Tecnicas de auditorias - Althviz.ppt

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Modulo II
Técnicas de Auditorias

¿Qué es una auditoria?
“Proceso sistemático, independiente, documentado,
para obtener evidencia y evaluarla objetivamente,
con el fin de determinar en que grado se cumplen los
criterios de la auditoria” ISO 19011
 Sistemático: No aleatorio, las auditorias usualmente son una
actividad planificada y programada
 Independiente: Los auditores deben ser independientes del área
auditada
 Documentado: El proceso de auditoria ha sido publicado como un
procedimiento escrito.
 Evidencia: Evidencia objetiva
 Evaluarla objetivamente: Comparar la evidencia con los criterios
de auditoria, usando hechos antes que percepciones subjetivas,
opiniones, sentimientos
 Criterios de auditoria: Los requisitos de la auditoria
 Se cumplen: Ocurren realmente
Técnicas de auditorias

¿Para qué realizar auditorias?
1. Conocer la capacidad del S G C para cumplir los
requisitos (clientes, ISO 9001, legales y de la
organización)
2. Evaluar las fortalezas y debilidades del Sistema
de gestión de calidad (S G C)
3. Detectar oportunidades para la mejora continua
4. Verificar la capacidad de los procesos para
alcanzar los resultados planificados.
5. Ejecutar seguimiento de la eficacia de las
acciones correctivas y preventivas

¿Qué resultados puedo esperar
de una auditoria?
1. Conocimiento acerca de cómo funciona una
organización u otro departamento, para resolver la
paradoja de percepción del proceso (PPP):
 La forma en que el procedimiento actual dice que trabaja
 La forma en que la dirección piensa que trabaja
 La forma en que realmente trabaja
 La forma en que se supone que esta trabajando
2. Una mejor comunicación entre los departamentos
3. Mejora de las relaciones cliente – proveedor
4. Confirmación de que el SGC funciona eficazmente
5. Productividad y eficiencia mejoradas del proceso de la
organización

TIPOS DE AUDITORIAS
Internas
De primera parte
Son realizadas por la propia
organización o en nombre de esta
para revisión por la dirección y
otros propósitos internos

Externas
De segunda parte
La realizan las partes que tienen interés en la
organización; por ejemplo clientes.
De tercera parte
La realizan organismos externos e
independientes, por ejemplo los que ofrecen
registros de certificación de conformidad con
los requisitos de la norma ISO 9001.

Principios de la auditoria
1. Conducta ética: Confianza, integridad,
confidencialidad y discreción.
2. Presentación objetiva: Los hallazgos,
conclusiones y reportes de la auditoria
reflejan con veracidad y exactitud las
actividades de la auditoria.
3. Cuidado Profesional: Competencia de
los auditores

4. Independencia: Los auditores no están
parcializados y no tienen conflicto de
intereses.
Los auditores mantienen un estado mental
objetivo durante todo el proceso de
auditoria, para asegurar que los hallazgos y
conclusiones se basaron solo en
evidencias.
No se pueden auditar procesos sobre los
cuales se tiene responsabilidad en su
ejecución.
5. Evidencia: La evidencia de la auditoria es
verificable, se basa en muestras de
información y en observación directa.

Cliente
Persona u organización que solicita la auditoria de
calidad
Auditado
Persona u organización responsable del área a la cual
se realiza la auditoria de calidad
Auditor
Persona calificada para realizar auditorias de calidad e
independiente de la actividad auditada
Quiénes intervienen en el desarrollo
de una Auditoria Interna ?

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Características de un
Auditor Interno
Educación
Formación
Experiencia
Habilidades

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Educación
Según asignación: tecnológico, profesional, bachiller
Formación
Haber recibido formación en auditorias (conocimiento de
la norma, técnicas y métodos de auditorias)
Conocimiento / entendimiento de modelos normalizados
o Documentación del sistema de calidad
Técnicas de examen, indagación, evaluación y
presentación de informes
Procesos de manufactura / prestación de
servicios/Productos / servicios de la organización
Regresar

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Experiencia
Según asignación : entre 6 y 12 meses en la empresa
interactuando con dos o más áreas de la organización
Haber estado / estar relacionado con procesos de
documentación durante más de 4 meses
Es deseable haber desarrollado labores de revisión,
inspección, evaluación, auditoria o similares
incluyendo otras ramas del conocimiento

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Habilidades
•Capacidad para dirigir un equipo auditor
•Habilidad para la formulación de preguntas y realización de
entrevistas
•Habilidad para la redacción de reportes
•Habilidad para hacer presentaciones
•Administración del tiempo
En cuanto a atributos personales:
•Es ético •Buen comunicador
•Buen observador •Diplomático
•Perceptivo •Flexibilidad en conceptos
•Brinda Apoyo
• Paciente - Tolerante
•Es justo y versátil

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Fases o Etapas de la
Auditoria Interna
Planificación
Ejecución
Presentación de informes
Seguimiento

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Planificación:
•Programación
•Preparación

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Elaborar un programa de auditorias tomando en
consideración:
 Definición de procesos a auditar: Estos deben
seleccionarse de acuerdo a el estado y la importancia de los
mismos y las áreas a auditar, resultados de auditorias previas,
solicitudes internas o externas, cubrir todos los procesos del
SGC, cambios organizacionales
 Definir los criterios, recursos y alcance de la auditoria
Definir metodología y frecuencia
Fecha estimada de realización
Equipo Auditor
 Auditados
Programación:

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PROCESO DOCUMENTOS
EN
REFENCIA
AUDITADO AUDITOR
FECHA
DE LA
AUDITORIA
ELEMENTO
DE LA
NORMA
PROCESOS DE LA
DIRECCIÓN
- Planificación de la
Calidad
- Despliegue de
política y objetivos de
- Revisión por la
dirección
- Mejora continua
Medición de la
satisfacción del cliente
PD1
Procedimiento
para la
planificación
PD2
Procedimiento
para la revisión
del Sistema de
Gestión de la
Calidad
Gerente General
*Gerente
Ingeniería
*Gerente
Comercial
*Gerente
Recursos
Humanos
*Gerente
Producción
*Gerente
Administrativo
Rosa
Rosales
1ª semana
de julio
4.1
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
6.1
8.1
8.2.1
8.4
El programa de auditoria interna
Se presenta como ejemplo únicamente

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Preparación:
Revisión de la documentación
Elaborar lista de verificación o chequeo de la auditoria:
Elaborar lista de requisitos o preguntas básicas, con
referencia a los criterios de auditoria, el uso no es
obligatorio, a menos que lo especifique una norma
particular pero puede ser muy útil para los nuevos
auditores.

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Lista de verificación...
Debe elaborarse en concordancia con la actividad a
auditar
Debe utilizarse como soporte para la preparación de
la auditoria
Permite estructurar el proceso de evaluación a realizar
No debe utilizarse como herramienta para un
interrogatorio
Es solo una guía para determinar si las actividades
ejecutadas corresponden a las disposiciones
adoptadas

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Partir de los documentos aplicables para el alcance seleccionado
identificar los cargos que se relacionan con el alcance
de la auditoria
identificar afirmaciones en los documentos aplicables
identificar registros que se deriven de las disposiciones
o documentos a auditar
analizar actividades con posibles riesgos de generar no
conformidades
Lista de verificación
... cómo elaborarla?

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las preguntas, actividades o registros a verificar no
necesariamente se deben preparar en el orden que
serán verificados en campo
considerar la verificación de las siguientes acciones, al
menos en las dos primeras auditorias :
- disponibilidad del procedimiento documentado
- evaluación del grado de conocimiento
- consistencia de la información en registros
siempre centrarse en el alcance de la auditoria
... cómo elaborarla?

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QUE AUDITAR EN UN
PROCESO?
PARA ELLO NOS BASAMOS EN EL CICLO PHVA
ACTUAR PLANEAR
VERIFICAR HACER

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PREGUNTAR POR:
1. Los propósitos del proceso
2. El alcance y las responsabilidades
3. Recursos
4. Despliegue de objetivos.
5. La identificación y comunicación de los
requisitos del cliente
6. La metodología de planificación
P
Planear

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1. La disponibilidad de documentos y registros
incluyendo su control
2. La aplicación de las técnicas y métodos de
operación
3. La definición y aplicación de las
disposiciones establecidas en los
documentos
4. Evaluar el contenido de los registros de
calidad
5. La formación del personal
H
Hacer

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1. Método de seguimiento de desempeño de
procesos
2. Seguimiento a los productos.
3. Indicadores de gestión
4. Análisis de datos generados
5. Resultados de auditorias de calidad al
proceso
V
Verificar

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A
Preguntar por:
1. La aplicación de correcciones
2. El desarrollo de acciones correctivas
3. La implementación de acciones
preventivas
4. Las acciones de mejora continua
Actuar

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Para cada proceso se auditan los
siguientes elementos:
4.2.1 Manual de calidad
4.2.3 Control de documentos
4.2.4 Control de registros
5.3 Política de la calidad
5.4 Planificación
5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación
6.2 Recursos Humanos
8.2.3 Seguimiento y medición de procesos
8.5.1 Mejora continua
8.5.2 Acción correctiva
8.5.3 Acción preventiva

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.... Lista de verificación
HOJA DE VERIFICACIÓN
AUDITOR PRINCIPAL
< AÑO > CICLO DE
AUDITORIAS No ___
< FECHA > AUDITADOS AUDITORES
ALCANCE
PREGUNTA / ACTIVIDAD / REGISTRO HALLAZGOS DE AUDITORIA
RESPONSABLE
HOJA __ DE __
Se presenta como ejemplo únicamente
Regresar

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Ejecución

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... Etapas a considerar
reunión de apertura
recolección de evidencia objetiva
reunión de cierre

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1. Presentación de los auditores
2. Recordar objetivo y alcance de auditoria
3. Explicar la metodología para desarrollar la
auditoria
4. Confirmar asignación de recursos
5. Resolver posibles dudas de los auditados
6. Acordar la reunión de cierre
7. Aclarar el proceso de presentación del informe
8. Aclarar cualquier aspecto delicado o confidencial
9. Determinar aspectos o requisitos relacionados
con la seguridad
La reunión de apertura

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 32
La auditoria se realiza usando como referencia la lista de
chequeo, los auditados son entrevistados con respecto
al proceso o son observados mientras lo realizan. Los
auditores registran sus observaciones y recogen
EVIDENCIA OBJETIVA
“Información que se puede
comprobar que es verdadera
basada en hechos, obtenidos
a través de la observación
Medición, ensayo u otros
medios” ISO 9000

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 33
Recolección de evidencia
objetiva
Obtener pruebas tangibles de que el
sistema de calidad funciona correcta y
eficazmente
• Un procedimiento
• Un registro
• Verificación de observaciones
evidencia
objetiva

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Fuentes de información
Entrevistas
Observación directa.
Comprobación (Documentos y
registros)

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 35
Las Entrevistas
Errores que no se deben cometer al
realizar las entrevistas:
Auditar solamente documentos
Tomar las cosas de forma personal
Expresar antipatia por el auditado
Aceptar afirmaciones sin tener
acceso a los hechos
Expresar juicios propios

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 36
En las Entrevistas....
Preguntar
Escuchar
Observar
Analizar
Evaluar
Registrar

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 37
En las entrevistas ser:
Detallista
Diplomático
Respetuoso
Seguro
Decidido
Persistente

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 38
Cerradas
suministran información
puntual : un
responsable, una fecha,
un lugar
SI / NO
Tipos de preguntas de auditoria

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 39
Abiertas
Permiten obtener
descripciones de
procesos o
actividades

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 40
TIPO DE
PREGUNTA
TIPO DE
RESPUESTA RESULTADO
Qué
Porqué
Donde
Abierta Abren la
conversación
Qué
Cuándo Cerrada Cierran el tema
Lo que usted
quiere decir es... Confirmación
Concretan
resultados

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 41
Administración del tiempo
Realizar primero las actividades más
complejas o dificiles.
Asignar trabajo a los otros auditores
Adquirir el habito de hacerlo de
inmediato
Conocer curva de cansancio del
auditado y auditor
Ser creativo
Establecer limite de tiempo y cumplirlo

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 42
Hallazgo
Resultados de la evaluación de la evidencia
objetiva recopilada frente al conjunto de políticas,
procedimientos o requisitos utilizados como
referencia.
Es registrado en la lista de verificación como
respuesta a los cuestionamientos que han sido
preparados
Resultados de la auditoria

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 43
Tipos de Hallazgos
No conformidad
Incumplimiento de un requisito especificado
Observación
Situación que potencialmente puede afectar
el sistema de gestión de calidad.

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 44
Tipos de no conformidades
Mayor
a. Falla en documentar una cláusula de
la norma/ sistema contra el cual se
realiza la auditoria
b. Falla en la aplicación de uno de los
requerimientos de la Norma/
Sistema

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 45
HAY, SIN EMBARGO, OCASIONES CUANDO UN NÚMERO
SUFICIENTE DE NO CONFORMIDADES MENORES, CONTRA UN
REQUERIMIENTO PARTICULAR, PUEDE SER CONSIDERADO
COMO UNA NO CONFORMIDAD MAYOR
Menor
a. Una simple falta contra los requerimientos
ALTHVIZ & CIA CONSULTORES LTDA

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 46
.... Componentes básicos
observación o no conformidad (que incumple)
numeral que se incumple (contra que se
incumple)
evidencia objetiva que la soporta
Redacción de observaciones
y no conformidades

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 47
No existen registros que demuestren la aplicación de...
(un requisitos específico del documento objeto de auditoria
o de la Norma ISO 9001)
Después de revisar / comparar (uno o varios registros
propuestos en el documento objeto de auditoria ) puede
afirmarse que no se aplica ( un numeral o tópico especifico
del documento), dado que (explicación de la situación
encontrada)
Aunque existe / se cumple con (registros, numeral o
tópico especifico) no se encuentra / falta (explicación de la
situación encontrada)
Ejemplos de observaciones
y no conformidades

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 48
No se han definido (disposiciones, normas, reglas,
responsables, mecanismos para el registro) para el
desarrollo de (una actividad, un proceso específico)
No están disponibles para consulta / no existen / no se han
definido (documentos, informes, registros, actas) sobre
(un tema particular de la Norma ISO 9001)
Considerando que durante la auditoria se encontró que
(explicación de la situación) puede afirmarse que (el
documento de referencia) no son suficientes / no se
considera (un tópico específico, el registro de
información relevante, detalle de cierto
requerimiento)

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 49
Aunque en la práctica se encuentra evidencia de (una
situación particular, el diligenciamiento de un formato, la
conservación de un registro, la ejecución de cierta
actividad) el procedimiento (específico) no establece
disposiciones sobre el particular, lo cual ocasiona /
genera el riesgo de (descripción de la situación de riesgo
identificada durante la auditoria )
La ausencia de disposiciones sobre (un tema particular)
genera en la práctica (descripción de beneficios /
obstáculos específicos) aspecto corroborado con (una
descripción de la evidencia objetiva identificada durante
la auditoria )

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 50
Una No Conformidad registra la evidencia objetiva de una
conclusión adversa a la calidad. Esto se aplica si la falla es
completa o parcial del Sistema
PROCESO DE REDACTAR NO
CONFORMIDADES

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 51
PUNTOS PARA MANTENER LA PRECISIÓN,
BREVEDAD EN LA REDACCIÓN DE UNA NO
CONFORMIDAD
Responder en dónde
se ha observado la No
Conformidad
Responder qué se
observó para declarar la No
Conformidad
Usar la terminología
del responsable del área
auditada
Referenciar a hechos y
documentos específicos
Evitar ambigüedades
y la generalización

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 52
LA FORMA ADECUADA DE ESTABLECER
UNA NO CONFORMIDAD
ES UNA OBSERVACIÓN EXACTA DE LOS HECHOS
DIRIGE AL QUÉ, CUÁNDO, DÓNDE
ES RECUPERABLE (TRAZABLE)
AYUDA A LOGRAR LA IMPLEMENTACIÓN DE LA
ACCIÓN CORRECTIVA

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 53
Tendencia a escribir no
conformidades largas
El cuarto que simula las condiciones de operación del
sistema real que se tiene implementado en la práctica, es
mantenido bajo condiciones controladas de temperatura
con un termómetro que fue calibrado el 1 de enero de 2001
hasta una temperatura de 20°C en tanto que las
condiciones ambientales superan este valor con un
promedio estándar de 25°C, lo cual indica un error en el
concepto de calibración de equipos contraviniendo el
requisito 3.1 del procedimiento PRC12
PROPUESTA:
Se encontró calibrado en un rango menor al promedio de trabajo,
el termómetro que mide las condiciones de temperatura del cuarto
que simula las condiciones reales de operación del sistema, lo cual
contraviene el requisito 3.1 del documento PRC 12

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 54
El plan de calidad de inspección y ensayos finales
requiere que el 100% de los servicios prestados por
los contratistas de mano de obra sean verificados
telefónicamente; los requisitos de inspección de
instalaciones exigen una muestra aleatoria del 15%
sin embargo se han aceptado valores de 5, 8 y 10%
No conformidades con enfoque
disperso o incoherente
PROPUESTA:
El plan de calidad de inspección y ensayos finales, PL 005 IE,
exige una muestra aleatoria del 15% para el caso de las
instalaciones; sin embargo se han aceptado valores de 5; 8 y
10%.

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 55
EXPRESIÓN DE OPINIONES
No se realizó la evaluación de desarrollo
semestral para evaluar el entrenamiento
práctico con lo cual muchos de los problemas
del área de servicio al cliente pudieron
originarse por esta causa. Lo anterior incumple
el requisito 2.2 del procedimiento de
entrenamiento.
CONSECUENCIAS:
Se expresan opiniones personales
Se están suponiendo situaciones
No hay evidencia objetiva en las
suposiciones

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 56
PROPUESTA
No se realizó la evaluación de
desarrollo semestral para evaluar el
entrenamiento práctico con lo cual se
incumple el requisito 2.2 del
procedimiento de entrenamiento
EXPRESIÓN DE OPINIONES

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 57
No conformidades dudosas vagas
o triviales
La auditoria ejecutada en febrero de 2.001
al área de mercadeo, establecida en el plan
de auditoria QF 1916-1, no está de acuerdo
con los requisitos de ISO 9001/2000
CONSECUENCIAS:
No es precisa
No se puede tomar acción frente a esta
Descripción

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 58
La auditoria ejecutada en febrero de
2.001 al área de mercadeo,
establecida en el plan de auditoria
QF 1916-1, fue realizada por el
director de esta área, incumpliendo
el requisito de imparcialidad exigido
por la cláusula 8.2.2 de la Norma
ISO 9001/2000.
PROPUESTA
No conformidades dudosas vagas
o triviales

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 59
Repetición de las mismas o similares
no conformidades
Se encontró que el procedimiento PMV-001 del área
comercial tenía versión 2 en el listado maestro y el
que se está usando es la versión 1
Las instrucciones I 005 e I 006 utilizadas en control
de calidad tienen versión 3 y 4 respectivamente, en
el listado maestro se presenta la versión 6
El plan de calidad para el proyecto de la zona del sur
PS001 tiene fecha de aprobación el 5 febrero de
2.004 y version 1y en el listado maestro se le indica a
ese documento la fecha de aprobación del 25 de abril
de 2.004y version 3

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 60
CONSECUENCIAS: No agrega valor el hecho de repetir
Nc alarga los informes
Se encontraron en uso documentos del área comercial
(PMV001), control de calidad (I005, I006) y de
gerencia (PS001) cuyas actualizaciones no
corresponden a las versiones vigentes presentadas en
el Listado Maestro contraviniendo el requisito 4.2.3 de
la Norma ISO 9001/2000
PROPUESTA
Repetición de las mismas o similares
no conformidades

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 61
La Reunión de Cierre
Es una actividad posterior a la actividad de campo
Permite presentar las conclusiones del equipo auditor al
auditado y a la gerencia de la cual depende.
Durante los primeros ciclos de auditoria se recomienda
efectuar una reunión previa del equipo auditor
para obtener consenso sobre no conformidades y
observaciones.
En la reunión de cierre únicamente se presentan las no
conformidades y observaciones redactadas por
consenso del equipo auditor.

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 62
Debe darse énfasis a la obtención de un acuerdo con los
auditados sobre no conformidades y observaciones
identificadas por el equipo auditor
Se recomienda presentar un resumen documentado de la
auditoria :
Actividad auditada
Personas entrevistadas
Conclusiones sobre aspectos favorables
Conclusiones sobre aspectos desfavorables
Documentos consultados
Presentación de observaciones y no
conformidades
la Reunión de Cierre

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 63
Presentación de
informes

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 64
... El reporte de no conformidades
REPORTE DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS
AUDITOR PRINCIPAL
< AÑO > CICLO DE
AUDITORIAS No ___
< FECHA > AUDITADOS
HOJA 1 DE 2
SE PRESENTA COMO EJEMPLO ÚNICAMENTE
AUDITORES
OBS NC CRITICIDAD REFERENCIAL
DESCRIPCIÓN A D
POSIBLES CAUSAS
1
1
2
3
4
5
2
3
4
5
responsabilidad del auditor
responsabilidad del auditado

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 65
... El reporte de no conformidades
REPORTE DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS
ACCIÓN CORRECTIVA PROPUESTA
HOJA 2 DE 2
SE PRESENTA COMO EJEMPLO ÚNICAMENTE
RESPONSABLE FECHA LIMITE
1
2
3
4
5
FIRMA(S) AUDITADO(S) FIRMA(S) AUDITOR(ES)
SEGUIMIENTO A ACCIONES CORRECTIVAS
1
2
3
4
5
FECHA A C
A : ABIERTA / C : CERRADA FIRMA(S) AUDITOR(ES)
responsabilidad del
auditado
responsabilidad del auditor

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 66
Traduce fielmente las conclusiones de la
reunión de cierre
Recuerda el objetivo y alcance de la
auditoria
Indica la fecha de la auditoria
Establece la composición del equipo
auditor
Referencia los documentos examinados
Define no conformidades puntuales
Puntos fuertes de la actividad auditada
El informe de auditoria

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 67
Posible contenido
Un máximo de tres
páginas resumiendo
Fortalezas
Oportunidades de mejora
Detalle de las no
conformidades y observaciones

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 68
Se puede anexar o reemplazar
con
El plan de auditoria (opcional)
Los reportes de no conformidades y
acciones correctivas
Posible Contenido

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 69
Elaboración del plan de acción
Los auditados definen el plan de acción
para eliminar las no conformidades y
sus causas, teniendo en cuenta
actividades a realizar, responsables y
fecha de implementación.

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 70
Seguimiento

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 71
Proponer y desarrollar actividades para implementar
las acciones provenientes del informe de de
auditoria
Definir fechas limite para la implantación de estas
acciones
Verificar la eficacia de las acciones correctivas y
preventivas antes de la auditoria de seguimiento
Responsabilidades del auditado
Las auditorias de seguimiento

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 72
Las auditorias de seguimiento
Acordar la fecha de la auditoria de seguimiento
Desarrollar la auditoria de seguimiento de acuerdo
con las acciones propuestas
Presentar e informar los resultados de la auditoria
de seguimiento
Evaluar la eficacia de las acciones implantadas
Responsabilidades del auditor

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 73
Documentación
Elaboración / modificación física
Difusión del documento
Distribución / ubicación de copias
Actualización lista de control
Identificación de obsoletos
Grado de aplicación práctica
Eficacia de acción correctiva

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 74
Aplicación de disposiciones
Cumplimiento de acciones
Consistencia de acciones frente
al documento
Verificar registros asociados
Verificar áreas relacionadas
Aplicación frente a fecha de
auditoria

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 75
Entrenamiento
Programación del entrenamiento
Suministro del entrenamiento
Cumplimiento del programa
propuesto
Aspectos / temas cubiertos
Intensidad (horas / personas)
Verificación aleatoria en campo

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 76
Dispositivos de seguimiento y medición
Mecanismo de solicitud, compra e ingreso
Inclusión en el inventario
Asignación de responsabilidades para calibración
Preparación / adecuación de rutinas de calibración
Definición de frecuencia de calibración
Preparación de instrucciones para uso del equipo
o entrenamiento del personal asignado a calibración

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 77
Adecuación de áreas físicas
Actualización de la distribución en planta
Mecanismo empleado para definir ubicación
Asignación de responsabilidades para el control
de productos almacenados
Definición de métodos para el manejo de producto
Definición de métodos para el almacenamiento de producto
Establecimiento de procedimientos para recepción desde y
despacho hacia

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 78
La evaluación de desempeño
del auditor
Puede realizarse mediante
talleres o casos que presenten situaciones reales de la
organización
seguimiento por especialistas externos
encuestas diligenciadas por el auditado y/o el auditor
principal
auditorias monitoreadas por auditores internos mas
competentes
una combinación de las anteriores

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 79
1
Sitio / Área
Preparación
Reunión de apertura
Realización de la
Auditoria
RNC ?
Levante el RNC.
Acción correctiva
1
Reunión de
Cierre
Reporte
Seguimiento
Levante NC.
Fin
Informe al Gerente
Sepa que hace el área.
Establezca fecha y tiempo.
Auditoria de
Suficiencia
Manual
Procedimientos
Registros
Auditoria de
Cumplimiento
SI
NO
Presente los
hechos
Plan de auditoria
Acuerde
los hechos
Resumen de Auditoria Interna

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 80
Los
Informes
para la
Revisión
Gerencial

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 81
Revisión del sistema de
gestión de calidad
 Cumplimiento del programa
 Objetivos alcanzados
 Fortalezas y oportunidades de
mejoramiento del SGC
 Indicadores (No de no conformidades por
proceso, por requisito de norma, horas
utilizadas, otros)
 Acciones Correctivas/preventivas
 Recursos asignados

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 82
. . . tablas resumen
COMPAÑIA ABC
REPORTE DE ESTADO DE AUDITORIAS
MES AREA 1 / SECCIÓN 1 AREA 2 / SECCIÓN 2 AREA 3 / SECCIÓN 3
ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
NO AUDITADA
ABIERTA
NO SATISFACTORIO
JUNIO
CERRADA
SECCION DE
AUDITORIA
DIA / MES / AÑO

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 83
....Gráficos

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 84
Información de interés
Horas utilizadas en auditoria
Distribución del tiempo por auditor
Numero de áreas / procesos auditados
Relación no conformidades / auditorias
Relación no conformidades / áreas o procesos
auditados
Procesos o áreas con mayor numero de auditorias
Procesos o áreas con mayor numero de no
conformidades
Porcentaje de no conformidades abiertas

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 85
Análisis de la norma ISO 9001/2000
TALLERES 5 AL 8
TIEMPO ESTIMADO: 60 Minutos

Versión: 1 - 01/01/2004 Página 86
MUCHAS GRACIAS
POR SU ATENCIÓN

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