a) Numérica Esta ordenación utiliza un código numérico formado por letras y números, por lo que corresponde a un sistema de identificación numérica.

2. 1.Características que ha de cumplir un sistema d'identificación
de Historias Clíniques.
2. Esquema posibles maneras d'dentificar una HC.
3. Què és el NHC.
4. Etapes per obrir i identidicar un expedient clínic.
5. Etiquetes de localització.
6. Dimensions dels sobres. Informació que poden presentar.

3. 1. Com es mesura l'espai per col locar els expedients.·
2. Concepte d'ordenació i classificació.
3. Esquema dels possibles sistemes d'ordenació i
classificació d'HC.
4.En què consisteix la classificació numèrica.

4. 1. En què consisteix el prèstec de la documentació clínica.
2. A quines persones es fa prèstec.
3. Esquema del procediment per efectuar un prèstec d'HC.
4.Què ha de saber el Servei de Documentació respecte a
una HC que presta.
5. Circuits del prèstec: Esquema de posibles sol licitants.·
6. Control de la documentació prestada.

5. La recepción de la documentación conlleva una serie de
procedimientos que debe realizar el archivo y que incluyen
la apertura e identificación de la HC.

6. ¿CÓMO SE IDENTIFICA LA HC?
Consiste en asignarle un elemento que permita relacionarla
de forma directa con el paciente y distinguirla de otras.
La documentación relacionada con el usuario será marcada
con este mismo identificador y pasará a formar parte de su
expediente individual.

7. EL IDENTIFICADOR PUEDE SER :
-Una palabra
-Un número
-Una fecha
O una combinación de estos. También se
pueden identificar con colores, signos y
dibujos.
EL IDENTIFICADOR HA DE SER:
-ÚNICO
-DE LA MISMA FORMA

8. Localización de los archivos clínicos
Los archivos clínicos suelen ser locales situados
dentro del edificio del centro sanitario
Deben ubicarse en una zona accesible y con
buenas comunicaciones con las diferentes
dependencias del centro para facilitar la labor de
reparto y recogida de expedientes clínicos

9. Zonas tranquilas
Condiciones estructurales que no supongan un
peligro para la conservación de los documentos
Inmueble de uso exclusivo para archivo
Acondicionamiento adecuado
Planta de forma regular para su mejor
aprovechamiento
Zonas alejadas de áreas peligrosas e instalaciones
con riesgo de incendio o inundación

10. Están determinados por la finalidad del servicio.
Tienen que garantizar la custodia de la
documentación y facilitar su tratamiento y préstamo
de los expedientes.

11. Las dimensiones vienen determinadas por el
volumen de documentación existente y el índice de
crecimiento previsible en un plazo prudencial que
puede estimarse en 5 años en función del ciclo vital
de la documentación clínica

12. Las zonas de colocación deben ser (señala la
falsa):
◦a)Inmuebles de uso exclusivo para el archivo
◦b)Zonas tranquilas
◦c)Zonas con riesgo de incendio y inundaciones
◦d)Zonas con un acondicionamiento adecuado

13. Se deberá asignar un elemento identificador que
permita relacionar la HC de forma directa con el
paciente y distinguirla de otras.
UN IDENTIFICADOR PUEDE SER:
Una palabra
Un número
Una fecha
(o la combinación de todas)
Otros: colores, signos, dibujos.

14. QUIEN SE ENCARGA?
UDC y archivos.
Son los responsables de fijar un método u otro.
TIPOS DE IDENTIFICADORES:
El identificador debe ser único, y se mantendrá
constante para toda la documentación generada en
los futuros procesos
Finalidad: Permitir el acceso directo al expediente

15. La NHC es el identificador utilizado para marcar las
HC hospitalarias. Es un número secuencial que
proporciona el ordenador en el momento en el que
el paciente acude por primera vez al centro a
recibir asistencia.

16. Un número secuencial que proporcione el sistema
informático del centro
Datos personales del paciente:
◦Nombre y apellidos
◦DNI
◦Número de seguridad social
◦Número de la tarjeta sanitaria
◦Fecha de nacimiento
Fecha de atención al usuario
Un número creado a partir de la fecha de nacimiento del paciente
Una combinación de los anteriores

17. Identificar una HC consiste en asignarle
un elemento que permita relacionarla de
forma directa con el paciente y distinguirla
de otras generadas en el mismo hospital.

18. Puede ser una palabra, un número, fecha o una
combinación de los anteriores.
Ha de ser único no podrá asignarse el mismo→
identificador a expedientes de diferentes pacientes, ni
varios al mismo paciente.
Se asigna en el primer contacto del usuario con el centro, y
se mantiene.

19. Número secuencial que proporcione el sistema
informático → número de historia clínica
Datos personales del paciente
Fecha de atención al usuario
Número creado a partir de la fecha de nacimiento
Combinación de los anteriores

20. → Al disponer de sistema informático, se emiten etiquetas
que luego se pegan en los sobres.
→ Los datos varían según la organización interna de cada
archivo.
→ Los datos deben identificar al paciente para que no pueda
ser confundido con otro de características parecidas.
→ NHC, nombre y apellidos, fecha de nacimiento, DNI, etc.

21. -Se emitirán tantas etiquetas como sobres contenedores haya
sobre un mismo paciente.
-Si el historial del paciente es muy voluminoso y tiene más de
un sobre todos deben tener la misma etiqueta y estar
numerados en volúmenes
-En el caso de que la iconografía se guarde en sobres
separados de los que incorporan los documentos clínicos
deben etiquetarse por igual
-El tamaño de la letra de la etiqueta debe ser grande para ser
comprensible para el personal del archivo
-Si los caracteres deben hacerse a mano se deberán realizar
grandes e inequívocos evitándose los errores de
transcripción

22. También se pueden realizar etiquetas de localización para
reducir errores al archivar en la HC
En estos casos se usan etiquetas de colores asociando un
color del 0 al 9
Los colores los decide cada centro pero se deben
diferenciar sin problema
Las etiquetas se deben pegarse en los laterales del sobre
El sobre debe quedar orientado hacia el exterior de la
estantería
Si hay alguna HC esta en mal lugar podrá ser detectada
por los colores de la etiqueta

23. Dimensiones de los sobres:
Si se las iconografias y documentos se archivan juntas , el
sobre será aproximadamente de 58x38 cm.
Si se las iconografias se archivan por separado, el sobre
puede ser de aproximadamente de 58x38 cm para las
imágenes y de 35x25 cm para el resto de documentos.

24. Información que presentan:
◦El diseño del sobre es propio de cada centro.
◦Deben de llevar visible el nombre del hospital.
◦Tiene que disponer de un espacio para escribir los datos del
paciente, numero de volumen y los avisos de confidencialidad.

25. El diseño del sobre es propio de cada centro; como mínimo
debe llevar bien visible el nombre del hospital y ha de
disponer de un espacio para escribir los datos
administrativos referentes al paciente, el número de
volumen y los avisos de confidencialidad de los datos, como
por ejemplo “Esta documentación no debe salir de
hospital”.

27.  Los archivos clínicos suelen ser locales situados
dentro del edificio del centro sanitario
 Deben ubicarse en una zona accesible y con
buenas comunicaciones con las diferentes
dependencias del centro para facilitar la labor de
reparto y recogida de expedientes clínicos

28.  Zonas tranquilas
 Condiciones estructurales que no supongan un
peligro para la conservación de los documentos
 Inmueble de uso exclusivo para archivo
 Acondicionamiento adecuado
 Planta de forma regular para su mejor
aprovechamiento
 Zonas alejadas de áreas peligrosas e
instalaciones con riesgo de incendio o inundación

29.  Están determinados por la finalidad del servicio.
 Tienen que garantizar la custodia de la
documentación y facilitar su tratamiento y
préstamo de los expedientes.

30.  Las dimensiones vienen determinadas por el
volumen de documentación existente y el índice
de crecimiento previsible en un plazo prudencial
que puede estimarse en 5 años en función del
ciclo vital de la documentación clínica

31.  Las zonas de colocación deben ser (señala la
falsa):
◦ a)Inmuebles de uso exclusivo para el archivo
◦ b)Zonas tranquilas
◦ c)Zonas con riesgo de incendio y inundaciones
◦ d)Zonas con un acondicionamiento adecuado

32. ·Ordenación: Podemos ordenar las HC utilizando
características, obtenemos una lista que nos
permite encontrarlas rápidamente sin necesidad de
consultarla completamente, de forma lineal y
unidimensional.
Importa el orden a la hora de ordenar.
Ej. Alfabéticamente, número de HC, DNI ...

36. ● Que sistema de identificación pertenece esta
ordenación “ARPE 0 670121”:
a) Numérica
b) Alfanumérica
c) Alfabética
d) Cronológica

37. CONSULTAS EXTERNAS
Visita programada
Visitas no programadas

38. Visitas no programadas
Tipos de paciente: Pacientes sin cita previa que acuden a una consulta externa.
Solicitante: Distintas consultas externas del centro hospitalario.
Tipo de documentación: HC.
Cantidad: Entre 50 y 60 diarias.
Solicitud de la documentación: Las HC se tramitan al archivo directamente.
Organización del trabajo en el archivo: El archivo debe buscar un sistema
intermedio entre la programación y la urgencia que no distorsione el trabajo.

39. O también llamada dígito terminal

40. Se identifican a partir de un número,
normalmente asignado de forma secuencial
por el sistema informático del hospital.

41. Se organizan en el depósito dividiendo el área para
archivado en tantos espacios como dígitos se
hayan escogido para clasificar.

42. Se clasifican en forma numérica, según los dígitos
terminales se pueden agrupar por:
−Decenas (doble dígito terminal)
−Centenas (triple dígito terminal)
−Millares (cuarto dígito terminal)

43. Se tienen en cuenta los dos últimos dígitos.
Se divide el espacio de archivado en 100
secciones, del 00 al 99.
Ejemplo:
La HC número 243696 deberá archivarse en el armario etiquetado con el número 96.

44. Se tienen en cuenta los tres últimos dígitos.
Se divide el espacio en 1000 secciones, del 000
al 999.
Cada armario archivador contiene varias
terminaciones.
Ejemplo: de la 000 a la 010.

45. 
Cuando las estanterías están muy llenas y se
traspasan historias al pasivo también se vacía
de forma aleatoria.

Se suelen utilizar etiquetas de colores asociadas
a los números del 0 al 9.
Permite:
−Que las estanterías se llenen aleatoriamente
−Que el depósito vaya creciendo de forma equilibrada.

46. Inconvenientes:
Se necesita gran espacio para distribuir los dígitos
Debe planificarse de tal forma que no ocupe más del 75% del
espacio.

47. ● Que sistema de identificación pertenece esta
ordenación “ARPE 0 670121”:
a) Numérica
b) Alfanumérica
c) Alfabética
d) Cronológica