2. PORTAFOLIO DE
ADMINISTRACION II
SHIRLEY NATALIA ARIAS RODRIGUEZ
CAMILA ALEJANDRA GOMEZ MOLINA
JUAN SEBASTIAN SANCHEZ
III SEMESTRE
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
DOC: LINA PAOLA VASQUEZ AVILA
PRIMER PERIODO 2015
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
3.
4.
5.
6. concepto de planeación e
importancia
CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN
La planeación equivale a trazar los planes para fijar dentro de ellos nuestra futura acción.
Para lograr la óptima planeación debemos conocer tres principios:
Ø Principio de la precisión. Aquí debemos desarrollar planes precisos, sin divagar.
Ø Principio de la flexibilidad. Debemos dar margen para posibles cambios.
Ø Principio de unidad. Todos los planes que se apliquen en una empresa o en tu propio trabajo deben estar coordinados
jerárquicamente hasta formar, al final, uno solo.
Munch Galindo y García Martínez: La planeación establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo.
Antes de emitir una definición de la planeación, se analizarán algunas, emitidas por los autores más reconocidos, con el fin
de obtener los elementos comunes a dicho concepto:
Burt K. Scanlan. Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos y cuenta con un
método de retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias.
Ernest Dale. Determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y de los pasos necesarios para alcanzarlos
a través de técnicas y procedimientos definidos.
George K. Terry. Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al
futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los
resultados deseados.
13. pasos en la planeación
1.Atención a las
oportunidades
2.Establecimientos
de objetivos
3.Desarrollo de
premisas
4.Determinación
de recursos
alternativos
5.Selección de un
cursos de acción
6.Formulación de
planes derivados
7.Traslado de planes
de cifras por medio
de los presupuestos
Coordinación de
planes a largo y
corto plazo
17. Artesanías Maguey S.A
CONSTITUCION LEGAL:
ESCRITURA DE CONSTITUCIÓN DE UNA SOCIEDAD ANÓNIMA
A los 01 días del mes de abril de 2015, comparecieron los señores (a) CAMILA
GOMEZ identificada con la cédula de ciudadanía número 1121.563.323, la señora
SHIRLEY ARIAS identificada con la cedula de ciudadanía número 1122.359.399 y el señora
JUAN SEBASTIAN SANCHEZ, identificado con cedula de ciudadanía numero
1121.596.333, todos de nacionalidad colombiana, mayores de edad y vecinos de
VILLAVICENCIO, los cuales manifestaron:
PRIMERA: Que comparecen (1) en el presente acto en las calidades siguientes,
crear y dar por formalizada la persona jurídica ARTESANÍAS MAGUEY Sociedad
Anónima, sociedad comercial domiciliada en Villavicencio, cuya representación
legal ejerce en calidad de gerente la señora CAMILA GOMEZ, la cual tendrá como
actividad principal la comercialización de artesanías de la región, y vinculación con
la cultura indígena WAYUU, la junta directiva de la empresa y cuyos miembros serán
los señores (a) SHIRLEY ARIAS Y SEBASTIAN SANCHEZ.
SEGUNDA: Que conforme se dejó indicado, los comparecientes CAMILA
GOMEZ,SEBASTIAN SANCHEZ Y SHIRLEY ARIAS y las personas jurídicas
representadas en este acto, han acordado asociarse entre sí para establecer una
empresa ARTESANAL destinada a la explotación DE TEJIDOS mediante la
constitución de una sociedad por acciones y, por ello, convenido los fundamentos
económicos y jurídicos del contrato social declaran constituida una sociedad
comercial de la especie anónima con la denominación social de ARTESANÍAS
MAGUEY la que se regirá por las normas constitutivas del contrato social y, en lo
no previsto en ellas, por las disposiciones legales que regulan el funcionamiento de
la sociedad anónima
Gerente: CAMILA ALEJANDRA GOMEZ MOLINA
Las personas designadas son mayores de edad y vecinas de esta ciudad
En acta de 7273, los socios fundadores acordaron fijar las remuneraciones
correspondientes al gerente y al revisor fiscal, para el período inicial, y los
honorarios de los miembros de la junta directiva para el mismo período.
18. Artesanías maguey
Misión
Visión
Empresa
Maguey es una empresa comprometida con la comercialización deartesaníaspara
todo tipo de cliente que innoven y sean accesibles, brindando un servicio
especializado para cada cliente, pero que a su vez resaltenuestra cultura wayuu,
contribuir al mejoramiento integral de la actividad artesanal mediante el rescate y la
preservación de los oficios y la tradición.
A esto le sumamos la importancia que le damos a la calidad tanto en nuestros
procesos como en nuestro grupo de trabajo para satisfacer con eficacia la
confianza que cada cliente deposita en nosotros y garantizar una razonable
rentabilidad además de contribuir con el desarrollo social del país.De manera que
asegure la sostenibilidad de la actividad artesanal y el bienestar de los artesanos
Para el año 2029 ser una empresa altamente demandada y reconocida
departamentalmente por nuestros exclusivos productos y resaltar nuestra cultura
indígena, porofrecerles a nuestros clientes artículos que cumplen los másestrictos
estándares de calidad, con proyección en elmercado nacional.
Ser capaces de seleccionar personas comprometidas para que sean parte de
nuestro personal, capacitarlos y formarlos como seres humanos que ofrezcan un
servicio amable y contribuyan al desarrollo local y regional y a la preservación de
los oficios y la tradición, con presencia en todo elpaís.
19. A corto plazo: Para el año 2017 pretendemos captar el interés de potenciales clientes, ofrecerles
productos de excelente calidad a precios asequibles y un amable servicio, con el fin de mostrar una
excelente imagen y tener reconocimiento a nivel municipal primordialmente por nuestra calidad y
economía.
A mediano plazo: En el 2022 poder establecernos oficialmente como una empresa innovadora que
rescata nuestra cultura indígena y que marca tendencias, en la que nuestros clientes depositen su
confianza por nuestros productos adquiriendo así el favoritismo de estos.
A largo plazo: Finalmente, para el 2029 posicionarnos como una empresa altamente demandada y
totalmente reconocida y competente con proyección nacional.
20. Valores corporativos
Puntualidad: a la hora de presentar proyectos o realizar entregas.
Creatividad: en el diseño, desarrollo, elaboración y comercialización de nuestros productos
Respeto: por la diferencia, por la personas, por las ideas, por los clientes, por la competencia.
Excelencia: en el ser y en el hace
Reglamento de orden y limpieza
1. Mantener limpio y ordenado el lugar de trabajo.
1. Recoger todo material que se encuentre “tirado” en el piso que pueda causar un accidente.
No fumar en lugares prohibidos, ni tirar las colillas o cigarros sin apagar
22. POLÍTICAS
1. Los estados e informes financieros se realizarán mensualmente con el fin de supervisar de cerca los egresos,
los ingresos, y la estabilidad y rentabilidad de la empresa como tal.
1. En el cumplimiento de nuestra Misión, observaremos permanentemente las siguientes aptitudes distintivas
para satisfacer nuestros clientes:
Amabilidad en el servicio y agilidad en los procesos
Innovación práctica y eficiencia en costos
Compromiso con las normas de calidad
Labor cooperativa y desarrollo integral de las personas
1. Maguey sólo aplicara descuentos del 30% en compras superiores a $150.000 o cuando los socios lo
determinen.
1. Se manejará una garantía de 6 meses en todos los productos, gracias a la cual se harán posibles los cambios
de artículos por daño.
1. Daremos descuentos exclusivos para clientes frecuentes mediante el sistema de tarjeta de puntos Maguey (1
Punto Maguey =$1000).
1. Cuando no sea posible la entrega de la factura al cliente, éste no tendrá la obligación de pagar el producto.
23. REGLAS
Reglamento de los empleados del almacén
1. Saludar al cliente y atenderlos siempre con una sonrisa.
1. Estar atentos de la entrada de los clientes para su rápido y eficaz asesoramiento.
1. Enseñar y promocionar los nuevos diseños.
1. Mantener dialogo con los clientes y hacerlos sentir cómodos y confiados.
1. Tratar siempre con amabilidad y respeto a los clientes que ingresen en el local.
1. En caso de que se presente alguna situación problemática entre compañeros es necesario seguir
ciertos conductos, en un orden predeterminado:
Intentar dialogar con los involucrados en esto para llegar a un acuerdo que favorezca ambas
partes.
En caso de persistir el enfrentamiento entre las dos o más partes, debemos iniciar un proceso que
consiste primeramente en comentar la situación al supervisor.
Luego de comunicar el caso y no poder solucionarlo, se convoca una reunión de directivas y
supervisores con el fin de establecer las medidas que se piensan tomar como medida de
aseguramiento.
1. Recordar: “El cliente siempre tiene la razón”.
27. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS EXISTENTES
Gerente
Nombre del
Empleado Camila Alejandra Gómez Molina
Nombre del Cargo Gerente
Área Administrativa Cargo Jefe Inmediato
Objetivo del Cargo
Función Básica: Dirigir y controlar el funcionamiento de la compañía,
crear estrategias para mantener y aumentar la rentabilidad de la
empresa.
Resumen del Cargo. Delega las funciones en la compañía y toma decisiones con respecto a los
negocios y contratos con terceros en relación con el objeto de la sociedad, también convoca y
preside las reuniones de la Junta Directiva. Es el representante legal de la compañía para todos
los actos judiciales y extrajudiciales
Funciones del Cargo
1. Ser la representación
legal de la empresa.
2. Estar al mando de
las sesiones de la Junta
Directiva que se realicen
para resolver problemas,
presentar avances,
informes, etc.
.
3. Dirigir y
delegar las labores
de la empresa.
4. Sugerir
métodos para
mejorar el
desempeño de la
empresa.
5. Entregar
informes cada seis
meses sobre la
situación actual
de la empresa
6. Apoyar y
guiar las
actividades de la
empresa, en fin
de lograr la
consecución de
los objetivos
planteados
28. Políticas
Saber (Conocimientos Técnicos y de Gestión)
-Conocimientos y experiencia técnica en Gestión Estratégica de Recursos Humanos, Reclutamiento y Selección de Personal, Inducción,
Análisis y Descripción de Cargos, Planes de Capacitación, Desarrollo de Carrera, Sucesión y Retiro, Evaluación de Desempeño, Estudios
de Cultura y Clima Organizacional, Estudios y Análisis de Seguridad e Higiene Ambiental, Salud Ocupacional y prevención de Accidentes
y Enfermedades Profesionales.
- Conocimientos y experiencia en Gestión, Dirección, Liderazgo, Conducción de Equipos Efectivos de Trabajo, Motivación y Desarrollo
de Personal, así como también conocimientos y capacidad para la Gestión de Proyectos.
- Conocimientos y experiencia técnica en Relaciones Laborales y conocimiento de técnicas de negociación y mediación sindical.
- Conocimientos y experiencia técnica en estudios estadísticos, formulación de indicadores y análisis de datos.
- Conocimiento y experiencia técnica profesional en Administración de Personal (Normativa laboral vigente que rige a la
Administración Pública y la específica del Organismo, Regímenes de Ascensos, Régimen Disciplinario y Liquidación de Haberes).
- Disposición a investigar y mantenerse actualizado en los conocimientos, conceptos, modelos, métodos, técnicas y herramientas
necesarios para la Gestión de Recursos Humanos.
- Conocimientos y experiencia en Informática a nivel usuario.
29. Departamento contable
Nombre del Empleado SHIRLEY Natalia Arias
Nombre del Cargo Contadora
Área Dpto. contable Cargo Jefe Inmediato Gerente
Objetivo del Cargo Tener registrado cada movimiento de la empresa los ingresos egresos utilidades etc.
Resumen del Cargo : Se encarga de la obtención de fondos y del suministro del capital necesario que se utiliza en el funcionamiento de la empresa y
de la creación de los inventarios, costos, registros, balances, estados financieros y las estadísticas empresariales
Funciones del Cargo
1. Creación de la planeación financiera
de la empresa.
2. Mantener las relaciones financieras de
la empresa. 1. Obtención de recursos.
2. Creación de inversiones.
1. Obtener los diferentes
estados financieros de la
empresa.
2. Realizar los balances
económicos de la
empresa.
30. Políticas
- Análisis de problemas
- Aprendizaje operativo
- Enfoque de resultados
- Pensamiento estratégico
- Toma de decisiones
- Trabajo en equipo
- Manejar el sistema información
integral de la administración para la
ejecución de reportes financieros
DEPARTAMENTO CONTABLE
31. Departamento de mercadeo
Nombre del Empleado Juan Sebastián
Nombre del Cargo Mantenimiento de la pagina
Área Dpto. de mercadeo Cargo Jefe Inmediato Gerente
Objetivo del Cargo Reunir los factores y hechos que influyen en el mercado para crear lo que el consumidor quiere, desea y necesita
Resumen del Cargo. Distribuyendo su producto de tal forma que esté a su disposición en el momento oportuno, en la forma y cantidad correctas, en el lugar
preciso y al precio adecuado.
Funciones del Cargo
1. Creación de campañas de Marketing.
2. Investigación de mercados para
introducir el producto.
3. Planeación y Desarrollo del
Producto.
4. Creación de Promociones
para la venta de productos.
5.Establecimiento de canales
de Distribución.
6. Creación de Campañas
publicitarias.
32. DEPARTAMENTO DE VENTA
Nombre del Empleado Gina
Nombre del Cargo Vendedora
Área Dpto. ventas Cargo Jefe Inmediato Gerente
Objetivo del Cargo
Retener a los clientes actuales, captar nuevos clientes, lograr determinados volúmenes de venta, mantener o mejorar la
participación en el mercado, generar una determinada utilidad o beneficio, entre otros.
Resumen del Cargo Responsable del asesoramiento al cliente, utilizándolos medios y las técnicas a su alcance para conseguir que este cliente adquiera el
producto y servicio ofrecido
Funciones del Cargo
1) Establecer un nexo entre el cliente y la
empresa.
2. contribuir a la solución de problemas
3. administrar su territorio o zona
de ventas.
4. integrarse a las actividades de
mercadotecnia de la empresa
que representa.
33. Políticas
1. Es claro y ordenado
2. Se adapta al cliente
3. Utiliza un lenguaje de fácil comprensión para el
interlocutor
4. Muestra competencia
5. Hace participar al cliente
6. No exalta demasiado
7. No solo habla de las ventajas
9. No presiona
DEPARTAMENTO DE VENTA
35. SALIDA DE BAÑO
Material:
Hilos wayuu
Estilos: lisas, bordadas
en relieve, con rombos,
flecos, diferentes colores
llamativos para todo tipo
de mujer.
Precio: $110.000
Hamacas
Las hamacas se elaboran
manualmente se tejen
por separado tiene
flecos y franjas largas.
Está elaborada de tejido
lastico y tiene diferente
figuras entre más
complejas las figuras
adquieren
más valor la pieza.
Precio:$ 500.000
36. BOLSOS
GRANDES: ANCHO DE LA
COLGADERA: 6.0CM
PERIMETRO: 72 CM,
DIAMETRO 32 CM Y DE ALTURA 36 CM
La mochila wayuu son de corte
circular
y su tejido es compacto. Cada bolso lo
elabora una mujer
con su diseño propio y al inferior llevara
el nombre de la persona que lo realizo.
Precio: $ 200.000
42. Estrategias
A corto plazo
Para nuestro objetivo a corto plazo de captar el interés de
potenciales clientes y ofrecerles productos de excelente calidad y
un amable servicio, de mostrar además una excelente imagen y
tener reconocimiento a nivel municipal primordialmente por
nuestra calidad y economía, logramos establecer un plan
estratégico que garantice el eficaz cumplimiento de estas metas.
1. Como mencionamos anteriormente es importante captar el
interés de potenciales clientes en esta primera etapa de
nuestra empresa, por lo que tras realizar un estudio a la
población logramos determinar cuáles son los aspectos a
tener en cuenta en nuestra campaña publicitaria y
escogimos un nombre, un logo y un eslogan que lograrán
respaldar nuestro plan de trabajo.
1. Es indispensable manejar materiales que cumplan con los
más altos estándares de calidad para garantizar a
nuestros clientes la durabilidad de sus artículos, adicional
a esto ofreceremos garantías de hasta 6 meses por daño
en estos, con el fin de irradiar la confianza que nuestros
clientes buscan al comprar.
1. Capacitaremos a nuestro personal, tenga o no contacto
directo con el cliente, para que deje de ser un empleado
más y se convierta en un ser integral que aporte a la
sociedad.
1. Con el fin de asegurar nuestra clientela, lanzaremos al
mercado artesanías que sean llamativas y despierten el
interés, no solo por su exclusivo diseño y su calidad, sino
por su cómodo precio, y las facilidades de pago que
ofrecemos (tarjetas de débito y crédito, cheques
posfechados, plan separe, efectivo…)
Contaremos además con un sistema de puntos Maguey(1
Punto maguey=$1000) que le permitirá a nuestros clientes
frecuentes acumularlos en cada compra y redimirlos en
cualquier momento por descuentos en cualquier producto de
su interés.
43. A MEDIANO PLAZO
Como ya lo expusimos nuestro objetivo a mediano plazo es poder establecernos
oficialmente como una empresa innovadora que resalte nuestra cultura wayuu y
que marque tendencias, además, una empresa en la que nuestros clientes
depositen su confianza por nuestros productos adquiriendo así el favoritismo de
estos; siendo así, nos permitimos disponer de las estrategias inicialmente
utilizadas y reutilizarlas, pero además intentaremos implementar unas nuevas
como lo son:
1. Por motivo de cambio de colección y de fechas especiales, les ofreceremos a
nuestros clientes constantes descuentos en algunas de los artículos
exhibidos, con el fin de asegurar el favoritismo de los clientes de este
mercado.
1. Optar por una estricta y constante supervisión en cada una de las áreas de
la empresa con el fin de identificar las falencias que se puedan estar sufriendo
y corregirlas a tiempo, para mitigar el daño que puedan causar.
1. Nuestra sede principal estará localizada en la ciudad de Villavicencio en el
centro comercial villa centro local 103, con la garantía de que nuestros
productos son 100% originales traídos de la guajira y cada bolso a preferencia
del cliente tendrá el nombre del artesano.
44. A largo plazo
Según nuestros objetivos previamente estudiados y finalmente establecidos
como empresariales, es primordial poder posicionarnos como una empresa
altamente demandada y totalmente reconocida y competente con
proyección nacional; las estrategias a usar son:
Continuar con las supervisiones periódicas para ejercer total control en el
estudio de resultados y en la toma de decisiones.
Establecer sociedades temporales con empresas nacionales de alto
reconocimiento, y realizar eventos de promoción.
50. OBJETIVOS
GUIA PARA LA TOMA DE
DECISIONES
GUIA PARA LA EFICIENCIA DE
LA ORGANIZACION
GUIA PARA LA
COHERENCIA
PARA UNA
ORGANIZACION
GUIA PARA LA
EVALUACION DE
DESEMPEÑO
LARGO
PLAZO
MEDIANO
PLAZO
CORTO PLAZO
CLARIDAD FLEXIBILIDAD
MEDIBLE O
MESURABLE
MOTIVADOR
REALISTA
51. Es un conjunto de acciones
anticipadamente cuyo
objetivo es alinear los recursos
y potencialidades de una
empresa para el logro de sus
metas y objetivos de
expansión y crecimiento.
Tipos de
estrategias
ESTRATEGIAS DE I+D
Y TECNOLOGIAS
ESTRATEGIAS
DE MARKETING
Dirigida a
generar
productos y
servicios que
satisfagan la
necesidad de
los clientes.
52. POLITICAS
SON CRITERIOS
OBSERVA EN LA TOMA
DE DECISIONES
PROBLEMAS QUE SE
REPITEN UNA Y OTRA
VEZ
PUEDEN SER
EXTERNAS
CONSULTADAS
FORMULADAS
IMPLICITAS
FACILITA LA
DELEGACION DE
AUTORIDAD
EVITA PERDIDA DE TIEMPO A
LOS SUPERVISORES
FACILITAN LA
INDUCCION DEL
NUEVO PERSONAL
CONTRIBUYEN A
LOGRAR LOS
OBJETIVOS DE LA
EMPRESA
MOTIVA Y ESTIMULA EL
PERSONAL
PROPORCIONAN
UNIFORMIDAD Y
ESTABILIDAD EN
LAS DECISIONES
53. Identificar y determinar las
actividades comprendidas
Ordenar
cronológicamente la
organización de las
actividades
Interrelacionar las
actividades, es decir
que actividad debe
relacionarse antes
que la otra
Asignar a cada actividad la
unidad de tiempo de
duración, así como los
recursos necesarios
Suministrar información e
indican el estado de
avance de actividades
Mantienen en orden las
actividades sirviendo
como herramienta de
control
Disminuyen los
costos
54. Es un plan
de acción dirigido a
cumplir una meta
prevista
debe cumplirse en
determinado tiempo y bajo
ciertas condicione
se aplica a cada
centro de
responsabilidad de la
organización.
La principal función de los
presupuestos se relaciona con
el Control financiero de la
organización.
Los presupuestos
pueden desempeñar
tanto roles preventivos
como correctivos dentro
de la organización.
Los presupuestos son
importantes porque
ayudan a minimizar
el riesgo en
las operaciones de la
organización.
Sirven como
mecanismo para la
revisión
de políticas y estrategi
as de la empresa y
direccionarlas hacia lo
que verdaderamente
se busca.
Controlar el manejo
de ingresos y egresos de
la empresa.
C
A
S
I
F
I
C
A
C
C
I
O
N
Según la flexibilidad
Según el periodo de tiempo
que cubren,
Según el campo de
aplicabilidad de la
empresa
Los presupuestos sirven
como medios de comunicació
n entre unidades a
55.
56.
57. son un mecanismo que
permiten teniendo en
cuenta el mañana, cambiar
el hoy y así lograr resultados
verdaderamente efectivos
que son consecuencia de
hechos actuales que se
vislumbran como resultados
esperados.
Ensayar su posible
impacto (positivo-
negativo
Identificar
las
megatendencias
pertinentes
Identificar las
oportunidades y
amenazas para la
institución
Identificar iniciativas
estratégicas que se
desprenden del
análisis.
58. ES UNA HERRAMIENTA QUE
PERMITE A LOS ESTRATEGAS
EVALUAR LAS ESTRATEGIAS
INTERNATIVAS EN FORMA
OBJETIVA
CON BASE EN LOS FACTORES
CRITICOS PARA EL ÉXITO,
INTERNO Y EXTERNO
IDENTIFICADOS CON
ANTERIORIDAD
Hay que Hacer una lista
de las debilidades
Asignar clasificación
a cada factor interno
y externo clave.
Deben ser idénticas a
las matrices EFE y EFI.
Q
u
e
e
s
Analizar las matrices del
paso 2 e identificar a las
estrategias alternativas que
la organización proyecte
llevar acabo
Comoseelabora
59. Corrección de fallas y
errores
El control debe detectar e
indicar errores actuales y
hacia el futuro planeación,
organización o dirección.
Facilitar la delegación y el
trabajo en equipo
Crear mejor
calidad
Control de los tiempos
de producción
retroalimentación preliminarconcurrente
hacer
planear y
organizar
evaluarorganizar