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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
CÓDIGO: PE.GI.P-01
VERSIÓN: 01
FECHA DE APROBACIÓN:
15/02/2012
GESTIÓN ESTRATÉGICA Copia
controlada:
Copia no
controlada:
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Este documento está bajo el control de la organización BIOCONCIENTES LTDA. Prohibida su
copia y reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de sus creadores.”
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BIOCONCIENTES
PROCEDIMIENTO DE
CONTROL DE
DOCUMENTOS Y
REGISTROS
BIOCONCIENTES
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2
BIOCONCIENTES
TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS
Versión número: Cambios realizados: Fecha:
Dependencia del
responsable:
Reviso: Aprobó:
TABLA DE CONTROL DE DOCUMENTOS
Elaborado por: Cargo: Fecha: Firma:
Revisado por: Cargo: Fecha: Firma:
Aprobado por: Cargo: Fecha: Firma:
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BIOCONCIENTES
TABLA DE CONTENIDO
PAG
1. OBJETIVO .............................................................................................4
2. ALCANCE...............................................................................................4
3. RESPONSABLE......................................................................................4
4. TERMINOLOGÍA....................................................................................4
5. CONDICIONES GENERALES..................................................................6
6. FLUJOGRAMA .......................................................................................7
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
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copia y reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de sus creadores.”
4
BIOCONCIENTES
1. OBJETIVO
Establecer la metodología adecuada para controlar y administrar la documentación
y registros de BIOCONCIENTES LTDA., definiendo los requisitos para elaborar,
aprobar, divulgar, modificar, revisar, actualizar, almacenar, proteger y el adecuado
diligenciamiento de los documentos y registros, para optimizar procedimientos y
garantizar la mejora continua de nuestros procesos.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad
de la organización.
3. RESPONSABLE
Coordinador HSEQ
4. TERMINOLOGÍA
ACTUALIZACIÓN: Cambios que se efectúan cuando el documento se encuentra
vigente. Se requiere previa aprobación para la modificación. Estos ajustes al
documento requieren cambios de versión.
ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS: Conjunto de actividades orientadas a
elaborar, codificar, revisar, aprobar, distribuir, divulgar, modificar y consultar los
documentos del Sistema de Gestión de Calidad de la Organización.
APROBACIÓN: Verificación de que la información documentada es adecuada y
corresponde con la política, objetivos o requisitos de calidad y constituye la
autorización para continuar o iniciar su aplicación.
CARACTERIZACION DE PROCESOS: Identificación y descripción detallada de todos
los factores que intervienen en un proceso.
CONTROL: Conjunto de actividades que comprende la revisión, aprobación,
emisión distribución y cambios de cada uno de los documentos del Sistema de
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Copia no
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BIOCONCIENTES
Gestión de Calidad, con la finalidad de estar en conformidad con los planes
adoptados y localizar puntos débiles o desviaciones para rectificarlos y evitar que
se traduzcan en errores.
COPIA CONTROLADA: Copia de un documento sometido a revisión, de manera que
se controle el número de copias existentes y su distribución es efectuada mediante
un formato de entrega de copias.
COPIA NO CONTROLADA: Documento en el cual se tiene control sobre su versión y
su adecuado diligenciamiento, pero no sobre el número de copias al cual pueda ser
sometido.
DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Se refiere a los procesos que se deben
aplicar una vez vencidos los términos en los archivos de gestión y central.
DIFUSIÓN: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer la
información del sistema.
DOCUMENTO: Información y su medio de soporte.
Ejemplo: Formato, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe,
norma.
DOCUMENTO OBSOLETO: Es aquel documento que derivado de un cambio o de su
eliminación, pierde su vigencia. El cambio de un documento obsoleto implica un
cambio en el No. de versión y en la fecha de emisión.
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Actividad mediante la cual, la documentación
interna o externa es entregada a los interesados y/o responsables.
DOCUMENTO INTERNO: Son todos los documentos elaborados por la Organización
y que son requeridos por la organización para asegurar la planeación, operación y
control de sus procesos.
DOCUMENTO EXTERNO: Documentos elaborados por otras entidades y que
marcan directrices para la realización de las funciones.
EVIDENCIA: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
FORMATO: Documento empleado para registrar la información necesaria para la
realización de un proceso o actividad.
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6
BIOCONCIENTES
PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan
para generar un valor y las cuales transforman entradas en resultados
REGISTRO: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades
efectuadas o de los resultados alcanzados.
REVISIÓN: Verificación de que lo que está escrito corresponde con la realidad o
con condiciones previstas o planificadas.
5. CONDICIONES GENERALES
 Todos los documentos de la organización se realizaran bajo las condiciones
establecidas en el Manual de Estandarización de Documentos – PE.GE.M-01
 Todos los documentos externos que sean necesarios para el funcionamiento
de la organización y su SGC, debe estar controlado por el Coordinador HSEQ
y estarán almacenados en su archivo interno. Su divulgación se realizará a
través de la intranet, para la consulta de los funcionarios de la organización.
 Todos los formatos de manejo interno de la organización tendrán la opción
de ser impresos en papel reutilizable con la precaución de que en lado ya
utilizado se tracen 2 líneas diagonales con un esfero negro.
Nota: El papel reutilizable solo podrá ser usado para impresión de Formatos.
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controlada:
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BIOCONCIENTES
6. FLUJOGRAMA
INICIO
1. Identificar la necesidad de
elaborar, modificar o eliminar
un documento o registro.
2. Solicitar la elaboración,
modificación o eliminación de
un documento o registro.
3. Revisar la solicitud de
elaboración, modificación o
eliminación de documento o
registro.
4. ¿La solicitud fue
aprobada?
5. Dar respuesta al solicitante o
solicitantes.
No
6. Realizar la elaboración,
modificación o eliminación
de los documentos o
registros.
7. Actualizar el Listado
Maestro de Documentos y
registros.
8. Aprobar los documentos
o registros.
10. Divulgar toda
elaboración, modificación o
eliminación de los
documentos.
12. Almacenar y proteger
los documentos y registros.
FIN
Si
FIN
11. Administrar y gestionar
adecuadamente los
documentos y registros.
9. ¿Fue Aprobado el
Documento?
Si
No
6
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controlada:
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BIOCONCIENTES
I
T
E
M
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
RESPONSA
BLE
DOCUMEN
TOS DE
APOYO
INICIO
1
Identificar la
necesidad de
elaborar,
modificar o
eliminar un
documento o
registro.
Todos los funcionarios involucrados
en el SGC, en el desarrollo de sus
funciones y en busca de la mejora
continúa de los procesos, identifica
la necesidad de elaborar, modificar
o eliminar un documento o registró
que pertenezca al SGC de la
organización.
Todos los
funcionarios
.
N/A
2
Solicitar la
elaboración,
modificación o
eliminación de
un documento
o registro.
Las solicitudes para la elaboración,
modificación o eliminación de los
documentos, deben ser enviadas al
Coordinador HSEQ por correo
electrónico, por la persona o
personas que intervienen en el
proceso, exponiendo las razones,
necesidades y diligenciando el
formato PE.GE.F-01 “Solicitud de
elaboración, modificación o
eliminación de documentos y
registros”.
Directores
de Procesos.
PE.GE.F-01
“Solicitud
de
elaboració
n,
modificació
n o
eliminación
de
documento
s y
registros”.
3
Revisar la
solicitud de
elaboración,
modificación o
eliminación de
documento o
registro.
El Coordinador HSEQ, en un periodo
no mayor a 3 días hábiles, dará
respuesta a la solicitud por correo
electrónico, con su justificación
correspondiente.
Coordinador
HSEQ.
N/A
4
¿La solicitud
fue aprobada?
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DOCUMENTOS Y REGISTROS
CÓDIGO: PE.GI.P-01
VERSIÓN: 01
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controlada:
Copia no
controlada:
x
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BIOCONCIENTES
I
T
E
M
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
RESPONSA
BLE
DOCUMEN
TOS DE
APOYO
5
NO: Dar
respuesta al
solicitante o
solicitantes.
De no ser aprobada la solicitud, el
Coordinador HSEQ expone que no
hay razones justificables para la
elaboración, modificación o
eliminación del documento y
registro, esto se comunicará por
correo electrónico al solicitante o
solicitantes. ESTA ACTIVIDAD VA A
FIN.
Coordinador
HSEQ.
N/A
6
SI: Realizar la
elaboración,
modificación o
eliminación de
los
documentos o
registros.
EN CASO DE ELABORAR O
MODIFICAR: Citar a reunión al
funcionario o funcionarios
solicitantes y su jefe directo para
iniciar la elaboración y modificación
del documento y registro. Se
actualiza la tabla de control de
cambios del documento o registro.
Coordinador
HSEQ,
Director del
proceso
solicitante, y
funcionarios
involucrados
.
PE.GE.M-
01 Manual
de
Estandariz
ación.
EN CASO DE ELIMINAR: El
Coordinador HSEQ eliminará el
acceso del documento o registro de
la intranét,
7
Actualizar el
Listado
Maestro de
Documentos y
registros.
El Coordinador HSEQ, realizará los
cambios correspondientes en el
listado maestro de documentos
teniendo en cuenta la necesidad:
Elaboración: Se incluye el nuevo
documento diligenciando los
espacios del formato del listado
maestro. Modificación: Se cambia la
versión y la fecha de vigencia en el
listado maestro y se diligencia el
campo de observaciones.
Eliminación: Se cambia el estado del
documento o registro en el listado
maestro por el de documento
obsoleto y se diligencia el campo de
Coordinador
HSEQ.
Código.
Listado
maestro de
Document
os y
Registros.
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DOCUMENTOS Y REGISTROS
CÓDIGO: PE.GI.P-01
VERSIÓN: 01
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controlada:
Copia no
controlada:
x
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10
BIOCONCIENTES
I
T
E
M
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
RESPONSA
BLE
DOCUMEN
TOS DE
APOYO
observaciones.
8
Aprobar los
documentos o
registros.
El Coordinador HSEQ entregará una
copia impresa del documento o
registro al Director del proceso
solicitante para que en un periodo
no mayor a 5 días, de su firma de
aprobación en el espacio de Tabla
de Control de Documentos y lo
devuelva al Coordinador HSEQ para
ser almacenado en su respectivo
archivo.
Coordinador
HSEQ,
Director del
Proceso
Solicitante.
N/A
9
¿Fue
aprobado el
documento?
NO: Volver a
la actividad
No. 6
1
0
Divulgar toda
elaboración,
modificación o
eliminación de
los
documentos.
Divulgar toda elaboración,
modificación o eliminación de los
documentos o registros en la
intranet y correo electrónico interno
de todo el personal involucrado con
el SGC. El Director de cada proceso
decidirá cuando es necesario
realizar capacitaciones informativas
referentes a los cambios en los
documentos y registros.
Coordinador
HSEQ,
Directores
de Cada
Proceso.
PE.GA.F-01
Formato
de
Capacitacio
nes y
Asistencia.
1
1
Administrar y
gestionar
adecuadamen
te los
documentos y
registros.
Los documentos y registros que
sean diligenciados deberán cumplir
las siguientes condiciones.
Todos los
funcionarios
.
Norma ISO
9001:2008
,
PE.GE.M-
01 Manual
de
Estandariz
ación
Deben ser legibles
Deben ser fácilmente identificables
Deben tener una reacción
coherente.
No deben tener enmendaduras ni
tachones
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DOCUMENTOS Y REGISTROS
CÓDIGO: PE.GI.P-01
VERSIÓN: 01
FECHA DE APROBACIÓN:
15/02/2012
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controlada:
Copia no
controlada:
x
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BIOCONCIENTES
I
T
E
M
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
RESPONSA
BLE
DOCUMEN
TOS DE
APOYO
Se debe prevenir el uso de
documentos obsoletos teniendo en
cuenta su versión.
Para diligenciar los formatos
digitales se debe escribir en el
mismo tipo de letra y tamaño que
tenga el formato.
1
2
Almacenar y
proteger los
documentos y
registros
Los documentos y registros del SGC
que se encuentren en formato
digital en archivos editables, estarán
bajo la responsabilidad del
Coordinador HSEQ. Los documentos
en formato digital protegidos,
estarán publicados en la intranet de
la organización solo para consulta,
los registros digitales protegidos
tendrán permisos de impresión. Los
documentos impresos del SGC, se
encontraran almacenados en un
archivo bajo la custodia del
Coordinador HSEQ. Cada proceso
tendrá una copia controlada según
su necesidad ya sea Procedimiento,
Manuales e Instructivos, emitida por
el coordinador HSEQ al responsable
de cada proceso. Los registros
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Todos los
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  • 2. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS CÓDIGO: PE.GI.P-01 VERSIÓN: 01 FECHA DE APROBACIÓN: 15/02/2012 GESTIÓN ESTRATÉGICA Copia controlada: Copia no controlada: x Este documento está bajo el control de la organización BIOCONCIENTES LTDA. Prohibida su copia y reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de sus creadores.” 2 BIOCONCIENTES TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS Versión número: Cambios realizados: Fecha: Dependencia del responsable: Reviso: Aprobó: TABLA DE CONTROL DE DOCUMENTOS Elaborado por: Cargo: Fecha: Firma: Revisado por: Cargo: Fecha: Firma: Aprobado por: Cargo: Fecha: Firma:
  • 3. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS CÓDIGO: PE.GI.P-01 VERSIÓN: 01 FECHA DE APROBACIÓN: 15/02/2012 GESTIÓN ESTRATÉGICA Copia controlada: Copia no controlada: x Este documento está bajo el control de la organización BIOCONCIENTES LTDA. Prohibida su copia y reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de sus creadores.” 3 BIOCONCIENTES TABLA DE CONTENIDO PAG 1. OBJETIVO .............................................................................................4 2. ALCANCE...............................................................................................4 3. RESPONSABLE......................................................................................4 4. TERMINOLOGÍA....................................................................................4 5. CONDICIONES GENERALES..................................................................6 6. FLUJOGRAMA .......................................................................................7
  • 4. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS CÓDIGO: PE.GI.P-01 VERSIÓN: 01 FECHA DE APROBACIÓN: 15/02/2012 GESTIÓN ESTRATÉGICA Copia controlada: Copia no controlada: x Este documento está bajo el control de la organización BIOCONCIENTES LTDA. Prohibida su copia y reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de sus creadores.” 4 BIOCONCIENTES 1. OBJETIVO Establecer la metodología adecuada para controlar y administrar la documentación y registros de BIOCONCIENTES LTDA., definiendo los requisitos para elaborar, aprobar, divulgar, modificar, revisar, actualizar, almacenar, proteger y el adecuado diligenciamiento de los documentos y registros, para optimizar procedimientos y garantizar la mejora continua de nuestros procesos. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad de la organización. 3. RESPONSABLE Coordinador HSEQ 4. TERMINOLOGÍA ACTUALIZACIÓN: Cambios que se efectúan cuando el documento se encuentra vigente. Se requiere previa aprobación para la modificación. Estos ajustes al documento requieren cambios de versión. ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS: Conjunto de actividades orientadas a elaborar, codificar, revisar, aprobar, distribuir, divulgar, modificar y consultar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad de la Organización. APROBACIÓN: Verificación de que la información documentada es adecuada y corresponde con la política, objetivos o requisitos de calidad y constituye la autorización para continuar o iniciar su aplicación. CARACTERIZACION DE PROCESOS: Identificación y descripción detallada de todos los factores que intervienen en un proceso. CONTROL: Conjunto de actividades que comprende la revisión, aprobación, emisión distribución y cambios de cada uno de los documentos del Sistema de
  • 5. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS CÓDIGO: PE.GI.P-01 VERSIÓN: 01 FECHA DE APROBACIÓN: 15/02/2012 GESTIÓN ESTRATÉGICA Copia controlada: Copia no controlada: x Este documento está bajo el control de la organización BIOCONCIENTES LTDA. Prohibida su copia y reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de sus creadores.” 5 BIOCONCIENTES Gestión de Calidad, con la finalidad de estar en conformidad con los planes adoptados y localizar puntos débiles o desviaciones para rectificarlos y evitar que se traduzcan en errores. COPIA CONTROLADA: Copia de un documento sometido a revisión, de manera que se controle el número de copias existentes y su distribución es efectuada mediante un formato de entrega de copias. COPIA NO CONTROLADA: Documento en el cual se tiene control sobre su versión y su adecuado diligenciamiento, pero no sobre el número de copias al cual pueda ser sometido. DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Se refiere a los procesos que se deben aplicar una vez vencidos los términos en los archivos de gestión y central. DIFUSIÓN: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer la información del sistema. DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Formato, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. DOCUMENTO OBSOLETO: Es aquel documento que derivado de un cambio o de su eliminación, pierde su vigencia. El cambio de un documento obsoleto implica un cambio en el No. de versión y en la fecha de emisión. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Actividad mediante la cual, la documentación interna o externa es entregada a los interesados y/o responsables. DOCUMENTO INTERNO: Son todos los documentos elaborados por la Organización y que son requeridos por la organización para asegurar la planeación, operación y control de sus procesos. DOCUMENTO EXTERNO: Documentos elaborados por otras entidades y que marcan directrices para la realización de las funciones. EVIDENCIA: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. FORMATO: Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización de un proceso o actividad.
  • 6. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS CÓDIGO: PE.GI.P-01 VERSIÓN: 01 FECHA DE APROBACIÓN: 15/02/2012 GESTIÓN ESTRATÉGICA Copia controlada: Copia no controlada: x Este documento está bajo el control de la organización BIOCONCIENTES LTDA. Prohibida su copia y reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de sus creadores.” 6 BIOCONCIENTES PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar un valor y las cuales transforman entradas en resultados REGISTRO: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los resultados alcanzados. REVISIÓN: Verificación de que lo que está escrito corresponde con la realidad o con condiciones previstas o planificadas. 5. CONDICIONES GENERALES  Todos los documentos de la organización se realizaran bajo las condiciones establecidas en el Manual de Estandarización de Documentos – PE.GE.M-01  Todos los documentos externos que sean necesarios para el funcionamiento de la organización y su SGC, debe estar controlado por el Coordinador HSEQ y estarán almacenados en su archivo interno. Su divulgación se realizará a través de la intranet, para la consulta de los funcionarios de la organización.  Todos los formatos de manejo interno de la organización tendrán la opción de ser impresos en papel reutilizable con la precaución de que en lado ya utilizado se tracen 2 líneas diagonales con un esfero negro. Nota: El papel reutilizable solo podrá ser usado para impresión de Formatos.
  • 7. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS CÓDIGO: PE.GI.P-01 VERSIÓN: 01 FECHA DE APROBACIÓN: 15/02/2012 GESTIÓN ESTRATÉGICA Copia controlada: Copia no controlada: x Este documento está bajo el control de la organización BIOCONCIENTES LTDA. Prohibida su copia y reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de sus creadores.” 7 BIOCONCIENTES 6. FLUJOGRAMA INICIO 1. Identificar la necesidad de elaborar, modificar o eliminar un documento o registro. 2. Solicitar la elaboración, modificación o eliminación de un documento o registro. 3. Revisar la solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documento o registro. 4. ¿La solicitud fue aprobada? 5. Dar respuesta al solicitante o solicitantes. No 6. Realizar la elaboración, modificación o eliminación de los documentos o registros. 7. Actualizar el Listado Maestro de Documentos y registros. 8. Aprobar los documentos o registros. 10. Divulgar toda elaboración, modificación o eliminación de los documentos. 12. Almacenar y proteger los documentos y registros. FIN Si FIN 11. Administrar y gestionar adecuadamente los documentos y registros. 9. ¿Fue Aprobado el Documento? Si No 6
  • 8. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS CÓDIGO: PE.GI.P-01 VERSIÓN: 01 FECHA DE APROBACIÓN: 15/02/2012 GESTIÓN ESTRATÉGICA Copia controlada: Copia no controlada: x Este documento está bajo el control de la organización BIOCONCIENTES LTDA. Prohibida su copia y reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de sus creadores.” 8 BIOCONCIENTES I T E M ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSA BLE DOCUMEN TOS DE APOYO INICIO 1 Identificar la necesidad de elaborar, modificar o eliminar un documento o registro. Todos los funcionarios involucrados en el SGC, en el desarrollo de sus funciones y en busca de la mejora continúa de los procesos, identifica la necesidad de elaborar, modificar o eliminar un documento o registró que pertenezca al SGC de la organización. Todos los funcionarios . N/A 2 Solicitar la elaboración, modificación o eliminación de un documento o registro. Las solicitudes para la elaboración, modificación o eliminación de los documentos, deben ser enviadas al Coordinador HSEQ por correo electrónico, por la persona o personas que intervienen en el proceso, exponiendo las razones, necesidades y diligenciando el formato PE.GE.F-01 “Solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documentos y registros”. Directores de Procesos. PE.GE.F-01 “Solicitud de elaboració n, modificació n o eliminación de documento s y registros”. 3 Revisar la solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documento o registro. El Coordinador HSEQ, en un periodo no mayor a 3 días hábiles, dará respuesta a la solicitud por correo electrónico, con su justificación correspondiente. Coordinador HSEQ. N/A 4 ¿La solicitud fue aprobada?
  • 9. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS CÓDIGO: PE.GI.P-01 VERSIÓN: 01 FECHA DE APROBACIÓN: 15/02/2012 GESTIÓN ESTRATÉGICA Copia controlada: Copia no controlada: x Este documento está bajo el control de la organización BIOCONCIENTES LTDA. Prohibida su copia y reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de sus creadores.” 9 BIOCONCIENTES I T E M ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSA BLE DOCUMEN TOS DE APOYO 5 NO: Dar respuesta al solicitante o solicitantes. De no ser aprobada la solicitud, el Coordinador HSEQ expone que no hay razones justificables para la elaboración, modificación o eliminación del documento y registro, esto se comunicará por correo electrónico al solicitante o solicitantes. ESTA ACTIVIDAD VA A FIN. Coordinador HSEQ. N/A 6 SI: Realizar la elaboración, modificación o eliminación de los documentos o registros. EN CASO DE ELABORAR O MODIFICAR: Citar a reunión al funcionario o funcionarios solicitantes y su jefe directo para iniciar la elaboración y modificación del documento y registro. Se actualiza la tabla de control de cambios del documento o registro. Coordinador HSEQ, Director del proceso solicitante, y funcionarios involucrados . PE.GE.M- 01 Manual de Estandariz ación. EN CASO DE ELIMINAR: El Coordinador HSEQ eliminará el acceso del documento o registro de la intranét, 7 Actualizar el Listado Maestro de Documentos y registros. El Coordinador HSEQ, realizará los cambios correspondientes en el listado maestro de documentos teniendo en cuenta la necesidad: Elaboración: Se incluye el nuevo documento diligenciando los espacios del formato del listado maestro. Modificación: Se cambia la versión y la fecha de vigencia en el listado maestro y se diligencia el campo de observaciones. Eliminación: Se cambia el estado del documento o registro en el listado maestro por el de documento obsoleto y se diligencia el campo de Coordinador HSEQ. Código. Listado maestro de Document os y Registros.
  • 10. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS CÓDIGO: PE.GI.P-01 VERSIÓN: 01 FECHA DE APROBACIÓN: 15/02/2012 GESTIÓN ESTRATÉGICA Copia controlada: Copia no controlada: x Este documento está bajo el control de la organización BIOCONCIENTES LTDA. Prohibida su copia y reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de sus creadores.” 10 BIOCONCIENTES I T E M ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSA BLE DOCUMEN TOS DE APOYO observaciones. 8 Aprobar los documentos o registros. El Coordinador HSEQ entregará una copia impresa del documento o registro al Director del proceso solicitante para que en un periodo no mayor a 5 días, de su firma de aprobación en el espacio de Tabla de Control de Documentos y lo devuelva al Coordinador HSEQ para ser almacenado en su respectivo archivo. Coordinador HSEQ, Director del Proceso Solicitante. N/A 9 ¿Fue aprobado el documento? NO: Volver a la actividad No. 6 1 0 Divulgar toda elaboración, modificación o eliminación de los documentos. Divulgar toda elaboración, modificación o eliminación de los documentos o registros en la intranet y correo electrónico interno de todo el personal involucrado con el SGC. El Director de cada proceso decidirá cuando es necesario realizar capacitaciones informativas referentes a los cambios en los documentos y registros. Coordinador HSEQ, Directores de Cada Proceso. PE.GA.F-01 Formato de Capacitacio nes y Asistencia. 1 1 Administrar y gestionar adecuadamen te los documentos y registros. Los documentos y registros que sean diligenciados deberán cumplir las siguientes condiciones. Todos los funcionarios . Norma ISO 9001:2008 , PE.GE.M- 01 Manual de Estandariz ación Deben ser legibles Deben ser fácilmente identificables Deben tener una reacción coherente. No deben tener enmendaduras ni tachones
  • 11. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS CÓDIGO: PE.GI.P-01 VERSIÓN: 01 FECHA DE APROBACIÓN: 15/02/2012 GESTIÓN ESTRATÉGICA Copia controlada: Copia no controlada: x Este documento está bajo el control de la organización BIOCONCIENTES LTDA. Prohibida su copia y reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de sus creadores.” 11 BIOCONCIENTES I T E M ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSA BLE DOCUMEN TOS DE APOYO Se debe prevenir el uso de documentos obsoletos teniendo en cuenta su versión. Para diligenciar los formatos digitales se debe escribir en el mismo tipo de letra y tamaño que tenga el formato. 1 2 Almacenar y proteger los documentos y registros Los documentos y registros del SGC que se encuentren en formato digital en archivos editables, estarán bajo la responsabilidad del Coordinador HSEQ. Los documentos en formato digital protegidos, estarán publicados en la intranet de la organización solo para consulta, los registros digitales protegidos tendrán permisos de impresión. Los documentos impresos del SGC, se encontraran almacenados en un archivo bajo la custodia del Coordinador HSEQ. Cada proceso tendrá una copia controlada según su necesidad ya sea Procedimiento, Manuales e Instructivos, emitida por el coordinador HSEQ al responsable de cada proceso. Los registros estarán almacenados y protegidos en el archivo de cada proceso. Todos los funcionarios . N/A FIN