Este ensayo trata sobre la importancia de los archivos y la gestión documental en las empresas y organizaciones. Explica que los archivos tienen tres funciones principales: recoger, conservar y servir documentos, siendo la conservación la más importante para preservar la memoria histórica. También destaca que una buena administración documental brinda ventajas como herramienta de consulta y comprensión de la situación actual. La historia de los archivos se remonta a los orígenes de la escritura y las primeras civilizaciones como los egipcios,
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ENSAYO: *IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS*
CURSO: ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
PRESENTADO A:
JOSE MAURICIO HERNANDEZ ARIAS
PRESENTADO POR:
XINA MARCELA VILLEGAS PEÑA
FICHA: 2735827
SERVICIO NACIONAL DE APRENDISAJE
ABRIL-2023
NEIVA-HUILA
5-Abril-2023
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INTRODUCCION
Este ensayo lo hago basándome en la importancia vital y que tiene la gestión
documental en una empresa o en un individuo, muy poco valorado, cuando una
empresa cuenta con los conocimientos requeridos dentro del campo de la
archivística, las cualidades que debe tener un archivo, a su vigencia e
importancia y a las cualidades que debe tener un archivista, lograra contar con
muchas ventajas en la implementación y manejo de la organización documental.
La archivística es la ciencia que estudia técnicas de gestión documental, la
administración y el tratamiento técnico de los archivos. Los archivos,
principalmente, tienen tres funciones: recoger, conservar y servir. Aunque, la
más importante de todas ellas es la conservación, ya que sirve para preservar la
memoria histórica.
Los archivos apuntan al conocimiento de su evolución histórica y sus ventajas
como instrumento de consulta y comprensión de la situación real que se vivencia;
igualmente, toda organización debe poner especial interés en la elección del
archivista, dadas las específicas condiciones de acción metódica y de
responsabilidad que exige tan importante labor.
HISTORIA Y EVOLUCIÓN DE LOS ARCHIVOS; La historia de los archivos se
remontan al origen de la escritura, el inicio de la comunicación y nacimiento de
empresas e instituciones, en tiempos muy remotos fue tanta la información que
se logró reunir, que es posible que haya dado origen a la primera agrupación
descritos y bien organizados, los que se convirtieron en instrumento de control
de las riquezas y poder, en las civilizaciones posteriores. Entre las culturas que
más aportaron a este surgimiento documental, se encuentran Los egipcios, ya
que estos reflejaban en los templos del clérigo inscripciones dirigidas a la
doctrina, esto también ocurría en China e India. Las civilizaciones de Roma
Grecia dejaban por escrito testamentos y otros documentos, en vestigios en
madera y mármol.
Desde épocas antiguas el ser humano se ha comunicado a través de diferentes
medios. Por ende, es considerado como un generador o receptor de
documentos, bien sea de manera personal o en representación de una entidad.
Es por eso, que se ha creado la necesidad de conservarlos, a fin de dar
testimonio de sus actuaciones y que, en determinado momento, le puedan
servir de prueba. A medida que transcurre el tiempo crecen los movimientos y
servicios documentales, de tal manera que se hace necesario administrar los
documentos de forma permanente, para asegurar que la historia, políticas y
procedimientos se conserven adecuadamente. Esto con el fin de brindar un
servicio de información eficaz y oportuna,
Acorde a los requerimientos del sector productivo y los avances tecnológicos.
mucha importancia tiene los archivos, también diría que muchos países del
tercer mundo están atrasados por no conservar información pasadas por sus
estados, es decir no tiene fundamento en sus políticas.
