Sistema automatizado de Control Pagos.pptx

Sistema de Control de Pagos
https://forms.gle/LQKNwEA91mDWmNM18

Objetivo:
• Digitalizar y automatizar procedimientos de cobro de:
Aportes de Mensualidad y Contribución Voluntaria en
los centros educativos del Programa Escuelas.
Aspectos técnicos:
Sistema requiere:
• Computador dedicado
• Electricidad - seguridad
• Instalación local del sistema
• Respaldo periódico de la data
• Mantenimiento preventivo y periódico del PC
• Internet eventual (respaldo y envío de evidencias al
administrador zonal) *datos dispositivo móvil
• Persona responsable que reciba capacitación para gestionarlo
• Sello del Consejo Educativo y del plantel
• Formulario de pago
• Correo electrónico institucional dominio @feyalegria.edu.ve
• Cumplimiento de protocolos
Trabajo articulado con Consejo Educativo:
• Campañas de información y sensibilización permanente.
• Vías de comunicación remota con PPRR (correo electrónico, grupos
de WhatsApp y Telegram, carteleras, papelógrafos)

CUIDADO DEL SISTEMA
• El computador donde se gestione el sistema debe ser de uso
dedicado, en todo caso se podrá utilizar el paquete Office
para trabajos administrativos.
• Hacer periódicamente mantenimiento preventivo, evitar
virus, instalación de otros software, app o programas, uso
de redes sociales.
• Data del sistema, Hoja de respuestas del Formulario de pago, Recibos, se respaldarán semanalmente en el G-Drive
del correo institucional asignado por Fe y Alegría Nacional, o en un pendrive destinado únicamente para el Sistema
de Control de Pagos.
• Enviar dicho respaldo a su equipo administrativo zonal.
• Cierre diario y semanal. Enviarlos al equipo de administración zonal.
• Respaldo de la Data se capacitará personal del colegio
RESGUARDO DE LA DATA

• Configuración de institución***
• Estudiantes
• Agregar estudiantes
• Consulta de datos
• Modificación de datos
• Actualización de Contribución
• Actualización de Mensualidad
• Operaciones
• Establecer nueva tasa
• Agregar nuevo pago
• Reversar un pago
• Cierre del día
• Reporte semanal
• Reporte de pago
• Reporte modificación de
mensualidad y reversa
• Sección ayuda
• Panel de Administración
ESTRUCTURA
Modificar Cédula
Retirar estudiante
Exportar base de datos

AGREGAR ESTUDIANTE Introducir la información en cada campo, sin dejar espacio en blanco al
inicio, Número de cédula de identidad o escolar, agregar solo números sin
caracteres ni espacios
• Cuidar ingresar el número correcto de cédula
• Textos en mayúsculas, sin letra Ñ, ni acentos. (NOMBRES, APELLIDOS,
SECCION)
• Mensualidad y contribución agregar los montos en dólares, colocar solo
números y utilizar punto para colocar los decimales
Recuerda
hacer clic en el
botón Agregar

CONSULTA DE DATOS
• Información del estudiante
3
• Buscar alumno por su primer
nombre (obligatorio)
• Acciona el botón Buscar
1
• Selecciona ver detalles del
estudiante a consultar
2

MODIFICACION DATOS PERSONALES Y UBICACIÓN DEL GRADO
1
• Introduce la identificación del
alumno (primer nombre)
• Buscar
• Selecciona el alumno en
Modificar
2
• Modifica la información
• Modificar
3

ACTUALIZACION CONTRIBUCIÓN Y MENSUALIDAD
• Se almacena en el sistema y
luego se genera un reporte de
trazabilidad (un histórico)
• Introduce primer nombre del alumno
• Buscar
1 • Selecciona Modificar
2
• Modifica el monto de
Contribución o de Mensualidad
• Modificar
3

ESTABLECER NUEVA TASA
• Agregar tasa del Banco Central de Venezuela.
• Colocar solo números y punto para los decimales
• Agregar
• Cada lunes a primera hora del día, (o primer día
hábil de la semana) consultar la pág.
www.bancocentral.gob
para conocer la tasa del BCV y hacer el cambio
en sistema
• Informar a PPRR por diferentes vías, y a
primera hora de la mañana, el monto de la tasa
que regirá para el pago de la semana

AGREGAR NUEVO PAGO
1
• Introduce primer nombre del alumno
• Buscar
• Selecciona Agregar según el
alumno indicado
2

AGREGAR NUEVO PAGO Sigue…
1
• Confirma los datos
• Selecciona en el desplegable el o los meses a
cancelar
• El sistema calcula automáticamente el monto
según la tasa de la semana
Agrega el
monto
según el
tipo de
pago
realizado
• Abono; agrega el monto en divisas que el representante
deja como abono para el mes siguiente
• Procesar pago 2
3 • El sistema genera el recibo de pago automáticamente.
• Si no lo logras visualizar, búscalo en la sección descarga.

AGREGAR NUEVO PAGO Sigue…
ANTES DE ENVIAR AL REPRESENTANTE:
• Verifica la información del recibo este
correcta y completa
• Coloca el sello del Plantel en el recibo
de Mensualidad
• Coloca el sello del Consejo Educativo
en el recibo de Contribución
voluntaria
SELLO
PLANTEL
SELLO
CONSEJO
EDUCATIVO
Mes Agosto se cancela junto con diciembre
Utilizar el recibo digital

REVERSAR UN PAGO
2
• Confirma datos del alumno
• Reversar.
• El sistema reversa el recibo y regresa al panel
inicial
Cuando se genera el recibo y no se ha confirmado que la transferencia, se ha hecho efectivo.
• Todo este proceso queda registrado en un reporte.
• Coloca el número de recibo a reversar
• Buscar
1

CIERRE DEL DIA
1
• Selecciona la fecha
• Buscar
2
• Descarga el reporte Cierre del día, indicando la cantidad de pagos
recibidos en número y en %

CIERRE SEMANAL O POR PERIODO
• Selecciona la fecha o período
• Buscar
1
• Descarga Reporte de Cierre de la semana o período
seleccionado, indicando la cantidad de pagos recibidos en
número y en %
2

REPORTE DE PAGO
• Se presenta en pantalla el listado de todo el alumnado registrado en el sistema, indicando los meses cancelados y no
cancelados por cada estudiante registrado en sistema.
• Ofrece la opción de imprimir/descargar

REPORTE DE MODIFICACION DE MENSUALIDAD Y REVERSA
• Se presenta listado de alumnos a los cuales se les ha
modificado los montos de mensualidad y/o contribución.
1 2
• Listado con detalle de recibos reversados.

ALUMNOS BECADOS – ALUMNOS EXONERADOS
Alumno Exonerado
• Estudiantes que por situación
socioeconómica familiar, comprobada
por la escuela (por medio de visita al
hogar y entrevista), se exime del pago
de mensualidad y de contribución
voluntaria.
Alumno Becado
• Estudiantes que reciben de parte de
alguna institución o persona, un
aporte económico con el fin de llevar a
cabo sus estudios.
• El aporte económico va dirigido al
pago de la mensualidad y contribución
voluntaria establecidas por el consejo
educativo y asamblea del plantel.
• Se registra en sistema normalmente
Alumno Exonerado
• En datos del alumno, colocar monto cero (0) en mensualidad y
contribución voluntaria
• Emite recibo de pago de todo el año escolar, el cual indicará
como monto total pagado cero bolívares.

Para registrar los pagos realizados por Transferencia, Pago Móvil o Depósito:
• El representante reporta su pago al colegio por medio de un Google Forms alojado en el correo institucional
evitando asistir al plantel e imprimir recibo
• Modelo por Alumno: https://forms.gle/SNDoUCJCngZeF8dTA
• Modelo por Familia: https://forms.gle/PVCaRStXhy7LTpG3A
• Administración descarga semanalmente la hoja Excel del formulario y valida la conciliación bancaria, registra el pago
en sistema, emite el recibo y lo envía en formato digital a los representantes que hayan cancelado. (Correo,
Telegram, WhatsApp)
FORMULARIO DE PAGO

Asistencia Técnica:
• Se hará directamente con el técnico zonal, para lo relacionado con la
operatividad del sistema y resguardo de la data
Asesoría a Administrativa:
• Equipo administrativo zonal, para resolver dudas sobre protocolos
administrativos
ASISTENCIA TECNICA Y ASESORIA A USUARIOS
IMPORTANTE
• Al finalizar de utilizar el sistema hacer clic en Cerrar Sesión
• En el sistema solo se registran pagos por mensualidad y
contribución voluntaria, (NO por inscripción)

Modelo por Alumno:
https://forms.gle/SNDoUCJCngZeF8dTA
FORMULARIO DE PAGO
Modelo por Familia:
https://forms.gle/PVCaRStXhy7LTpG3A
Se realiza en los planteles donde la asamblea de
padres y representantes, acuerda y ajusta los
montos de mensualidad y contribución
voluntaria para familias con 2 o más estudiantes
Se realiza en las escuelas donde la asamblea de
padres y representantes, acordó cancelar
mensualidad y contribución voluntaria igual
para todos los estudiantes

Modelo por Alumno:
FORMULARIO DE PAGO
Modelo por Familia:
Recuerda colocar el nombre del colegio
al elaborar el Formulario

Modelo por Alumno:
FORMULARIO DE PAGO
Modelo por Familia:
Modelo Familia
tiene selección
múltiple

Modelo por Alumno:
FORMULARIO DE PAGO
Modelo por Familia:
Recuerda: Se cancela Mensualidad y Contribución Voluntaria por separado
En el sistema de Control de Pagos se registra en paralelo

Modelo por Alumno:
FORMULARIO DE PAGO
Modelo por Familia:

Modelo por Alumno:
FORMULARIO DE PAGO
Modelo por Familia:
Recuerda: Se cancela-registra Mensualidad y Contribución Voluntaria por separado
En el sistema de Control de Pagos se registra en simultaneo

HOJA DE RESPUESTAS DEL FORMULARIO DE PAGO
Recuerda: Se descarga semanalmente para hacer
conciliación bancaria y posteriormente registrar
en sistema los pagos que se hicieron efectivos

ZONA ORIENTE
ACUERDOS Y COMPROMISOS
• Cumplir los requerimientos técnicos Computador dedicado, Respaldo periódico de la data, Mantenimiento
preventivo y periódico del PC, Sello del Consejo Educativo, Formulario de pago, Cumplimiento de protocolos, Trabajo
articulado con Consejo Educativo, Campañas de información y sensibilización permanente.
• Introducir información de estudiantes
• Agregar cronológicamente pagos recibidos desde octubre
• Como gestionar en el CE una PC dedicada al sistema (diagnostico)
Definir responsable sistema en zona

ZONA MIRANDA
ACUERDOS Y COMPROMISOS
• Cumplir los requerimientos técnicos Computador dedicado, Respaldo periódico de la data, Mantenimiento
preventivo y periódico del PC, Sello del Consejo Educativo, Formulario de pago, Cumplimiento de protocolos, Trabajo
articulado con Consejo Educativo, Campañas de información y sensibilización permanente.
• Introducir información de estudiantes
• Agregar cronológicamente pagos recibidos desde octubre

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