Este documento ofrece consejos sobre las relaciones interpersonales y la imagen profesional en el lugar de trabajo. Resalta la importancia de practicar una buena ética profesional y seguir las normas de cortesía como el saludar a los demás y ser respetuoso. También brinda recomendaciones sobre cómo vestir de manera apropiada según la estatura y figura, y sobre cómo atender visitantes de manera cortés.

1. Relaciones Interpersonales e Imagen Profesional en la Oficina Prof. Yanitza Olivencia

2. Introducción Los profesionales se distinguen, entre otras razones, por la imagen profesional que proyectan, por practicar una ética profesional, por actitudes positivas y la observancia de las normas de cortesía y etiqueta.

3. Reglas de Cortesía y Etica en la Empresa Etiqueta = tarjeta Modales = seguir las reglas Etica Profesional = comportamiento moral

4. Normas de CortesÍa La etiqueta puede ayudarte a desenvolver armoniosamente y con éxito en una reunión, en la mesa y en las distintas actividades sociales.

5. Capacidades Humanas Autoestima: Ayuda a los seres humanos en sus relaciones interpersonales. Concepto de valoraci ón propia. Aceptación de las capacidades…

6. Actitudes Positivas Honradez, honestidad Buen car ácter, espíritu de servicio Lealtad Exactitud Orden Destreza Manual Buena vista, buena memoria Responsabilidad Veracidad

7. Sus buenos Modales … Público Variadas experiencias Presentarse con un aspecto agradable Reglas de cortesía en las citas Presentar a una persona En la oficina

8. Principios Código Ético Conducta Moral Leal a la firma Respete la línea jerárquica Respete la vida de los demás Sea cortés y paciente Salude

9. Principios Código Ético Conducta Moral Sea educado con los socios o visitantes No use el teléfono para asuntos personales No cite a sus amigos en horas de trabajo No mastique chicle

10. Código de Etica Proteger adecuadamente la informaci ón. Mantener la exactitud y alterarla. Respetar y proteger la privacidad… No curiosear en los archivos. Respetar la propiedad ajena. No copiar los programas de la comp. Cumplir con los horarios de trabajo.

11. Atender Visitantes La mayor parte de las personas que visitan una compañía lo hacen en búsqueda de algún servicio. Merecen todo el respeto y consideración.

12. Visitantes Con cita Ya tiene un tiempo separado en el calendario del ejecutivo o médico. Requiere menos tiempo de atención. Si no se le puede atender, ofrecerle excusas y explicar. Planificar si el cliente con cita tomó más tiempo del programado.

13. Visitantes Sin cita El Técnico de Récord Médico o asistentes deben conocer los procedimientos, normas y reglas del ejecutivo para atender a este tipo de visitante. Superiores del ejecutivo Compañeros de trabajo Amigos del ejecutivo Vendedores y porpagandistas Público en general

14. Visitantes sin cita Pedir cortésmente al visitante que se identifique y explique el propósito de su visita. Conceder al visitante una cita para una fecha próxima. Si el asunto tiene urgencia, consultar al ejecutivo si entre una cita y otra puede recibir al visitante.

15. Asunto se resuelva… Tratar de resolver la situación él mismo. Referir al cliente a otra persona en el departamento. Aprovechar el tiempo disponible entre un cliente con cita que no consumió todo el tiempo.

16. Proceso para Atender Visitantes Llegada Interrumpir el trabajo que se está realizando y presentar toda su atención. Recibir al visitante con un saludo cordial. Si el AA está en el teléfono, debe sonreír al visitante y hacerle un gesto invitándolo a sentarse. Identificarse ante el visitante. Anunciar al ejecutivo que el visitante ha llegado. Escoltar al visitante hasta la oficina del ejecutivo.

17. Atender Visitantes La Estadía Invitar al visitante a sentarse. Ofrecer algo de tomar. Proveer material de lectura.

18. Atender Visitantes La Despedida El Asistente debe escoltarlo hasta la salida y despedirse cortésmente. El oficial de seguridad o recepcionista se comunica con la persona con quien el visitante tiene cita. El empleado lo recibe y lo escolta hasta la oficina. Al terminar la visita, nuevamente se escolta hasta el lugar donde firmó.

19. Calendario de Citas El Asistente es responsable de mantener el calendario de citas del médico. Debe incluir citas personales con clientes que tiene el ejecutivo, reuniones de comités o juntas, fechas límites para entrega de documentos y viajes.

20. Aspectos a considerarse Horas y días para dar citas. Horas debe evitarse dar citas. El tiempo máximo para cada cita. Tiempo libre entre citas.

21. Al anotar los compromisos en el calendario se debe incluir: Día y hora de la cita, reunión o viaje. Nombre completo. Propósito o asunto de la cita. Número de teléfono.

22. Cancelación de Citas El asistente debe tener alternativas disponibles para ofrecer al cliente y así coordinar la nueva cita.

23. Los Modales por Teléfono Debido a que un gran número de transacciones comerciales se realiza a través del teléfono, es de suma importancia la imagen que se proyecta a través de la comunicación telefónica. Algo que puede parecer tan insignificante como el dejar a un cliente esperando en línea por un tiempo largo, puede causar que éste cuelgue y llame a un competidor…

24. Marque bien el n úmero Contestar el teléfono antes del tercer timbre Conteste adecuadamente Identifíquese Hable con naturalidad Los Modales por Teléfono

25. Cambie de línea cuidadosamente Anotar los mensajes detalladamente Deje la línea cordialmente NO comer o masticar chicle Termine la llamada Recomendaciones

26. Imagen Profesional

27. El Vestir en las Mujeres Cómo cultivar el buen gusto Buen gusto: sencillez y adecuación equilibrada de los vestidos, apropiados para determinadas ocasiones Se adquiere a través de: cuidadosa atención, observación y práctica en los cambios de las modas. Mal gusto: se identifica con las combinaciones de colores poco adecuados, conjuntos en los que se mezclan estilos de “sport” y de vestir, vestidos demasiado ajustados y uso excesivo de adornos y maquillaje.

29. El vestir en las mujeres Elija trajes apropiados para usted Estatura, peso, proporciones y contorno facial – limitan lo que le sienta bien a una mujer. Línea, diseño, hechura y colorido – pueden usarse para provocar efectos que disimulen faltas o realcen los atractivos Los defectos pueden evidenciarse por no saber elegir el vestido apropiado

30. Observaciones sobre la línea Líneas verticales alargan la figura y hacen más delgada. Líneas horizontales dan sensación de anchura y acortan la figura. Las líneas discontinuas acortan la altura y aumentan el ancho.

31. Observaciones sobre los Tejidos Superficies brillantes agrandan la figura. Tejidos gordos o con nudos no van bien a las figuras cortas, porque añaden anchura y peso. Las lanas y telas lisas de superficie mate estilizan la figura. Las telas muy finas o transparentes dejan ver los defectos de la figura. Sólo deben llevarlos las mujeres delgadas y bien proporcionadas.

32. La Mujer de Estatura Baja Lleve todo adecuado a su tamaño. El bolso pequeño del mismo color del traje Elija chaquetas rectas y semientalladas, cuellos pequeños, pelo corto Evite la combinación de dos colores Faldas rectas, no muy ceñidas. No ponerse líneas horizontales Utilice trajes estampados de dibujo menudo y definido Lleve tacones altos, pero no exagerados Póngase los detalles sólo en la parte superior del vestido

33. La Mujer de Estatura Alta Puede utilizar líneas horizontales para acortar su figura Elegirá bolsos grandes y brillantes, con adornos grandes Evitar todo lo que parezca aumentar su longitud Pueden utilizar colores contrastantes en vestidos de dos piezas y cinturones de color diferente

34. La Mujer de Estatura Alta No usar ropa muy estrecha. Póngase géneros suaves en los que se puedan hacer pliegues. Evite las líneas verticales. Póngase cuellos grandes y anchos y mangas largas Chaquetones voluminosos, trajes de chaqueta larga y estampados alegres. Evite telas con dibujo pequeño o con brillo Elija faldas anchas Lleve zapatos planos para ir sport, mediano o bajo para el trabajo y tacón alto para vestir.

35. Elección de Colores Colores oscuros son más elegantes. Colores claros hacen a las personas más altas. Un vestido de un solo color aumenta la estatura. Combinaciones de dos colores cortan la figura y la hacen parecer más baja y más ancha. Estampados grandes hacen parecer más grande. Dibujos pequeños y definidos son mejores para las personas pequeñas. Los géneros listados multicolores hacen la figura más pesada y ancha.

40. Fuentes Bibliográficas Maldonado Ruiz, Amelia. Procedimientos Administrativos para la Oficina . McGraw-Hill. México. Sferra, Wright & Rice. Personalidad y Relaciones Humanas. McGraw-Hill. México. http:// www.encolombia.com/estetica/vestuario.htm El Vestuario http://www.archivo.elnuevodiario.com.ni/2004/septiembre Modales de la Ejecutiva Moderna http://protocolo.org/gest_web/proto Protocolo y Etiqueta.

41. Gracias por su atención.