Este documento establece las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Define conceptos como archivo electrónico, comunicaciones oficiales, documento electrónico de archivo y establece normas sobre radicación, registro, firma, envío y recepción de comunicaciones oficiales, así como sobre la conservación de documentos en diferentes soportes físicos y electrónicos. El objetivo es masificar el uso de las nuevas tecnologías, modernizar las instituciones públicas y permitir a las

1. ACUERDO 060 DE 2001 POR EL CUAL SE ESTABLECEN LAS PAUTAS PARA LA ADMINISTRACION DE LAS COMUNICACIONES OFICIALESEN LAS ENTIDADES PUBLICAS Y PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PUBLICAS Catalina Córdoba Cadavid

2. SOPORTE LEGAL El consejo directivo del AGN en uso de su facultades, en especial las otorgadas por la leyes: 80 de 1989, 489 de 1998 y 594 de 2000, acuerdo 07 de 1994.(órganos de dirección, coordinación y asesoría, gestión documental, estructura de los fondos, entrada y salida de los documentos, descripción de los documentos, reprografía, conservación de los documentos. Adecuada prestación de servicios, bajo los principios de la admón. Pública 527 de 1999( firmas digitales el comercio electrónico, mensajes de datos, así mismo las entidades certificadoras.

3. RAZONES DEL ACUERDO Masificar el uso de las nuevas tecnologías en Colombia, para aumentar la competitividad del sector productivo Modernizar las instituciones publicas y facilitar la información Parte integral de la gestión documental Evolución de la organización por medio del uso oportuno de la información Permitir alas unidades cumplir con el PGD

4. GLOSARIO Archivo electrónico: documentos electrónicos tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados por una persona natural o jurídica en ejercicio de sus funciones Comunicaciones oficiales: son las recibidas o producidas por las que legalmente le fueron dadas. Correspondencia: comunicaciones privadas que llegan a la entidad, a titulo personal y no generan tramite para la institución. Documento electrónico de archivo: es la información generada, recibida y comunicada en medios electrónicos, en todo el ciclo vital y siguiendo los criterios archivísticos Documento original: autenticidad e integridad Documento publico: producido por el funcionario publico, en ejercicio de su cargo o con intervención.

5. Radicación de comunicaciones oficiales: # consecutivo, recibidas o producidas, hora y fecha. Recibo y envío. Registro de comunicaciones oficiales: es el ingreso en el sistema de las comunicaciones recibidas o producidas nombre de la persona o entidad remitente o destinataria, nombre o código de las dependencias, # de radicación, nombre del funcionario responsable del tramite, anexos y tiempo de respuesta. Serie: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo TRD:

6. Unidades de correspondencia control y normalización Firmas responsables Radicación Actos administrativos Comunicaciones internas Conservación documental NTC 4436 para papel y NTC 2676 soportes 1 gramaje de 75 a 90 g/m2 libre de acido, pH de 7 a 8.5 tintas con estabilidad química insolubles con la humedad Según los técnicos, libres de virus , compatibles comunicaciones oficiales enviadas

7. 1 copia a la serie otra a la unidad de correspondencia Comunicaciones vía fax , correo electrónico ( de acuerdo con las cuentas activadas) De acuerdo con la ley 527 de 2000 la unidades establecen el control y normalización de las comunicaciones enviadas y recibidas Imagen corporativa: normas ICONTEC Horarios de atención al publico en forma visible.