Este documento presenta las normas básicas para la organización de archivos. Explica que los expedientes deben organizarse cronológicamente y que los documentos relacionados deben agruparse juntos. También proporciona cinco pasos para establecer un sistema de archivo codificado y consistente, como comprar archivadores clasificadores, codificar el sistema, separar archivos terminados de los en proceso, eliminar archivos innecesarios, y usar códigos numéricos si la oficina los utiliza.

1. INTEGRANTES
NORMAS
BÁSICAS DE
ORGANIZACIÓ
N DE ARCHIVO
 AGUILAR YOVERA FRESIA LIZBETH
 CHUNGA RUESTA ISABEL CRISTINA
 ANASTACIO CASTILLO LUIS ALBERTO
 MICHILOT CALLE DANITZA ALEJANDRA
 AREVALO REYES NICOLE VALERIA

2. ¿QUE SON LAS NORMAS BÁSICAS DE
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO?
Organización de los Expedientes
Dentro del expedientes será cronológica. Es necesario considerar que los
documentos que acompañan a otros documentos, deben ordenarse después del
documento principal. En expedientes complejos puede ser útil agrupar los
documentos por trámites en subcarpetas, que a su vez se introducen dentro de la
carpeta del expediente.
Archivar significa almacenar o preservar información. es esencial para manejar un
negocio o una oficina. Cualquier organización o individuo puede beneficiarse de
desarrollar un sistema codificado y consistente para archivar documentos.
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3. Normas Básicas para la
Organización de los Archivos
1. Compra un archivador, clasificador o carpeta.
2. Codifica tu sistema para archivar documentos.
3. Utiliza un fichero diferente para proyectos en
proceso y para proyectos terminados.
4. Deshazte de los archivos que no son necesarios.
5. Haz un sistema numérico o codificado de archivos si
tu oficina utiliza códigos.

4. ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
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 CARPETAS
Son las que contienen los documentos de cada uno de los
clientes.
Se clasifican :
 Carpetas individuales.- Contienen la correspondencia de
cada cliente, están ordenadas alfabéticamente después de
cada guía.
 Carpetas Misceláneas.- Estas carpetas van detrás de las
carpetas individuales.
 GUÍAS
> Son hojas de cartón prensado que sirven para dividir la
gaveta y evitan que se arqueen o se doblen y proveen
mayor visibilidad.
se clasifican :
• Guías primarias.- Encabezamientos simples, dividen el
archivo en secciones alfabéticas importantes.
• Guías especiales.- Se usan para nombres que tienen
gran volumen de correspondencia.
• Guías secundarias.- Se usan cuando hay gran cantidad
de documentos detrás de una guía primaria.

5. CAPACIDAD DE LAS GAVETAS
El espacio utilizado en la mayoría de las gavetas de archivo de correspondencia es de 26 pulgadas
desde la parte delantera hasta la trasera. La capacidad máxima es de 5.000 documentos.
Sin embargo para un funcionamiento más eficiente, es preferible no colocar más de 4.000 documentos
en cada gaveta de archivo.
PREPARACIÓN DE RÓTULOS PARA CARPETAS
Las palabras de título deben ser digitadas en el orden que se consideran las distintas unidades
para los efectos de clasificación alfabética.
La primera línea del rótulo se escribe en mayúsculas; en otras solamente la primera letra de
cada palabra importante.
En algunas oficinas se omite totalmente la puntuación en vez de ello, se dejan dos espacios en
el sitio donde debía colocarse el signo de puntuación.
Se prefiere el estilo bloque si el título incluye más de un ítem. Si cualquier ítem del
encabezamiento necesita más de una línea, ésta debe ser sangrada tres espacios a fin de
distinguir esa parte de la línea superior.

6. MUCHAS GRACIAS