El documento proporciona información sobre los roles y responsabilidades de diferentes departamentos y personal involucrados en la organización de eventos en una empresa u organización. Se describen las funciones de la Dirección General de Protocolo, los asesores de protocolo, los administrativos, el personal auxiliar, el departamento de Relaciones Públicas y la importancia de contar con recursos como ficheros de datos y materiales. También se incluyen recomendaciones sobre la imagen personal, comunicación, cortesía telefónica y el comportamiento apropiado durante viajes de trabajo y reuniones sociales con

3. .

6. Reconocer su presencia con una mirada, se le saluda
y se le pide amablemente su espera, permítame un
momento. Esta actitud implica reconocer la
presencia del cliente, le abre las puertas, lo pone en
disposición de esperar. Si no reconoce su presencia
el cliente estará incómodo, como si lo estuviese
ignorando, entonces el empleado de atención al
cliente y la Institución serán una coraza, una barrera
que difícilmente se atreverá a pasar.

7. La Dirección General de Protocolo será la
encargada de organizar la celebración y
buen desarrollo de cualquier acto que se de
en su empresa/organización, y cuenta con
la inestimable ayuda de los asesores de
protocolo, que pueden hacerse cargo de una
determinada fase del acto, compartiendo
responsabilidades con la Dirección de
Protocolo.

8. La Dirección General de
Protocolo, y en su caso los
asesores, deberán contar en
todo momento con
información completa y
actualizada sobre
autoridades y
personalidades relevantes
de todos los ámbitos
(cultura, empresa, iglesia,
etc.).

10. Los administrativos, serán encargados de la
parte "numérica" en la organización de eventos
(cuestiones económicas, presupuestos, etc.),
así como de los trámites meramente
administrativos y de papeleo. Algunas de estas
tareas pueden ser compartidas con la
Secretaría de Protocolo (quien se suele
encargar de trámites más especializados,
coordinación de equipos y grupos de trabajo,
contactos generales con Organismos y/o
Empresas, etc.)

11. El personal auxiliar, es aquel que no
siendo fijo en la plantilla (al menos no
suelen contar con este tipo de
personal en plantilla muchos
Organismos y Empresas) suele ser
necesario en determinado tipo de
actos o encuentros. Traductores,
azafatas, asesores técnicos en
determinadas especialidades, etc.

12. El departamento de Relaciones Públicas
se encarga de crear un clima agradable
y comunicativo entre los asistentes a
un acto, así como de las relaciones con
la prensa y otros medios de
comunicación. En cualquier acto son un
nexo o lazo de unión entre los
asistentes, cuidando de su "comodidad"
durante el desarrollo del evento.

13. Para ello, al igual que para otras actividades en el
mundo de la empresa, es bueno contar con ficheros
o bases de datos, fácilmente actualizables sobre
autoridades del Estado, de las Comunidades
Autónomas, de los Ayuntamientos y Diputaciones, y
cualquier otra Entidad Local; se debe incluir un
apartado para las autoridades militares y religiosas
(nacionales y locales); también es conveniente
tener al día el fichero de personalidades del mundo
de la empresa (tanto a nivel nacional como local),
del espectáculo (lo mismo a todos los niveles) y
cualquier otra personalidad en el campo que sea,
pero que tenga un papel relevante o destacado en
su país, comunidad o localidad.

14. Pero no solo con medios humanos se
logra organizar y desarrollar de forma
correcta cualquier acto, sino que el
departamento de protocolo deberá
contar un stock de material suficiente
para cubrir las necesidades básicas en la
organización de cualquier evento: planos
de mesa, tarjetas de invitaciones,
tarjetones, saludas, sobres, mobiliario
diverso, banderas, escudos, reposteros,
alfombras, equipos de luz, sonido,
equipos multimedia, etc. Y en su caso,
un fichero actualizado de proveedores de
todos estos materiales, tanto para la
adquisición de cualquier material
necesario como para su alquiler.

15. El éxito laboral no solamente se mide
en términos de desempeño. Es también
fundamental que Usted pueda conocer y
adaptarse al entorno de la organización.
Uno de los aspectos claves en este
proceso es el manejo adecuado de las
relaciones interpersonales donde su
imagen juega el rol principal.
Presentamos a continuación algunas
recomendaciones que pueden ser
tenidas en cuenta y que contribuirán
positivamente a este proceso de ajuste
al “protocolo empresarial”.

17. INVESTIGUE
•la empresa en la página web y a través de referencias confiables. Al acceder a esta
información, tendrá un primer acercamiento relacionado con el negocio, historia,
antecedentes de la empresa, estructura jerárquica, clientes y/o proveedores,
misión y visión. Esta información le permitirá identificar si es una empresa joven o
de muchos años en el mercado, nacional o multinacional, con una cultura más o
menos conservadora.
OBSERVACION
•Su acercamiento a la empresa desde el inicio del proceso de selección le debe
permitir identificar aspectos de (i) comunicación entre los empleados, (ii) la
relación entre jefes y subordinados, (iii) cortesía telefónica, (iv) clima laboral, (v)
forma de vestirse y saludar.
ESTILO DE
COMUNICACION
•El estilo de comunicación esperado en el mercado laboral es en la mayoría de los
casos formal. Es importante percibir si el trato hacia figuras de autoridad se
antecede de la palabra señor, señora, doctor, doctora. De otra parte, la
comunicación escrita marca también una características de la cultura. Solicite a su
jefe que corrija sus mensajes escritos antes de enviarlos (mientras aprende el tono
corporativo) y tenga presente la cordialidad, mantener el respeto y sobre todo que
es diferente el lenguaje escrito al hablado.

18. IMAGEN Y
PRESENTACION
PERSONAL
• La presentación personal debe
ajustarse a la cultura de la
empresa; será diferente trabajar
en un Banco donde el ambiente
es altamente convencional, a
trabajar en una empresa de
investigación de mercados que es
más informal en el vestido

19. Que es preferible que lo recuerden por su
formalidad y elegancia, a que lo
recuerden por su aspecto desaliñado y
excesivamente informal.
En cuanto al vestido, se recomiendan
colores en tonos de gris y azul, camisa
blanca y una corbata discreta.
No lleve accesorios que distraigan al
entrevistador. Su ropa, zapatos, manos, y
cabello deben estar limpios, trasmitir
pulcritud y esmero para un mejor
impacto.

20. CORTESIA
TELEFONICA
•Tenga en cuenta que las relaciones en la empresa se dan al nivel de clientes
internos y externos. Si recibe una llamada recuerde en lo posible mencionar el
área de trabajo y su nombre, así: “Gerencia de Ventas, habla Pablo Díaz”. Esta
cortesía telefónica le permitirá a quien llama identificar a su interlocutor.
Recuerde que las llamadas personales y corporativas deben ser breves. Si toma
una llamada que no es para Usted responda amablemente y direcciónela
inmediatamente al destinatario. Tome mensajes si se lo solicitan y entréguelos
oportunamente, nunca se sabe cuando se trata de algo urgente o importante.
USO DEL INTERNET
•Utilice medios de contacto como la intranet o la red de la empresa para transmitir
únicamente información de interés para la empresa; elimine mensajes de correo
“spam”, cadenas que dan suerte, y aquellos que contengan información
pornográfica; solicite información sobre la capacidad de la red para transmitir
mensajes y sobre todo, no baje a su equipo software o programas que no tengan
licencia autorizada.
REUNIONES SOCIALES
CON EQUIPO DE
TRABAJO
•Cuando sea invitado o anfitrión de reuniones sociales fuera del contexto laboral
pero con los miembros de su equipo de trabajo mantenga siempre su imagen
profesional. Nada más desafortunado que ser luego víctima de comentarios
desagradables por la pérdida de la imagen.

21. *Evite consumir licor en exceso.
*Dialogue sobre temas de interés general.
*Participe con entusiasmo, actúe de manera
natural.
*Recuerde siempre que son sus compañeros
de trabajo.

22. Cuando se le
presenten viajes de
trabajo fuera de la
ciudad y tenga que
hacerlos con otras
personas del equipo
de trabajo tenga
presente que
compartir habitación
en un Hotel (si fuera
necesario) obliga a la
aplicación de las
siguientes
instrucciones:

24. INSTRUCCIONES….
(a) adecue su tiempo pensando en sus necesidades pero
también en las de su compañero.
(b) el uso del baño debe ser racional, manteniendo la
limpieza del mismo.
(c) sus hábitos de higiene hágalos en el baño únicamente.
(d) evite hacer ruido o molestar a su compañero de
habitación cuando duerme o descansa.
(e) asuma sus gastos personales.