Este documento describe métodos para programar un proyecto efectivamente, incluyendo el uso de diagramas de Gantt. Explica que los cronogramas establecen compromisos de tiempo, dividen el proyecto en partes manejables, y permiten dirigir y controlar el proyecto. También describe cómo estimar tiempos de tareas usando valores optimistas, probables y pesimistas, y cómo crear un cronograma colocando las tareas y relaciones en un diagrama de Gantt.

1. Programar un Proyecto
Usar métodos de Diagrama

2. ¿Porqué preparar un cornograma?
• Establece compromisos acerca de cuando estarán
hechas las cosas
• Alienta a todos en el proyecto a que vean su
participación en él.
– Define quienes hacen las tareas
– Crea un compromiso psicológico hacia todo el
proyecto
• Divide el proyecto en porciones manejables
• Proporcionar un medio para dirigir y controlar el
proyecto

3. ¿Porqué preparar un cronograma?
• Mientras más complejo sea el proyecto, más
crcial es tener un cronograma
• Los cronogramas dan a los administradores de
proycetos la base para hacer preguntas, hacer
ajustes y ayudan al equipo a hacer las cosas

4. Un Mal métedo
• Abrir una herramienta de software
• Crear una lista de tareas
• Calcular cada tarea por medio de suposiciones
• Calcular los plazos de inicio y finalización

5. Un mal método
• Relaciones entre tareas no especificadas, sólo
supuestas
• Cuando el proyecto tiene errores – los efectos
sobre otras tareas no son claros
• Diferentes personas mirando al proyecto
predicen diferentes resultados
• Demasiado optimistas

6. Un Enfoque más Eficaz
• Comienza con la estructura de trabajo
desglosado (wbs)
• Entiende cada tarea:
– Qué es?
– Cuánto tiempo tomará?
– Quién más está relacionado?
– Quién puede hacerlo?
• Luego despliegue gráficamente la relación
entre las tareas.

7. Calcular y Programar
• Dos causas de fracaso:
– Fallamos al identificar todas las actividades del
proyecto
– Calculamos inexactamente tiempo y recursos
necesarios para terminar las actividades que
hemos identificado

8. Tipos de Estimados
• Estimado estratégico:
– El equipo ejecutivo hace su cálculo basado en las
necesidades estratégicas de cartera
• Calibrar el estimado:
– Hecho por el equipo del proyecto en el o cerca del
inicio de una proyecto para calcular el tiempo y costo
totales. Se compara con el estimado estrategico
• Estimado basado en la tarea:
– Hecho durante el proyecto para estimar la siguiente
etapa o etapas.

9. Tarea de información histórica
• Use la información histórica ¿Su organización
tiene información de proyectos del pasado?
• ¿Es válida esa información?
• ¿es pertinente la información?
– Mismo tipo de proyecto
– Entorno técnico equivalente
– Personal
– Política
– Compromiso

10. Usar información histórica
• Calibrar el estimado
– Reunir la información de cualquier fuente
disponible
– Intente obtener tres números (LOP=
– Likely time (plazo probable)
– Optimistic time (plazo optimista)
– Pessimistic time (plazo pesimista)

11. LOP
• Probable, optimista, pesimista
• Use una hoja de trabajo de cálculo, registre su plazo
más probable de esfuerzo, el más optimista y el más
pesimista.
• Optimista: Suponiendo que todo encaja en su lugar, y
que no existen ni problemas ni imprevistos. ¿Cuál es el
plazo más breve posible para concluir esa tarea?
• Probable ¿Cuánto tardará este proyecto en
circunstancias normales?
• Pesimista SI todo sale mal¿Cu´´anto tardará este
proyecto o tarea?
• Documente sus supuestos como se necesite.

12. Calcular las estadísticas
• Use estadísticas simplificadas para ayudar a
entender el estimado más probable para la tarea
y escala de tiempo entre optimista y probable
• Tiempo estimado = OP+ 4 (likely) + PE
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Es probable que el proyecto se termine dentro de la
escala de optimista a pesimista 95% de las veces.
Existe también una posibilidad de 2.5% de que se
concluya en menos del estimado oprimista.

13. Calibrar Modelos
• LOP es principalmente una herramienta de
calibración cuando se inicia al inicio de un
proyecto
• Arrojan un mejor estimado de una tarea que una
simple suposición
• Calibrar estimados son “sólo del órden de la
magnitud”
• Use como primera “suposición”. Luego vuelva a
calcular a media que la información se vuelve
disponible

14. Armar el Cronograma
• Tome su mejor estimao para cada tarea
• Especifique la relación entre tareas
• Extienda las tareas una gráfica de GANTT

15. Diagrama de Gantt