel
(fines), y la
consecución de
las metas de ese
nivel las convierte
en el medio para
alcanzar las
metas del nivel
siguiente etc.
METODOS PARA FIJAR METAS

8. Administración por objetivos
Pasos de un programa de APO
1-Se formulan los objetivos y estrategias generales de la organización.
2-Los principales objetivos se asignan a las unidades, divisiones y
departamentos.
3-Los gerentes de las unidades fijan los objetivos del área con sus jefes.
4-Los objetivos específicos se fijan con todos los miembros de todos los
departamentos.
5-Gerentes y empleados especifican y acuerdan planes de acción en los que se
definen
cómo se van a conseguir los objetivos.
6-Se implementan los planes de acción.
7-Se revisa periódicamente el progreso hacia los objetivos y se da
retroalimentación.
8-La consecución de los objetivos se refuerza con recompensas por desempeño.
Su atractivo radica en que
los objetivos se fijan con la
participación de los
individuos y ésta es la razón
y la motivación de sus
esfuerzos.
Los estudios de los
programas actuales
confirman que la APO
incrementa el desempeño
de los empleados y la
productividad de la
organización.
consta de cuatro elementos:
-Especificidad de metas.
-Toma de decisiones participativa.
-Un plazo explicito.
-Retroalimentación del desempeño
-Sistema de administración
en el que los empleados y
sus jefes determinan las
metas especificas de
desempeño, revisan
periódicamente el progreso
hacia tales metas, y se
distribuyen las
recompensas de acuerdo
con ese progreso.
-sirve también para motivar
a los empleados

9. CARACTERISTICAS METAS BIEN DISEÑADAS
• Están
escritas en
términos de
resultados
más que de
acciones
• Son
mensurables
y
cuantificables
• Señalan
claramente
sus plazos
• Son difíciles
pero
asequibles
• Se ponen
por escrito
• Se
comunican a
todos los
miembros de
la
organización
PASOS PARA LA FIJACIÓN DE METAS
1. Revisar la misión de la organización
2. Evaluar los recursos disponibles.
3. Determinar las metas individualmente o con
comentarios de otros.
4. Escribir las metas y comunicarlas a quienes tienen
que saberlas.
5. Revisar los resultados y ver si se consiguieron las
metas.

10.  Tres factores contingentes y el método escogido de planeación
ejercen una influencia en la preparación de los planes.
 1-El nivel en la organización.
 2-El grado de incertidumbre en el entorno
 3-La magnitud de los compromisos futuros.
PREPARACIÓN DE LOS PLANES

11. MÉTODOS DE PLANEACIÓN
 - Según la metodología tradicional, la planeación estaba totalmente a
cargo de los directores, muchas veces auxiliados por un
departamento de planeación formal, grupo de especialistas en
planeación cuya única responsabilidad era preparar los diversos
planes de la organización.
 Los planes de los directores descendían por los otros niveles de la
organización, de manera muy semejante al esquema tradicional de
fijación de metas.
 Otro método de planeación consiste en hacer participar a más
integrantes de la organización en el proceso.
 En este método, los planes no se distribuyen desde la dirección de
un nivel al siguiente, sino que los trazan los miembros en los
diversos niveles y unidades para satisfacer sus necesidades.
 Además, los equipos fijan sus calendarios diarios y con ellos
verifican su avance. Si un equipo se retrasa, los miembros trazan
planes de “recuperación” para tratar de ponerse al corriente

12. PLANEACIÓN CONTEMPORANEA
Criticas a la planeación formal.
La planeación produce rigidez.
No se pueden trazar planes para un entorno dinámico.
Los planes formales no sustituyen la creatividad y la intuición.
La planeación hace que los gerentes centren su atención en la
competencia de hoy, no en la supervivencia de mañana.
La planeación formal refuerza el éxito, lo que puede llevar al fracaso.

13. El ambiente externo cambia constantemente
En un ambiente incierto, los gerentes quieren elaborar planes específicos, pero flexibles.
Los gerentes deben aceptar que la planeación es un proceso continuo. Los planes son como un mapa, pero
el destino cambia una y otra vez por obra de las condiciones dinámicas del mercado.
Deben estar dispuestos a cambiar derroteros si lo justifican las condiciones del ambiente.
también que es importante continuar las actividades de planeación incluso si el ambiente es muy inseguro,
con el fin de percibir cualquier efecto que tengan en el desempeño de la organización.
La persistencia en la planeación es lo que contribuye significativamente al mejoramiento del desempeño.
Los gerentes deben capacitar a sus empleados para que se fijen metas y elaboren planes, y luego deben
confiar en que van a hacerlo.
PLANEACIÓN EFICAZ EN ENTORNOS DINÁMICOS