Este documento describe los elementos y la organización de una oficina. Explica que el despacho es el lugar donde la secretaria realiza sus tareas y que debe tener condiciones de habitabilidad como iluminación, temperatura y ventilación adecuadas. También detalla el mobiliario necesario como escritorio, silla, archivadores y su distribución espacial. Además, ofrece recomendaciones para clasificar y mantener actualizado el archivo de documentos de forma ordenada y accesible.
El archivo, clases, organización, tipos, sistema de archivo, clasificación y codificación documental, otras clasificaciones, Confidencialidad de la información y de la documentación, los ficheros, purga y destrucción de la documentación, el archivo digital, Procedimientos de Acceso Búsqueda Consulta, Recuperación Actualización conservación y Custodia de la información, Funciones y características de los SO y de Archivo, técnicas de protección de accesos públicos y privados en archivos convencionales e informáticos,copias de seguridad
El documento presenta los conceptos básicos de archivo y manejo de documentos. Explica los diferentes sistemas de archivo como el alfabético, geográfico, cronológico y por asuntos. También cubre el ciclo de vida de los documentos, la clasificación y organización de correspondencia, y consejos prácticos para el archivo de documentos.
Este documento presenta una introducción al curso "Técnicas para el Manejo de Archivo" y cubre temas como la definición de archivo, los objetivos de un archivo, la historia y evolución de los sistemas de archivo, los materiales y elementos empleados, las cualidades de un archivista, y los métodos y reglas de archivo alfabético. El documento busca proveer los fundamentos teóricos y prácticos para el manejo adecuado de archivos.
Un archivo es un conjunto ordenado de documentos creados por una persona u organización durante una actividad. Los archivos son necesarios para cumplir con la ley y mantener registros de transacciones. Sirven para mantener los documentos ordenados, conservarlos correctamente y localizarlos de forma rápida. Existen archivos activos, semiactivos e inactivos según su frecuencia de uso, y centralizados o descentralizados según su ubicación. Los sistemas de clasificación incluyen métodos alfabéticos, numéricos, alfanuméricos, geogr
Sistemas de Archivo y Manejo de Correspondenciaguestb250c0
El documento habla sobre los sistemas de archivo y manejo de correspondencia. Explica conceptos como archivonomía, ciclo de vida de los documentos, clasificación de correspondencia y diferentes sistemas de archivo como alfabético, geográfico, cronológico y temático. También cubre temas como control de expedientes, legajos, referencias cruzadas, tarjetas de fuera, destrucción de documentos y consejos prácticos para el archivo.
Este documento describe varias formas antiguas y modernas de catalogar y archivar documentos. Entre las formas antiguas se encuentran el uso de ganchos, casilleros, tablas y cajas. Las formas modernas incluyen el archivo vertical con carpetas colgantes, archivos Kardex y de bandeja visible, archivos laterales y de microfilme. El documento explica que a medida que ha evolucionado la necesidad de organización de documentos, se han ido adoptando sistemas más eficientes y de ahorro de espacio.
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El documento presenta los conceptos básicos de archivo y manejo de documentos. Explica los diferentes sistemas de archivo como el alfabético, geográfico, cronológico y por asuntos. También cubre el ciclo de vida de los documentos, la clasificación y organización de correspondencia, y consejos prácticos para el archivo de documentos.
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Un archivo es un conjunto ordenado de documentos creados por una persona u organización durante una actividad. Los archivos son necesarios para cumplir con la ley y mantener registros de transacciones. Sirven para mantener los documentos ordenados, conservarlos correctamente y localizarlos de forma rápida. Existen archivos activos, semiactivos e inactivos según su frecuencia de uso, y centralizados o descentralizados según su ubicación. Los sistemas de clasificación incluyen métodos alfabéticos, numéricos, alfanuméricos, geogr
Sistemas de Archivo y Manejo de Correspondenciaguestb250c0
El documento habla sobre los sistemas de archivo y manejo de correspondencia. Explica conceptos como archivonomía, ciclo de vida de los documentos, clasificación de correspondencia y diferentes sistemas de archivo como alfabético, geográfico, cronológico y temático. También cubre temas como control de expedientes, legajos, referencias cruzadas, tarjetas de fuera, destrucción de documentos y consejos prácticos para el archivo.
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Este documento describe las técnicas de archivo, incluyendo conceptos clave como clasificación, conservación y tipos de archivo. Explica los sistemas de archivo alfabético, numérico y geográfico, así como los procedimientos para archivar documentos de manera ordenada como inspeccionar, clasificar, codificar y distribuir documentos antes de archivarlos propiamente. También detalla los equipos y materiales comunes de archivo como archivadores verticales, carpetas y guías.
Este documento describe los conceptos y procedimientos básicos de archivo. Explica que el archivo implica ordenar, clasificar y conservar documentos para facilitar su localización. Luego detalla los tipos de archivo (activo, semi-activo, pasivo), sistemas de archivo (alfabético, numérico, geográfico), equipos de archivo y el procedimiento para archivar documentos de manera ordenada.
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El documento habla sobre los sistemas de archivo y manejo de correspondencia. Explica conceptos como archivonomía, ciclo de vida de los documentos, clasificación de correspondencia y diferentes sistemas de archivo como alfabético, geográfico, cronológico y temático. También cubre temas como control de expedientes, legajos, referencias cruzadas, tarjetas de fuera, destrucción de documentos y consejos prácticos para el archivo.
El documento habla sobre los sistemas de archivo y manejo de correspondencia. Explica conceptos como archivonomía, ciclo de vida de los documentos, clasificación de correspondencia y diferentes sistemas de archivo como alfabético, geográfico, cronológico y temático. También cubre temas como control de expedientes, legajos, referencias cruzadas, tarjetas de fuera, destrucción de documentos y consejos prácticos para el archivo.
Este documento describe diferentes técnicas básicas de archivo, incluyendo el concepto de archivo, sus finalidades y clases. Explica la importancia del archivo en las empresas y los diferentes sistemas de clasificación documental como alfabético, geográfico, numérico, cronológico y decimal. Además, detalla los tipos de archivo como activo, semiactivo e inactivo y los sistemas de archivo como centralizado, descentralizado, horizontal, vertical y lateral.
Este documento presenta las normas básicas para la organización de archivos. Explica que los expedientes deben organizarse cronológicamente y que los documentos relacionados deben agruparse juntos. También proporciona cinco pasos para establecer un sistema de archivo codificado y consistente, como comprar archivadores clasificadores, codificar el sistema, separar archivos terminados de los en proceso, eliminar archivos innecesarios, y usar códigos numéricos si la oficina los utiliza.
Es un sistema de información relacionado con la historia o actividad de una empresa, cuyo fin es organizar, clasificar y conservar toda la documentación en un espacio adecuado de forma tal que pueda ser consultada manera fácil y rápida.
Este documento describe diferentes tipos de ficheros y métodos de acceso a la información. Explica que un fichero es un conjunto de datos relacionados organizados de forma estructurada que permiten almacenar, recuperar y procesar información de forma eficiente. Luego detalla los tipos de ficheros permanentes y temporales, así como los métodos de acceso secuencial, directo e indexado y sus características principales. Finalmente, menciona otros tipos de organización como los ficheros secuenciales indexados.
El documento describe los sistemas y procesos de archivo utilizados en una oficina técnica. Explica que los objetivos del archivo son ofrecer documentación para el trabajo, permitir acceso rápido a la información y archivarla de forma organizada y sistemática. También describe los sistemas de clasificación alfabético y alfanumérico, y los tipos de archivadores y documentos archivados como catálogos, proyectos y normas.
Este documento describe los archivos secuenciales indexados. Explica que estos archivos permiten acceder a la información de forma secuencial o directa mediante el uso de un campo clave único para cada registro. También detalla las ventajas como la rápida lectura secuencial y el uso eficiente del espacio, así como las desventajas como el acceso lento a registros individuales de forma aleatoria.
Este documento describe la estructura y operación de un archivo secuencial indexado. Un archivo secuencial indexado contiene un índice que permite búsquedas rápidas y un archivo de desbordamiento para almacenar registros adicionales. El índice incluye la clave de cada registro y un puntero a su ubicación. Los registros se almacenan secuencialmente pero pueden accederse directamente mediante la búsqueda en el índice. Cuando se agregan nuevos registros, estos se colocan en el archivo de desbordamiento y
La presente exposición nos indicará la manera en que debemos organizar los Archivos de Gestión en el Ejercito, en común acuerdo a lo establecido en la Ley 594 de 2000
Este documento presenta información sobre conceptos básicos de archivo. Define archivo como un conjunto de documentos de una empresa y el lugar donde se almacenan. Explica los tipos de archivos públicos y privados y sus funciones como reunir, conservar y localizar documentos de manera rápida. También describe sistemas de clasificación, materiales de archivo y factores que influyen en la selección del sistema de clasificación adecuado para una empresa.
Este documento describe un proyecto de simulación empresarial para estudiantes de administración. Los estudiantes gestionarán todos los procesos de una empresa ficticia divididos en departamentos de contabilidad, recursos humanos, compras, almacén y ventas/marketing. El objetivo es que los estudiantes aprendan conceptos administrativos de una manera práctica a través de la simulación de tareas y situaciones reales de una empresa.
El documento habla sobre la regla de la prorrata y los regímenes especiales del IVA. Explica que la regla de la prorrata se aplica cuando una empresa realiza operaciones con y sin derecho a deducción, y que existen dos tipos de prorrata: general y especial. También describe varios regímenes especiales obligatorios y voluntarios del IVA, incluyendo el régimen simplificado y el régimen especial de agricultura, ganadería y pesca.
El documento habla sobre la regla de la prorrata y los regímenes especiales del IVA. Explica que la regla de la prorrata se aplica cuando una empresa realiza operaciones con y sin derecho a deducción, y que existen dos tipos de prorrata: general y especial. También describe varios regímenes especiales obligatorios y voluntarios del IVA, incluyendo el régimen simplificado y el régimen especial de agricultura, ganadería y pesca.
Este documento resume un plan de negocio para una tienda de ropa y accesorios para bebés hechos a mano y de forma artesanal llamada "Las Manos de Mamá". El plan describe los productos que se venderán, el mercado objetivo, los trámites legales para establecer la empresa, la estrategia de marketing y las funciones del personal.
Este documento presenta el catálogo de productos de una empresa dedicada a la venta de accesorios para bebés hechos artesanalmente. La empresa ofrece ropa, mantas, chupetes, peluches, canastillas y otros artículos para bebés. Muchos de los productos están disponibles en varios colores y tamaños y pueden ser personalizados.
Este documento presenta información sobre la dirección y el liderazgo en las empresas. Explica conceptos como la dirección, el liderazgo, los niveles de dirección, las funciones del proceso directivo, las habilidades de los directivos, los estilos de dirección y las teorías del liderazgo. El objetivo es que los estudiantes comprendan la importancia de la dirección en las empresas y su responsabilidad al actuar como intermediarios del poder de la dirección.
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Es un sistema de información relacionado con la historia o actividad de una empresa, cuyo fin es organizar, clasificar y conservar toda la documentación en un espacio adecuado de forma tal que pueda ser consultada manera fácil y rápida.
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Este documento presenta información sobre el origen y significado de los nombres de varias marcas famosas como Amazon, Apple, Budweiser, Chupa Chups, Google, Jacuzzi, Kelme, Levi's, Nivea y Ray-Ban. Explica cómo estos nombres reflejan aspectos del producto, fundador o historia de la compañía y en muchos casos incluyen juegos de palabras o referencias que los hacen memorables.
Este documento describe un módulo de formación para gestionar la actividad comercial de una empresa. El objetivo es ofrecer una visión integral relacionando las áreas comercial, contable, fiscal y de gestión. El módulo enseña a gestionar procesos administrativos, realizar tareas comerciales como negociación y relación con clientes, y crear y gestionar una pequeña empresa. La formación incluye documentación administrativa y contable de operaciones comerciales, gestión de tesorería, registro contable y obligaciones tributarias. El mó
Este documento trata sobre la dirección y el liderazgo en la empresa. Explica que la dirección consiste en lograr objetivos a través de la colaboración de otras personas, mientras que el liderazgo se refiere a la capacidad de influir en los demás para alcanzar objetivos. También presenta diferentes teorías sobre el liderazgo, como aquellas que lo ven como un rasgo de personalidad o las que lo analizan desde un enfoque situacional, tomando en cuenta factores como el estilo de dirección y la madurez de los subordinados
Este documento proporciona información sobre la organización de viajes nacionales e internacionales. Explica la documentación necesaria como el pasaporte, visado, permiso de conducir y seguros. También cubre los medios de pago como monedas, cheques de viaje, tarjetas bancarias y monederos electrónicos. Además, detalla los controles fronterizos y normativas de la Unión Europea, España y otros países.
1) El documento trata sobre la organización del trabajo de secretariado, incluyendo la distribución de tareas a lo largo de la jornada y el impacto de las interrupciones.
2) Se discuten conceptos como el estrés, la curva de actividad y fatiga, y cómo planificar las tareas considerando las horas de alto y bajo rendimiento.
3) También se cubren temas como la eficiencia, eficacia y productividad, así como cómo organizar y gestionar una agenda de trabajo.
Este documento presenta una unidad sobre operaciones a interés simple que incluye: documentos negociables como letras de cambio y pagarés, el proceso de descuento de efectos comerciales, y la liquidación de cuentas corrientes y de crédito. Se definen los conceptos clave como librador, librado, tenedor, aceptante, y se explican los requisitos y tipos de letras de cambio y pagarés. También se describe el proceso de descuento y cómo se liquidan las cuentas corrientes usando el método hamburgués
El documento describe una empresa simulada llamada PAPELEX, S.L. que los estudiantes gestionan como parte de su formación. La empresa simulada busca reproducir situaciones reales de una empresa de papelería para que los estudiantes aprendan administrando departamentos como contabilidad, recursos humanos, compras, ventas y más.
Este documento explora los conceptos de ética y moralidad, y su aplicación en el ámbito laboral y empresarial. Define la ética como el estudio filosófico de la moral y la conducta humana, mientras que la moral se refiere a las normas que rigen el comportamiento. Explica los principios éticos empresariales como la legalidad, responsabilidad y lealtad, así como la importancia de los códigos deontológicos que establecen las normas básicas de una profesión. Finalmente, presenta el código deontol
El documento describe las contribuciones de tres pioneros de la administración: Frederick Taylor desarrolló la administración científica, Henri Fayol desarrolló principios clásicos de la administración, y Elton Mayo desarrolló la teoría de las relaciones humanas. Taylor analizó el trabajo para hacerlo más eficiente, Fayol formuló principios como la división del trabajo y la autoridad, y Mayo se enfocó en lograr la eficiencia considerando las relaciones entre empleados y empleadores.
Este documento describe la empresa y su organización. Define la empresa como una entidad formada por personas, bienes y capacidades destinadas a satisfacer las necesidades de la sociedad mediante la producción o prestación de servicios. Explica los elementos de la empresa como la tierra, el trabajo y el capital. También describe las funciones de la empresa como la dirección, producción, finanzas, recursos humanos y comercialización. Finalmente, clasifica las empresas por tamaño, propiedad, sector económico y forma jurídica.
Este documento describe un módulo de 130 horas sobre simulación empresarial que se impartirá a los alumnos de forma semanal. El módulo utilizará una empresa simulada llamada PAPELEX, S.L. para que los alumnos aprendan procedimientos administrativos de manera práctica dividiéndose en departamentos como contabilidad, recursos humanos, compras, ventas y más.
La familia Perelló ha fabricado bolsas de agua caliente en Mataró desde 1930, pero las ventas han disminuido debido a la instalación de calefacción central y el surgimiento de alternativas más modernas. El nieto del fundador ha reunido expertos para modernizar el producto, atraer nuevos clientes y relanzar la empresa antes de su cierre en los próximos meses. Se pide a los participantes que propongan usos alternativos, mejoras al diseño y factores del mercado que puedan favorecer el éxito de la campaña de
Este documento proporciona una introducción a los conceptos básicos de la contabilidad, incluyendo la definición de contabilidad, los objetivos de la contabilidad, los elementos del patrimonio empresarial como activos, pasivos y patrimonio neto, las cuentas contables y los libros de contabilidad principales. También explica conceptos clave como los hechos contables, la teoría del cargo y abono, y los principios de la partida doble.
Este documento describe los diferentes tipos de eventos que las empresas organizan, como eventos informativos (asambleas, conferencias, jornadas, congresos, simposios) y eventos promocionales (ferias, inauguraciones, visitas). Explica la planificación de estos eventos y los recursos necesarios como locales, documentación, presupuesto y medios audiovisuales. Finalmente, detalla cada tipo de evento informativo y promocional, así como aspectos relacionados con la organización y planificación de los mismos.
2. DESPACHO: lugar o habitación donde la
secretaria realiza las tareas habituales de
secretaría.
No se debe acceder a él sin permiso, a
excepción del jefe para el cual se trabaja
Reyes F. F.
3. 1.- CONDICIONES DE HABITABILIDAD Y
CONFORT:
Lugar sin ruidos o sonidos estridentes
Que facilite la concentración
Iluminación suficiente
Temperatura adecuada
Decoración adecuada
Ventilación suficiente
Reyes F. F.
5. 2.- MOBILIARIO DE OFICINA
Mesa-escritorio amplia,
Silla giratoria
Mesa auxiliar
impresora, etc.
para
ordenador,
teclado,
Archivadores
Armario ropero o perchero
Dependiendo de las funciones a realizar puede
tener también: mesa de reuniones, fotocopiadora,
etc.
Reyes F. F.
6. A. DISTRIBUCIÓN ESPACIAL DEL
MOBILIARIO
El archivo de tareas diarias estará en las
cajoneras auxiliares, integrado, si es posible, con
el escritorio
El archivo de uso poco frecuente estará más
retirado del escritorio
El puesto del/la secretario/a deberá estar de
forma que pueda ver y controlar quién entra por la
puerta así como cuándo llama o entra el jefe.
Es conveniente tener visible un reloj en la pared
La espalda protegida por la pared
Reyes F. F.
7. Los
elementos
del
escritorio
estarán
dispuestos de forma que proteja el trabajo de
miradas indiscretas.
La papelera oculta
El sofá, sillones, mesita,…., donde acomodar a
los visitantes mientras esperan estará a una
distancia prudente de la mesa de trabajo.
Si existe una sala de espera, se acomodará en
ella a las visitas, a excepción de aquellas visitas
importantes o “de peso” que se les permita
esperar en el despacho de la secretaria.
Reyes F. F.
8. B.- EL ESCRITORIO
Una mesa ordenada es sinónimo de una mente
ordenada. Si la mente humana no puede realizar 7
tareas a la vez, no es lógico tener sobre la mesa 7
tareas a realizar.
La pantalla del ordenador puede estar colocada en
la propia mesa o sobre una mesa auxiliar y la
impresora al lado
Sobre la mesa puede haber dos bandejas
La primera para contener la documentación que
entra
La segunda para contener la documentación ya
resuelta que espera destino.
Reyes F. F.
9. 3.- EL ARCHIVO
Los objetivos por los que se crea un archivo son:
Guardar y custodiar los documentos
Facilitar los documentos cuando se requieran
Minimizar el tiempo de recuperación
El secreto de un buen archivo consiste en clasificar
adecuadamente la información y ponerla de forma
ordenada para que quien la busque la encuentre
sin demasiadas complicaciones en el mínimo
tiempo posible
Reyes F. F.
10. El problema es guardar con criterio, de forma
que otras personas puedan encontrar los
documentos guardados en el archivo
Un modelo de ordenación que sólo conoce el
profesional que lo utiliza no es bueno.
Para evitar este problema las empresas
suelen normalizar y estandarizar su ejecución,
ajustándola a un protocolo obligatorio.
Reyes F. F.
11. A.- CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
EN EL ARCHIVO
•Ordenación alfabética
•Ordenación numérica
•Ordenación por índice temático
Reyes F. F.
12. ORDENACIÓN ALFABÉTICA
•Si se trata de nombre y apellido, se ordenará por el
primer apellido y, si hubiera muchos iguales, habría
que recurrir al segundo.
•En los nombres de empresa hay que fijarse en la
razón social. Si se trata de siglas, se toma la primera
letra. Si son apellidos, en función del primero y, nunca
por el nombre genérico, compañía, bar, frutería,…..
1. Es útil para archivos pequeños
2. La incorporación de nuevos expedientes
precisa de un hueco que hace desplazar a los
anteriores y, si el archivador está lleno, puede
crear problemas.
Reyes F. F.
13. ORDENACIÓN NUMÉRICA
A cada expediente nuevo se le asigna un número
consecutivo al anteriormente abierto y archivado y se
coloca en el lugar contiguo al anterior en número.
VENTAJAS:
•Es muy sencillo
•Encaja con el principio de discreción pues el número es aséptico.
•Permite archivar gran volumen de expedientes (centros de
enseñanza)
•Es rápido y de difícil equivocación
INCONVENIENTES:
Necesita de un apoyo auxiliar que descodifique el número de
expediente, aunque este inconveniente se puede solucionar con
cierta facilidad gracias a la informática.
Reyes F. F.
14. ORDENACIÓN POR ÍNDICE TEMÁTICO
1. Requiere de la creación de un catálogo de unidades
temáticas (como los índices de los libros)
2. Utiliza un orden alfanumérico: Los temas se ordenan
alfabéticamente y los expedientes pueden ir numerados.
VENTAJAS:
•Es intuitivo si el índice de temas es pequeño.
•Los expedientes están muy bien clasificados.
INCONVENIENTES:
•La creación del plan temático.
•Cuando nos quedamos sin espacio en la estantería surgen
problemas.
•Es complicado cuando un expediente está relacionado con más
de tres temas, pues requiere duplicar documentación.
•Las personas que accedan al archivo habrán de conocer el plan
temático y de códigos
Reyes F. F.
15. B. ¿CÓMO TRATAR LOS DOCUMENTOS?
En las empresas donde existe una normativa o protocolo de
procedimiento de archivo y tratamiento de documentos, hay que
cumplirla
Cuando un documento llega a la mesa del la secretario/a:
1.Hacer una primera lectura rápida
2.Si el documento no tiene importancia se manda a la papelera
3.Si es importante, ya sea por su contenido, porque da órdenes
concretas o porque constituye prueba o resguardo de alguna
operación:
•Procesar y realizar las tareas pertinentes
•Archivar.
4.Si hay varios folios, susceptibles de ser grapados, se hará por la
esquina superior izquierda
5.Si es una factura pequeña o tique de caja, se coserá
previamente a un folio DIN A4 para evitar su pérdida.
6.Si el documento viene duplicado se archivará sólo el original
Reyes F. F.
16. C.- MANTENER EL ARCHIVO AL DÍA
EL ARCHIVO DE LA CAJONERA:
•Se sitúa al lado de la secretaria, bajo su
mesa de trabajo y es de uso personal.
•En él se archivarán los documentos de uso
muy frecuente que permitan realizar las
tareas del día a día.
•Los documentos se colocarán en carpetas
colgantes
Reyes F. F.
17. ARCHIVO DE ESTANTERÍA O ARMARIO
•Es un archivo más permanente. Suele estar más alejado del
escritorio y a él pueden acceder tanto la secretaria/o como su
jefe, no debiendo acceder a él más personas.
•Ambos deben conocer el método de clasificación y archivo.
Respecto a este archivo:
1.Se debe buscar un momento del día para
archivar.
2.Cuantas menos personas accedan a él, mejor.
3.Es conveniente tener en el interior de la puerta un
esquema del plan de ordenación.
4.Revisar los documentos de forma periódica para
retirar los caducados.
5.No se deben sacar expedientes del despacho, si
fuera necesario, mejor hacer una copia
Reyes F. F.
18. PARA MANTENER LA OFICINA ORGANIZADA.
RECUERDA:
Guardar todo aquello que no se utiliza todos los días en un
lugar menos visible:
Los montones de papeles y altas pilas de sobres desordenados que
no se usan sólo provocan distracciones.
Organizarlo todo de modo que se pueda acceder a ello
fácilmente:
Cuando todo se cae al sacar un libro de un estante, si no hay
espacio cerca del fax para insertar documentos o recoger los que
llegan se producen pérdidas de tiempo y se producen tensiones .
Limpiar regularmente los muebles del archivo y tirar las
cosas que no se necesiten.
Limpiar y ordenar los archivos electrónicos (disco duro,
CD’S, DVD’S, etc)
Reyes F. F.